公关接待管理制度(共7页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上公关接待管理制度第一章 总则第一条 为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密与成本，特制订本制度。第二章 具体内容第二条 来访种类：（一）按是否约定时间分为：1预约来访：先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等；2临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。（二）按来访的层次级别分为：1特级来访：指国家、省、部级领导的来访；2一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；3二级来访：指处级、区级领导的来访；4三级来访：指科级及以下的领导的来访；5四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。（三）按境内外客

2、人分为：1外宾2内宾第三条 接待原则：（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；（六）因工作需要安排客人用餐、住宿的，必须提前一天通知企管办；临时来访的客人，需要就餐的，应在下班前及时通知办公室。否则，办公室有权不予发放酒水和安排就餐。（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经企管

3、办洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在企管办领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在企管办领用；（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先与客人交待清楚。第四条 接待环境要求：（一） 所有厂区环境必须干净整洁；（二） 附近社区的环境必须整齐有序；（三） 必须确保社区内的安全；（四） 必须确保厂区内部的安全；（五） 公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；（六） 张贴欢迎标语牌；（七） 提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准

4、。第五条 会议室内部布置：（一） 按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；（二） 提前控制好室内温度；（三） 提前准备好企业录像片，并试放，确保无误（有必要时）；（四） 提前准备好产品展示；（五） 提前准备好需展示的材料幻灯片；（六） 提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；（七） 会议室内部的绿化、鲜花摆放。第六条 责任划分：（一）企管办：负责掌握所有的来访信息：包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责通知相关部门提前做好接待准备；产品展示与欢迎标语、提供最新的公司宣传片、礼品准备、用餐安排、住宿安排、车票订购等；与前来参与的新闻媒体认识，并索要音

5、像资料保存。（二）总务科：负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果摆放，室温，录相的试放及准备；（三）生产科：负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要）；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；（四）人事科：负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；第七条 接待相关事项：（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；（二）提前将车辆安排好；（三）安排好来访的随同人员，如司机、保卫、秘书等；（四）其他突发事项。第八条 按不同的分类确定接待级别：（一）特级来访：由总经理级人员负责接待，并提前在门口迎接，

6、且全程陪同；（二）一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访。由总经理级人员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（三）二级来访：指处级、区级、银行领导的来访。由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（四）三级来访：指科级以下的领导的来访。由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（五）四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。由对口责任人负责接待。（六）临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由企管办在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。第九条 接待工作流程：（一）企管办首先了解来访的基本情况：人数、姓名、

7、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式通知集团办公室（书面列明来访时间、来访目的、需企管办安排住房、用餐等）；（三）特级和一级的来访，企管办根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由企管办或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前

8、做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；（五）根据具体情况，由企管办提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；（六）企管办将客人来访的相关要求，需要相关部门配合做的工作，以邮件形式发送到相关部门，各相关部门按要求执行，考核办在客人到达前两小时负责总体检查，查漏补缺；（七）迎接客人方式1、自行安排车辆到达公司的客人，由企管办负责告知公司的具体地址和线路；特级和一级领导，如有需要，企管办安排车辆到指定地点迎接；2、来访的客人，如对方需要，由具体联系部门提前预约车辆，在相关负责人的陪同下，到指定地点（如车站、机场、酒店或指定的

9、其他地点）迎接；3、特别重要的客户（如关系到企业发展的业务客户等），需由接待部门（科室）预约，到指定地点迎接；4、企管办或具体负责部门应随时掌握来访客人到达公司的时间，并及时通知接待领导，负责接待的领导在客人到达公司之前，提前在公司门口迎接；5、由负责接待的领导将来访客人迎接到接待室，安排客人入座。（八）总务部门负责给客人泡茶，并确保10分钟添加一次开水；（九）人事科或企管办工作人员负责拍照、摄像，将历史的瞬间载入公司发展的史册；（十）由领导针对客人来访的目的，带领客人参观我公司产品展示，介绍公司发展的相关情况，如有需要，放映公司的宣传片；（十一）如有安排，由接待领导带领客人参观公司车间；（十

10、二）陪同客人到预订好的酒店用餐；（十三）客人如果完成此次来访，需要预订返程车票、机票的，由企管办与具体负责接待部门沟通，由企管办负责按客人要求安排；如需要送至车站、机场的，具体负责接待部门应按公司规定提前预约，企管办给予认真安排配合；第十条 用餐和住宿标准（一）特级客人（国家、省、部级领导），原则上住五星级酒店套间以上标准的房间，用餐每人标准500元以上；（二）一级客人（厅级、市级领导），原则上住四五级酒店标准房间，用餐每人300左右；（三）二级客人（处级、区级领导），原则上住三四星级酒店标准房间，用餐标准每人100200元；（四）三级客人（科级以下领导），原则上住三星级酒店以下标准房间，用餐

11、标准每桌500元（810人/桌）以下；（五）一般客户、业务人员，原则上在公司用餐，我公司不安排房间，或房间费用由客人自行支付。（六）就餐陪同人员原则上不超过两人，总经理指定陪同人员除外。（七）客人来访，公司只负责就餐、住宿的接待安排，原则上不得以公司名义安排娱乐活动。特殊情况下，必须请示总经理。总经理批准后，方可带领客人去娱乐场所。第十一条 费用报批：（一）接待产生的费用报销时必须另附费用清单。（二）接待的费用报销必须是经办人自己报销，不得由他人代为报销，否则视为报销费用作假，按相关规定进行严肃处理。（三）接待产生的费用必须由总经理进行批报。第三章 附则第十二条 本制度解释权、监督执行权归公司企管办。第十三条 本制度自颁布之日起正式执行。颁发日期：二OO六年九月二十六日1、反腐败管理制度 2、安全管理制度 3、工作交接管理制度 4、经济损失责任索赔制度 5、劳动合同管理制度 6、考勤管理制度专心-专注-专业