费用报销制度及流程(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上河北光扬轴承制造有限公司费用报销制度及流程一、差旅费 员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。受公司外派，长驻某一城市开展业务或设立分支机构，自租房之日起，不属出差。(一)出差审批 流程图：填写洽公单出差人审核部门经理审批分管高层出差记录及备案人力资源部流程说明：2.1 员工出差前应填列好人员外出洽公登记单,并交部门经理批准，分管高层审批后交人力资源部备案。2.2 各部门经理及部门高层必须严格审核部门员工的出差目的及出差规划。(二)出差借款 1流程图：根据公务所需资金情况填写暂支单借款人据待处理公务情况核准审核需借款部门主管/经理据实审核分管高层

2、根据制度审核财务部经理审批总经理支付借款财务部出纳 2流程说明：2.1员工出差可以向公司借支所需差旅费用，填写“暂支单”，履行相关借支审批手续，借支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应，原则上借款金额不超过本人月薪资额度。2.2借款金额在2000元以内（含2000元）的需由部门经理、财务部经理、董事长助理、总经理审批；除经批准的备用金外，实行“前借不清，后不再借”制度。(三)报账期限出差人员返回后，应在一周内办理报销手续，如因特殊情况不能按期报销，应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，财务经理同意后方可延期，并注明最后报销期限，如超过一个月不报账，财务部将不予报销并从

3、其工资中扣回借款。(四)报销程序1报销实行”谁借支，谁报销”的原则。各经办人将发票、洽公单等原始单据分类序时贴在粘贴单上，按项目填好 “差旅费报销单” 或“费用报销单”。2根据各授权范围，具体经办人经由本部门负责人审核同意后交财务部审核会计，经财务部审核会计核准签字后统一交财务部经理、总经理、董事长审批，由出纳按规定时间统一支付。(五)报销标准1国内出差各项费用标准：岗位级别交通工具标准（元/天）火车飞机市内交通工具市内交通费项目一类地区二类地区三类地区部门经理级及以上动车普通座普通舱位公交地铁有效票据实报实销住宿标准200150100伙食标准504540一般员工动车普通座公交地铁有效票据实报

4、实销住宿标准150150100伙食标准403530一类地区： 北京、上海、天津、重庆；深圳、珠海、汕头、厦门；广州、福州、杭州、南京、济南、哈尔滨、长春、沈阳、武汉、郑州、西安、成都、海口；青岛、温州、宁波、大连等。二类地区：呼和浩特、乌鲁木齐、西宁、兰州、银川、石家庄、太原市、长沙、合肥、南昌、南宁、昆明、贵阳、南宁；苏州、无锡、常州、镇江、江阴、扬州、徐州、连云港、张家港、大庆、鞍山、本溪、鸡西、鹤岗、牡丹江、吉林、辽阳、秦皇岛、保定、烟台、威海、淄博、嘉兴、湖州、蚌埠、安庆、九江、赣州、开封、宝鸡、咸阳、株洲、湘潭、黄石、漳州、泉州、中山、桂林、三亚、绵阳、泸州、遵义；福鼎、慈溪、海宁等

5、。备注：1、一类地区：首都、直辖市、特区城市沿海开放地区和重要省会城市和个别城市。2、卧铺半价报销。3、选择乘坐飞机条件：特殊紧急情况下（如：家庭或公司发生重大事情）。4、要求每张车票注明去处及原因。5、超过报销标准金额的按标准报销，多出部分自行承担，低于标准的按发票金额实报实销。 6、上述城市只是其中一部分，具体城市级别在出差申请单填报时由人力资源部统一确认，以确认级别为准。7、二类地区：除一类地区外的内地、中西部省会级城市、一般地级城市和个别沿海县级城市。三类地区：县级城市。（六）相关说明1 出差人员内地伙食补助标准的计算，以出差时间满8小时以上为1天，其途中的伙食补助标准按出差或离开地时

6、所对应地区的伙食标准核报。离开或到达是否有餐补，以车票的时间为依据，其中：1.因出差离开公司，时间以正常上班时间提前1小时为期限，则可以享受餐补。2.出差返程是否可享受餐补，时间以正常上班时间推迟1小时到达为期限；在公司周边地区外出洽公、不超过一天当天可返回的，所有员工不分级别每人每餐补助10元（早餐除外）,超过一天的，享受出差补贴，如遇特殊原因需增加标准的必须向部门分管高层申报。2 出差人员到分公司出差办事，由所属公司统一安排就餐，不享受伙食补助，错过所属公司吃饭时间的，可享受伙食补助（不分级别每人每餐5元）；所属公司有条件安排住宿的统一安排住宿，不再报销住宿费用。3 出差期间发生的请客送礼

7、等招待费用，须事先请示本部门负责人同意，报经部门分管高层确认同意后，按照签字权限经审批后报销。如出差期间（出差1天以内）发生了招待费用，不再报销伙食补助。如出差期间（出差1天以上）发生了招待费用，一天一次，扣除当天伙食补助的50%；两次以上，当天不再报销伙食补助。4 两人以上出差的，交通工具选择低级别员工的交通标准。5 住宿费、市内交通必须凭发票在规定标准内据实报销，超支自理；无发票、虚假发票不予报销；车票如无时间地点，须注明时间地点；丢失发票须出示相关证明材料，由同行人或部门负责人签字证明，报财务主管特批。6 出差人员市内交通应尽量选择公交、地铁，在无公车路线、负重等特殊情况下可打的（需提前

8、口头报经分管高层批准），并在票上注明原因及往返地点。7 出差人员在出差期间患病或发生意外事故阻滞延误日程，经查属实，仍可按日报销差旅费、支付补贴，如确需看病，财务凭总经理签字后根据病历及发票报销其费用；如因办理私事迟延，其延迟期间不报销差旅费和补贴。出差人员未经许可私自旅游或办理其他私事发生的一切费用均由个人承担。8 出差人员因特殊情况造成出差费用超标，需说明详细原因由部门负责人核实情况。9 所有的差旅费用报销必须后附人员外出洽公登记单复印件，以便财务审核相关内容。10 公司驾驶员或其他因公派产生的过路费报销，须后附用车申请单财务审核联，以便审核。11 加班或陪同客户吃饭在晚上9：30以后回住

9、所无班车的予以报销打的车费。周末加班报销车费。12 因公私车公出的费用报销，按当地的公交车费标准报销，其他额外发生的费用不予以报销。二、会议费（包括公派学习、培训费用）公司员工因公派学习、培训、参加会议等，食宿、交通由会上统一安排的，按组织会议单位出具的发票据实报销，路途往返按出差标准执行；食宿未统一安排的，则按出差标准执行。员工经公司批准接受外训，外训前需在人力资源部备案并签定外训合同，合同期间提出离职的，个人应承担所有外训费用。三、手机话费（本市内不予以报销）（一）通讯费实行定额管理，驻外业务员每月补贴通信费50元；外出办事人员（经理级以上人员、司机）10元/日/人通信费补助，超支部分自理

10、。（二）相关说明1 在公司内应尽量使用内线电话以节约话费。2 所有员工尽量采用中国移动号码并加入集团号码，以减少、降低费用。驻外业务人员必须统一使用公司配发的联通3G手机号。3 报销人员每月凭已注明明细的发票或网上打出的账单汇总及发票，填写“费用报销单”，部门负责人签字后到财务部审核报销，账单上与工作无关的费用不得报销，如：彩铃月租费、彩信费用及其他与工作无关的费用等。4 特殊情况者,如因公务在外出差时间较长或阶段性公务繁忙,造成手机漫游费过高者,可凭当月话费清单,列示出与公务有关的号码及费用,经财务部审核，呈部门经理、分管高层领导、总经理签批后可报销。四业务招待费各职能部门为方便开展业务，可

11、根据具体情况负责安排接待和用餐，标准如下：（一） 一般招待公司客户：对方来访者如是经理以上级别可以据实报销，应同级别人员接待并陪同；如是业务员则每次用餐标准为200元以内。如果我司人员到外出差请客人吃饭时可以据实报销。（二） 国外重要客户：对方到我司访问时，我司经理以上员工陪同，据实报销。（三） 报销招待费或者签单时必须写明招待对象、人数、时间。（四） 公司陪客人员比例不得超过1：1。（五）定点签单饭店可签单人为：董事长和总经理，签单由市场部负责月结并向财务部申请付款。（六） 超出标准的招待费用应写明事由和用餐明细并由董事长批准。（七） 所有的业务招待费事前必须在市场部申请、备案，业务招待费申

12、请单财务审核联将由人力资源部在申请付款时统一交于财务部以便审核。五现金日常借款（一） 借款用途：用于出差确需预借现金的款项。（根据出差路途及天数、客户级别等确定借款金额）（二） 归还借款：借款人在相关业务完成后一周内到财务部报销冲欠款。逾期将从工资中扣除借款。六. 其他费用（一） 办公用品费凭请购单和发票及入库单到财务部付款或者报销。（使用人自行保管，离开公司应上交）（二）车辆罚款不予以报销。七原始凭证有效性经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销：（一）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；（二）财政机关批准并统一监制的行政事业性

13、收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；发票内容：1 “客户名称”栏统一填写 “河北光扬轴承制造有限公司”等。2 “品名规格”栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单。3 “金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“”封头，尾数为“0”时以“零”填充。4 开票人：填写具体完整的开票人姓名。5 发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。6 票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。7 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，租赁发票填明租赁

14、期限。8 经办人报销费用、支出时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。劳务支出不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，即费用、支出要有相对应的发票和项目。9 如果发现虚假发票或虚假报销一律从严处理。八各项费用报销流程及说明1 流程图按实时序粘贴相关费用发票报销人填写费用报销单报销人据实审核相关费用相关部门主管/经理根据填列单据、相关制度审核费用人事行政部根据填列单据、相关制度审核费用财务部会计审核审核单据财务部经理审批报销单据总经理支付报销金额财务部出纳2 流程说明21各经办人因公务产生的费用需要报销前应先填写公司统一印刷的费用报销单，所有的费用凭证及发票按要求粘贴在粘贴单上（可用

15、废纸进行）。22费用报销单必须经本部门经理及分管高层领导确认审批后交致财务部审核会计处。23财务部审核会计根据公司相关的管理制度进行审核，不符规定的将予以退回经办人，符合制度的予以确认审核通过，交致财务部主管进行审批。24通过财务部经理审批的，按公司规定的审批时间交致总经理处进行审批。 25经总经理及董事长审批确认审批后的费用报销单，由财务部出纳通知各经办人，根据公司制度中规定的费用报销时间到财务部领取报销金额。九其他规定事项（一） 财务部在每周一定期向总经理、董事长呈送费用报销及付款申请单据进行审批。（二）长期驻外人员：如果是我司员工到对方工厂跟单的，在签定加工合同时就要要求对方安排住宿，如

16、果对方不能安排住宿的，就必须在工厂附近租房以便及时上班跟踪生产进程，同时必须换当地的手机卡或采取其他方式以节省通讯费用。租房可以由我司人力资源部和当事人或对方相关部门联系确定。如果是公司派到当地开展业务的，必须在办公地点附近租房，具体事宜由当事人与人力资源部共同办理。出租方不能直接提供发票者，要求对方到税局代开发票，我司承担相应税负。（三） 所有费用报销应在费用发生一个月内办理报销手续，报销截止日为下一月最后一个工作日，逾期申报的费用公司将不予以报销。如因特殊情况不能按时报销，应由本人出具相关书面说明并注明最后报销期限，由上级主管签字，报财务经理批准后方可延期。（四） 下级费用必须经过上级审批才可报销。（五） 制度适用于本公司。（六） 销售人员离职时应交回以下物品：办公用品、销售合同、公司手机卡、销售相关资料、机密文件等。（七） 本制度自公告之日起实施，实施后将一律采用由公司统一印刷的单据进行报销。此前相关规定与本规定相抵者一律以本制度为准。 领导批示： 领导签字：河北光扬轴承制造有限公司2011年4月16日专心-专注-专业