公司办公室主要职能、职责(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上一、公司办公室主要职能、职责1、根据党的方针政策，上级机关的决议、指示以及公司党委、行政的决定， 起草、办理各类文件；负责印章、介绍信的妥善保管与使用。2、负责公司总经理办公会议、党委会议及公司工作会议等的会务管理工作。3、负责公司党委、行政决定事项的督办。4、负责保密工作的实施与开展。5、负责人民来信、群众来访的接待、处理。6、负责党务、政务信息工作。7、负责重大外事活动的安排、来宾接待、重要领导来公司活动安排及协调对口接待工作。8、负责对外的联络工作。9、负责公司内人员因公出国的审查呈报工作。10、负责公司档案管理工作。11、负责公司法律事务工作。12、负责公司计

2、划生育事务工作。13、负责公司机关小车队车辆管理工作。 14、负责完成公司领导、上级机关交办的其他工作。二、办公室主要工作流程 1、公文办理 A公司外来文 文书登记办公室主任阅批公司领导批示承办部门执行文件归档。 B公司内请示、报告 单位、部门呈报文书登记办公室主任阅批分管领导批示 办公会议讨论（视情况）办理批复承办部门执行文件归档。 C公文制发（以党委、公司名义） 职能部门起草有关部门会签（视情况）办公室核稿公司领导签发文书编号文件打印办公室校核文件印制盖章发文文件归档。2、传真 使用人申请办公室主任审核文书登记发传真 。3、复印 申请（内部资料、密级文件）办公室主任审批登记复印 。4、会议

3、室使用 部门申请到办公室登记办公室开门使用部门布置会场使用部门清理会场。 5、下发会议通知部门申请分管领导批准办公室登记办公室负责电话通知。6、接待 部门申请分管领导批准办公室登记办公室牵头安排接待方案。7、出具介绍信 使用人申请、登记分管领导批准或办公室主任批准办公室盖章。 8、用印管理 经办人申请、登记部门领导审核分管公司领导或办公室主任审批办公室盖章。 9、档案查询经办人申请、登记分管公司领导或办公室主任审批档案室查找-借阅。10、法律咨询经办人申请、登记法律事务处研究、分析给出建议。11、计划生育12、使用小车申请部门申请、添用车申请单分管领导批准办公室小车队登记安排车辆。三、办公室工

4、作方案和规定（一）秘书工作 秘书工作是公司党委办公室、行政办公室的主要工作，是参与政务、管理事务的综合性工作。它为领导的决策提供文件、资料、情况以及建议、意见；为会议的召开提供议题、会场记录、纪要撰写；为领导的组织和指挥起传达、督促和检查作用。（二）办会1、负责公司党委会议、总经理办公会议和党政联席会议议题的收集、登记、会议安排、会议材料准备、会议记录以及会议纪要、决定事项的起草等工作。2、提前制定会议安排方案和意见，呈领导审定。 3、会议纪要、决定事项须在会后2个工作日内草拟完毕，送有关部门征求意见后报办公室领导审核，呈领导审签。4、对已审议过的会议材料、会议记录、会议纪要、决定事项及时进行

5、整理。5、负责跨局、跨部门会议的统筹协调工作。（三）请示件办理1、负责请示件的分类、登记、办理工作，做到来文登记清楚、明了，查阅快捷，随时掌握文件办理情况。2、根据来文的情况，呈办公室主任提出拟办意见，再送分管领导批示：3、来文如需征求各职能部门的意见，由办公室办理，并做到及时催办，跟踪落实，保证在规定时间内征求完意见，并对各职能部门反馈回来的意见进行分析综合，提出意见，供领导决策时参考。4、文件办理严格遵守承诺制，力求在最短时间内办结。一般性且需征求职能部门意见的文件在3个工作日内提出拟办意见，呈领导审定。特急件随到随办，立刻提出拟办意见，呈请领导审定。5、对领导已有批示的上下级来文，应及时

6、、准确地反馈给有关单位。6、根据领导批示，在1个工作日内，及时将有关材料移交相关部门、单位的负责同志。（三）发文办理1、负责以公司党委、行政名义发出的各类文件的草拟工作。2、审核公司党委、行政职能部门代公司党委、行政草拟的代拟稿。 3、负责文件制作完成后，发出之前的最后核对工作。并负责对送上级机关和外单位的文件进行登记签收。4、负责报告件的办理。对有领导批示的报告件，及时跟踪督办。5、协助业务主办部门做好专题会议的会务工作。6、除特殊情况外，文稿起草在3个工作日内完成，急件即到即办，并在规定时限内完成。7、草拟或审核过的文稿，在呈分管领导签审前，须先送处办公室核稿。（四）公文运转1、负责呈领导

7、审阅、审批文件的分类登记和传递工作。 2、负责领导临时交办事务的分类、办理及督促工作。3、对领导活动安排提出办理意见，呈办公室领导审示。4、跟踪、掌握呈领导审批文件的办理情况，并及时与有关岗位沟通反馈情况。5、对呈送领导阅、批的文件必须每天进行清理、转呈，提高文件呈批速度。6、对呈领导签批的文件，原则上在2天内追踪办理进度情况。如遇领导外出应及时电话请示办理，或将文件收回报办公室主任决定处理意见，以免压误文件。7、对来往的公文，严格实行登记和签收手续。在与通讯员交接文件时，严格履行交接手续，逐一对号、逐一签收；详细登记、编号。8、根据上级来文的内容，分轻重缓急，及时呈送有关领导审批或转送各有关

8、部门办理。尽量做到即日处理完当天的文件，以免误时误事。9、对处理完毕的文件资料按时间、内容进行初步分类，并定期向档案室移交归档。10、档案凡归档的文件、资料一般不外借，以免遗失。如情况特殊须经有关领导批准，并履行好借阅的有关手续。如发现遗失或损坏文件资料，应查明责任，并及时报告有关领导处理。（五）文印管理1、文件打印，一律须经办公室主任签署后，才能安排打印；打字员不得私自接受打印任务。2、按文件内容的轻重缓急安排打印。急件优先，并按时限要求完成；平件按接受先后次序安排；会议通知按急件安排。做到不积压、不延误。3、文稿的校对遵照谁撰写谁负责的原则。打印稿经校对后，按公文的规范格式制发成文。制作成

9、文件后如需对原文内容修改的，须呈报原签发领导审签。4、做好保密工作。打字员不得将打印文稿的内容摘抄和外传；打印用过的纸张和试印废纸要定期交保密部门销毁；打字员不得在打字室或缮印间内接待亲友；与工作无关人员不得进入打字室、缮印间内翻阅打印文稿。6、为保证文印设备状况的良好，文印设备未经批准，非本室工作人员不得借用或上机操作使用；经批准复印文件资料必须做好登记手续。 7、保管公司党委、行政等印章，并严格遵守保密和印章管理有关制度。凡未经批准或是批准手续不完备的，监印人员有权拒绝盖章。8、除有编号、有底稿存档的文件、证书、介绍信外，每次使用印章后监印员要做好登记工作，登记项目包括日期、内容、盖什么章

10、、份数、批准人、经办人，保证件件有据可查。（六）信访工作1、行政职能、职责根据新信访条例，代表公司党受理信访事项。A、受理人民群众来信、来访，维护信访人的合法权益；B、承办上级转办、交办的信访事项；C、向有关责任单位转办、交办、督办信访事项；D、调查研究信访工作，及时向公司和有关部门提供信访信息，通报信访情况。2、信访工作应履行下列义务A、认真处理人民群众来信，热情接待人民群众来访，对信访事项不得置之不理或敷衍、推诿、拖延；B、遵守保密制度，不得泄漏工作秘密和信访人要求保密的内容，不得将控告、检举材料交给或者通知被控告人、被检举人。C、不得丢失、隐匿和擅自销毁信访材料。3、办事程序和时限A、登

11、记、呈批。对信访人的书信、电话、电邮、走访和上级机关转办、交办的信访事项，在1个工作日内完成登记、呈批。B、转办。在领导签批后，应在1个工作日内转交有关 部门办理。C、督查、催办。对公司办公室转交的信访案件，有关部门应当及时将办理情况及结果报告信访局。信访局须视办理情况进行督查、催办。 D、答复。对上级和公司领导转办、交办的信访事项，自收到之日起最多一个月内办结；各职能部门直接受理的信访事项，自收到之日起20日内办理完毕，并视情况将办理结果答复信访人，情况复杂的，经领导同意可以适当延长。（七）计划生育管理工作1、 认真贯彻和落实国家、省人口与计划生育政策、条例，结合本单位实际情况，提出具体实施

12、方案。2、督促检查本单位个部门人口与计划生育各项政策、规定、目标的贯彻执行情况。3、对各基层部门计划生育工作进行指导，能够及时发现问题，并向主管领导汇报，提出解决问题的建议。4、负责各基层计划生育兼职干部的技术培训和业务管理。5、负责规划人口与计划生育工作的宣传工作，组织各有关部门协同合作。6、组织召开人口与计划生育工作的各种会议，拟定人口与计划生育年度工作计划总结。7、负责人口与计划生育工作的基础管理及审办有关手续。8、依法管理计划生育工作，完成领导计交办的临时任务。四、办公室服务承诺、办事纪律和接待规定（一）服务承诺以全新的思路、快捷的方式、设身处地为工作对象提供优质高效的服务，能快办的事

13、不慢办，需协调的事主动办，提高工作的计划性和针对性，做好政策性和灵活性、对上负责和对下负责的统一。（二）办事纪律公正、严明、廉洁、高效，以服务为各项工作宗旨，不用原则做交易、不利用职权拿、卡、要，不损公肥私、不徇私舞弊、不收受礼品和红包。（三）接待规定1、接听电话：用最快时间接听电话，讲文明、讲礼貌、使用规范用语，迅速简捷自报单位、姓名，并向工作对象问清需要什么帮助，长话短说，简明扼要。2、接待来访者：热情、礼貌，认真、快捷服务，对不符合规定而不能办理的事，要进行耐心解释，尽力使来访者满意而归。3、实行首问责任制：外单位有关人员或群众来人或来电到我公司办事，接受询问的第一位工作人员即首问责任人；首问责任人要热情接待来人，负有为其服务的责任。自己能办的事应尽快办理，自已不能办或不能马上办理的，应热情耐心地做好解释工作，并负责将来人介绍给公司有关部门的指定办事人员。专心-专注-专业