团体接待工作流程(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上接待工作流程1. 了解来宾的基本情况。包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。 2. 制定接待方案。将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。 3.准备资料和礼物。如来宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。 秘书应根据来宾的风俗习惯、禁忌和喜好选择礼物或纪念品。应能体现名族特色和地方特色，有纪念意义但经济价值不必过高。 4.安排食宿行。根据接待规格和来宾的

2、身份、人数、性别、对方具体要求，通知具体接待部门安排好住宿；团体饮食一般以酒店自助餐为主，接待方往往安排一到两次的正式晚宴，因此要事先根据接待规格和人数，确定宴请的时间、地点、席数和标准，点菜时要注意饮食禁忌。 接待活动中应根据实际工作需要，预先安排好接送车辆，确保出行顺利。5.迎接来宾。安排好来宾用车和接待工作用车。根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。第一次见面，迎接时要准备好接站牌，竖起醒目的标志。客人到达时，迎接人员应主动上前握手问候，并作自我介绍，待双方自我介绍后，再陪同客人乘车前往住处或预定地点。 6.商议日程。来宾到达并住下后，双方商定具

3、体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。 7.宴请。秘书在宴请前应充分了解客人的风俗习惯，坦率地询问客人的喜好和禁忌，以便根据实际情况安排菜单。8. 会见会谈秘书应根据日程安排做好会见会谈的准备工作并提供现场服务，如布置会议室、排定座次、合影安排、发言材料、产品陈列、操作展示、茶水服务等。来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况，安排采访对象谈话，并受领导委托对稿件进行把关。 9.陪同参观游览。根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排。在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。根据来宾要求，安排好体育活动，通知体育场馆作好场地、器材等准备，并安排陪同人员。 秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、联络等工作。10. 互赠礼物 11. 欢送客人。事先征询来宾意见，预订、预购返程车船或飞机票。来宾离去时，安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行 12. 善后工作 接待工作完毕后，要整理文件和物资、结算经费、撰写接待总结等，并及时向上司汇报接待情况。 专心-专注-专业