物资采购控制程序(共17页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上*建设公司ZHDB -2008企业标准物资采购控制程序Control of Material Purchasement(版本:6)2008-11-17 发布实施专心-专注-专业目 录前言1 范围2 定义3 职责4 程序4.1 物资采购流程图4.2 物资采购计划4.3 物资采购实施5 过程指导和监测6 记录7 相关文件8 编制/修订备忘附录A 集中采购物资清单前 言本程序第6版根据公司实际运行情况,作了如下修订:a) 将公司ZHDB-2006物资采购控制程序与ZHDB-2007物资集中采购控制程序合并。b) 对物资采购流程图进行了调整,将集中采购整合入流程图中。c) 对
2、集中采购计划的准确性进行规范。d) 对相关的职责进行了调整,并对物资进行了重新归类划分。e) 增加了竞争性谈判采购方式为物资采购的补充手段。f) 对询价采购(含密封询价)的过程监督进行了规定。本程序的附录A为规范性附录。本程序修订人: *本程序会审人:*本程序审核人:*本程序批准人:*本程序第6版于2008年11月17日发布并实施,发布之日起替代第5版和ZHDB -2007物资集中采购控制程序。本程序由公司物资管理处负责解释。物资采购控制程序1 范围本程序适用于公司及所属项目自行采购的物资的管理,覆盖的物资范围包括下列 1.11.3条款所列。本程序不包括放射源、医疗设备、药品、食品的采购。1.
3、1 工程物资:装置性材料、消耗性材料、小型机工具、劳保用品、消防用品、危化物品、特种安全防护用品、工程土建及基地建设物资等。1.2 固定资产1.2.1施工类固定资产(包括工程机械、工程用车、机工具、检测仪器、试验设备等)1.2.2电脑类固定资产(计算机、打印机等)1.2.3办公类固定资产(办公用车、复印机、传真机、生活设施等)1.2.4宣传类固定资产(摄影、摄像设备)1.3 低值易耗品2 定义2.1固定资产及低值易耗品固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的,使用寿命超过一个会计年度有形资产。包括房屋、建筑物、机器、设备、设施、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具
4、等资产。不属于生产、经营主要设备的物品,单位价值在2000元人民币以上,并且使用年限超过2年的,也作为固定资产管理。不同时具备上述条件的,作为低值易耗品。2.1集中采购公司对大宗的和通用性的工程物资实行集中采购,由各施工项目负责材料的计划进行申报,公司物资管理处负责该类物资的采购实施。集中采购物资的范围见附录A。3 职责3.1 公司各部门职责3.1.1物资管理处物资管理处是物资采购的归口管理和实施部门。具体职责如下:1) 负责公司物资采购管理程序的编制和修订工作。2) 负责公司年度固定资产的计划评审组织、采购实施、数据统计和分析工作。3) 负责汇总各项目集中采购申请,编制采购计划,并组织实施采
5、购。4) 负责供方信息的收集和物资价格的调研分析。5) 负责项目50万以上大额采购的合同备案。6) 负责公司总部的低值易耗品的采购实施。7) 负责劳保用品的采购、组织配送工作。8) 负责指导、检查和管理项目物资管理部门的采购工作。3.1.2 总经理工作部1) 总经理工作部是办公类固定资产和低值易耗品的归口管理部门,负责年度办公类固定资产添置计划审核汇总工作;计划外办公类固定资产、办公类低值易耗品添置计划的审核;办公类固定资产和总部办公类低值易耗品的验收组织工作;该类物资采购合同的会签。2) 法律事务室负责公司总部物资采购合同的审核工作。3.1.3工程管理处1) 工程管理处是施工类、电脑类固定资
6、产和低值易耗品的归口管理部门,负责施工类、电脑类固定资产添置计划审核汇总工作;计划外施工类、电脑类固定资产和低值易耗品添置计划的审核;施工类、电脑类固定资产和低值易耗品的验收组织工作;该类物资采购合同的会签。2) 主持公司集中采购的技术评标(审)工作。3) 负责建立物资采购技术规范资料库。4) 负责集中采购合同中有关技术规范的编制、审核工作。3.1.4 思政工作部思政工作部是宣传类固定资产和低值易耗品的归口管理部门,负责年度宣传类固定资产添置计划审核汇总工作;计划外宣传类固定资产和低值易耗品添置计划的审核;宣传类固定资产和公司总部宣传类低值易耗品的验收组织工作;该类物资采购合同的会签。3.1.
7、5 质量控制处质量控制处负责固定资产添置申请的计量审核,并协助工程管理处对该类物资的验收。3.1.6 人力资源处负责制订不同工种人员劳保用品发放标准。3.1.7安全处参与消防用品、特种防护用品的选型和验收。3.1.8 财务产权处1) 参与公司固定资产添置评审会。2) 参与公司总部组织物资采购的商务评标工作。3) 负责公司总部组织物资采购合同的财务会签、审核工作。3.1.9审计处1) 参与公司总部招标采购合同的会签。2) 对物资集中采购的绩效进行考核。3.1.10监察处1)负责对公司物资采购合法、合规性进行监督审查及招标采购合同的会签。2)负责对项目工程物资集中采购计划的申报准确率、时效性、有无
8、规避集中采购行为进行考核。3.1.11合同管理处 负责公司总部物资采购合同的会签工作。3.2 项目各部门职责3.2.1 项目经理部1) 负责本项目工程物资采购计划的批准。2) 负责本项目工程物资采购合同的批准。3) 负责本项目公司集中采购合同的审核和物资价格的确认工作。4) 负责物资采购款项支付的审核批准工作。5) 项目经理负责应急集中采购物资申报计划的批准。3.2.2 项目物资管理部1) 负责对本项目工程物资需求申请中物资参数进行审核。2) 负责集中采购工程物资采购申请计划的编制,参与公司集中采购物资的招、评标工作,并负责对集中采购物资进行到货验收。3) 负责非集中采购工程物资的采购计划编制
9、,并组织实施采购、验收。4) 负责本项目劳保用品需求计划的编制,并向公司物资管理处报送。5) 负责项目危险化学品的采购工作。6) 负责当地采购渠道的建立。3.2.3 专业公司总部负责本单位计划内(外)固定资产添置需求的申请,项目各专业工区(含分包单位)负责编写工程物资的需求申请。3.2.4 项目工程部门负责审核工程物资需求申请;参与对重要类工程材料质量的验收;负责收集编制提供本项目重要类物资的采购的技术规范,并参与集中采购招标或项目招标的技术评标工作;参与采购合同的会签。3.2.5 项目安全保卫部门负责审核危险化学品和特种劳保防护用品的需求计划,参与该类物资的验收。3.2.5 项目质量部门负责
10、计量器具物资需求的审核;参与对重要类工程材料质量的验收。3.2.6 项目合同部门负责根据合同范围审核物资需求,参与采购合同的会签。4 程序4.1 物资采购流程图物资采购流程图见图1。4.2 物资采购计划4.2.1固定资产采购计划管理4.2.1.1 固定资产年度采购计划管理公司各部门、项目、专业公司根据各自的需求在每年11月初提出下一年度的采购申请,填写“固定资产添置申请表”,各归口管理部门负责审核。公司物资管理处召开年度固定资产添置评审会议,制订发布“固定资产年度采购计划”,经公司分管领导批准生效。4.2.1.2 计划外固定资产添置管理公司各部门、项目、专业公司在遇到固定资产年度采购计划中没有
11、包括的,又急需使用的固定资产采购,可填写“预算外固定资产添置申请表”,由固定资产归口管理部门审核,并经公司总经理批准同意后交公司物资管理处实施采购。需求单位/部门项目物资部及其他部门公司物资处及其他部门开始是否属于计划外固定资产是否属于固定资产、公司零星采购物资是是否否公司总经理批准审核、批准填写材料申请表是是否属于集中采购物资否分类、汇总,形成公司材料采购计划形成项目材料采购计划项目实施采购公司实施采购签订合同签订合同否是否属于固定资产、公司零星采购物资下订单是组织验收、入库组织验收、建立台账单次付款30万元?是公司财务付款否项目财务付款结束图1 物资采购流程图4.2.1.3固定资产添置申请
12、表的填写申请部门负责填写固定资产名称、申请部门、申请数量、需求日期、现有同类固定资产情况说明、申请理由,固定资产归口管理部门负责填写规格型号、估计单价、选型依据及技术论证。4.2.2 工程物资的计划管理4.2.2.1工程物资需求申请审批4.2.2.1.1使用单位技术人员提出工程物资的需求申请,需求申请可以是“材料购领清册”、“零星物资购领单”二种形式。4.2.2.1.2物资管理部门采购管理员可根据实际经验和市场情况提出备库申请。4.2.2.1.3项目经理部负责工程物资需求申请的审批。4.2.2.2工程物资采购计划4.2.2.2.1集中采购物资采购计划的编制a)项目物资部门编制集中采购物资采购申
13、请计划1) 项目物资管理部门根据经审批的物资需求申请,分类汇总属于集中采购范围的物资,编制集中采购申请计划。2) 按照集中采购申请计划的上报时间和用途,集中采购申请计划分为:项目总体物资预算计划、项目年度物资采购计划、项目月度采购计划、项目应急采购计划。详细分类见表1。表1 项目集中采购计划分类表计划分类上报时间用 途包含信息项目物资总体预算计划工程安装合同签订后二个月内便于公司物资管理处掌握项目大宗物资集中采购总体安排物资大类名称、估计数量、单位、估计总价、估计采购时间项目下年度物资采购计划当年12月25日前便于公司物资管理处合理安排年度集中采购类物资招标计划物资大类名称、估计数量、单位、估
14、计总价、估计采购时间项目月度采购计划每月25日到月末用于执行集中采购名称、物资编码、材质、单位、数量、要求到货时间、标准。(按照材料购领清册标准)项目应急采购计划机动用于临时增加集中采购物资计划申报同上项目物资总体预算计划:项目物资部根据机组类型、工程合同、设计院等信息,对集中采购物资和大宗物资的采购一次性编制本项目物资总体预算计划。项目下年度物资采购计划:根据项目的总体进度安排,项目物资部应于每年12月25日前编制下年度集中采购物资和大宗物资预算。项目月度采购计划:月度物资的采购计划编制,要求使用单位在每月1-24日完成材料购领清册的编制,每月25日到月末项目物资管理部门完成材料购领清册物资
15、的汇总工作,并上报给公司物资管理处实行采购。项目应急采购计划:在特殊情况下,为满足工程进度需要,项目可采用临时上报形式递交应急采购申请,但项目应严格控制该类计划上报的频次。此类申请必须经项目经理批准,并将扫描件发送给公司物资管理处 。b)公司物资管理处编制集中采购计划1) 公司物资管理处根据以往工程采购数据,结合需求项目特点估算年度采购模拟量,形成年度采购计划。2) 公司物资管理处汇总项目所报月度采购申请计划,综合平衡项目进度,形成相对集中的月度采购计划。4.2.2.2.2非集中采购工程物资采购计划的编制项目采购人员根据经审批的物资需求申请,结合各项目物资管理部门的库存情况,编制非集中采购物资
16、的采购计划表,经项目物资主管审批后实施采购。4.2.3 低值易耗品采购计划的管理公司总部部门、单位低值易耗品的采购计划管理:由总部部门、单位提出采购申请,填写“零星物资购领单”,报各归口管理部门批准,送公司物资管理处安排采购。项目部门、专业公司低值易耗品的采购计划管理:项目部门、专业公司提出采购申请,填写“零星物资购领单”,报项目归口管理部门审核,经过项目经理部批准,送项目物资管理部门安排采购。4.3 物资采购实施4.3.1 物资采购方式物资采购方式有以下四种:招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、直接采购。4.3.1.1 招标采购单项合同大于等于50万元的采购实行邀请招标方式采购。招标采购按照
17、公司ZHDB 招标管理规定实施。实施招标采购后,因特殊原因(包含不限于供货商报价低于底价的情形)终止招标,可根据实际需要转入竞争性谈判流程。4.3.1.2竞争性谈判采购4.3.1.2.1竞争性谈判采购的适用范围按规定应该执行招标采购(或询价采购),但由于特殊原因无法执行招标采购(或询价采购),符合下列情形之一的物资采购,可以按照本程序文件要求采用竞争性谈判方式采购:a) 采用招标所需时间不能满足使用要求。b) 技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。c) 不能事先计算出价格总额的,预计采购总额超过50万。d) 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。4.3.1
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