金鹰国际行政管理部管理规定(共17页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上第一节 行政管理部（原总经办）部门职能描述1. 根据中心规定和总经理室的要求行使行政管理职能，起草有关通知、报告、文件和会议记录。2. 负责起草相关行政管理制度，统一颁发、实施各类规章制度。3. 负责审查各部呈送总经理室的报告并汇总编号分类呈送，转发批复文件和存档抄送。4. 安排总经理室召集的有关会议和其它活动。5. 接待来访人员，负责前台管理。6. 对外协调与协作单位的关系，对内协调与兄弟公司的关系。7. 负责中心文印、传真管理工作。8. 负责总值班管理。9. 负责中心报刊、杂志的订阅及各类年检工作。10. 代表中心参加质量、工商、物价、卫生防疫部门和社会商业企业协

2、会等各种组织的会议、活动，及时向中心各部门传达相关精神，并组织协调处理相关事宜。11. 负责中心管理人员出差车辆的安排及酒店的预定工作，负责中心客户的在宁酒店预定。12. 对中心重要客户及政府职能部门的工作联络及相关资料的及时整理、更新，为各部门工作提供方便。13. 负责各类信息收集、整理、分析工作。14. 负责中心受控文件及质量纪录的管理；15. 负责“时尚金鹰网”网站销售信息收集及网上投诉受理，网上电子邮件管理；16. 完成领导交办的其它工作。第二节 行政管理制度1保密制度1.1总则1.1.1 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。1.1.2 公司秘密是关系公司权利和权益，依照特定程

3、序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 1.1.3 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。1.1.4 公司保密工作，应遵循既确保安全又便利工作的方针。1.1.5 对在保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。1.2保密范围和密级确定1.2.1 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：（1） 公司重大决策中的秘密事项；（2） 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；（3） 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；（4） 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；（5） 公司所掌握的

4、尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（6） 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料；（7） 其他经公司确定应当保密的事项；一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。1.2.2 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级： 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。1.2.3 公司密级的确定：（1） 公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；（2） 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经

5、营情况为机密级；（3） 公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息如各类企划方案等为秘密级；1.2.4 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。1.3保密措施 1.3.1 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、运输和销毁等，均应由总经理室或主管副总经理委托专人执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由信息部负责保密。1.3.2 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：（1） 非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；（2） 收发、传递和外出携带，由指定

6、人员担任，并采取必要的安全措施；（3） 在设备完善的保险装置中保存。1.3.3 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。1.3.4 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（1） 选择具备保密条件的会议场所；（2） 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的 人员予以指定；（3） 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（4） 确定会议内容是否传达及传达范围。1.3.5 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。1.3.6 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应

7、当立即采取补救措施并及时报告总经理室；总经理室接到报告，应立即做出处理。1.4责任与处罚1.4.1 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： （1） 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（2） 违反本制度1.3.1 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6规定的秘密内容的；（3） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。1.4.2 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情索赔经济损失：（1） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；（2） 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；（3） 利用职权强制他人违反保密规定的。1.5附则1.

8、5.1 本制度规定的泄密是指下列行为之一：（1） 使公司秘密被不应知悉者知悉的；（2） 使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。2员工出差管理规定 为了进一步加强公司出差管理，提高工作效率，现将出差管理要求规定如下：2.1 出差人员提前两天填写出差申请报告，副经理级（含）以下人员由部门经理批准，部门经理级人员出差须经由分管副总审核签字后，上报总经理室审批。2.2 出差申请报告一式两份,考勤员与财务部各执一份,财务部凭此据审批其差旅费预支费用。2.3 副总经理级以上管理人员出差须报总裁或董事长批准；工作紧急无法及时向总裁或董事长请假时，需在董事长秘书室备案，并且在到达出差

9、地后及时与公司取得联系。2.4为了确保各项工作的正常操作，提高工作效率，出差人员应安排好出差期间的工作并确定出差期间的工作代职人，出差前完备交接工作。2.5出差报告经批准后，出差人员应填写出差人员工作代职安排报人力资源部备案。2.6 出差人员返回公司3日内，应作出差情况报告书面呈报总经理室。2.7 差旅费报销标准详见差旅费和夜餐费管理（财务部10，2001年7月1日执行）。3档案管理3.1归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、企划方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。3.2 档案的负责档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单

10、据齐全完整，密级档案必须保证其安全。3.3 档案的借阅与索取3.3.1 总经理、副总经理、部门经理、主管借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；3.3.2 公司其他人员借阅档案时，需经部门经理批准，并办理借阅手续；3.3.3 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政管理部批准方可摘录和复制。3.4档案的销毁3.4.1 任何组织和个人未经允许均无权随意销毁公司档案资料；3.4.2 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部

11、档案，须经行政管理部批准后方可销毁；3.4.3 经批准销毁的档案，档案人员要认真填写销毁清单，由专人监督销毁。4各类物品说明资料管理规定为了便于本公司所购买的各类物品（办公用品、生活设施用品、各种设备）的正确利用，操作使用、维护、维修以及重新购置，特制定本规定。4.1 公司在外购进的各类物品，其说明资料使用后，必须马上交行政管理部（或指定的其他保管部门）统一存档保管。需要经常使用的说明书，在其说明资料复印后，用其复印件， 将原件交行政管理部（或指定的其他保管部门）保管。4.2 临时调用说明资料的必须履行领用手续，在规定期限内归还存档。4.3 需要携带说明资料外出，由行政管理部复印后，交复印件与

12、外出者，不允许携带原件；确需原件的，必须履行领用手续，暂留复印件存档。4.4 在说明资料使用过程中，使用者将说明资料不慎丢失，要追究其责任，处以50元以内的罚款。5公文打印管理5.1 公司公文的打印工作由行政管理部统一负责。5.2 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交行政管理部统一打印。5.3 公司各部室所有打印公文、文件至少一式二份，其中一份交由行政管理部留底存档。6公文管理规定6.1 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。6.2 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。6.

13、3 各部门、各单位及有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应当保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。6.4 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。6.5 公司发文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。6.6 草拟公文应注意以下事项：6.6.1 内容要

14、符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章；6.6.2 反映情况要客观，实事求是；6.6.3 文字要准确、精练，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；人、地、物名、引文及时间要具体、准确。6.7 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。6.8 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。6.9 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同文件正本二份送总经理室存档。有领导批示的，还应附批复件。6.10 收文由总经理室统一负责。行政管理部收文后，应先做好归类

15、、登记，然后根据文件内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政管理部收回归档。6.11 所有文件的发放，一定要有登记、签收手续。6.12 公司发文，一定要由行政管理部进行统一编号。7文印管理制度文印室是中心主要的文书资料处理部门。为便于各部门更好的开展文印工作，结合文印室特殊的工作性质，现特制定以下管理规定：7.1发文工作的管理规定7.1.1 需发至各部门执行的重要文件应详细填写“发文会签单”，经总经理或分管副总经理、总监批准后，交由文印室编写文号、下发。7.1.2 各部门一般性发文须填写“发文申请单”，经分管副总、总监及行政管理部批准后，方可发至各部。7.2复印工作的管理规定7.2.1 密级

16、文件及涉及本中心经济秘密的文件资料，原则上不得复印；若需复印，应经行政管理部批准。7.2.2 企业的营业执照、各种许可证，以及涉及本中心经济利益的重要证明文件未经行政管理部批准，不予复印。7.2.3 所有厂家应聘人员的学历证明、身份证等相关资料，不予复印。7.2.4 复印份数超过二十张的，须填写“复印申请单”，经行政管理部批准方可复印。各部门应本着节俭、高效、防流失的原则，加强对资料、文件复印的控制，杜绝浪费和文件资料的外流。7.3传真工作的管理规定7.3.1 中心密级文件原则上不得对外传真，特殊需要时须经行政管理部批准；普通文件，也需由分管领导签字确认后，方可传真。7.3.2 文印人员按传真

17、件到达文印室的先后顺序发送传真，特殊急件可放入“急件夹”中，优先发送。7.3.3 每日下午17:00，文印室将对当日传真完毕的文件进行整理、分类，各部门管理人员可至文印室取回传真原件。7.4 油印材料应先填写“油印申请单”，经部门经理及行政管理部签字认可后，提前三天将打印好的蜡纸送至文印室，安排油印。7.5 独立设置的文印工作室，为防泄密，无关人员不得随意进入，不允许在文印室接待客人。所有打印、复印、传真须由管理人员与文印室联系，厂商、柜长、营业员原则上不与文印室接触。鉴于文印室特殊的工作性质，对上述文印管理规定作如下补充：7.6 以中心名义发函，须由部门经理签字，特殊重要文件须由行政管理部批

18、准。7.7 传真件除厂商销售日报表、月销售明细及库存报表外，一律须由部门相关管理人员签字认可。7.8 再次重申所有打印、复印、传真必须由部门管理人员与文印室联系，不允许厂商、柜长及营业员代为办理。8印鉴使用管理制度8.1中心印章8.1.1 中心印鉴指定专人负责保管并在符合规定的情况下使用。8.1.2 中心对外用印、出具法人委托书或法人签名，视具体情况分别处理。(1) 中心常规工作中各类业务行文、报表、往来文件等由经办人填写用章记录，部门主管审核签字，经分管领导签字批准后方可加盖中心公章。(2) 有关公司重大内容的行文、契约等文件使用判行表格，由经办人填写，部门主管、分管领导逐级审核，报总经理审

19、批后方可用印。(3) 使用法人章的需报集团公司总裁室批准。8.1.3 凡以中心名义对内部的行文按三级审批制度执行，内部编号，不需加盖印章。8.1.4 员工以中心名义向外接洽工作或因私事需公司出具证明手续者，尽量使用部门印章；确需使用公司印章的，应由本人填写公司印章使用申请单，列明具体内容和期限，经部门负责人审核签字，报分管领导批准后方可加盖公司公章。8.1.5 各级人员申请或签字审批中心印章时，必须确切了解实况，并承担行政责任。8.1.6 中心所有印章使用均需填写盖章记录，以备存查；重要文件还应备份、复印存档备查。8.2中心业务合同专用章8.2.1 中心业务合同专用章由专人负责保管，并在符合规

20、定的情况下使用。8.2.2 凡以中心名义对外签订的工程、开发、销售、材料采购、固定资产购置等合同、协议文本，须由职能人员及部门负责人签字并报总经理签字批准后，方可由行政管理部加盖中心业务合同专用章。8.3中心各部门印章8.3.1 各部门业务用章，部门指定专人保管、使用。8.3.2 部门因业务工作所需各类报表、单据、文件等，在部门内部按逐级审批制度，使用部门印章。9文件借阅管理制度文件借阅流程提出借阅档案申请行政管理部行政管理部行政管理部部门 行政管理部签字认可办理借阅手续及时归还10文件审批呈送流程10.1业务业务合同（调整、降扣）签订与六大节日促销（年度促销费）一次性收取。业务代表业务总监业

21、务经理总经理10.2营销10.2.1 除六大节日促销以外的促销活动和未交年度促销费的厂家促销降扣等。部门经理营销总监总经理10.2.2 卖场布局调整：部门经理总经理营销总监10.3企划企划经理分管副总总经理10.4人力资源部门经理分管领导人力资源部总经理 副经理以上级10.5财务10.5.1 部门请款部门财务审核财务副总董事长 10.5.2 厂商结款部门财务审核业务部财务副总 10.6其他日常工作、总务等部门经理分管领导总经理11电话管理的规定11.1 收银台电话管理11.1.1 前台总机不得转接电话至卖场收银台（应转接至各现场营销部处理）。11.1.2 营销部不得任意转接外线电话至各收银台，

22、如有紧急业务，可打电话至收银台说明情况，并请相关柜长接听。11.1.3 储运部通知验货应与营销部联系，不可打电话至收银台直接通知柜组验货。11.1.4 在卖场的柜组长以上员工如有紧急公务，应在指定收银台登记后方可打电话解决。11.1.5 卖场有紧急情况发生（火情、偷窃、扶梯故障等），员工可使用收银台电话通报相关部门及时解决。11.1.6 其他人员一律不得在卖场各收银台使用电话。11.2 办公区电话管理11.2.1 实行内部考核，做到电话联络业务简明扼要，禁止与工作无关电话的使用。11.2.2 拨打国内、国际长途要履行登记手续，由部门经理分析事由、业务范围、通话区域后，依据工作需要进行审核批准，

23、禁止拨打私人长途电话。11.2.3 信息部、企划部将对超标之各部电话费用报表定期通报。12办公区工作秩序管理规定12.1 因工作需要进入办公区域的人员须按规定通道路线行走，严禁进入A1、A2消防通道。12.2 外单位人员来中心联系工作，一律在办公区前台接待处等待。前台人员与有关部门人员联系后，由部门人员将来访人员接入指定的会客室，严禁带入办公室会谈。12.3 办公区禁止大声喧哗、嬉闹，严禁带孩童进入办公区域。12.4 重点防范部位（如监控室、档案室、文印室等）工作人员未经批准不得入内，外单位人员严禁进入。12.5 办公区域人员卫生清洁状况由现场管理部根据中心有关现场规范方面的规定予以督查。12

24、.6 办公区域的电脑记载资料、信息，根据管理权限使用，非工作需要不得私自下载、打印，更不允许将资料带出中心。12.7 现场管理部是做好处理、接待紧急事务的中转部门，负责与相关部门衔接，以保证中心各项事务的落实，保证办公区域的工作秩序的正常进行。12.8 办公区管理补充规定12.8.1 公桌上各种文件及办公用品须摆放整齐，文件栏统一放置在地柜上。12.8.2 电脑及电话放在指定位置，不得随意调整。12.8.3 工作时间禁止吃零食（包括口香糖），水杯统一放在地柜上。12.8.4 衣物统一放在更衣柜中，不得挂在椅背上，鞋子应放在桌下隐蔽处。12.8.5 办公桌、电脑及墙面不得随意张贴物品。12.8.6 保持办公桌及电脑的卫生。12.8.7 下班时应主动将电脑退出系统并关闭电源。12.8.8 各部门秘书做好督促检查工作。专心-专注-专业