GH-EP-04内外部沟通控制程序(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上文件修订记录版次修订内容修订日期修订者A0 ISO 14001：2004版新订文件2007-12-271.0 目的为了及时、准确地收集、传递及回馈有关质量/环境信息，作好质量/环境信息的管理，特制定本程序。2.0 适用范围适用于本公司内部质量/环境信息的传递与处理，以及与外部各方的质量/环境信息交流。3.0 定义无。4.0 权责4.1 业务部：统筹与客户的沟通与交流，收集和处理相关信息，以及收集和处理内部相关信息、外部相关方信息并有效进行信息传递。4.2 品管部：负责公司内外的质量信息的处理，包括相关方投诉，依照相关程序处理。4.3 物料部：负责对供应商（含外发加工商

2、）质量/环境信息的收集。4.4 行政部：负责统筹本公司对内、对外相关环境信息的传递与处理；负责建立环境信息库，保存和管理相关的环境信息及紧急（环境）信息的处理。4.5 各部门：负责本部门工作范围内质量/环境信息的收集及与外部的联络与信息的传递。4.6 文控：负责分析、整理和保存相关的信息。5.0 工作程序5.1 信息的分类5.1.1 外部信息1地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及回馈的信息；2政策法规标准类信息，如环境法津法规、条例、产品标准等；3相关方回馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供货商、废物收购方、运输公司等；4其它外部信息，如各部门直接从外部

3、获取的有关环境/质量技术、环境/质量管理等方面的信息。5.1.2 内部信息1正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理报告等；3内部异常突发信息。4紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、伤亡等情况下的环境信息与记录；5其它内部信息（如员工的建议等）。5.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯、公告系统等方式加以传递。5.2.1 外部信息的收集与处理1相关部门依据质量手册及环境手册中的职责说明，负责进行相关的外部信息的收集，并以电话、内部联络单或电子邮件

4、的形式传递到公司的相关部门，当内部联络单或电子邮件无法描述外部信息的内容时，可将外部信息转化为内部联络单或电子邮件的“附件”进行传递，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正与预防措施控制程序的要求进行处理。2政策法规、标准类的数据信息由品管部、行政部负责收集、更新、整理，交文控保存，详见法规与其它环境要求控制程序及文件与记录控制程序。3行政部、物料部分别负责与工程合同方、物料供货商、废物收购方等进行信息沟能，对其环境施加影响，并发出重要环境因素对外沟通报告，详见对相关方环境施加影响控制程序；业务部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见纠正与预防措施控制程序，当

5、对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方回馈的其它信息，可由对应部门以内部联络单的形式传递给行政部或品管部，组织处理。4各部门直接从外部获取的其它类信息，如环境技术/环境管理信息等，在一周内以内部联络单回馈到行政部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。5.2.2 内部信息的收集与处理1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；行政部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的环境法律与其它环境要求等信息。2（潜在）不符合信息的处理详见纠正与预防措施控制程序。3紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给行政部组织处理，可采用电话

6、、口头等方式，参见应急准备和响应控制程序。4总经理、管理者代表发出的质量/环境信息以及管理事务，通过公司会议的形式进行传达，由相关部门落实和处理，并以会议记录的形式记录。有会议记录必须有会议签到表。5品管部应定期组织召开由相关部门负责人参加的品质例会，并以会议记录形式记录，根据各环节运作情况确定潜在品质问题，不符合信息或不合格事项的处理依纠正与预防措施控制程序。6总经理不定期召开管理会议，讨论公司管理事务，并建立会议记录各部门应每周至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部事务，可以不用记录，但部门主管应进行跟踪。7 五金部及电子部各组、品管部各组应每日召开早会，早会不用记录；其他各部门应根据实

7、际情况组织召开日常例会，可不用记录。8每年年末或年初召开公司全体员工大会，总经理在会议中向各级员工进行有效信息交流与沟通。9公司设置意见箱，提倡和接纳员工及时反馈意见和建议10重要信息交流与沟通的记录应得到签审。5.3 信息库的建立和应用5.3.1 文控负责建立本公司的信息库，不断汇集各方面回馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁盘、光盘、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。5.3.2 文控根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在文控调阅所需的信息，管理者代表负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找质量/环境体系持续改进的机会。5.4 对质量/环境体系运行过程中各类信息记录的控制详见文件与记录控制程序。5.5 各部门健全收发文制度，对接收、传递的质量/环境信息予以记录。6.0 相关文件6.1文件与记录控制程序6.2纠正与预防措施控制程序6.3法规与其它环境要求控制程序6.4应急准备和响应控制程序6.5对相关方环境施加影响控制程序7.0 相关表单7.1内部联络单7.2会议记录7.3重要环境因素对外沟通报告专心-专注-专业