费用报销规定及程序(共13页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 费用报销规定及流程第一条 费用报销的管理规定及原则1、公司采用费用预算制度，公司财务部会计应定期将每月审批通过的预算发至公司各部门负责人，财务审核严格按照预算审核各项目；2、公司报销的各项费用严格按照预算报销支付，原则上预算外发生的费用不予报销支付，特殊情况，需要追加预算后按照预算内费用操作流程执行；3、项目开发中的费用严格按照项目目标成本预算审核支付，并与前期已开发项目的费用标准进行对比，原则上对于超出目标成本预算和前期费用标准的不予报销支出，特殊情况，需要经办人写明原因，报经公司总经理审核签批。4、费用报销中报销人，审批人应该坚持分权原则，对报销人、审批人为同一

2、签字的费用，应拒绝报销。5、报销金额超过10000元（含）的，需提前一天通知财务部以便备款。第二条 费用的分类：按照费用的性质，将费用分为项目费用、日常费用。1、日常费用：包括差旅费、通讯费（手机费用，固定电话费）、办公用品、邮递费、福利费、业务招待费、水电暖费用、交通费（市内交通费、车补）、车辆使用费、运杂费、房租、低值易耗品、宣传费、其他费用。2、项目费用：包括项目开发过程中发生的设计费、广告费、勘察费、环境评估费、噪音排污费、预售证预测费、房屋面积实测费、图纸审查费、人防施工图审查费、防雷检测费、桩基检测费、节能检测费、沉降观测费、工程编制费、配套费、等等费用。第三条 费用报销基本程序经

3、办人申请 分管副总或部门经理审查确认 总账会计审核 财务经理审核 总经理审批 出纳付款。第四条 报销费用时相关人员的职责（1）申请人：必须严格取得相应的合法票据；将发票和单据分类进行粘贴，填制报销单；填写报销单位应注意；根据费用性质填写对应单据；严格按照单据要求项目认真填写，注明附件张数（须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单）；大小写金额必须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。若弄虚作假，必须承担相应的经济损失，并按公司的相关规定处理。（2）分管副总或部门负责人：审核报销费用的相关性、真实性、对实行定额报销费用进行监督。签字确认后的费用被审查出不合理或不真实的，要承担全部

4、经济损失。（3）主管会计：审核报销单据的合法、合规、真实性；审核费用是否在预算范围内，核实费用支付申请的批准范围，权限、程序是否正确，手续及相关凭证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式，支付单位是否妥当，否则对造成的损失要承担全部责任。（4）财务经理：审核总体合理性，手续完整。根据权限审核把关和核准，否则对造成的经济损失要承担全部责任。（5）总经理：对费用报销做最后审批。（6）出纳：审核报销单是否按照规定程序报批，各负责人是否签字；审核金额与单据是否相符；如果出纳在核实过程中，发现未按程序审批或不合法单据的，必须拒绝付款或办理冲账。否则对造成的损失要承担全部责任。业务办理完毕后在原始单据上加盖

5、核销章。第五条 特殊费用报销制度及流程。 （一） 差旅费：1、差旅费费用标准 职 位住宿标准市内交通伙食补助费交通工具火车轮船飞机高 层实报实销实报实销实报实销软席二等舱经济舱中 层3608080软卧二等舱经济舱主管层2806060硬卧三等舱经济舱员 工2004040硬卧三等舱2、费用标准的补充说明：1） 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。若出差人员住在亲戚家，如何奖励？2） 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以

6、一天计。3） 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4） 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。5） 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。3、报销流程1） 出差申请：出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2） 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。；原则上前款未清者不予办理新的借支3） 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订

7、票。4） 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批（结束了？钱呢？）。 4、审核要求及审核要点差旅费标准严格按照公司差旅费报销标准执行，超过标准部分不予报销；标准内采用实报实销的原则，有虚报差旅费的一经发现进行给予同等金额两倍的处罚，并按公司相关规定处理。1）原始凭证包括：差旅费报销单、飞机票、火车票、 长途车票、住宿费发票、住宿小票、餐费发票、市内交通费发票、出差审批单等。2）审核要点：报销的差旅费是否在预算范围内；出差审批单的审批手续是否完备；报销单金额填写是否正确；部门负责人是否已经审核完毕；长

8、途交通费是否与出差行程相符并符合报销标准；住宿费是否与出差行程相符并符合报销标准，对可疑的住宿费审核人员应上网查询或直接与宾馆联系已核对住宿费价格；市内交通费是否与行程相符并符合报销标准；交通费发票是否有连号现象。（二） 电话费报销制度及流程这一段没必要，这里有行政部的相关规定，参照执行就行了。2、报销流程1）公司行政部年初将当年的手机费用执行标准交财务部，于每月初（5日前）将本月新增的员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。2）行政部通知员工于每月初（8日前）按话费标准将发票交行政部集中办理报销审批手续。3）财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费支付。4）员工到财务部出纳

9、处签字领款（每月12日前）。5） 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 3、审核要求及审核要点1） 原始凭证包括：通讯发票、费用报销单；2）审核要点：发票是否真实；金额计算是否正确。员工个人的移动电话是否在公司规定的标准限额以内。（三） 交通费报销制度及流程1、 费用标准：1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员确认，部门领导同意后可以乘坐出租车;2）市内因公公交车费应保存相应车票报销。 3）中高层车补按照总经理签署的补贴标准实施。由行政部每年

10、年初将总经理签署的车补标准提交财务部备案。2 、报销流程1）员工整理交通车票（含因公公交车票），按规定填好费用报销单，有车补的员工整理好加油票及停车费票等票据，交行政部统一办理报销审批手续。 2）审批:按日常费用审批程序审批。3）员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续，车补由财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理支付。3、审核要求及审核要点1）原始凭证包括：交通费发票、停车票、汽油票、费用报销单。2）审核要点：发票是否真实；金额计算是否正确。员工个人的移动电话是否在公司规定的标准限额以内。（四）邮寄费报销制度及流程1、费用标准： 1）邮费采用预算内实报实销原则。2）对于无预算或者超预算的

11、邮费，原则上不予报销，需提报增加预算的申请，报总经理批准后方可报销。2、审核要求及审核要点1）原始凭证包括：发票、邮寄详情单和邮寄内容说明等。2） 审核要点：邮寄详单的邮寄地址与内容是否与公司经营有关；邮寄详情是否与邮寄说明内容一致。（五） 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 1、费用标准1） 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。2） 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部门统一管理，各部门培训需求应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3） 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料

12、前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员要进行出入库凭证，并在资料发票背面签字)。4）其他费用：根据实际需要据实支付。2、报销流程：1）招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2）培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3）资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4）其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。3、审核要求及审核要点业务招待费的报销严格按照公司招待费管理办法执行，不符合办法规定的不予报销。招待费发票必须为实际就餐发票。禁止用别的发票代替。1）原始凭证包括：费

13、用报销单、招待费审批单（单笔费用在500元以上）、用餐发票。2）审核要点：审批单列示信息是否完整；审批单审批手续是否完备；用餐发票上的金额是否符合报销标准；是否存在虚报或浪费现象。（六） 水电暖费及物业费的报销制度及流程1、费用标准： 分别按水、电费，采暖费，物业费的收费标准单价，根据相对应的计费基数计核总额。2、报销流程及原则: 公司办公区域的水电暖费只能由行政部统一缴费，工程部以及售楼部的水电费用由工程部和售楼部签收确认水电费使用数量及金额，在费用预算范围内采用实报实销的方式。3、审核要求及审核要点1）原始凭证包括：发票、费用报销单2）审核要点：水电表是否属于公司报销范围内的水电表，供暖面

14、积是否属于公司办公区域的面积；支付申请表明细单及记录是否完整；水电费明细应包括水电表位置、报销时间段、累计用量和本次用量等。暖气费明细包括供暖位置、供暖面积、供暖期限等，费用是否有异常变动。（七）办公费、低值易耗品等报销制度及流程1、管理规定：为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。2、费用标准：按各部门年初计划的购置标准为限额，有突发情况增加额度较大的要先办理增补预算申请。3、报销流程：1）购置申请: 公司行政部每月度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。采购办公用品原则上需两人一同进行购买。（临时

15、采购的物品，需由需求部门提出购买申请，经公司总经理批准后，及时采购）2）报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3）费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。4、审核要求及审核要点：1）原始凭证包括：费用报销单、发票、采购小票、办公用品入库单；属于大宗采购的还需要提供货比三件采购单及采购合同等。2）审核要点：发票是否真实；发票，采购小票和入库单的金额及明细是否一致；采购物品是否物美价廉等。（八）咨询顾

16、问费用、公司员工活动费用、职工福利费 1、费用标准：1）咨询顾问费：按相关合同约定金额。2）公司员工活动费：按相关活动前上报的计划金额为限。3）职工福利费：福利费包括：夏季清凉饮料、体检、劳动用品、中秋节、三八妇女节、员工生日等福利，福利费支出严格按照公司福利费支出标准执行，超出部分不予报销，不准直接发放现金作为福利费。按相应的福利费发放标准及有关规定为准。 2、报销程序：由行政人事部负责统一填写费用报销单，财务部门根据相关合同及批准同意执行的计划，审核费用标准及金额。3、审核要求及审核要点：1）原始凭证：报销单或用款申请单、发票和福利费明细等。2）审核要点：发放对象是否属于在职人员，发放对象

17、是否符合该福利政策条件；是否符合福利费的报销标准；发放的福利费明细是否经过财务部审核通过，福利费明细是否有领用人的签字确认。（九）其他专项费用报销制度及流程其他专项费用包括：董办费用、项目合作方专项费用、由公司承担的其他部门费用。1、费用标准：1）董办费用标准：按年初费用计划执行，随时进行费用跟踪统计，对超计划的费用进行报告。2）项目合作方费用标准：按相关协议及合同约定的月度或年度标准限额执行。3）由公司承担的其他部门费用标准：按照年初签批的该部门预算标准执行。 2、报销程序：1）董办费用：由董办人员填写费用报销单，由公司财务对费用票据的合规性及金额进行审核，财务经理审批，董事长签批后进行相关

18、财务手续的办理。2）项目合作方专项费用 ：由合作方人员填写费用报销单，合作方法人签字认可，公司财务部门进行票据审核及限额审核，财务经理签字、总经理签批后进行费用报销手续的办理。3）其他部门费用：由该部门指定人员填写费用报销单，该部门主管领导签字同意后，财务进行票据审核，财务经理签字后方可进行报销手续的办理。3、审核要求及审核要点：1）董办费用：票据的合法合规性的审核，尤其是费用票据的抬头及相关内容，是否符合公司经营范围，对明显不符合公司性质的费用建议进行改正后再报销。2） 项目合作方专项费用 ：票据的合法合规性的审核，重点审核费用票据相关内容的真实性金额是否在标准范围内，以及票据本身的真实性，

19、对大额费用进行明细补充说明。3） 其他部门费用：票据的合法合规性的审核，费用限额的审核。（十）项目费用的报销制度及流程。1、费用标准：按年初费用计划执行，并参照以前开发项目的费用标准和项目目标成本中的费用标准，随时进行费用跟踪统计，对超计划的费用进行报告。 2、报销程序：由经办人员填写款项支付申请单，由公司财务对费用票据的合规性及金额进行审核，财务经理审批，总经理签批后进行相关财务手续的办理。3、审核要求及审核要点：票据的合法合规性的审核；费用标准的审核，对超年初费用预算标准，或以前项目的费用标准，或项目目标成本中的费用标准中任一项的，要反馈给经办人查明原因并写超出说明，经总经理批准后方可审核

20、。（十一）报销时间的具体规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1、财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的25日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。2、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。（十一） 财务部负责监督执行本办法。 1、 对审核手续不齐全的原始凭证，予以返回，并要求经办人员补充、更正；拒绝报销日期和金额模糊不清的发票；2、对不真实、不合法、违反财务会计制度规定的原始凭证拒绝报销； 3、对于弄虚作假，严重违法的原始凭证，在不予受理的同时予以扣留，并及时向总经理报告，请求查明原因，追究当事人的责任。4、每月汇总报销费用执行情况并上报财务经理；5、 违反本办法规定，给公司造成较大经济损失和不良影响的行为，提请公司总经理及董事会处理。第六条 本办法自2012年1月1日起执行。第七条 本制度解释权归公司财务部。第八条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效。专心-专注-专业