存货管理制度(共12页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上存货管理制度1. 目的 为加强公司存货的内部控制和管理，防止存货积压，保证存货账目的真实、准确、完整，规范存货处置，减少存货资金占用，加速资金流转，特制定本管理制度。2. 适用范围本管理制度适用于集团公司各个部门。3. 术语定义存货：指企业在日常生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处于生产过程中的在产品，以及将在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。4. 职责4.1 物料部：负责原料仓、五金仓的入库及发货管理、仓储管理。4.2 成品部：负责成品仓的入库及发货管理、仓储管理、退调货管理。4.3 计划物控部：负责物控管理，

2、确定合理库存、防止库存积压，提高库存周转率，组织全公司的物料盘点作业，规范存货处置。4.4：采购部：负责根据物料采购计划组织物料采购及废旧物资变卖。4.5：财务部：负责存货核算、存货资金占用分析、监管。5. 内容5.1存货的确认：5.1.1存货确认原则：1） 该存货包含的经济利益很可能流入企业2） 该存货的成本能够可靠的计量5.1.2存货的确认范围存货是指企业生产经营过程中为销售或有耗用而储备的物资，以公司对存货是否具有法定所有权为依据，凡在盘存日，法定所有权属于公司的一切物品，不论存放于何处或处于何种状态，都应作为公司存货。5.1.3存货的分类原材料（美废、国废、木桨）、产成品、自制半成品、

3、备品备件、化工辅料、低值易耗品、包装材料、燃料、委托加工物资、受托代销商品等。5.2 存货的核算方法：5.2.1 存货实际成本的确定方法：1）购入的存货：按购入价格加运输费、装卸费、保险费、通关费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际成本。2）自制的存货：按制造过程中的各项实际支出，作为实际成本。3）委托外单位加工完成的存货：以实际耗用的原材料或者半成品、加工费、运输费、装卸费和保险费等费用以及按规定应计入成本的税金，作为实际成本。4）投资者投入的存货：按照投资各方确认的价值，作为实际成本。5）接受外部捐赠的存货：按以下规

4、定确定其成本： A捐赠方提供了有关凭据（如发票、报关单、有关协议）的，按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费，作为实际成本。 B捐赠方没有提供有关凭据的，同类或类似存货存在活跃市场的，按同类存货或类似存货的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费，作为实际成本；如不存在活跃市场的，按该接受捐赠的存货的预计未来现金流量现值，作为实际成本。6）盘盈的存货：按照同类或类似存货的市场价格，作为实际成本。5.2.2原材料按计划成本计价入库，同时核算材料成本差异，期末由会计核算科结转材料成本差异，将其调整为实际成本；5.2.3制造过程中的在制品、半成品存货，按标准成本结算，产品完工，期末由会计核算科结转生

5、产成本差异，调整为实际成本；5.2.4库存商品按标准成本结算，期末由会计核算科结转材料成本差异，调整为实际成本；5.2.5发出商品按标准成本结算，对应同一张销售订单的发出商品加权平均分摊差异，期末由会计核算科将发出商品的成本差异结转入主营业务成本；5.2.6低值易耗品的摊销方法：领用低值易耗品按一次摊销法摊销;5.2.7存货计价方法不得随意变更，如需变更由财务副总批准后上报董事长审批，对外披露后，在下一年度实施。5.3 存货日常管理5.3.1存货的采购 存货采购实行预算管理制，采购部及国贸部根据生产及采购计划每月2日前向财务部报送当月外购材料的资金用款（支出）计划。 国内存货采购（除国废外）一

6、律通过采购部统一采购，各部门有采购存货需求时，应填写采购申请表，列明其要求和建议，经各职能部门的不同权限级别审批，具体参照计划物控管理办法、备品备件计划物控管理办法执行，采购部根据公司采购流程实施，详见国内采购作业管理办法；国外采购由国际贸易部负责，按照国际采购作业管理办法实施。 国废采购全部通过昌东公司实施，部分发票直接开给XX公司，由XX公司付款，详见国内采购作业管理办法。5.3.2存货的验收、入库1）外购入库。存货入库包括确认采购订单、系统收货、检验、来料退货、卸货与码垛、入库共6个环节，具体按照物料入库作业管理办法执行。入库后账务员需打印采购收货单/收货单交采购部/昌东公司/国贸部，采

7、购收货单/收货单应连续编号和使用。采购部/昌东公司/国贸部将采购收货单/收货单与供应商发票匹配送财务部，材料会计负责复核采购合同、采购发票、退料清单、收货单等相关单据是否真实、准确，经审核无误后，在SAP系统里进行发票校验并打印会计凭证。如物资已入库但尚未收到供应商发票，收货时系统自动对存货进行暂估入账，收到发票校验时予以冲销，材料会计应及时（尤其是在月结和年结时）根据收货单进行账务处理，不得延误。2）来料退货。存货入库时因质量问题发生退货处理，有以下几种情况：a.未入库物料如检验不合格，仓管员通知供应商将不合格物料搬走，并开具出门证，不用在系统做账务处理；b.已验收入库物料因发现质量问题需退

8、货，如发票未校验及抵扣，仓管员先进行系统退库，打印退库单，同时SAP系统自动冲销原暂估入账凭证，然后仓管员进行实物退库，采购部业务人员将发票退回供应商即可；c.已验收入库物料因发现质量问题需退货，如发票已校验及抵扣，需由税务会计去当地税局取得开具红字增值税专用发票通知单，寄给供应商由其开具红字发票，材料会计取得供应商开具红字发票，在系统做冲销发票校验处理后，仓管员才能进行系统退库，打印退库单，同时SAP系统自动冲销原暂估入账凭证。3）自制产成品入库。生产部门加工完毕移交于仓库的产品由仓管员负责入库，入库操作步骤包括检验、实物入库、系统入库。具体参照成品入库作业管理办法执行。4）销售退货入库。操

9、作步骤包括卸货、检验、系统入库、实物入库，如货物未开票，成品部统计专员根据仓管员开具的手工退货码单，在系统中直接冲销原发货单号码。如货物已开发票，统计员根据市场部退货订单及仓管员开具的手工退货码单，在系统中做销售退货，具体参照成品入库作业管理办法执行。如当月退货，需退回相应发票由财务部销售会计作废，非当月退货，需取得客户主管税局提供有效的开具红字发票通知单，开红字发票处理。5.3.3存货出库1）一般存货领用。存货的领用应由领用部门负责人批准，出库应由领用人和仓库保管人员在领料单（转储单）上签字，账务员应根据领料单（转储单）及时（尤其在月结和年结时）在SAP系统处理，领料单（转储单）应连续编号和

10、使用，其中一联送交财务部，财务部成本会计应仔细核对领料单（转储单）与SAP系统里领料记录是否一致，及时（尤其在月结和年结时）根据领料单（转储单）进行账务处理。具体执行详见仓库发料作业管理办法、YGERP-MM-LC02-WG02物资发料流程YGERP-MM-LC02-CP06成品部发料流程。 2）销售产品发货。成品出货主要内容包括：捡配货物、装车、系统出库。仓管人员接收到提货单后捡配货物、装车、在SAP系统中出库过账，打印发货单一式七联交相关责任人签字，发货单第二联交财务部开发票。具体执行详见成品发货作业管理办法。5.3.4仓储管理1）仓库保管部门应制定安全防范制度，按存货分类进行库存管理。仓

11、库负责人应定期巡视检查存货的安全状况并出具实地检查报告。具体执行详见成品仓储管理办法、五金物料仓储作业管理办法及原料仓储管理办法。2）计划物控部应及时监控库存结余，确定安全库存量，并参考安全库存量对库存结余状态是否正常和是否安排采购做出评价，避免缺货或库存积压。采购部门根据需求计划制定相应采购及到货计划，并及时发布到ERP系统里。仓库保管部门应每月编制存货库龄分析报告上报计划物控部及财务部，以及时反映存货周转情况及呆滞库存情况，并定期编制富余存货报告，报告至计划物控部、采购部门以便于存货的调拨及处理。具体规定及操作详见计划物控管理办法、备品备件计划物控管理办法、物料再订货管理办法。5.3.5存

12、货盘点。要求参照公司仓库盘点作业管理办法执行。1）每月25日定期抽样盘点，由计划物控部组织，财务部、审计部、计划物控部、物料部参与。盘点小组对存货进行抽样盘点，分别从仓库存货明细账和存货实物中选取样本进行盘查，以确保账实相符。2）每年的年中（终）进行全面盘点。由计划物控部组织，企划部、财务部、审计部、计划物控部组成盘点小组参与监盘，盘点前所有物料全部封存，仓管员与监盘员根据盘点表进行实物清点、核对。存货盘点表应连续编号并在盘点完成后由盘点人及监盘人签字确认。3）盘点结束后，所有盘点参与人员应对存货盘点表上的盘点结果进行签字确认。财务部应出具盘点报告，就存货毁损、呆滞情况生成存货异常情况报告；就

13、存货短缺或盘盈情况生成存货盘点差异报告。存货异常情况报告和存货盘点差异报告应经生产副总、销售副总、采购副总、财务副总、仓库管理部门主管副总确认审核后，在期末结账前由财务部根据处理意见进行系统内差异处理调整，计入当期损益。盘盈的存货，冲减当期的管理费用；盘亏的存货，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，计入当期管理费用，属于非常损失的，计入营业外支出。5.4存货的报废制度5.4.1存货的报废申请存货需报废时，由仓库管理员填写存货报废申请单, 并根据不同情况，由仓管部门提供不同的存货损失认定资料：1）对盘亏的存货，扣除责任人赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料： 存货盘点表； 仓库

14、管理员对于盘亏的情况说明； 盘亏存货的价值确定依据（包括相关收货单、相同相近存货采购发票价格或其他确定依据）；2）对报废、毁损的存货，其账面价值扣除残值及保险赔偿或责任赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料： 单项或批量金额较小的存货由相关质检部门（电仪车间、设备管理部）对废旧物资进行鉴定并出具鉴定意见； 单项或批量金额较大的存货，应取得国家有关技术部门或具有技术鉴定资格的中介机构出具的技术鉴定证明； 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明； 关于存货报废、毁损情况说明； 残值情况说明； 有关责任认定、责任赔偿说明。3）对被盗的存货，其账面价值扣除保险理赔以及责任赔偿后的余额部分，需

15、要提供的存货损失认定资料： 向公安机关的报案记录，公安机关立案、破案和结案的有关证明材料； 涉及责任人的责任认定及赔偿情况说明； 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明。5.4.2存货报废审批 存货报废应由仓管员会同财务部门相关人员，对申请资料和实物进行实地盘查核实，并由各职能部门主管副总进行审批； 主管职能部门副总审批后，还需要上报集团财务副总进行审批； 公司因报废造成的财产损失还需向主管税务机关申请审批方可税前扣除。5.4.3报废物资处理 仓库保管部门应将已鉴定的毁损和报废的存货及工程物资单独存放。 对无使用价值的废旧物资积累到一定数量时，由仓管员提出处理申请，填写废旧物资处理申请，经

16、物料部部长及分管副总同意后由采购部进行变卖处理。具体参照仓库报损作业管理办法执行。5.4.4存货报废账务处理存货报废申请通过审批后，计入“待处理财产损失”，经税务机关审批后，转为“营业外支出”。5.5存货资金控制管理 5.5.1实施存货的ABC分类管理。根据重要性原则将所有物料按A、B、C三类进行划分，采购部门选择A B C分类办法对采购物料进行分类管理，每年12月提出下一年采购成本降低的季度目标和计划，每季度末向价格委员会汇报降低目标达成情况，具体管理办法见战略采购管理办法。5.5.2计划物控部应积极维护、运用再订货点工具，保持合理货存，降低储备资金占用，具体参见物料再订货管理办法。5.5.

17、3财务部每月计算存货资金占用额、存货资金周转率、存货资金占用降低额资，对采购效益、存货的状态、存货分布情况、资金占用升降情况、存货库龄情况、存货周转情况、呆滞库存情况、富余存货、存货管理存在的问题等进行分析。财务部每月向管理层提交以下报表及报告：主要原材料采购情况表采购效益分析报告主要原材料消耗对成本的影响存货库存变动表主要存货实际库存表存货库龄分析报告存货资金占用情况表呆滞存货库存情况表5.5.4仓储管理部门定期对问题存货进行清理。按月向财务部门上报问题存货表，注明问题存货名称、代码、库房、数量、积压原因、上月结余及上月问题存货处理明细。 6. 罚则6.1仓库管理人严格按照实际数量收货，违反

18、规定不按实际数量收货的，每次对仓库管理人员负激励XX元，不按实际数量收货给公司造成损失的，按损失额两倍进行赔偿。6.2验收不合格物资必须在3个工作日内退货，拖延一天对采购部业务人员负激励XX元，分管仓库管理人员不及时通知采购部业务人员，每次负激励XX元。6.3仓库管理部门必须在系统内及时做账，保证所有账务日清日结，每延误一次对相关记帐人员负激励XX元。6.4仓库管理人员发料完毕必须要求领料人在领料单上签字确认，未签字确认的每次对仓库管理人员负激励XX元。6.5仓库管理人员在对领料单位发料时，必须核对发料数量，每出现错误一次对仓库管理人员负激励XX元，并承担因此造成的损失。6.6计划物控部必须组

19、织财务部、审计部、计划物控部、物料部于每月25号进行抽样盘点，每年的年中（终）进行全面盘点。如计划物控部未能按时组织或有部门未能参与，每次对相关部门负责人负激励XX元。6.7盘点必须账实相符，如发现账实不符，每项对分管仓库管理人员负激励XX元，并找出差异原因。6.8存货报废进行认定及申请审批后，还应由仓管员会同财务部门相关人员，对申请资料和实物进行实地盘查核实，并由各职能部门主管副总进行审批，未能执行存货报废程序擅自对存货进行报废的，每次对各岗位相关责任人负激励XX元。6.9财务部存货会计每月末计算存货资金占用额、存货资金周转率、存货资金占用降低额资，对采购效益、存货的状态、存货分布情况、资金

20、占用升降情况、存货库龄情况、存货周转情况、呆滞库存情况、富余存货、存货管理存在的问题等进行分析。未能及时进行存货分析并提供管理报告的，对相关责任人负激励XX元。7. 参考文件7.1 物料入库作业管理办法7.2 仓库发料作业管理办法7.3 成品入库作业管理办法7.4 成品发货作业管理办法7.5 仓库盘点作业管理办法7.6 仓库报损作业管理办法7.7 废旧物资处理管理办法7.8 成品仓库6S推行管理办法7.9 YGERP-MM-LC02-WG02物资发料流程7.10 YGERP-MM-LC02-CP06成品部发料流程7.11 计划物控管理办法7.12 备品备件计划物控管理办法7.13 国内采购作业

21、管理办法7.14 物料再订货管理办法7.15 战略采购管理办法7.16 国外采购作业管理办法8. 储存记录8.1采购订单复印件，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.2采购收货单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.3收货单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.4退货单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.5领料单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.6转储单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.7发货单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.8仓库盘点表，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1

22、年8.9存货盘点报告，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.10存货报废申请单，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年8.11废旧物资处理申请，XX-XXX-XX 保存于财务部，保存年限1年9. 附录9.1 仓库盘点表9.2 仓库盘点差异表9.3 存货报废申请单9.4 废旧物资处理申请9.5 存货库存结构及库龄分析表10. 其它说明10.1 此管理办法解释权归集团公司财务部。 11.2 此管理办法自公布之日起生效。附录1：仓库盘点表XX纸业控股有限公司仓库盘点表 工厂：库存地：打印日期：序号物料号物料描述库存数量单位批次号状态1化工辅料10KG质检制表人： 保管员： 监盘员： 盘点时间：附录2：盘点差异表XX纸业控股有限公司盘点差异表年月日物料号类别及名称计量单位单价实存账存对比结果备注盘盈盘亏数量金额数量金额数量金额数量金额会计人员签章 经办人签章附录3：存货报废申请单XX纸业控股有限公司存货报废申请单序号物料编号报废物料名称数量单位报废原因状态申请人部门负责人技术部门意见领导审批附录4：废旧物资处理申请XX纸业控股有限公司废旧物资处理申请申请人：申请时间：申请内容：审批意见：审批人：审批日期：专心-专注-专业