综合办公室管理制度剖析(共16页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上一、综合办公室工作职责1.1负责项目部日常工作和联系。1.2负责项目部党群、工会、纪检监察工作及政治理论学习的组织。 1.3负责项目部日常行政管理工作,具体包括以下内容: 131做好宣传报道和信息工作,收集、整理工程建设的有关影像资料和相关信息,整理、编发项目部各类工作动态、信息并及时上报和转发。 132做好公文(函、电)管理。公文(函、电)的收发、登记、呈批、传阅、催办、审核工作。对公文(函、电)进行分类、立卷、归档。133做好各种证件的办理、发放和管理工作。134做好会务组织工作。组织或指导其他部门进行会议筹备、会议记录以及相关文件整理等工作。135做好项目部办公
2、用品的购置、发放和日常维护管理工作。136做好项目部生活后勤保障和车辆的管理、调度工作。137负责安排大型检查的接待工作,会议记录整理,汇报材料的拟稿工作。138负责外聘用工的在册登记管理等工作。139催办和检查重要事项的落实、执行情况。1.4负责项目部信息系统建设和日常维护、管理工作。1.5制定相应的管理制度。1.6完成交办的其他工作。二、办公用品管理办法办公用品为消耗材料,本着节约、环保的原则,爱护办公用品,节约每一分钱,为正常办公和节约、降低管理费用特制定本办法。21办公用品购置前需填写购置申请表,申请表需注明名称、数量、估计单价等,经办人签字后报项目总工签字批准;然后安排人员购买。22
3、办公用品购回后首先登记建账,然后再签字发放。23登记建账时还需登记实际购置时每件物品的实际单价、合价,每月进行一次统计,将统计的结果于1日报项目经理,以便比较、控制和管理。24打印、复印纸尽量双面利用,打印纸尽量不做草纸、使用信纸做草纸。25办公尽量使用电子文件,少用纸张。三、会议档案管理制度项目经理部会议是指为传达上级精神、业主要求、工作需要而适时召开的会议。根据项目部的实际情况,项目经理部会议分为项目经理办公会、生产计划会、生产碰头会、交班会和专题会议。3.1 项目经理办公会参会人员为项目经理部领导,以及项目经理要求参会的相关人员,办公室有关人员列席会议。会议主要议题为:通报有关情况,由副
4、项目经理、总工程师或相关部门和单位汇报有关工作的完成和落实情况,研究提交办公会议的各专项议题,部署下一步工作的计划和安排。根据会议需要由办公室形成会议纪要,由主责部门负责落实,并及时向办公室反馈承办结果。3.2 生产计划会每月28日召开,参会人员为项目经理部领导、各部门负责人,所属各工区经理、书记、总工,以及根据项目经理要求,由办公室通知相关人员到指定地点参加。会议主要议题为:传达上级及业主有关精神和要求,通报本月任务完成情况及生产中存在的问题,安排下个月生产计划。3.3 生产碰头会每月14日召开,参会人员为项目经理部领导、各部门负责人,各工区经理、总工、主管生产的副经理及其他需参会人员。通报
5、前半月工程进度、存在问题,各部门汇报工作安排及需上会解决和协调的问题。3.4 交班会定于每周一召开,参会人员为项目经理部各部门负责人。会议议题为:总结通报上周主要施工进展情况,分析不足和原因,安排本周的主要工作任务。3.5 专题会议由分管领导或部门根据需要,自行安排召开。会议签到、服务、记录、纪要由相关召开会议部门负责。会议应坚持短时、高效原则,相关责任部门在上会前,要明确商讨、解决的问题,不召开无准备的会议。需要成文下发的会议纪要,由相关责任部门及时整理成电子文档,待分管领导审批后,发给办公室按照规定印发。减少会议召开数量,尽量利用电话通知即时解决问题。3.6 会议资料的保管、存档会议资料应
6、包含会议通知、会议签到表、会议记录,如会议上有形成的决议、纪要也应包含在内。会议结束后,负责记录的部门应在3个工作日内将会议资料整理完成,并移交办公室。办公室在会议资料移交后应及时建立会议台账,并及时存档。四、文书档案管理制度4.1 文书处理严格执行国家行政机关公文处理办法,公文处理必须规范化、制度化。项目部来文、来函,由办公室统一拆封、登记,并根据来文单位统一编号。登记后的文件,由办公室人员提出拟办意见,送呈有关领导批阅或有关部门办理;领导的批示意见要登记备查。送部门传阅或承办的文件,通知有关部门及时取走,文件交接要认真仔细,签收备查,确保文件去向清楚;急件必须尽快办理交接,避免误事。阅毕或
7、办结的文件要及时送回办公室,需继续传阅的由办公室送有关领导或部门。办结的文件或传阅完毕的文件由办公室整理、归档。联合承办的公文由主办部门与协办部门主动做好协商,做好文件的传递和交接;办结后,由主办部门将文件送回办公室归档。有时限要求的文件,办公室应在文件上注明,并在期限前予以催办。4.2 立卷归档4.2.1项目部在工作活动中形成的各类文件材料(施工、会议、接待、宣传、声像等)均应及时收集、立卷归档。4.2.2立卷工作要做到每月一清,不得借故拖延和积压。4.2.3坚持平时立卷和专题立卷,每办一件事,每开一个重要会议或每搞一个中心工作,要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。4.2.4立卷归档
8、的基本要求:卷内文件的排列,必须保持文件之间的联系。归档的文件正件、原件要齐全。卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。案卷标题要简明确切,符合“三要素”(作者、内容、文种)要求,并注明保管期限。4.3 档案保密4.3.1档案工作人员必须有严格的保密观念。4.3.2文件、档案、资料要专人专柜保管,离开档案室要随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,做好安全保卫工作。4.3.3档案库房门窗要坚固,保管设备要符合保密要求。4.3.4严格执行档案查(借)阅制度,档案内容一律不得外传。4.4 档案借阅4.4.1档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作,同时严格借阅手续保证室藏档
9、案资料的绝对安全。4.4.2查(借)阅档案,必须填写档案查(借)阅登记簿,查(借)阅档案要在档案室或办公室进行,一般不外借。需要外借或查阅重要档案,必须经主管领导批准,严格履行借阅手续。阅后一律退还本室,不得损坏和遗失。4.4.3借阅档案不得擅自转借,不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案,严禁在档案上勾画、图抹、添加文字等。4.4.4借阅者未经档案室人员允许,对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等,凡经允许摘录、复制的必须经档案人员审查和核对。4.5 档案鉴定销毁4.5.1档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点,全面地考察档案的价值,正确地制定档案保管期限,确保档案质量。4.5.2销毁失去保存
10、价值的档案要编制销毁清册,由档案鉴定小组核定,经单位领导批准后,方可销毁。4.5.3销毁文件档案须按规定在指定地点进行,必须有两人以上监销,防止丢失泄密。4.5.4监销人监销后应在销毁档案清册上注明销毁日期和方式,并签字盖章。4.6 档案移交4.6.1严格执行档案材料统一管理的原则,凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,都应交办公室归档保存。4.6.2在项目结束时,要按立卷类目将文件材料收集齐全向公司档案科移交。4.6.3移交材料时,必须填写档案材料移交清单一式两份,双方各执一份。4.6.4办公室应积极配合档案馆的接收工作,做好档案的移交。4.6.5人员变动时,要做好档案的移交工作,认真
11、办理交接手续。4.7 档案存放管理4.7.1必须严格执行档案保护管理办法,认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等“八防”工作。4.7.2非档案管理人员未经允许不得取阅。4.7.3必须配备空调设备、去湿设备和灭火器材,并定期检查其效果。 4.7.4不得存放易燃物品,严禁吸烟。4.7.5门窗必须保持坚固,以确保安全。4.7.6适时做好通风、除湿工作,并经常打扫,保持清洁卫生。4.7.7禁止放置食物和杂物,以防虫害。档案柜内应放置防虫剂,发现虫害立即处理。五、电话机、传真机、复印机使用和管理办法51电话由办公室管理,负责每月的电话费缴纳、电话费报销、电话费登记和统计。52电话为办公室联系设置,
12、尽量不做私人使用。打电话尽量言简意赅,不要长时间占用电话谈与工作无关的事情。53传真机由办公室管理,对内不对外用于工作联系。传真机的复印纸由办公室提报计划,经项目总工签字批准后购买。54复印机由办公室管理,用于工作需要;复印纸尽量节约使用,不得浪费。55以上电话机、传真机、复印机日常维修、保养均由办公室负责,保证正常办公需要。六、印章管理办法61项目部公章和部门印章由各部门专人管理并加锁,不得随意将印章放在任何地方,建立印章使用登记签字制度。62对于业主、监理、分公司往来文件盖章经各部门负责人同意可直接盖章;除此之外的盖章必须慎重,须经项目经理书面同意方可盖章,否则由此造成的一切后果由盖章人负
13、责。七、办公场所考评内容71对营区合理规划,制订详细的营区制定图,整齐大方,满足施工需要,在大门或醒目地方悬挂单位铭牌; 72办公室干净.卫生整齐,职工宿舍达到通风.明亮.保暖。个人要求,室内地面要求,设施摆放整齐; 73食堂干净,食物卫生,餐具做好消毒且有防“四害”和通风.保暖措施,面积满足所用职工就餐要求; 74营区生活垃圾设专门堆放场地,定期处理,无乱倒.乱弃现象,生活污水回处理后排放;75厕所保持干净、卫生; 76营区内设有专用接待室和会议室; 77营区内各职能部门要做到主要制度、图表等上墙,包括施工组织网络图、现场总体平面布置图、工程进度图等; 78营区的环境卫生、绿化有专人管理,设
14、有文化、体育设施,做好安全保卫工作。八、车辆管理办法为加强车辆使用和管理,进一步提高工作效率,提高管理水平,特制定本办法。本办法所指车辆管理包含办公室车辆管理职责、驾驶员管理、车辆维修保养、各种费用管理、交通安全教育管理等。8.1 办公室车辆管理职责811认真贯彻国家有关政策、法令和公司、项目部有关规章制度,落实相关措施,严守交通法规,确保行车安全。812搞好车辆调度,及时传达领导安排的电话派车,为项目部办公用车提供服务。813负责驾驶员的政治思想、职业道德、遵纪守法和行车安全教育,保证车辆运行及管理工作正常运转。814执行车辆日常保养、维修制度,做好年审、年检工作,保证车辆始终处于良好状态。
15、815负责落实领导交办的车辆配置、使用决定。816负责人员、车辆、物资、设备及车库等设施的管理工作。817负责车辆的管理及对驾驶员进行安全教育。818完成领导交办的其他工作。819项目部车辆主要为生产指挥和部门办公活动服务。8110项目部车辆由办公室根据工作需要统一调配。8111车辆调度统一实行派车单制度。派车单由办公室负责签发,驾驶员负责收回并核准车辆返回时间。8112需要使用车辆的部门应提前一天(出京车辆提前两天)持填写完整的派车单到办公室,由办公室根据情况安排车辆并签发派车单。出京车辆要从严管理,要经项目经理批准。8113项目部领导用车由办公室直接安排,并于事后补填派车单。8114各部门
16、在市内办理公务,可以采用其他交通工具的,原则上不予派车;优先保证现场生产用车。 8115对有特殊要求的用车,如携带沉重行李、巨额现金或运送重要文件的,办公室可根据情况予以安排。8.2 驾驶员管理821驾驶员必须认真学习党的路线、方针、政策,不断提高思想政治觉悟,热爱本职工作,遵守劳动纪律。822努力钻研驾驶技术,熟悉所驾驶车辆的构造、性能,掌握各种条件下驾驶操作要领和排除各种常见故障的技能。823爱护车辆装备,按时完成规定的保养及车辆年检、年审工作,保证工具、附件无损坏丢失。824提高服务意识,遵守职业道德,保持车辆清洁,做到言行文明,安全、守时、保密、周到地提供用车服务。车内禁止吸烟、吐痰;
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