职位说明书编写指南(共14页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上 *公司职位说明书编写指南前 言职位管理是人力资源管理的基础工作。职位管理的重点输出是职位说明书,又称岗位说明书,它以文档形式正确客观地记录职位的固定角色与责任。通过职位说明书,企业可以确认职位的职能、责任和结构,配备合适人员以有效地开展工作,提升组织效率,其意义具体体现在:1、帮助职位任职者清楚了解任职职位的职责及产出结果。职位说明书是任职者及其上司对该职位的职责范围、责任的一种书面认同,也方便任职者向上级寻求更有针对性的指导,是任职素质提升的参考依据。2、帮助管理者清晰掌握所管辖职位的设置与职位要求,合理地分派工作,以及对员工进行管理,如:制定职位发展计划,对该职
2、位员工的绩效进行管理,为员工提供更好的辅导和支持。3、帮助人力资源管理部门做好人力资源管理的基础工作。人力资源工作者在开展招聘、培训、绩效管理、薪酬管理等工作时,职位说明书都可以作为重要的参考材料。为规范、科学的撰写公司的职位说明书,特编写*公司职位说明书编写指南供相关人员参考。本指南主要对职位说明书各部分需要收集的资料及信息的规范填写做出了指导建议,希望您在填写之前仔细阅读该指南所列出的解释,如仍有疑问,请与人力资源部或顾问组联系,谢谢! 深圳清溢和衡管理咨询有限公司顾问组年 月 日目 录第一部分:职位及职位说明书基本概念02第二部分:职位说明书编写说明03第三部分:职位说明书编写常用词汇解
3、释06第四部分:职位说明书编制流程和特别提示08附件1:不同层级职位共性职责09附件2:职位说明书编号规则10附件3:常见知识、能力及胜任素质辞典11第一部分:职位及职位说明书的定义职位 职位是组织中的某个位置。 职位是指承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置,它是组织的基本构成单位,是公司里最小的单位。职位说明书 职位说明书是对基于组织的职位工作内容与职位任职标准的概括,反映了组织、职位、任职者三者之间的内在关联性。 职位说明书中主要包括职位基本信息、职位概要、工作职责及对应的关键绩效指标、对外工作联系、任职人员教育背景、专业、经验、知识、技能以及胜任素质等要求。职位基本信息 主要是
4、通过职位名称、编号、所属部门、职位类别、直接上级、直接下级等,形成职位的基本信息,以便对职位在组织中的位置与类别进行标识。职位概要描述 职位概要就是职位在组织中预期的责任和最高追求目标。对一个职位所“期望”达到什么及“如何达到”的简短、准确的表述。一般只用一两句非常简洁和明确的话来表述该职位存在的价值和理由。工作职责 主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标,来完成部门的职能,完成职位的使命与目标。关键绩效指标 是指和工作职责每一个模块或类别相对应的用来衡量工作绩效表现的指标。工作联系(对外) 是指开展职位工作时接触的对外联系单位、机构和政府部门等。职位任职资格 指为了完成工作,取得
5、好的工作绩效,任职者所需具备的教育背景、专业、经验、知识、技能以及职业素养等要求。备注 需要特别说明的其它事项,如工作环境、工作时间要求或其它特别要求。第二部分:职位说明书编写说明内容说明举例职位基本信息职位名称 填写该职位的名称,名称须简洁规范。 例如:人力资源部经理。职位编号 该职位在公司的唯一性编号。 具体编号原则和方法见职位说明书编号规则(见附件2)。所属部门 本职位直属的部门名称。 例如:人力资源部、总经办等。直接上级 该职位在组织结构图中的直接行政领导的职位名称。通常有权直接任免或者直接建议任免该职位任职者,拥有对职位任职者绩效的直接考核权。 例如:薪酬绩效主管的直接上级是人力资源
6、部经理,切忌直接填写领导姓名,如:某某某。直接下级 该职位在组织结构图中的直接下级职位名称。 例如:人力资源部经理的直接下级是招聘培训主管,切忌直接填写下属姓名,如:某某某。职位类别 该职位在公司职族结构图中所处的职族类别。 例如:公司将其所有职位共划分五大职族:管理职位族/技术职位族/营销职位族/专业事务职位族/辅助职位族。 例如:HR部经理的职族是管理类、人事专员的职族是专业事务类、清洁工的职族是辅助类。职位概要编写格式: 根据:公司发展战略及目标;国家有关法律法规;领导要求、部门工作计划、部门目标;公司规章制度;业务需要(如订单需要、采购需要等; 通过:职位职责的概括:(一般是将该职位的
7、各项一级职能进行归总就可以了);达到:职位职责的直接目的。 注意事项:大概念与小概念;并列关系;先后关系。例如: 管理副总:根据公司年度经营规划,通过建设和不断完善公司管理体系,不断提升公司管理水平。 人力资源部经理:根据公司发展战略,通过组织相关资源,建设、完善企业管理体系,不断提升企业管理能力,并建设高效的人力资源队伍。 产品设计经理:根据公司产品研发规划,通过有效的技术开发和管理体系,提高公司产品的技术含量,为公司提供技术支持和保障。工作职责职责表述 主要指职位为实现组织目标所需要完成的关键职责,描述为了实现该职位目的,要在哪些主要业务领域履行什么主要职责、产出什么样的结果。 每个职位的
8、职责来源主要有三个:部门职责/制度流程(根据公司制度流程提炼)/共性职责(见附件1); 职位职责的描述:C及以上层级职位的一级职能按照:组织计划、执行、协助配合、审核/审批、分析改进;C层级以下职位的一级职能可直接套用本部门一级职能。工作职责工作任务 对关键工作职责展开作详细的描述,是完成职责的具体任务。 填写的时候请根据职责,并结合公司流程进行任务分解,仔细想想每个职责所进行的活动,即为了完成一项工作职责需要具体做哪几件事,即需要进行的单项工作任务,一般每项关键工作职责下的工作任务不要超过6条。关键绩效指标 绩效指标主要是指本岗位工作达到何种标准可保证工作要求。岗位关键绩效指标应聚焦岗位工作
9、重点和难点。关键绩效指标的制定应遵循“SMART”原则: S (Specific)代表具体,指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统; M (Measurable)代表可度量,指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的; A (Acceptable)代表双方同意认可并承诺。 R (Realistic)代表可实现,指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标; T (Time Limited)代表有时限,注重完成绩效指标的特定期限。例如:人力资源部经理培训管理模块涉及到的关键绩效指标包括:培训计划完成率、培训预算达标率、培训满意度和培训考核合格率
10、等。 填写要求是:能够涵盖本岗位应完成的工作任务和应达到的标准。要能够与上级岗位的考核指标相衔接。要与“二级职能”密切联系,但不必一一对应。 关键绩效考核指标由本人填写,上级主管确定。 各职位关键绩效指标设计可参考部门常用关键绩效指标辞典。工作职责编写注意事项 职位的关键工作职责应与部门内其他职位以及公司内其他部门的责任有合理的逻辑关联。当职责边界不清的时候,需要相关部门协商、界定之后明确责任,再填写。 编写过程中需要注意:组织与计划是两个概念;原则上坚持谁“执行”谁“分析改进”的原则;审核与审批也是两个不同的概念,涉及到权力的分配问题;注意每句话开头与结尾的用词;注意避免病句。 按照一级职责
11、的重要性程度对职责条目进行降序排列,相对重要的工作事项应写在前面,相对次要的放在后面。 条理清晰,层次分明。注意各条款间没有逻辑层次上的混乱、交叉,职责中不应包含模糊、不确定的内容。 不能根据现有任职者的工作内容或该人员能不能完成来制定职责,而是考虑要完成职位目的,该职位需要完成的具体职责。 所使用的关键动词与该职位所属层级能担负的责任相对应。要准确使用动词,注意不同动词所描述的角色特点和职责范围和层次不同,如:“审批报告”和“审核报告”就代表了不同的权责层次。 注意区分工作行为的介入程度,参考下表:间接管理指导(实施)管理介入组织(实施)直接介入实施轻度介入协助(实施) 应使用符合中文习惯的
12、语句,关键动词一般放在句前。工作联系(对外) 是指开展职位工作时接触的对外联系单位、机构和政府部门等。如人力资源部经理工作联系涉外单位主要包括社保局、劳动局、专业培训机构等等。职位任职资格任职资格 是驱动员工产生优秀工作绩效的各种显性和隐性特征的集合,它反映的是员工以不同方式所表现出来的知识、技能、经验、职业素养等。教育背景 偏重于准入条件,在招聘员工时作为基本条件。填写时可采用“最低学历以上”,按照国家正规学历教育的程度,坚持适合的原则,最好采用确定某一学历或界定在某一个特定的范围之内。比如:高中文化程度、高中或中专学历、大专、本科以上等。专业 按照国家正规学历教育结构设置的学科体系进行划分
13、,如市场营销、工商管理、分析化学。培训经历 指与本职位相关的培训经历,如人力资源部经理可以填写参加高级人力资源管理师培训班等经历。 特殊要求:如果该岗位需要有国家或行业规定的特殊从业资格的,需要在这里注明,如电工证、司炉证、驾驶证、计量员证、压力容器证等。工作经验 指执行某项工作的时间累积程度,包括工作经验、行业经验、职位经验; 工作经验:指在不同企业或不同职位所有工作时间的总和,部分职位的工作特点可能对工作经验有一定的要求; 行业经验:指在本行业所有工作时间的总和,部分职位的工作特点可能对该行业的工作经验有一定的要求;如: “2年以上外贸行业销售经验,担任管理工作1年以上”。 职位经验:指在
14、与公司相同或类似职位所有工作时间的总和,部分职位的工作特点可能对职位经验有一定的要求。知识 指一个人在一个特定领域所拥有的各种信息的总和,包括基本知识、专业知识; 基本知识包括公司文化、规章制度、工作流程、公司产品知识、行业基础知识等; 专业知识包括从事本职位工作所需的专业知识及相关专业知识。 选择该职位所要求的最主要的知识内容,并对每项知识内容提出其掌握的程度,要求为“了解、掌握、熟练/熟悉、精通”等级别。“了解”指清楚知道;“掌握”指熟知并能运用;“熟练/熟悉”指熟知并运用得顺手;“精通”指透彻理解,运用自如,并能融会贯通。如:某会计核算职位对成本管理和财务软件方面需要具备深入的知识,但对
15、其他范围有宽广的知识,在此部分,可列出职位的最主要知识要求,如:精通成本管理,熟练使用财务软件。 知识、技能、胜任素质的分类及相关定义,请参见附件3常见知识、能力及胜任素质辞典。技能技巧 指结构化运用知识执行某项有形或无形工作的能力,包括基本技能、专业技能、潜在能力。 该职位要求具备的技术技能(如:特定的技术技能或计算机基本操作技能), 以及对个人行为能力的要求(如:人员管理、领导能力、分析能力、成果导向、主动、创造性、对数字敏感、能够承受压力等)。胜任素质 胜任素质是指该职位对任职者最需要的个性或特质的要求,素质要求一般不宜多,一到两个核心的要求即可; 常见的基本素质有:情绪稳定性、心理承受
16、力、忠诚、自我认识、团队合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、原则性、成就动机、魄力。备注 填写与职位相关的工作环境、危险程度、工作时间以及体能要求等其它内容。编制人 由职位说明书的起草人签名审核人 由职位说明书报批前的审核人签名批准人 由职位说明书发布的批准人签名第三部分:职位说明书编写常用词汇解释内容说明举例组织计划 组织:按照一定的目的、任务和形式加以编制、进行安排,使组成的形式或组成部分之间系统化、有序地集合起来; 计划:人们为了达到一定目的,对未来时期的活动所作的部署和安排;计划可能包括预测、确定目标、发展战略,建立优先权,执行时间和顺利、预算,发展政策和程序。 如召集组织一项活动
17、或组织履行一项职能或任务。 组织编制、申报工作计划,并根据工作计划开展工作。 如年终、日常的各项工作计划。执行 完成、执行(政策)、根据已有的计划执行与实施,向目标前进,投入到实践中去。 一个人力资源部经理会定期对被免除职务的员工进行绩效评估。 总经理有责任确保一项政策方针可在公司内部贯彻执行。协助配合 援助,帮助,支持。支持一项任务或职能的履行。 一个特殊项目要在部门经理的协助下完成(部门经理可能是给予指导性报告或提议性解决问题的方法)。在此,部门经理对最终的结果有大部分影响,而一些重要下属也会被叫来协助部门经理完成一篇报告,收集和分析此报告依据的数据,其影响是积极的。审核/审批 审核:是对
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