会计电算化流程(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 基本操作流程一、 启动和注册系统管理 双击桌面上的“用友财务通”双击“系统服务”双击“系统管理”单击“系统” 单击“注册”输入用户名Admin 在密码框中单击一下（密码为空）单击“确定”二、【设置操作员】1、添加操作员 单击“权限” 单击“操作员”单击“增加”打开“添加操作员”对话框 输入操作员信息 编号:比如001 姓名：张三 口令：1 确认口令：1 单击“增加”可增加第二个、第三个操作员 单击 “退出”注意：a、操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套， 操作员编号也不能重复。 b、所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。【建立账套】（账套建立只能以系

2、统管理员Admin的身份进入。） 1、 单击“账套”，单击“建立”打开“创建账套”对话框。 (1) 账套信息 已存账套 ： 系统最多可以建立999账套 账套号 ： 为3位数字，账套号唯一，且必须输入。比如 “001” 账套名称：比如“北京科技有限公司” 账套路径：默认 启用会计期：默认 或 自己选择输入 单击“下一步” （2）单位信息 单位名称：比如“北京科技有限公司” 单位简称：“北京公司” 单击“下一步” （3）核算类型 本币代码：RMB 本币名称：人民币 企业类型：工业 行业性质：新会计制度科目 账套主管:默认 按行业性质预置科目（如果用户希望预置所属行业性质的标准一级科目，则选中该项。

3、 单击“下一步” （4）基础信息 选中 有无外币核算（当企业存货较多时，可选择存货是否分类；当客户和供应商较多时， 可选择客户是否分类和供应商是否分类。） 单击“完成” 单击“是” （5）分类编码方案 （编码原则：由级次和级长两部分构成） 科目编码级次：4-2-2-2-2 其他级次 默认 单击 “确定” 单击“是” （6）数据精度定义 小数位数默认为 2 单击“确定” 再单击“确定” 2、增加权限 （操作员权限的设置包括增加、修改、删除） 单击“权限”再单击“权限” 选中添加的第一个操作员，选择刚刚建立的账套，选中账套主管 单击“是” 选中添加的第二个操作员，选中账套主管 单击“是” 选中添加

4、的第三个操作员，单击“增加” 双击选中总账和UFO报表 单击“确定” 单击“退出”单击右上角的“关闭” 单击左上角的“后退” 注意:1、（账套主管负责所选账套的维护工作 即 A对账套进行修改 B 对年度账进行管理，包括创建、清空、引入、输出 及各子系统的年末结转、账套的数据备份 C 操作员权限的设置 但是不包括账套的建立） 2、一个账套可以设立多个账套主管。 账套主管自动拥有该账套的所有权限。三、系统初始化 双击“系统控制台” 账套：选择自己的账套 用户名：选择用户名 密码：输入与用户名相对应的密码 单击“确定”进入“系统控制台”【基础设置】 单击“基础设置”1部门档案 双击“部门档案”（编码

5、原则：* *） 部门编码：1 部门名称：综合部 单击“保存” 部门编码：101 部门名称：办公室 单击“保存” （可根据需要自行添加） （在部门档案中可增加、删除、修改） 单击“退出”2、 职员档案 双击“职员档案” 职员编号:双击直接增加，比如：1 职员名称：比如：王芳 所属部门：单击“放大镜”选择部门即可 职员属性：可不输入 注意：输入一个职员档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。 单击“退出”3.客户档案 双击“客户档案” （必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案） 单击“00无分类”单击“增加”弹出“客户档案卡片” 基本 客户编码：比如：001 客户名称：济南有限公司 客户简称：济南

6、公司 联系 信用 其他 可不用填写也可选择其中一部分填写 单击“保存” 单击“退出” 再单击“退出”4、供应商档案 双击“供应商档案” 单击“00无分类”单击“增加”弹出“供应商档案卡片” 基本 供应商编码：比如：001 供应商名称：北京服装厂 供应商简称：服装厂 联系 信用 其他 可不用填写也可选 择其中一部分填写 单击“保存” 单击“退出” 再单击“退出”5、科目 双击“科目”（设置会计科目的内容包括：增加即建立、删除、 查找、修改、指定会计科目等） 建立会计科目包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、 辅助账标记等。 例如：、增加 （1）增加二级科目 比如：给原材料增加二级科目 选

7、中“原材料”，单击“增加” 科目编码：， 科目中文名称：主要材料 单击“确定”， 单击“关闭” （注意：A、增加的会计科目编码长度及，每段位数要符合编码规则 B、科目一经使用。就不能再增加下级科目。只能增加同级科目） （2）增加辅助核算 a、给应收账款增加客户往来辅助项 选中“应收账款”，单击“修改” 再单击“修改” 选中“客户往来”，单击“确定”， 单击“返回”。 b、给应付账款增加供应商往来辅助项 c、给库存现金增加日记账的辅助项 d、给银行存款增加日记账、银行账的辅助项 、删除 比如：删除信用证保证金 选中“信用证保证金”，单击“确定” （注意：删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，

8、即先删除下级科目，然后再删除一级科目。） 、查找 比如：查找应收账 单击“查找”，a、在科目中输入“应收账款“，单击“查找” b、也可在科目中输入应收账款的编码即“1131” 单击“查找”， 、修改 比如：a、把“现金”改为“库存现金” 选中“现金”，单击“修改” 再单击“修改”，单击“确定”， 单击“返回” b、把“应交税金”改为“应交税费” c、把“应付工资”改为“应付职工薪酬” d、把“营业费用”改为“销售费用” f、把“所得税”改为“所得税费用” 、指定会计科目（注意：在指定会计科目之前， 应在建立“库存现金”， “银行存款”会计科目时 添加辅助账“日记账”） 单击“编辑”， 单击“指

9、定科目” ，进入指定科目窗口， 选中“现金总账科目”，选中“库存现金”，单击“” 选中“银行总账科目” 选中“银行存款”，单击“” 单击“确定” 6、凭证类别 双击“凭证类别”弹出“凭证类别预置” 选择收、付、转凭证 单击“确定” 选中收款凭证后的无限制，双击“无限制” 单击“无限制下的三角”，选择借方必有， 在“限制科目”栏输入“1001,1002” 同理， 设置付款凭证的限制类型为“贷方必有”，限制科目为“1001,1002” 设置转账凭证的限制类型为“凭证必无”，限制科目为“1001,1002” 设置完之后单击“退出” 设置凭证类别如下： 类别名称 限制类型 限制科目 收款凭证 借方必有

10、 1001,1002 付款凭证 贷方必有 1001,1002 转款凭证 凭证必无 1001,10027、外币种类 双击“外币种类” 币符：USD 币名：美元 单击“确认” 在“2011、10（即建账的月 份）的记账汇率”栏内输入6.8敲回车确定。 单击“退出” 8、（了解）结算方式 双击“结算方式”（编码原则：* *） 比如：a、结算方式编码：1 结算方式名称：现金 单击“保存” b、结算方式编码：2 结算方式名称：银行存款 单击“保存” c、结算方式编码：3 结算方式名称：支票 单击“保存” d、结算名称还可是 汇票等 添加完成后单击“退出” 再单击“退出”【总账】单击“总账”， 单击“确定

11、” 再单击“确定” 、系统初始化 录入期初余额 单击“系统初始化”单击“录入期初余额” * 期初余额的录入分两部分：a、总账期初余额的录入 b、辅助核算科目期初余额的录入 * 红字余额应输入负号 * 当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。 （1）总账科目期初余额的录入 比如：库存现金 在期初余额处直接输入10000即可（2）辅助核算科目期初余额的录入 比如：应收账款 双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初” 单击“增加”，输入相应的辅助核算信息单击“退出”（3）试算平衡 录完所有科目余额之后，单击“试算”单击“确定”。若试算不平衡，则应修改期初余额，直到平衡

12、为止。最后单击“退出”填制凭证单击“填制凭证”单击“增加” 注意：*采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。 *凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 *正文中不同的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 *科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。 *金额不能为“零”，红字以“-”号表示。 *可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 *不能确定的辅助核算信息可不输入。1）增加一张收款凭证例如：2010年10月1日，A公司收回欠款10万元存入银行。收款凭证 附单据数：1 摘要：收回

13、欠款借：银行存款 100 000贷：应收账款 100 000操作步骤：（1）选择凭证类型“收款凭证” 输入制单日期（可默认）输入附单据数“1”（2）输入摘要“收回欠款” 输入科目名称“银行存款或1002” 单击金额处结算方式“2”即银行存款单击“确定” 输入借方金额“”敲回车，摘要自动带到下一行（3）输入科目名称“应收账款或1131”弹出“辅助项”对话框单击“放大镜”选择客户单击“确定” 输入贷方金额“”（4）单击“保存”，弹出“凭证以成功保存” 单击“确定”2）、增加一张付款凭证例如：2010、10、15，管理部门购买办公用品1000元，以现金支付。 借：管理费用 1000 贷：库存现金 1

14、0003）增加一张转账凭证例如；2010、10、25，管理部门领购原材料900元。 借：管理费用 900 贷：原材料 9002、修改凭证 可修改的内容包括：摘要、科目、辅助项、金额、增删分录等。3、删除凭证 1）作废/恢复凭证 单击“制单”-单击“作废”/“恢复” 2）整理凭证 若记账后要进行反记账“ctrl+h”4、查询凭证 单击“查询”-选择“凭证类别”-单击“确定”若单击“辅助条件” 可以输入更多查询条件。 审核凭证注意:* 会计制度规定，审核与制单不能为同一人。 *凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。 *凭证可逐张审核，也可成批审核。 1）更换操作员 单击“文

15、件”-单击“重新注册”-选择账套，选择用户名出纳（也可以是账套主管，这样审核凭证时，就不必再更换操作员），输入密码 -单击“确定”-再单击“确定” 2）出纳签字 a、单击“审核凭证”-单击“出纳签字”-选择凭证类别，收款凭证-单击“确认”-单击“确定” -单击“签字”若有多张凭证，单击“下张”，单击“签字”直到签完为止。单击“退出”或单击“出纳”-单击“成批出纳签字”-单击“确定”即可。 b、单击“审核凭证”-单击“出纳签字”-选择凭证类别，付款凭证 方法同上 2）审核凭证 再次更换操作员 单击“文件”-单击“重新注册”-选择账套，选择用户名第二个账套主管，输入密码-单击“确定”-再单击“确定

16、” 单击“审核凭证”-单击“审核凭证”-单击“确认”-单击“确定”-单击“审核”一张张审核。还可单击最上面的“审核”-单击“成批审核凭证”-单击“确定”审核完成后，单击“退出” 3）取消审核凭证 单击“审核凭证”-单击“审核凭证”-单击最上面的“审核”，-单击“成批取消审核” 注意：a、作废凭证不能被审核，也不能被表错 b、凭证一经审核，不能被修改、删除“只有取消审核签字后才可以修改或删除 c、已标记作废的凭证不能被审核，取消作废标记后才能审核记账 注意：a、记账操作每月可多次进行 b、第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账 c、上月未记账，本月不能记账 d、未审核凭证不能记账，记账范围

17、应小于等于已审核范围 e、作废凭证不需审核可直接记账 f、记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动 调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账 操作步骤：单击“记账”-单击“下一步”-单击“下一步” -单击“记账”-单击“确认”-单击“确定” 补充 “反记账” 点击期末处理试算并对账选择需取消记账的月份 同时按Ctrl+H提示“恢复记账前状态”已被激活 确认退出再点击工具栏上的“凭证” 恢复记账前状态 恢复月初状态单击“确定”输入口令确认确定 账簿 现金日记账的查询 单击“关闭按钮”-单击“现金管理”-单击“确定” -单击“日记账”-单击“现金日记账” 单击“确认” 查完后单击“关

18、闭按钮”即可。 单击“总账”-单击“确定”-单击“账簿”可查各种账簿。、自动转账 1、汇兑损益结转选择结转月份、外币币种点击右边放大镜 输入汇兑损益入账科目5503确定全选 确定生成一张凭证保存（有外币业务的才需结转） 2、期间损益结转点击右边放大镜选择凭证类别， 输入本年利润科目3131确定选择结转月份全选 确定生成一张凭证保存 注意：自动生成的凭证也要审核、记账。期末处理 单击“期末处理”-单击“月末结账”-单击“下一步”-单击“对 账”-单击“下一步”-再单击“下一步”-单击“结账” * 补充 “反结账” 单击期末处理月末结账选择需取消结账的月份 同时按Ctrl+Shift+F6输入口令

19、确认取消 注意：如果凭证等账务处理尚未完全完成，不要轻易记账和结账， 反记账和反结账功能用多了，会容易出错！ 四、UFO报表 操作步骤： 单击进入UFO报表输入帐套号、年度2011单击“确认” 选择用户名输入口令单击“确定”单击“关闭” 第一种方法：单击左上角“文件”单击“新建”按书中设置 标尺寸等（P291-P304） 第二种方法：单击左上角“文件”单击“新建”单击“格式” 单击“报表模版”，选择行业“新会计制度行业”， 财务报表“资产负债表”单击“确认”单击“确定” 在资产负债表中，输入年月日如：2011年10月20日 单击左下角的“格式”单击“是” *“利润表”方法同资产负债表 *注意： a、若要插入、追加、交换、删除行或列在编辑中进行即可。 b、若要追加表页在数据状态下，点击编辑选择追加， 单击表页输入增加的页数（最多为4页）确认 c、如果报表的数据不对，可以在总账模块的账薄菜单下查询余额及发生额表进行核对。 d、如果总账中的数据与报表的数据一致，但与实际数不对时，有可能是凭证录入有错误。 e、报表应该是在所有凭证处理完记账后制作，通常可以月末结账后再做。 了解 数据备份 1、在D盘新建文件夹，如“用友备份”，再建二级文件夹，如名“001” 2、进入系统管理点击系统注册选用户名admin确定 3、账套输出选择账套确认 4、选择备份文件夹D用友备份确认专心-专注-专业