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1、精选优质文档-倾情为你奉上第1章 总则 第1条 目的为使公司文书管理规范化,提高公文处理的效率和公文的质量,特制定本制度。第2条 范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。第3条 适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章 文书制作规范 第4条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要、一事一议,语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,必要时需另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任,并正确署名。4修改请示提案书时,修改者必须认真审阅文书原件,修改后必须署名。第5条
2、行文要求1.公司内文书,公司的制度、管理规定、管理办法及管理流程等内部文件,要依照统一的格式要求编写。2.页眉要包含文件名称、文件编码、起草人、审核人、批准人、生效日期、版本及页码等。3.全文字体为楷体,行间距为固定值28,字间距不作规定。行文内容颜色一律为黑色。正文的结构层次序数,第一层用“一”,第二层用“(一)”,第三层用“1”,第四层用“(1)”。4. 标题为三号字体。正文为四号字体。5. 公文行文要求参照公文管理规定。第6条 文书的署名1公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书,只需要部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总经理
3、、副总经理、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书,如合同、责任状等重要文书,一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项,可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第7条 文书的盖章1在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2如果文书署名者不在,可加盖代理者印章,并加盖具体执行者印章,但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书,须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章 文书的收发第8条 到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要求处置。1一般文书予以启封,并分送各部门。2私人信件直接
4、送收信人。3分送各部门的文书若有差错,必须立即退回。第9条 各部门的邮寄文书,必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。第10条 需要邮寄或专人递交的文书,必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容,必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书,原则上不需封缄。第4章 文书的处理第11条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员,负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理,或者由指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象,需及时向上级汇报,并按领导指示办理。第12条 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的
5、人开启,其他人不得擅自开启,如果主管领导在职务上有权替代指明者,可不受本条规定约束。第13条 与多个部门有关的文书,在处理意见上如存在分歧,则由文书的主管部门出面协商,如果协商无法达成一致,则应请示上级领导,由上级领导裁决。第5章 文书的整理与保存第14条 文书的整理与保存1全部完结的文书,在结办后三天内,交综合部归存,按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。2员工个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交综合部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交
6、。3分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存;另一类是一般的文书,由各部门保管。第15条 文书的保存年限1永久保存文书包括:章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定,重要的契约书、协议书、登记注册文书,股票关系文书、重要的诉讼关系文书,重要的政府许可证件,有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2保存10年文书包括:请求审批提案文书,人事任命文书,奖金工资与津贴有关文书,财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存
7、年限。第16条 注意事项1对于重要的机密文件,一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2如果职务部门划分发生变更或作出调整,必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整的结果。第6章 文书的借阅与销毁第17条 各部门人员因工作需要借阅一般文件时,在经其部门负责人同意后方可借阅;对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。第18条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,按时归还。第19条 对于多余、重复、无保存价值的文件,综合部应定期清理造册,并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报公司领导批准后销毁。第7章 附则第20条 综合部对本制度拥有解释权。第21条 本制度自公布之日起实行。 沁园春雪北国风光, 千里冰封, 万里雪飘。望长城内外,惟余莽莽;大河上下,顿失滔滔。山舞银蛇, 原驰蜡象, 欲与天公试比高。须晴日, 看红装素裹,分外妖娆。江山如此多娇, 引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武,略输文采;唐宗宋祖,稍逊风骚。一代天骄,成吉思汗,只识弯弓射大雕。俱往矣,数风流人物, 还看今朝。 克专心-专注-专业
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