秘书学复习资料(共5页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上现代秘书学第一章 秘书学概说1、古代秘书称谓P3 先秦：史；秦代之后：尚书、中书舍人、长史、主簿、幕宾、师爷2、古代秘书学含义P3 根据古代文献的记载，“秘书”一词最早不是指人或服务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。3、以著书立说为职责的官职P4 秘书监、秘书丞、秘书郎、秘书令4、秘书概念具有现代意义的标志P5 以孙中山为领导的中华民国临时政府的建立为标志5、国外的秘书概念P5 英语Secretary最早是指英王身边的辅臣，后沿用于英美和英联邦各国政府中的一些部长。6、国外对秘书级别的划分 行政、执行、文书、助理文书7、秘书定义P6 秘书是以全面处理信息和事务的方

2、式直接辅助领导者实施管理的人员，秘书是一种社会职业。8、秘书定义的内涵P7 秘书活动的根本对象是领导者 秘书活动的根本职能是辅助管理秘书活动的根本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性9、秘书的职业特征P3 服务的直接性 服务的稳定性 知识化 年轻化 女性化10、秘书的作用=秘书工作机构的职能P3 助手 参谋 协调 信息枢纽 公共关系11、秘书学定义P14 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性和应用性的学科。通俗的说，秘书学是研究秘书人员如何做好秘书工作的学科。12、秘书学研究对象P15 秘书活动源流研究 秘书活动主体研究 秘书活动环境研究秘书活动智能研究

3、秘书实务研究秘书教育研究13、秘书学特点P17 综合性、应用性第二章 秘书系统及其组织形态1、秘书工作机构的设置原则P19 纵向层次尽量少 横向层次适量增多 精简2、秘书工作机构的组织形式P20 综理制（小型企业）、分理制（大型企业）3、秘书人员称谓P32 秘书 文员 文书 助理 行政4、秘书机构称谓（了解）P33 办公厅（室）以“秘书”一词定冠，后缀“局”、“厅”、“科”、“股”、“室”等机构级称 根据业务分工的性质确定名称 行政部5、秘书机构类型P35 按社会性质分国家公务秘书机构 社会秘书机构 私人秘书机构第三章 秘书修养1、秘书素养（修养）概念P93 秘书修养是指秘书在德、才、胆、学、

4、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。2、秘书职业道德的规范P98 尽忠职守 实事求是 廉洁奉公 任劳任怨 谦虚谨慎 保守秘密 文明守信3、秘书业务能力（了解）P104 写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读能力 协调能力 策划组织能力 预测能力 应变能力 观察能力 交际能力4、秘书心理健康的基本品质P107 忠诚 机敏 稳重 坚毅 随和 幽默 自制5、四种气质类型P41 胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质6、【专题】消极情绪（什么消极情绪、产生原因以及克服方法等）第四章 秘书与领导者的关系1、秘书的人际关系定义P74 人与人在交往中结成的工作关系。2、秘书社会地位的类型及其定义P74 先赋地位：由

5、所属阶级阶层、家庭出身、及亲属关系等先天因素所决定的，是属于“规定性地位”。后成地位：依靠个人才智、能力、努力工作、劳动成果和对社会贡献所获得的地位，是属于“赢得性地位”。3、社会角色定义P74 人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。4、影响人际关系的因素P75 交往频率 距离的远近 需要的互补性 态度的相似性 情景因素 中介因素5、秘书和领导的关系特征P77 工作上的主从性 知识、能力、体力的互补性 人际关系的首属性 人格上的平等性6、秘书与领导的关系处理原则P77 主动地配合和适应 服从但不盲从 提醒和规劝 维护上司之间的团结7、

6、【专题】秘书与领导交往的语言技巧P93 多维护、树形象 a.尽量掩盖上司弱点 b.上司有错时，用适当方式纠正（不要当面纠正） c.关键时为领导争面子不代替、善引导多赞美、需恰当 a.时机的把握 b.场合的选择 c.语言（标新立异）多幽默、巧应对（巧说“不便直说”的话）抓细节、多沟通说结果、求简洁第五章 秘书日常事务1、【大题】办公室管理的内容与要求P112整洁 a.办公桌椅材质颜色一致、尺寸相配、排列整齐，琐碎的办公用品收入暗盒b.窗明几净，地面干净，禁止吸烟安静 a.（工作人员）说话、走路要轻，接电话最好出去接 b.（选址）避免选在街口、车间、门市部等吵杂的地方光线、空气、温度的管理 a.白

7、天应采自然光，若需辅助采光，应选用2025w的白炽灯或10w以下的节能灯，尽量避免采用单一大光源 b.室内要通风换气，或放置绿色植物、盆景等 c.室内温度控制在2025色调和美化 一年换两次色调，春夏宜用冷色（绿紫白），秋冬宜用暖色调（红橙黄）装饰 展示企业形象、领导品味，如壁画、盆景，庄重典雅为宜，避免俗气奢侈办公设备和用品 易耗品（纸、油墨等）登记领用，重大设备（打印机等）年初预算，统一采购安全隐患 a.防水、防火、防盗 b.人身安全 c.文件泄密隐患2、【大题】接电话P112+367 铃响即接（24/5下）、自报家门、礼貌问好 忌讳粗暴 养成较强的听辨能力 忌吃东西时接电话 做好电话记录

8、 接到传呼电话时，切忌对方久等 结束礼仪（一般谁先打电话谁先挂）3、【大题】拟写接待方案P113 会拟写接待方案（标题、开头）日程安排、经费预算等4、保密工作的含义P350 保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。5、秘密的种类P351 按秘密等级分：绝密级、机密级、秘密级6、保密工作的要求P351 加强领导、健全机构 依法管理、完善制度 积极防范、突出重点 既确保秘密、又便利工作 应用技术、严防窃密7、印章含义P372 又称公章，代表一个单位的正式署名，具有法定的权威性和现实的证明效力。8、钢印含义P372 一般加盖在证明性公文或证件的相片上，其位置在持证

9、件人相片的右下角，起证明持证人身份的作用。9、印章尺寸规格P373 6cm；5cm；4.5cm10、印章启用管理P374 填写“印模卡”一式两份11、介绍信含义P376 介绍信是向接洽单位介绍本单位派遣人员的姓名、身份和接洽事宜的专用书信，通常由被派遣人员携带前往接洽单位联系工作，当面出具给对方，既证明被派遣人员的身份，同时又代表一个机关和单位的法定授权。12、介绍信填写P376 介绍信无论是固定格式还是便函式，都应载明联系单位、被介绍人姓名、身份、政治面貌、人数、联系的事项、有效期限、填写日期。第六章 信息1、信息定义P379 人们对客观事件的反应，是一切行政工作、一切秘书工作的基础。2、信

10、息提供原则P379 事实、适事、适度3、调查定义P379 采取各种科学的方法获得客观世界材料的方法4、研究定义P379 对获得材料分析、比较、归纳、演绎等一系列过程5、调查的类型及其定义P379 普遍调查：对总体对象中每个具体的个体无一例外的调查，适用于重大的基本情况调查。 典型调查：从总体或不同类型对象中选取个别有代表性的单位的调查，适用于经验性调查。 抽样调查：从总体中抽取部分样本调查，将其结果推断整体，是典型调查与重点调查的放大，是普遍调查的缩小。第七章 会议组织1、会议含义P199 会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。2、【大题】会议活动的要素P

11、200 与会者 与会者又称为会议成员，是会议活动的主体。一般可分为四种类型：a.正式成员。 有正式资格的主要成员。权利：表决权、选举权、发言权、提案权义务：必须遵守会议决议b.列席成员。布局有正式资格，国际会议中又称观察员。 权利：有一定的发言权，无表决权、选举权和提案权 义务：多边会议活动中，不受最终会议决定的约束c.特邀成员。即由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员（如主办单位的上级机关领导人、协作单位的代表、社会知名人士、外国来宾、报告人等）。 权利和义务：由会议主办者或会议领导机构来确定d.旁听成员。即受邀参加会议，但不具有正式资格，既无表决权，也无发言权的会议成员。 主持人 整

12、个会议进程的主持者、引导者，对会议进程起主导作用。分为当然主持人和临时主持人。 议题（尽可能集中单一，不宜过多太分散） 会议的议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。a.会议议题。一次会议中贯穿各项议题的主线叫会议主题。主题应当统帅各项具体的议题。b.中心议题。体现会议中心目标或主要目标的议题，是相对于次要议题而言的。c.动议。在会议期间临时提出的议题。 会议名称 能概括并显示会议内容、性质、参加对象或组织、时间、届次等相关要素的名称。 会议时间 会议的时间指起讫时间和时间跨度两个方面。a.会期。一是指会议从开始到结束的时间跨度，二是指周期性会议召开的固定时间。b.会议周期。是指

13、同一性质或同一系列的两次会议之间的时间跨度。c.休会。一般是指会议过程的中止或会议期间的休整。具体有三种情形： 一是会议活动受到外界因素的影响或会议暂时无法达成协议而被迫中断活动的过程，直至复会； 二是为了让与会者有足够的时间来进行会外的研究、沟通和磋商，以便会议的最后文件活得顺利通过而宣布休会。 三是会议期间的正常休息，目的是消除与会者的疲劳，提高会议效率。 会议地点 一是指会议举行的地理位置，二是指举行会议活动的具体场所。 a.实地会场 b.虚拟会场 c.主会场 d.分会场3、会议场地选址202 国际性、专题性会议。影响力大的一线城市。 专业性会议。富有专业特征的城市、地区。 小型会议。部

14、门办公室、会议室。4、动议含义P201 在会议期间临时提出的议题。5、选举含义P244 选举是指选举人根据少数服从多数的原则以及选举的有关规则，以投票、举手等方式对特定的人选进行差额遴选的过程。6、表决含义P244 表决是指具有表决权的会议成员根据少数服从多数的原则以及表决规定，以投票、举手等方式对特定的人选和决策事项表达赞同、反对、弃权意志的过程。7、表决方式P244 按表决的手段分 书面表决、口头表决、体态表决、表决器表决、通信表决、网络表决 按保密与否分 名义表决、不记名表决第八章 信访工作1、信访及信访工作定义P331 信访：信访活动是指在根本利益一致的前提下，作为国家主人的人民群众通

15、过书信、走访等形式向党政机关、社会团体和企事业单位反映情况、表达意愿，并依法由有关机关和单位负责处理的一种社会活动。 信访工作：党政机关和企事业单位对人民群众的来信来访的受理过程。2、信访渠道P332 写信和走访、电话、传真、电子邮件3、信访工作原则P333 实事求是原则依法处理原则属地管理、分级负责原则及时办理原则就地解决问题与疏通教育相结合的原则统一领导、部门协调原则保护信访人原则4、信访工作的作用332 有利于人民群众行使民主权利 有利于广开言路，调动人民群众的积极性，提高领导决策的科学性有利于各级领导干部改进工作作风，克服官僚主义，密切联系群众有利于加强群众监督，反对腐败，纠正不正之风有利于构建和谐社会有利于树立受理者良好的社会形象5、信访办结P338 信访事项应当自受理之日起60日内办结；情况复杂的，经过经过行政机关负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日，并告知信访人延期理由。第九章 协调与沟通专心-专注-专业