采购管理制度及流程(共22页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 采购管理制度及流程 篇一 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求寻找供应商询价、比价、议价采购洽谈合同的签订交货验收质检入库计划对账财务结算 （三）采购流程图如下： 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，

2、按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： l 请购的部门； l 请购物品所属项目； l 请购的用途； l 请购的物品名； l 请购的物品数量； l 请购的物品规格； l 请购物品的样品、图纸或技术资料等； l 请购物品的需求时间； l 请购如有特殊需要请备注； l 请购单填写人； l 请购的部门负责人； l 请购单的审核人； l 财务审核人； l 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 l 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 l 涉及的

3、采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门 l 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。 l 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。 l 公司生活及办公的物品、固定资产或

4、其他生活及办公项目由行政部门提请。 l 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。 6、请购单的接收 l 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。 l 接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。 l 联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。 l 对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。 7、请购单的分工处理 l 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。 l 对于紧急采购项目应优先处理。

5、l 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请部门。 l 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 8、采购周期的规定 l 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。 l 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。 l 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。 l 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。 （二）询价及其规定 l 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。 l 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。 l 对于紧急请购项目应优先处理。 l

6、 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。 l 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。 l 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。 l 询价时对于相同规格和

7、技术要求应对不同品牌进行询价。 l 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。 l 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。 l 比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。 l 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 （三）比价、议价 l 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。 l 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 l 收到供应单位第一次报价

8、或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。 l 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。 l 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 （四）比价、议价结果汇总 l 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。 l 比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。 l 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 （五）合同的签订及其规定 （1）合同正文应包含的要素 l

9、合同名称、编号、签订时间、签订地点。 l 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。 l 包装要求，备品备件包装运输要求。 l 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。 l 付款方式。 l 交货期。 l 质量保证期。 l 质量要求及规范。 l 违约责任和解决纠纷的办法。 l 双方的公司信息。 l 其他约定。 （2）合同签订及其规定 l 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。 l 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。 l 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，务必请厂商派代表来场协助清点。 l 质保期一定要明确从

10、什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期。 l 详细约定发票的提供时间及要求。 l 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。 l 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。 l 违约责任一定要详细、具体。 l 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工作。 l 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审查。 l 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。 l 签订的所有合同应及时报送财务部门。 （六）付款及合同执行 （1）付款流程 （2）付款规定 l 所有已签

11、订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。 l 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款。 l 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。 l 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 （3）合同执行 l 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。 l 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义

12、务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。 l 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。 （七）验收入库与退货 （1）验收流程 （2）报验 l 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收。 l 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。 l 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。 l 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 （3）入库 l 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。

13、l 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。 l 质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。 l 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。 l 质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。 （4）退、换货 l 质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。 l 因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。 篇二 目录 第一章总则. 1 第二

14、章 采购计划管理制度.4 第一节采购计划编制制度. 4 第二节采购预算管理制度. 6 第三节月度采购计划管理制度. 8 第三章采购计划管理流程. 10 一、采购计划工作流程. 10 二、月度采购计划增补流程. 11 第四章相关表格.12 一、购买申请单.12 二、紧急采购申请单.13 三、物资采购计划表.13 四、年度预算采购表.14 五、采购变更审批表.14 六、计划外采购申请表.15 采购管理办法 第一章总则 为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。 第一条、采购部隶属生产系统，受生产和财务双重领导。 第二条、本着公平、公正、公开的原则，公司物资采购实行集

15、中统一管理，统一由采购部负责。负责公司（包括肥料厂）全部物资采购（除食堂物资外），包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。 第三条、根据各部门下达的采购计划，按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。 各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应详细列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。 第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。 第五条、按照询价

16、、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。 第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供应商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。 合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等重要事项。 第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。 第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。 第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。 第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应清检货物的数

17、量、规格、型号、检测质量，经验收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供应商，进行沟通、协调处理。 第十一条、对供应商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供应商资料档案。 第十二条、供应商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联系电话、联系人等。 第十三条、采购部门应当分供应商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供应商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。 第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整

18、采购方略，保证合理价格，降低采购成本。 第十五条、采购员在采购过程中不得徇私舞弊，收受供应商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。 第二章采购计划管理制度 第一节采购计划编制制度 一、目的 为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司采购计划的编制工作 三、编制采购计划的重要性 1、预估用料数量、交期，防止断料。 2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。 3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。 四、采购计划分类 包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。 1、年度采购计划是根

19、据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制定的采购计划。 2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购计划。 3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。 五、采购计划的编制依据 在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。 六、采购计划的编制步骤 七、采购计划编制注意事项 1、采购计划要避免过于乐观或保守 2、考虑公司年度目标达成的可能性 3、生产、销售计划的可

20、行性和预见问题 4、物料需求与物料清单、库存状况的确定性 5、物料标准成本的影响 6、保障生产与降低库存的平衡 7、物料采购价格和市场供需的可能变化 八、采购部应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。 九、对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。 十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。 十二、本制度自公布之

21、日起执行。 第二节采购预算管理制度 一、目的 为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。 二、采购预算的编制 1、采购预算的编制目标 （1）采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。 （2）方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 2、采购预算的编制依据 （1）生产经营所需的物资数量 （2）预计物资期末库存量 （3）本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提前采购期进行确认 （4）物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定 3、影响采购预算编制的因素 （1）采购环境 （

22、2）公司销售计划 （3）物资使用清单 （4）物料标准成本的设定 4、编制步骤 （1）采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。 （2）采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。 （3）报领导审批。 三、采购预算的执行与调整 1、采购预算的执行 （1）经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续 （2）未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续 （3）采购预算由使用部门严格执行，其

23、他部门予以监督 （4）预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理。 2、采购预算的调整 采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整： （1）公司经营方向发生变更 （2）受重大自然灾害的影响 （3）公司内部重大政策调整 （4）外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等 （5）市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目标需要调整 四、本制度由采购部负责解释。 五、本制度自公布之日起执行。 第三节月度采购计划管理制度 一、目的 为加强月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理

24、工作，对预算外的采购计划进行审批，指导采购作业，有效降低采购成本，满足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 二、月度采购计划的制定与审批 1、采购部应及时跟相关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息 2、超预算采购计划须经主管经理、财务总监审核 3、本月计划物资应在本月内采购 4、月采购计划的制定程序 （1）采购部根据生产计划制定物料需求计划 （2）采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前编制月度采购计划 （3）采购部根据历史交易价格和供应商信息，在月度采

25、购计划上填制价格信息和预计到货日，提交正式的月度采购计划 5、月度采购计划的审批程序 采购部将月度采购计划于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。 三、月度采购计划增补办理 1、需求部门的增补采购计划须经部门主管同意 2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划 3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资 4、增补采购计划必须附详细说明 5、非生产类采购计划增补申请： （1）非生产类采购计划增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求计划申请表”，依次递交部门主管、财务、主管经理

26、审核 （2）需求相关部门申请人员将审核同意的“增补需求计划申请表”递交采购部 6、仓储安全预警 （1）仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量 （2）采购部根据当前库存量判断阅读采购计划是否已执行完毕，分析原因并及时进行处理 7、当出现下列情况之一时，相关人员须补报“增补需求计划申请表” （1）需求部门临时订单 （2）不可预期设备损坏 （3）生产、经营临时需求 （4）月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警 四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。 五、本制度自公布之日起执行。 第三章采购计划管理流程 一、采购计划工作流程（如图）： 二、月度采购计划增补流程（如图）： 一、购买申请单 采购申请单 二、紧急采购申请单 紧急采购申请单 专心-专注-专业