超级整理术:工作效率是整理出来的(共11页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上超级整理术:工作效率是整理出来的内容简介: 超级整理术是一种不依靠卓越的才能和坚强的意志力,不依靠高学历,不依靠超强的记忆力,只要按设定的规则去做,就人人都可以做到的让工作效率大幅度提升的简单工作方法。它整理的对象是纸质文件、办公桌、电脑文件、邮件、大脑信息、时间。整理的目的是为了提高工作效率。个人简介:(日)泉正人:他同时经营不动产门户网站、咖啡店等5家企业;每年读书300本以上;经常去听讲座、上英语口语班、打高尔夫;每个月都去海外视察旅行,演讲;经常在世界各国举办公益性讲座和研讨会;写出了多本畅销书。他1974年出生于日本横滨,获得麻省理工大学斯隆商学院行政管理硕
2、士学位设立了日本最大的独立金融教育机关日本金融学习株式会社,与朋友共同创建了海外日本人商业网(JBN)。他著有理财素养超级工作法金钱的大脑训练成功投资力的磨练方法等畅销书。在日本广受欢迎。今天,他西渡中国,专为你我提高工作效率而来。他叫泉正人。 关于文件和办公桌的整理我们身边会有很多纸质文件,如:企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等,这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和“无纸化办公”多么普及,信息流通仍然离不开这些纸质文件。所以,如何科学地收纳它们,是一项重要的整理技能。但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事,一般都很难坚持,整理也一样,为了不半途而废,我介绍的整理术都很简
3、单。先准备下列几样工具吧:托盘透明文件夹口袋式的透明文件夹小文件柜(或抽屉式的小信箱)大纸盒有了这些工具,再分三个步骤进行整理,只要您迈出第一步,后面就很简单了。文件分为“正在办理状态”和“保存状态”文件一般可分为两类:正在办理状态:与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。已办、需保存状态:已处理完毕、但仍需要保存的文件,如合同、发票等。也就是说,正在办理的文件,等到办理完毕后,要么变成第二种状态,即需要保存起来,要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是-首先把文件大致分为以上两类。正在办理的文件因为使用频率高,应尽量摆放得离手边近一点,以方便随时拿到。文件用完后应及时存放,存放时也应
4、尽量使用透明文件夹,这样可以对文件内容一目了然。而那些已办好、需保存起来的文件,因为不常用,建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话,应在文件夹侧面贴上标签,标上内容,做到一目了然。只要做到上述几项,就可以说达到了整理的效果,可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在您手边了。“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法我自己工作时,喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。每收到一份新的文件,我就把它放在小托盘的上层,能办理的尽快办理,办完就处理掉,没办完就先保存起来。正在办理的文件,我喜欢把它们保存在透明文件夹内,因为透明文件夹
5、既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近,以便于伸手就能拿到。关于“已办好、需保存”的文件,我也把它们大致分为三类:近期需要用到的需要存放起来的不知以后是否需要,暂且保存起来的对我来说,“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到,但下个月,或几个月以后将要用到的文件,这些我都会放在透明文件夹内。“需要存放起来的”文件,包括合同、发票等重要文件,我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件,我会把它们按内容分类(如企划书、请求书等),放进抽屉里保管。“不知以后是否需要,暂且保存起来的”文件,往往和工作有关,“现在不
6、需要,但不知哪天也许会用上”,这类文件因为平时用得不多,所以没必要整理得很细,只需要把它们保存在文件夹中,用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时,越是箱子下面的文件,越可以先丢弃。至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件,直接处理掉就可以了。统一大小和形状统一大小和形状文件、发票等有各种大小和形状,一般来说,用A4纸打印的文件最多,邮件有明信片大小的,一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印的。我建议,尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好,如果文件大小不一,看上去会不整齐,还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页,不小心就会把小纸页弄丢。再说,购买用于整理的文件夹时
7、,如都是A4尺寸的,也比较统一,还可以节约成本。实在有大尺寸的资料,就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容,如果比A4小,我建议要么把它们输入电脑,要么用订书机订在A4纸上。我个人很喜欢用订书机,不光在把文件装订成册时用,想把一些小纸页固定到A4纸上时,我一般不用胶水,而是用订书机一订就好了。我还建议,把大文件夹的颜色也统一起来吧。比如说,蓝色的用于存放“预算”类的,黑色的用于存放“资料”类的,这种方法很有效。但如果颜色种类太多,连本人都想不起来“某种颜色代表什么内容”时,那就失去意义了。总之,规则要简单到不费脑子的程度,才是最好的。把正在操作中的文件放进
8、透明文件夹中把正在操作中的文件放进透明文件夹中对于正在办理中的文件,最好的整理工具就是透明文件夹。既不需要把文件装订起来,必要时又可以在桌上摊开,不需要时随时可以丢弃,如需加上新的纸页也很方便,无色、透明的文件夹最好用。正在办理的文件,最好根据项目分开保存,只要是和这个项目有关的东西,统统放进去,如一个放不下时,可分为几个摆放,或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了:(1) 给透明文件夹加上封面封面可用A4纸,上面写清项目和合作方名称,以及开始日期(最好用6位数,如),这样的话,就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。所谓封面,也就是夹进此文件夹最上面的那张
9、纸,用WORD文档的固定格式打出来放进去就可以了,我因为经常用到,所以把这个固定格式的模板保存在电脑的桌面上了。当然,有时没有封面也能知道其中的内容,但毕竟有封面的话,可以对内容一目了然,也不必再一一翻看,因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费,请给透明文件夹里的内容加上封面吧。(2) 保管在大文件夹内透明文件夹建议竖着放进大文件夹内进行保管,因为会频繁用到,所以就把它们摆放在办公桌附近吧,如文件柜上等。要是办公桌附近没有摆放的地方,也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。把透明文件夹放进大文件夹时,如果数量不多,也就无所谓什么顺序,如果数量比较多的话,为了避免日后找起来麻
10、烦,就需要进行适当的分类。比如说,有一种方法叫作“使用频度分类法”,此分类法很有名,野口悠纪雄先生的超整理法一书中也有过介绍。其实做起来很简单,就是“凡取出一份文件,还原时都从左侧摆放”,其结果是,使用频率高的文件,都集中在左侧。如果大文件夹都摆满了,就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、需保存”的那类或直接处理掉。不过,别忘了上述方法只适用于“正在办理的文件”,平时基本用不到的“已办理、需保存”类文件最好还是按项目或内容进行分类,然后按照五十音图的顺序排列起来比较好。托盘的使用方法托盘的使用方法请求书、合同、企划书以及准备仔细阅读的邮件等,最好用双层托盘来摆放。页数很多的话,可放
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