ERP-U8总账操作手册(共9页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上U8管理软件教案 总账报表第一讲 系统管理及财务核算体系设置一、启动U8管理软件两种方式。1、 在桌面双击企业应用平台、系统管理2、 单击开始程序用友ERP-U890二、建立符合本单位的核算账套完成本步操作在系统管理中进行。 *操作流程* 启动系统管理设置操作员新建账套设置操作员权限1、 进入系统管理：双击系统管理单击系统菜单下注册以系统管理员（Admin）身份注册登陆(注：系统管理员的密码为空)单击确定。2、 增加操作员：在系统管理窗口单击权限菜单下用户点击增加录入操作员编号及姓名增加点击退出。3、 建立账套：在系统管理窗口单击账套下建立启动建账向导，共有账套信息、

2、单位信息、核算类型、基 础信息四个向导窗口，按要求输入或选择相应内容。录入完一个向导点击下一步进入下一个向导窗口，到最后一个向导窗口点击完成。4、 设置操作员权限：在系统管理窗口单击权限下权限单击显示账套区域选择要进行赋权的账套选中要设置权限的操作员单击修改在所需权限的前方打勾。若要更换账套主管，可先选择要更换主管的账套，再选中要设置为主管或将要取消主管的操作员，点击账套、主管复选框。5、注销或退出：单击系统菜单下注销单击系统退出退出系统管理。三、账套初始化*操作流程*登陆企业应用平台启用总账模块进行账套初始化录入期初余额(一)登陆企业应用平台双击企业应用平台录入操作员密码选择相应的账套（记住

3、建立的账套号*）会计年度操作日期点确定即开始登录。(二)账套初始化1.启用总账模块：企业应用平台基础设置 基本信息系统启动（选择相应模块、启用时间）2.总账系统初始化：（1）总账系统基础档案录入流程：单击基础设置基础档案 录入部门档案录入人员档案建立分类体系（客户分类、供应商分类）录入客户往来及供应商往来档案设置外币及汇率设置会计科目（注：要启用系统提供的辅助核算功能）录入项目档案设置凭证类别设置结算方式录入期初余额(2) 具体操作如下：A部门档案录入：单击基础设置 基础档案菜单下机构人员单击选择部门档案单击增加,录入部门编码及部门名称单击保存录入下一部门档案录完后单击退出；B人员档案录入：单

4、击基础设置 基础档案菜单下机构人员单击选择人员档案单击增加，录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击保存录入下一职员档案录完后单击退出（是否业务员需要勾选）；C建立分类体系：单击基础设置 基础档案菜单下往来单位单击选择客户分类单击增加，录入分类编码和分类名称单击保存，录入下一个分类内容录完后单击退出；供应商分类操作同上。往来单位档案录入：单击基础设置基础档案菜单下往来单位单击选择客户档案（应收往来单位）单击增加，录入系统提供的四个页签内容，（其中：基本页中客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码必须输入外，其它可不输入）录入完后单击保存单击退出；供应商档案（应付往来单位）建立操作

5、如上。外币与汇率的定义：单击基础档案下财务外币汇率单击增加在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式单击确认在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击退出会计科目设置：、单击基础设置基础档案财务下会计科目，进入会计科目界面；、如果增加科目：单击增加，在输入窗口中录入科目编码、科目名称、辅助核算信息单击增加，单击关闭如果删除科目：选中要删除的科目，单击删除，点击确认；如果修改科目：选中要修改的科目，单击修改或双击该科目点击修改，修改相应内容点击确定，点击返回；注：辅助核算受控系统选为空。、指定科目：单击编辑菜单下指定科目选中现金总账科目，将库存现金从待选科目选入已选科目选中银行总账的科目，将银行存款

6、从待选科目选入已选科目点击确认，退出。*注意*l 科目编码及名称必须唯一；l 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上标记；项目档案录入：单击基础档案下财务项目档案、增加项目大类：单击增加，屏幕显示增加项目大类向导界面，项目大类名称输入产品类单击下一步进入增加项目大类向导2界面修改项目级次单击下一步进入项目大类向导3界面，设置项目栏目单击完成、定义项目核算科目：单击核算科目，单击项目大类下拉框选择要指定核算科目的项目大类，从待选科目（进行项目核算的科目）中选择核算本大类的科目，如选取产成品119，再单击，依此选取生产成本401、产品销售收入501、

7、产品销售成本502；选择完后单击确认、项目分类定义：单击项目分类定义单击增加录入项目分类编码及名称单击确定；、录入项目目录：单击项目目录单击项目大类下拉框选择要录入项目目录的项目大类单击维护，屏幕显示项目目录界面，单击增加；输入编码、产品名称（甲产品、乙产品）以及所属分类码回车；按ESC键退出输入状态，单击退出，退回到项目目录界面；、在项目档案窗口，单击增加，重复以上的操作步骤，完成在建工程项目定义及目录定义；设置项目大类为：工程类，设置项目目录工程名称为：智能大厦、安装工程；单击退出。凭证类别定义：单击基础档案下财务凭证类别单击记账凭证或其它需要的凭证类别单击确定单击退出。I结算方式定义：单

8、击基础档案下收付结算选择结算方式单击增加，输入结算方式编码、结算方式名称：，如1 现金支票，2 转账支票；若启用票据管理，单击该项打上标记；单击确认，单击退出。 J常用摘要定义：在其他菜单下选择常用摘要，单击增加，输入常用摘要，单击退出。K常用凭证定义：在业务工作菜单下财务会计总账凭证选择常用凭证，单击增加，输入常用凭证、摘要等, 单击明细,单击增加，单击退出。*注意*（1） 录入有分类要求的资料时，应先建立分类体系，再录入档案资料。如客户、供应商、存货。（2） 录入各档案资料时要注意，如果录入的资料已设置了编码分类级次及原则，必须按编码分类级次及原则进行编码；（3） 录入完资料后要保存，可点

9、击保存后再录入下条信息。（4） 在录入存货档案时，要根据本单位的实际情况要选择相应选项，如受托代销、是否成套件、以及存货属性（销售、外购、生产耗用、自制、在制、劳务费用）的选择。（5） 在基础信息中录入的资料，在进入各模块后可直接参照；除基础信息、数据精度以外其它资料都可在进入各模块后再录入。（6） 基础信息中的资料，如本套账不需要可不进行设置。L录入期初余额： 单击业务工作财务会计总账设置期初余额l 录入余额时只需录入最末级科目余额，系统自动生成上级科目余额；l 录入余额时可将光标移到年初余额或期初余额栏，直接输入数据；l 涉及辅助核算的科目时，需双击该科目进入相应的辅助核算期初余额录入窗口

10、，点击窗口右上方往来明细后，进入到往来明细界面单击增行录入；l 若应收或应付业务选择的是在总账系统核算，则设置为客户往来及供应商往来的科目的期初余额，可在总账系统中录入各往来单位的期初余额；若选择的是在应收、应付系统核算，在总账系统中只能录入这些科目的总账余额，各往来单位的期初余额必须进入应收、应付模块中录入。l 若需调整余额方向，只能调整总账科目的余额方向；l 数据输入完毕，单击查看菜单下的刷新选项，系统自动生成上级科目的余额。l 调用试算平衡功能进行试算；l 试算平衡，单击退出。第二讲 财务日常业务处理*操作流程* 填制凭证审核凭证记账查账月末处理一、填制凭证：（一）具体操作：单击业务工作

11、财务会计总账凭证填制凭证1、 增加：单击填制凭证单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。2、 修改：单击上张、下张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。3、 作废/恢复：单击上张、下张选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下作废/恢复。4、 整理凭证：单击制单菜单下整理凭证选择整理凭证期间单击确定选择要删除的凭证单击确定；*注意*1、 录入分录时只需录入最末级科目，上级科目系统自动生成；2、 涉及辅助核算的科目，需录入相应辅助信息；3、 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息参照单击编辑单击增加单击

12、退出4、 录入时可用空格调整分录发生额方向；5、 录入涉及数量核算的分录时，录入数量、单价系统自动计算出金额放在借方，可用空格调整方向；6、 录入过程中可通过点击余额来随时查看某科目的实时余额；7、 录入或修改完凭证要点击保存8、 系统提供凭证整理功能，可以重新对凭证编号，以解决凭证断号或作废凭证的问题。二、 审核凭证（一）出纳签字：1、 更换操作员：单击系统菜单下重注册，屏幕显示系统登录，选择要登陆的账套，在操作员窗口选择有出纳权限的操作员单击确认；2、 单击凭证下出纳签字选择出纳要签字的凭证条件（系统默认为全部出纳凭证）单击确认；3、 选择要签字的凭证，单击确定；4、 单击签字或取消对出纳

13、凭证进行签字或取消签字点击上张、下张对其它出纳凭证签字；或单击出纳菜单下成批出纳签字、成批取消签字进行成批操作；5、 单击退出（二）主管签字：1、 更换操作员：单击系统菜单下重注册，屏幕显示系统登录，选择要登陆的账套，在操作员窗口选择有主管签字权限的操作员单击确认；2、 单击凭证下主管签字选择主管要签字的凭证条件（系统默认为全部出纳凭证）单击确认；3、 选择要签字的凭证，单击确定；4、 单击签字或取消对凭证进行签字或取消签字点击上张、下张对其它凭证签字；或单击主管菜单下成批出纳签字、成批取消签字进行成批操作；5、 单击退出（三）审核凭证：1、 更换操作员：单击系统菜单下重注册，屏幕显示系统登录

14、，选择要登陆的账套，在操作员窗口选择有审核权限的操作员单击确认；2、 审核：单击凭证下的审核凭证选择要进行审核的凭证条件，点击确认选择要审核的凭证，点击确定点击审核或审核菜单下的成批审核凭证；3、 取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击取消或审核菜单下的成批取消审核；4、 标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击标错，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；5、 审核完毕，单击退出。*注意*1、 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；2、 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；3、 取消复核只能由复核人自已进行。4、 出纳签字、主管签字可选可不选

15、三、记账具体操作：单击凭证下记账单击记账范围输入要记账的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）单击下一步，核对记账报告无误后单击下一步，单击记账，系统即开始记账，记账完毕退回总账系统画面。*注意*1、 恢复记账前状态是隐含功能，使用时可以在月末处理下对账窗口按Ctrl+H，激活恢复记账前状态功能，不用时可按Ctrl+H隐藏；2、 恢复记账前状态有两种方式：（1）恢复最近一次记账前状态；（2）恢复到月初未记账前状态。3、 具体操作：若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击凭证菜单下恢复记账前状态选择恢复方式点击确认。四、账簿查询及打印：单击账簿下各项内容查询（一） 查询时按需要设定相应条

16、件，即可得到查询结果；（二） 多栏账查询时要先定义多栏账格式，再查询；操作如下：单击账表下科目账多栏账单击增加图标设置多栏账格式点击确认双击定义好的多栏账查询（三） 现金和银行存款日记账必须到出纳管理中查询；（四） 涉及辅助核算的科目可在相应的辅助账中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，且使用应收应付系统的，必须到应收或应付系统中查询；（五） 系统提供通过总账联查明细账以及通过明细账联查凭证的功能。第三讲 期末处理*操作流程*自动转账对账结账备份一、自动转账：（一） 转账定义：双击期末转账定义期间损益结转双击期间损益单击参照图标选择本年利润点击确定（二） 转账生成：1、 具体操作：双击期末

17、自动转账双击期间损益结转点击全选点击确认点击保存，保存生成的凭证点击退出；2、 凭证生成后更换有审核权限的操作员对这张转账凭证进行审核记账。二、试算并对账、结账：1、 试算并对账：单击期末对账选中要对账的月份，点击选择，点击对账对账正确后，点击试算平衡图标结果平衡后，点击退出。2、 结账：单击期末结账选中要结账的月份点击下一步查看月度工作报告报告通过，点击下一步点击结账。*注意*1、取消结账按：在期末结账窗口中选择要反结账的月份同时按CTRLSHIFT+F6输入主管口令确认2、取消结账月份只能是最后一个结账月份。三、账套管理及维护：（系统管理）1、会计档案的备份：双击系统管理以系统管理员（ad

18、min）身份注册登陆单击选取要备份数据账套及年度，系统对数据进行压缩单击选取要备份的驱动器及文件路径单击确认，系统提示将备份软盘插入驱动器，系统开始备份。2、会计档案的恢复：双击系统管理以系统管理员（admin）身份注册登陆选择要引入的账套数据指定恢复数据所用的驱动器或路径单击选择备份文件Uferpact.lst单击打开，系统开始恢复数据。3、 账套参数调整：双击系统管理以账套主管身份注册登陆在年度账或账套下选择选择修改点击账套修改点击下一步、上一步修改其内容在此对账套名称、单位名称进行修改。第四讲 UFO报表编制一、 基本概念：1、 UFO的两种基本状态：（1）、格式设计状态：主要是为报表设

19、置固定内容。（2）、数据处理状态：主要是为报表进行数据处理。（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的红色的格式或数据进行。2、 单元：由行和列构成的最小单位，用列号+行号来表示，如A3。3、 组合单元：由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。4、 区域：由一个或多个单元组成的矩形，用起始单元名：结束单元名来描述，如C5：D20 5、 关键字：在UFO报表中用来确定某张表所在位置的鉴别标志，称其为关键字。系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对账表进行定位、取数等操作。6、 单元属性：指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种；7、

20、 单元风格：对报表进行修饰，改变字体、加背景等；8、 表页的描述：页号表示当前表页；注：在主键盘数字键盘2上9、 账表一体化：UFO报表可以通过编辑取数公式自动从账务系统中提取数据生成各种财经报表，实现了账表一体化。二、 账套初始：（桌面单击UFO报表启动报表系统，进行账套初始，输入账套号及数据年度）进入系统后可如下操作：单击数据菜单下账套初始设置报表的数据来源的套账单击确认；三、 报表格式设计：设计报表的两种操作步骤：1. 新建格式表尺寸列宽选择区域区域画线设置组合单元（为标题）录入标题录入表样文字修饰报表格式（字体、背景等）保存（.rep报表文件）2. 新建选择格式报表模板选择行业与报表确

21、认进行修改、修饰保存（.rep报表文件）四、 关键字的设置与录入在格式状态下，定好关键字所在位置，单击数据菜单下关键字设置选择关键字确认在数据状态下，单击数据菜单下关键字录入录入相关的关键字内容确认五、 函数的应用1、 账务函数：系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。2、 平面计算公式：PTOT(某区域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示为：C10=PTOT(C5:C9)六、 利用函数向导设置单元公式 在格式设计状态，先选要编辑单元公式的单元单击数据（fx）编辑公式单元公式点击函数向导选择函数公式下一步录入或选择相应内容点击确认Fx函数向导选择用友账务函数发生、期初、期末、累积发生-下一步，函数录入，参照附注：财务操作流程 专心-专注-专业