文档管理的方法与技巧.pptx

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1、文 檔 管 理目目 錄錄1、概論2.文檔的制作與發放3.檔案管理的方法1、概論一一. .文件、檔案的概念文件、檔案的概念 1.1.文件文件 法定機關或組織按照一定的法定機關或組織按照一定的 形式經過一定的處理程序而形成的書面形式經過一定的處理程序而形成的書面 文字材料文字材料 2. 2.檔案檔案 是一個單位在公務活動中形成是一個單位在公務活動中形成的具有查考利用價值的歸檔的具有查考利用價值的歸檔集中保存集中保存起來的起來的文件材料文件材料( (包括技術圖形、影片、照片等包括技術圖形、影片、照片等) )3.3.文檔的格式文檔的格式: :n文件格式文件格式: :標題、部門代號、年號和順序號標題、部

2、門代號、年號和順序號n正式格式正式格式: :除綜合性的報告、總結外除綜合性的報告、總結外, ,一文一事一文一事n文尾格式文尾格式: : 發文機關發文機關( (落款或署名落款或署名):):對此文件負責的機關、人對此文件負責的機關、人 發文時間發文時間: :最后發出時間最后發出時間 上呈、抄報機關上呈、抄報機關: :使領導有所了解、對本部門有規使領導有所了解、對本部門有規範、管理的部門範、管理的部門 富士康企業集團富士康企業集團 連絡單連絡單 頁 次受文單位 發文單位會辦單位 發文編號副本呈送 發文日期主主 旨旨 說明核准 審核 承辦二、檔案管理的意義1.1.作為法令的依據作為法令的依據 檔案管理

3、有利於隨時查閱相關法令或本檔案管理有利於隨時查閱相關法令或本公司的規章制度、會議決定公司的規章制度、會議決定, ,為公司業務為公司業務運行找到可靠的依據運行找到可靠的依據2. 2. 處理業務的參考處理業務的參考 使業務人員在處理業務時準確、全面、使業務人員在處理業務時準確、全面、客觀地了解企業情況客觀地了解企業情況, ,避免發生差錯避免發生差錯3.3.保密保密 企業檔案中企業檔案中, ,有些文件資料是秘密的有些文件資料是秘密的, ,如如果不專門加以管理果不專門加以管理, ,就很容易造成商業機就很容易造成商業機密泄露密泄露, ,造成意想不到的損失造成意想不到的損失三.檔案管理的原則 1. 1.集

4、中管理原則集中管理原則企業檔案為企業集體所有企業檔案為企業集體所有, ,任何人不得占為己有任何人不得占為己有, ,因此應集中管理檔案因此應集中管理檔案 2. 2.共同分享原則共同分享原則盡量減少檔案的復印份數及盡量減少檔案的復印份數及保管場所保管場所, ,提高檔案的保密系數和安全性提高檔案的保密系數和安全性, ,同同時降低管理成本時降低管理成本 3. 3.分類歸檔原則分類歸檔原則及時分類、整理、編輯與傳及時分類、整理、編輯與傳遞遞, ,科學歸檔保管科學歸檔保管, ,提高管理質量與效率提高管理質量與效率四.檔案管理的任務 一言蔽之使檔案管理標准化系一言蔽之使檔案管理標准化系統化資訊化統化資訊化

5、1. 1.收集、整理、保管收集、整理、保管和和統計統計與與本公司本公司 有關的各種檔案有關的各種檔案 2. 2.辦理檔案的辦理檔案的借閱借閱, ,做好檔案做好檔案利用利用和和 研究研究 3. 3.進行檔案的進行檔案的鑒定鑒定, ,對超出保管期限對超出保管期限 的檔案提出存毀意見的檔案提出存毀意見n要求要求1.1.維護檔案的維護檔案的完整性完整性/ /安全性安全性與與便于使便于使用用相結合相結合2.2.對電子檔篩選打印摘要送閱對電子檔篩選打印摘要送閱存檔存檔( (同時保存電子檔同時保存電子檔) )2.文檔的制作與發放n遵守公司及部門公文管理、保密相關制度遵守公司及部門公文管理、保密相關制度n負責

6、對本部門發出文件的嚴肅性、規範性負責對本部門發出文件的嚴肅性、規範性、嚴謹性進行監督、檢查、嚴謹性進行監督、檢查n有責任注意本部門發文內容與其他部門發有責任注意本部門發文內容與其他部門發文不發生沖突、矛盾文不發生沖突、矛盾, ,發現問題時發現問題時, ,應告知應告知主管並提供相關文件、資料等主管並提供相關文件、資料等n文件文件編號編號應應統一統一管理管理n文種文種選用應選用應統一統一管理管理n應對所制作的文件做好應對所制作的文件做好磁盤處理磁盤處理, ,並在磁盤並在磁盤和計算機內建立和計算機內建立文件目錄文件目錄, ,便於修改或查詢便於修改或查詢n應在保證時效性和保密性前提下跟蹤完成應在保證時

7、效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷文件的會簽和印刷. .文件在文件在簽發當日即應發簽發當日即應發放到指定單位或人員放到指定單位或人員手中手中n發文前應發文前應保存文件底稿、附件及磁盤文保存文件底稿、附件及磁盤文件原稿件原稿, ,發文后應將文件原稿附發文后應將文件原稿附發文簽收發文簽收記錄收存入檔記錄收存入檔n傳真傳真發出前發出前應檢查所發傳真是否有錯漏應檢查所發傳真是否有錯漏; ;發出后發出后應向對方電話確認是否收到應向對方電話確認是否收到. .密級密級傳真傳真, ,應確認發至對方親收應確認發至對方親收. .傳真完畢須傳真完畢須在傳真件上在傳真件上註明註明, ,並根據需要決定是否存並根

8、據需要決定是否存檔檔3.檔案管理的方法一.管理的方法包括: 收集、整理、鑒定、保管、提供利用收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需標准化系統化資訊化均需標准化系統化資訊化二.收集 1.1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文收集本單位在公務活動中不斷產生的文件件, ,整理組合成案卷整理組合成案卷2.2.注意事項注意事項A.A.歸檔範圍歸檔範圍( (哪些要歸檔哪些要歸檔, ,哪些不需歸檔哪些不需歸檔) )B.B.歸檔時間歸檔時間( (既便於工作既便於工作, ,又保證重件不丟失又保證重件不丟失) )C.C.歸檔要求歸檔要求( (對歸檔文件提供系統性、完對歸檔文件提供系統性、完 整性整性, ,要保持文件

9、材料之間的歷史聯系要保持文件材料之間的歷史聯系, , 區分保存價值區分保存價值, ,分類整理分類整理) )3.3.立卷立卷 區分保存價值區分保存價值, ,分類整理分類整理, ,立卷歸檔立卷歸檔 A.A.立卷注意點立卷注意點 ?要符合文件形成的特點和規律要符合文件形成的特點和規律 ?保保持文件之間的歷史聯系持文件之間的歷史聯系 ?要考慮文件的不同價值要考慮文件的不同價值 ?組成的案卷要便於管理和查找利用組成的案卷要便於管理和查找利用B.B.立卷的方法立卷的方法?按主題立卷按主題立卷?按作者立卷按作者立卷?按時間立卷按時間立卷?按文件名稱立卷按文件名稱立卷?按地區立卷按地區立卷C.C.擬寫案卷標題

10、擬寫案卷標題?要求要求: :准確、扼要、標准准確、扼要、標准D.D.卷內文件的系統整理和案卷的技術加工卷內文件的系統整理和案卷的技術加工?卷內文件材料的系統排列卷內文件材料的系統排列?編寫卷內文件頁號編寫卷內文件頁號( (按頁張編制順序號按頁張編制順序號) )?編制卷內文件目錄編制卷內文件目錄?編制備考表編制備考表( (注明卷內文件缺損注明卷內文件缺損/ /修改修改/ /移轉移轉/ /借借閱及歸還閱及歸還/ /銷毀銷毀) )?案卷的裝訂案卷的裝訂三.整理 將已歸檔的檔案進行分類組合將已歸檔的檔案進行分類組合, ,排列和編目排列和編目, ,使之進一步系統化使之進一步系統化, ,以便管理、利用以便

11、管理、利用 1.1.區分全宗區分全宗: :必須按全宗整理必須按全宗整理, ,一個立檔單位形一個立檔單位形成的全部檔案構成一個全宗成的全部檔案構成一個全宗. . 2.2.檔案的分類檔案的分類: : A.A.單式結構單式結構: : ?年度分類法年度分類法 ?組織結構分類法組織結構分類法 ?問題分類法問題分類法B.B.復式結構復式結構: : 年度年度-組織機構分類法組織機構分類法 年度年度-問題分類法問題分類法 組織結構組織結構-年度分類法年度分類法 問題問題-年度分類法年度分類法3.3.案卷的系統排列案卷的系統排列-按照一定的方法按照一定的方法, ,把已經把已經裝訂成冊的案卷加以排列裝訂成冊的案卷

12、加以排列, ,以保持案卷與案卷以保持案卷與案卷之間的聯系之間的聯系A.A.方法方法: :一般以全宗為單位一般以全宗為單位, ,按不同門類、載體和按不同門類、載體和不同保管期限分別排列不同保管期限分別排列B.B.按順序排列好后按順序排列好后, ,即著手登記本單位即著手登記本單位 ( (部門部門) )案卷目錄表案卷目錄表( (附后附后) )4.4.建立分類案卷目錄建立分類案卷目錄 A.A.依各單位依各單位( (部門部門) )登記之目錄表登記之目錄表, ,分類分類 編成若干本案卷目錄編成若干本案卷目錄 案卷目錄案卷目錄= =目錄表目錄表+ +封面封面+ +備考表備考表備注備注保管保管期限期限表內文表內文件張數件張數起止起止日期日期案卷標題案卷標題序號序號案卷目錄表案卷目錄表四.鑒定 1.1.依保管期限進行文檔的清存、銷毀依保管期限進行文檔的清存、銷毀 2. 2.保管期滿后的簽定和銷毀保管期滿后的簽定和銷毀五.檔案的保管 1. 1.日常管理日常管理 2. 2.安全保護安全保護六.檔案的利用 1.1.編制檢索工具編制檢索工具 2. 2.建立借閱制度建立借閱制度七.檔案的統計 1.1.卷內文件目錄和案卷目錄卷內文件目錄和案卷目錄 2. 2.總登記簿總登記簿n結語nThank you!n再见!