综合部管理制度及工作流程(共59页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上QB综合部管理制度及工作流程鸡西辰宇环保工程有限责任公司目 录档案管理标准1 定义和缩略语1.1 下列定义适用于本标准： 档案是指本公司在规划、建设、生产和管理工作中形成的具有一定保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像资料等各种载体的技术文件和文书文件的总称。文书档案是各部门在工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种文件材料，包括上级来文、本厂发文、电报、传真稿件及内部工作活动中形成的文件材料、工作计划、总结、报告、统计报表、会议记录、契约文书、各种经营合同、工商注册、法律事务材料、外出开会、考察等文件材料。科技档案是指本公司生产技术、基本建设、科学研究等

2、活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音、磁盘、光盘等科技文件材料。声像档案是指在本公司各项活动中形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等以不同材料为载体，以声像图片为主并辅以文字说明的历史记录。会计档案是指本公司在财务工作中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据,具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告等。2 责任与权限2.1 公司总经理是公司档案工作的主管领导，领导公司档案管理的全面工作。认真贯彻执行国家档案工作法律、法规和上级政府的有关规定；把档案工作列入公司工作目标管理；定期听取档案

3、工作汇报，调查研究、指导协调解决存在的问题；支持档案部门改善管理备件，促进档案工作的现代化进程；重视档案工作人员的思想政治工作，为不断提高业务水平创造条件。2.2 公司总经部设置的档案室是公司档案工作的专职部门，负责公司档案管理的具体业务工作；负责对各部门档案材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导和监督；负责开展档案利用工作，为全公司各项工作提供服务。2.3 各兼职档案员是本部门档案工作的负责人，依据本标准规定的归档范围，按要求将本部门形成的档案材料进行收集、整理、分类、立卷并及时归档。2.4 公司档案管理坚持执行“三纳入”、 “四参加”和“四同步”：“三纳入”是指将档案工作要纳入本单位工作

4、计划和发展规划;要纳入生产、技术管理各个环节；要纳入领导和工作人员的岗位责任制。“四参加”是指档案人员要参加生产、项目招投标等重要会议；要参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；要参加合同会签与工程项目付款会签；要参加重要仪器、设备的开箱验收。“四同步”是指下达工程计划任务与提出技术文件材料归档要求同步;检查计划进度与检查文件材料形成情况同步;验收项目工程、鉴定科研成果与验收档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。3 管理内容与方法3.1 档案管理流程档案管理工作流程见附录A（资料性附录）。3.2 文书档案管理3.2.1 文书档案归档范围3.

5、2.1.1 各部门在工作活动中直接形成的,具有查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。3.2.1.2 公司党委会、总经理办公会、会议记录以及以党委、行政名义印发的各类上行文、下行文及重要的通知、规定、办法等。3.2.1.3 各部门年中、年度工作计划、总结、信访接待材料、领导出国、外出学习、考察、外事活动材料。3.2.1.4 上级领导来公司视察、检查工作、专题研究所作的指示、题词及记录材料。3.2.1.5 本公司荣获市级以上各种奖励及报批材料。3.2.1.6 本公司重大文体活动、扶贫帮困材料、争先创优、先进集体、个人典型报批材料、女工工作等有关材料。文书档案归档范围具体见附录B（规范性附录）。3

6、.2.2 文书档案整理、归档要求3.2.2.1 文书档案员平时应做好有关资料的整理、分类、准备等基础工作。3.2.2.2 各部门应按照归档范围把应归档的文件材料收集齐全，由兼职档案员按期向档案室移交。3.2.2.3 归档的文件材料，要用钢笔（蓝黑墨水、碳素墨水）书写，不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水，对破损的文件材料要进行修补，经档案室验收合格后办理移交手续。3.2.2.4 要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类以总题为主组卷。3.2.2.5 分类组卷采用“一事一卷”的方法。凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一项活动所形成的文件材料，不受文件的多少和

7、页数的约束，都可以各自单独组成一卷（文件较多时可以组成数卷），便于保管和利用。3.2.2.6 正件与附件、印件与定稿，来文与复文、请示与批复、转发件与原件，要立在一起，不得分开，文电应合一立卷。3.2.2.7 不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。3.2.2.8 结合本公司机构设置、业务分工、工作内容及可能形成的文件材料情况，拟定立卷类目并备好各种立卷材料。3.2.2.9 文件材料的排列：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正件在前

8、，定稿在后；重要法规性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。3.2.2.10 编页号，编写卷内目录，题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，没有责任者，年、月、日的要考证清楚，填入有关项内。3.2.2.11 卷内文件材料的编号：编号要用铅笔写在文件的右上角，背面有文字的填写在文件的左上角。3.2.2.12 案卷封面填写清楚，标题要简明确切，体式一致，用毛笔或钢笔书写，字迹工整清晰。3.2.2.13 文件材料立卷时要去掉金属物，破损的要修补，案卷采用三孔一线方法装订。3.2.2.14 填写备考表，注明本卷需要说明的问题，卷内文件材料份数

9、及总页数。3.2.3 文书档案归档时间3.2.3.1 基本建设单项工程竣工后应及时整理立卷，最迟不超过完工后三个月归档。3.2.3.2 建筑物的改建、设备大修、生产活动中形成的文件材料、统计报表应于工作结束后立卷归档。3.2.3.3 外出学习和参加会议带回的资料，回来后及时交档案室统一保管。3.2.3.4 设备开箱资料，开箱后及时归档，由物资供应部通知档案人员参加验收。3.2.3.5 按年度归档的文件材料,由材料形成部门的专业技术人员组卷，于次年的三月底前交档案室。3.3 科技档案管理3.3.1 科技档案归档范围3.3.1.1 公司的技术标准、运行系统图、值长运行调度记录、运行技术文件材料、全

10、厂性试验生产典型日志、各种监督记录、技术改造的图纸文件等。3.3.1.2 基本建设的综合性材料(其中包括：基建原始材料、地质勘探报告、水文气象资料、工程合同、协议书、设计任务书、上级审批的工程文件、工程概算、预算、决算等)、基本建设工程的施工安装图、竣工图、验收单和说明书等。3.3.1.3 各专业部分的设备安装使用说明书、合格证、出厂试验报告和设备清单等图纸资料。3.3.1.4 各专业大修计划、网络图、总结、验收报告、试验报告等材料。3.3.1.5 零星购置的设备开箱资料(装箱单、设备使用维护说明书、合格证、装配图纸、技术文件、证明等)。3.3.1.6 设备制造厂家提供的全套设备图纸、安装资料

11、、技术文件、清册、调试数据、说明书等。3.3.2 科技档案整理、归档要求3.3.2.1 为了确保科技文件材料能够准确地反映本公司各项活动的真实内容和历史过程并且长久地提供利用，归档材料必须做到完整、准确、图物相符、手续完备，制成的材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订结实美观，有利于长久保管。3.3.2.2 凡属应归档的图纸、文件、材料等由形成单位专责人负责向档案室移交，一式两份。3.3.2.3 图纸、材料内的数据记录必须真实可靠。文字材料按A4规格用线绳装订成册。图纸按A4规格“手风琴式”折叠，并注意图标露在外面。3.3.2.4 归档材料一律用钢笔（碳素水）或毛笔书写，字迹应工整，图表

12、清晰。3.3.2.5 归档材料原则要求原件归档，复印件必须卷面清洁、完整，图标字迹清楚，永久保存的档案必须用原件归档。3.3.2.6 物资管理部在组织设备开箱前，应通知档案室参加，共同验收设备随机资料，将正本归档，并负责在12个月内补齐缺少的资料。3.3.2.7 基建工程竣工验收，工程负责部门应通知档案人员参加，以便收集档案材料。3.3.2.8 科技成果评审、鉴定，设备部应通知档案人员参加，以确保档案材料的齐全完整。3.3.2.9 档案室在材料形成单位整理的基础上，编制档号、卷内目录、备考表、填写卷盒、日期、编制卷号、总目录、划分保管期限。3.3.2.10 各部门对整理、立卷符合归档要求的档案

13、材料填写移交清册，移交到档案室，双方签字，各存一份，不符合要求的档案室有权拒收，并责承限期重新整理、立卷归档。3.3.2.11 所有承建公司建设项目的施工单位，负责承建项目档案材料的整理、编制。竣工档案必须在施工过程中按照实样编制，不应在工程竣工后补绘，防止图物不符。3.3.3 工程建设档案资料管理规定3.3.3.1 工程建设项目文件材料归档范围见附录B（规范性附录）。3.3.3.2 工程建设项目文件材料归档要求a) 归档的文件材料必须齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的档案完整率要达到百分之百。b) 归档的材料必须准确反应工程建设活动的历史过程和工程的真实情况。c) 归档的文件材料应做

14、到纸质优良，字迹工整，图样清晰，签署完备。d) 归档时必须有竣工图，竣工图应逐张加盖竣工图章。e) 凡是新建、扩建、改建的基本建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的验收。基本建设项目档案要作为工程交工验收的重要条件之一，档案不完整、不准确，工程不予验收。f) 签订施工合同（协议）时，应明确乙方移交竣工资料的期限及责任标准，按规定留足竣工资料抵押金。g) 在合同实施过程中及工程竣工后按照工程分类，由工程负责部门向档案室移交有关文件资料。h) 工程项目竣工验收时，由工程负责部门通知档案人员参加验收工作，检查资料的完整性，提出具体的标准和要求。j) 工程负责部门的专业技术人员应负责督促施工单位编制竣

15、工图及有关资料，并负责竣工图的审核工作。k) 工程竣工图纸归档必须是蓝图或CAD图纸，存档的资料应为原件，并做到图物相符、数据准确，签字手续完备。l) 竣工资料应及时归档，任何部门和个人不得私自截留。m) 没有经过档案室签字或盖章，财务部门不得进行工程结算付款。3.3.3 设备仪器开箱档案资料管理规定3.3.3.1 设备仪器文件材料归档范围见附录B（规范性附录）。3.3.3.2 凡是公司购买的生产设备仪器到货后由物资管理部通知有关部门技术人员和档案管理人员共同参加设备开箱验收，禁止在无档案人员在场情况下开箱验收。3.3.3.3 因特殊原因设备开箱时未通知档案室，设备购置单位事后必须到档案室补办

16、资料移交及开箱验收手续。3.3.3.4 设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案室收集、验收、登记，并根据设备部或总工程师的意见分发到有关单位，如图纸、资料份数满足不了的，由需要单位自行复印。3.3.3.5 设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料及时整理归档。3.3.3.6 公司自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组织整理，由本部门负责人审定后，移交档案室归档。3.3.3.7 凡是订购设备的申请、合同、协议，由主持签订的部门负责集中将资料交档案室。3.3.3.8 开箱验收后发

17、现缺少出厂文件资料等，应由设备购置单位负责索取补齐。3.3.3.9 档案管理人员参加设备开箱验收时，必须认真做好记录，并由设备购置主管单位及有关参加验收的人员共同签字。3.3.3.10 邮寄或捎回的技术资料，有关部室或个人在收件后一周内将原件资料向档案室移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。3.3.4 图纸管理规定3.3.4.1 为保证图纸的准确性，在发生设备异动、设备改造、设备更新等情况时应及时对图纸进行修改补充。3.3.4.2 修改已归档的图纸要有总工程师或本部门生产主管领导批准的设备异动批准单或图纸修改补充通知单。3.3.4.3 修改内容较小时,可直接在图面“杠改”、“刮改

18、”并附异动及变更通知单；采用“杠改”、“刮改”时应在改动部分旁标注“修改标记”，并由修改人签字。3.3.4.4 修改内容较多时,应另出新图代替,原图纸作废,新图列入原图目录,并且注明原制图单位编号后，将新图移交档案室。3.4 声像、实物档案管理3.4.1 声像档案归档范围3.4.1.1 公司及各部门荣获市级以上领导机关奖励的声像材料和授予的奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证书等。3.4.1.2 公司重要表彰、庆祝及其它具有纪念意义的活动形成的声像材料。3.4.1.3 上级领导人到公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料。3.4.1.4 公司召开的重要会议，如党代会、职代会、团代会、妇代会、政治工作会议

19、等形成的声像材料。3.4.1.5 公司领导在参加重要公务活动中形成的声像材料。3.4.1.6 公司在外事活动中形成的声像材料。3.4.1.7 公司在不同时期录制的情况介绍或工作汇报的声像材料。3.4.1.8 公司重大事件、事故、遭受自然灾害及其它突发事件的声像材料。3.4.1.9 记录重要建设工程的基地原貌、奠基仪式、施工过程、竣工落成典礼、生产活动等声像材料。3.4.1.10 具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像资料。3.4.1.11 重要的生产过程及操作，试验、启动所形成的声像档案。3.4.2 声像档案整理、归档要求3.4.2.1 为确保声像档案收集的齐全完整，公司各部门开展的重要活动，凡

20、属声像档案归档范围的，活动结束后应将声像资料及时整理移交到档案室。3.4.2.2 声像档案归档前必须进行分类、整理，归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚，并由摄录人员对每张照片、每盘录音带、录像带加以必要的文字说明。3.4.2.3 照片、录音材料原则上由活动的归口单位事先通知档案室，由档案室负责摄录、归档。有照相、录音设备的单位，也可自行摄录，但必须由兼职档案员负责向档案室归档。3.4.2.4 获得市级以上实物档案，如证书、锦旗、奖状、奖杯、奖牌等在一个月内送交公司策划管理部登记，而后交公司办公室综合档案组集中统一管理，不得由部门或个人保存。3.4.2.5 归档的声像档案材料必须是原版原件；底

21、片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。3.4.2.6 声像、实物档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。3.4.3 照片档案的整理3.4.3.1 照片档案的分类：同一全宗内按年代问题进行分类。前后分类应保持一致；不得随意变动。3.4.3.2 照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。卷内目录的填写,以照片的自然张或总说明的若干张为单元填写卷内目录。（一组照片在填写总说明后，仍以照片的自然张填写卷内目录）。3.4.3.3 照片号的含义与填写方法：照片号由年代照片分类号、照片代字

22、照片张号组成（照片张号为某个年代同一分类号下面的小流水号）3.4.3.4 底片号的含义与填写方法：底片号由底片分类号、底片代号底片张号组成（底片张号：表示同一类不同年代下的大流水号）则“照片底片号”的填写为20021Z011D01。3.4.3.5 照片档案卷内目录中“题名”的拟写。题名的拟写应在尽量保证基本要素的内容（即事由、时间、地点、人物、背景要素）完整的前提下，作简明、扼要的拟写。3.4.3.6 “备注”留待对卷内照片材料变化时进行说明之用。3.4.3.7 照片应与说明固定在芯页上，每张照片旁应有文字说明，芯页规格为297mm210mm(即A4面大小)。3.4.3.8 文字说明的成份包括

23、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素：事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在具体的地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人；参见号：与本张（组）照片有关联的其它档案。具体内容可注到能源部分类表的二级或三级类目号。3.4.3.9 文字说明与时间的编写要求：文字简练、语句通顺；拍摄时间用阿拉伯数字表示，以（.）相隔，如2002.12.10。3.4.3.10 总说明与分说明的填写：一般以照片的自然张为单位编写说明，一组照片（即在同一时间、同一事件下形成的若

24、干张照片）应加总说明，凡已加总说明的一组照片，每张照片只需作简单分说明，并注“*”号表示。3.4.3.11 在照片档案管理中，凡归档的照片必须同时将相对应的底片归档，如无底片在必要时需翻拍并将底片归档。3.4.4 照片档案的案卷整理3.4.4.1 照片档案的案卷是以类别年度组卷。3.4.4.2 案卷目录格式应符合国标GBT1182189照片档案管理规定。3.4.4.3 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题及本案卷中所包含的年度，题名要简明、扼要。3.4.4.4 照片档案的档号为类别、照片（底片）代号案卷大流水号，不得出现重号；漏编号与空号现象。3.4.4.5 案卷各部分的排列顺序为：案卷封面

25、照片档案卷内目录照片文件备考表封底。3.4.5 底片档案的整理3.4.5.1 底片与照片应分开存放，小底片放在袋内；大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸后，缠在卷筒纸芯上保存。3.4.5.2 底片号说明，每张底片应用铁笔横排刻写底片号，一般写在胶片乳剂面下边处。3.4.6 照片档案的保管3.4.6.1 照片档案的保管条件a) 存放声像档案的库房和装具应做到“九防”要求，库房的温度保持在1424之间，相对湿度在40%60%之间，保持磁带的库房必须远离磁场；b) 保存底片的适宜温度为1315、相对湿度35%45%；c) 库房内昼夜温度变化不大于3、湿度不大于5%；d) 库房门窗应密封良好，采用机械通风

26、时加防尘罩。3.4.6.2 照片档案保管的要求a) 保管的装具照片可用照片册，底片可用底片册、底片袋、底片卷筒纸芯等装具。底片应立放保管。b) 声像档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。若有受污染的照片、底片，必须经技术处理后归档。c) 接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。3.5 会计档案管理3.5.1 会计档案归档范围3.5.1.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。3.5.1.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿，其他会计账簿。3.5.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财

27、务报告。3.5.1.4 其他类：银行存款余额调节表、其他应当保存的会计核算专业材料、会计档案移交清册、会计档案管理清册、会计档案销毁清册。3.5.2 会计档案整理、归档要求3.5.2.1 财务部形成的会计档案，应当由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。财务记完账，应将各种记账凭证，依编号顺序及原始凭证及时装订成册。在封面上注明年限、起讫号码、卷号，并由整理人员和财务会计主管盖章。未了结的债权债务的原始凭证、救济补助的支付凭证、每月的工资名册、固定资产（房屋、土地、附属建筑、主要设备）明细账应由财务部单独装订成册，便于永久保管。3.5.2.2 每年形成的会计档案，由

28、财务部按归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年终了后，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。3.5.2.3 移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。3.5.2.4 移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同

29、财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。3.5.2.5 会计档案必须按财政部、国家档案局会计档案管理办法的规定执行。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年度决算（包括说明书）应永久保存，月季报表（包括文字分析）保存5年，会计账务分为25年、15年，会计凭证15年，其他辅助资料均按规定执行。会计档案保管期限具体规定见附录C（规范性附录）。3.6 档案的鉴定与销毁3.6.1 档案鉴定的主要任务：一是对档案密级的确定和调整，二是档案价值的鉴定。通过鉴定、对失去保存价值的档案剔出销毁；对具有保存价值的档案科学地确定保管期限，对于保管期限永久、长

30、期的档案重点保管和保护。3.6.2 公司各类档案的鉴定工作必须在公司档案鉴定领导小组的主持和组织下进行。档案鉴定工作应由办公室负责，组织有关领导、专业技术人员和档案人员组成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期，档案室负责列出销毁清册一式两份，经主管经理或总工程师审批后方可销毁。3.6.3 档案室根据档案保管期限的规定，定期对已超过保管期限的档案加以审查，对需要鉴定销毁的档案及时提出申请报告。3.6.4 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案管理人员应及时责成有关

31、部门和人员负责修改、补充。3.6.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司分管领导批准，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。3.6.6 销毁档案时必须严格遵守保密规定，指定二人以上监销，并在销毁清册上签字，注明销毁日期，然后将销毁清册归入档案全宗卷内。3.6.7 公司档案室按标准规定的内容与要求，负责有关档案销毁的具体事宜。3.6.8 会计档案鉴定与销毁3.6.8.1 会计档案的保管期限，按会计档案管理办法的第九条、第十四条的规定执行。3.6.8.2 会计档案保管期满，需要销毁时，由公司档案室会同财务部提出销毁意见，会同财务部门严格审查，

32、共同鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.6.8.3 销毁会计档案时，公司档案室会同财务部共同派员监销。3.6.8.4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况向公司分管领导报告。3.6.8.5 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案管理清册中列明。3.7 档案借阅管理3.7

33、.1 档案管理人员,要熟练掌握档案检索流程,以便更快地为查阅人服务。3.7.2 公司各专业专工、技术人员借阅档案资料，可直接到档案室查阅，其他人员必须填写查阅档案资料审批单，持审批单到档案室借阅档案资料。每人每次只限借阅二卷，借阅时间不超过15天,如继续借阅,应办理续借手续，超过期限不还者予以经济考核。3.7.3 职工如遇外出学习、出差、生病等情况，应及时归还档案，因特殊情况不能及时归还者，应委托他人及时办理归还手续。3.7.4 外单位借阅档案时,需持介绍信,并填写查阅档案资料审批单,经办公室主任批准后方可借阅。外来实习、协作人员借用所需档案资料时，由接待单位按实习内容、协作范围提出申请，经办

34、公室主任批准方可借阅。3.7.5 公司员工因工作需要查阅会计档案时，须经财务部负责人批准方可查阅。外单位需要查阅会计档案时，还必须经公司分管领导批准。3.7.6 借阅机密档案需经公司分管领导批准，并只限在档案室查阅，不得任意摘抄。3.7.7 党外人士，不得借阅党内的档案资料，涉及个人问题的案卷不予借本人查阅。3.7.8 公司员工工作调出或离退休时，不得私自携带本公司档案、资料，调离前需将应归档资料及所借档案归还档案室并办妥归还手续，档案室在调转单上签字方可离开公司。3.7.9 凡借出的档案，借阅者要妥善保管，保证档案的完整与安全，不得折叠、剪裁、拆卷、抽页、勾画涂改、转借或擅自复制、拍照和带出

35、厂外，如发生丢失和损坏现象，视情节给予罚款，情节严重的应根据档案法规定追究法律责任。 3.7.10 借阅档案、资料归还时，档案人员应逐页清点检查，经双方核准后没有问题时，可履行注销手续。如发现卷内页数不符或有损坏，应立即向借阅人提出，并采取必要的补救措施，并按档案管理规定给予考核，如发现丢失或泄密现象，立即向有关部门报案。3.7.11 为方便借阅，必须编制完整实用的档案检索工具。如：总目录，分类目录，全引目录，资料目录等。3.7.12 在调卷方面，档案人员要大练基本功，做到调卷准确迅速，服务态度好，“查准率”，“查全率”达到99%以上。3.8 档案保管期限3.8.1 确定档案的保管期限，主要根

36、据档案现实和历史使用价值而定。分为永久、长期（15年50年）、短期（15年以下）。3.8.2 凡属于方针政策性，记录和反映本公司主要职能活动形成的第一手材料、具有长远利用价值的档案，定为永久保存。3.8.3 凡属于业务性，在相当长的时期内，对本公司工作、总结和经验，需要考查的档案文件，定为长期保管。3.8.4 凡属于事务性、临时性，只在比较短的时期内，对本公司工作需要考查的档案文件，定为短期保管。3.8.5 本公司各类档案的保管期限见附录B（规范性附录）。4 检查与考核4.1 档案人员对所属部门，未及时履行指导、监督职能，在档案的形成过程中发生档案材料流失，影响档案材料的齐全完整，视情节给予5

37、0100元罚款。4.2 档案人员未认真履行工作职能或玩忽职守，发生档案丢失、损坏的，根据情节轻重罚款50100元。4.3 各部门工作人员，对应归档的材料，未按照归档要求移交档案室，将归档材料据为己有者，考核主要责任人100元,考核该部门100元。4.4 在档案借阅过程中,发生档案损坏、丢失现象，视情节考核责任人50200元/份。4.5 档案材料未按照归档时间进行归档的，每延误一天考核责任人20元。4.6 归档材料不符合归档质量要求,责令其退回整理，延期不交的考核责任人100元/份。4.7 在设备开箱、基建工程验收、科技成果鉴定时，有关部门未通知档案人员参加的，考核有关部门责任人50元，档案人员

38、接到通知未及时来到现场，考核档案人员50元。4.8 设备异动未按规定修改补充及审核原图的，每份考核责任单位100300元。附录A（资料性附录）档案管理流程图附录B（规范性附录）文件材料归档范围及保管期限B1 党务工作方面B1.1 本公司党员大会、党员代表大会材料B1.1.1 请示、通知、议程、名单、开幕词、工作报告、审议通过的文件、决议、选举结果、领导人讲话、记录、简报、重要的声像材料及上级党组织批复等 永久B1.1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件长期B1.1.3 小组会议记录、参考材料短期B1.2 本公司党委会（扩大）会、党委民主生活会会议文件材料B1.2.1 决议、决定、记录、纪要、领导

39、人讲话、讨论通过的文件材料永久B1.2.2 讨论未通过的文件材料 短期B1.3 本公司党委召开的工作会议和重要的专门会议文件材料B1.3.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、纪要、重要的声像材料永久B1.3.2 典型材料、代表发言、简报长期B1.3.3 小组记录、参考材料长期B1.4 本公司党委召开的一般专门会议材料B1.4.1 通知、总结、讲话、纪要、报告、重要的声像材料长期B1.4.2 典型材料、代表发言、简报短期B1.5 本公司党委工作计划、总结、汇报B1.5.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久B1.5.2 半年的、季度的、月份的、一般专题的短期B1.6 下级党组织年度

40、工作计划、总结和重要的专题总结长期B1.7 本公司党委工作规章制度 永久或长期B1.8 本公司党委调查研究材料B1.8.1 重要的 永久或长期B1.8.2 一般的 短期B1.9 来信来访、处理的请示与批复永久或长期B1.10 党务工作大事记永久B1.11 本公司党委工作简报B1.11.1 重要的长期B1.11.2 一般的短期B1.12 上级党委颁发的关于党务工作的文件材料B1.12.1 针对本公司执行的永久或长期B1.12.2 一般的短期B1.13 上级党委召开的会议材料短期B2 组织工作方面B2.1 公司组织工作、党员管理工作的计划、总结、章程、请示、汇报、批复等文件材料永久或长期B2.2

41、党员入党、转正、延期、退党、取消预备期、党籍、党龄等决议、决定、通知及新党员名单等永久或长期B2.3 党员名册永久B2.4 党员、党组织统计报表永久B2.5 党员组织关系介绍信及存根、党费收据存根长期B2.6 公司党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、通知永久或长期B 2.7 党内干部任免、考核、考绩、奖惩、落实政策、选举、审查、党委分工等方面的决议、决定、通知等永久或长期B2.8 整党、建党思想组织作风整顿长期B2.9 表彰本公司先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者的通知、决定、审批表等永久或长期B2.10 上级党组织颁发的需要本公司贯彻执行的有关组织工作、党员干部工作指示、规定、通

42、知等永久或长期B2.10.1 针对本公司执行的永久或长期B2.10.2 一般的短期B3 纪检工作方面B3.1 本公司党风治理、党纪检查工作形成的文件材料B3.1.1 年度计划、总结、报表、请示、报告、通报、规定、决定及上级批复等永久或长期B3.1.2 其他文件材料短期B3.2 纪检会议记录永久B3.3 对本公司的案件审理材料B3.3.1 重要的已结案的永久B3.3.2 一般的或未结案的长期或短期B3.4 对党员干部、党员违纪处理的报告及批复永久B3.5 党风建设、党纪检查工作中形成的材料长期B3.6 关于纪检工作中来信来访的处理材料长期B3.7 公司纪检工作经验介绍材料短期B3.8 上级机关颁发的需要本公司贯彻执行有关纪检工作的指示、规定、通知等文件B3.8.1 针对本公司执行的永久或长期B3.8.2 一般的短期B4 宣传工作B4.1 上级机关颁发需要本公司贯彻执行的有关宣传工作的指示、决定、决议、通知