Bizfocus-COA易维协同办公系统(通用版)用户使用手册(共40页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 北京东方易维软件有限公司BizFocus Collaboration OA 易维协同办公系统（通用版）用户手册版本 目 录前言本系统是由东方易维科技有限公司采用java, xml技术独立开发，基于WEB的新一代协同办公自动化产品。本系统按照功能主要可以划分为【个人办公】、【网络通讯】、【公共信息】、【工作流】、【辅助办公】等五大模块共计20余个小模块。本用户手册主要用来指导系统一般用户学习和使用易维OA办公自动化系统4.0（以下简称系统）。工作流管理（库管理，表单管理，流程管理等）方面的内容请参考工作流手册，系统管理内容请参考管理员手册。产品界面、图标和布局说明 操

2、作图标说明通过点击“操作图标”可以实现常规的操作处理l ：此图标表示执行添加操作。l ：此图标表示显示列表操作。l ：此图标表示执行修改操作。l ：此图标表示执行删除操作。l ：此图标表示执行某个处理。l ：此图标表示执行查看详细信息的操作。l ：此图标表示执行搜索操作。l ：此图标表示退回上一级目录和页面的操作。弹出窗口图标说明通过点击“弹出窗口图标”可以弹出一些特殊的功能窗口。l ：此图标为电子邮件专用，表示弹出选择一个收件人邮件地址信息窗口。见下图：点击左侧的树形菜单可以显示不同类别下的人员列表，点击右侧显示的人员名称或者电子邮件地址可以将该地址写入相应地址栏。l 此图标为电子邮件专用，

3、表示弹出窗口选择多个收件人。如下图：与选单人类似，左侧的菜单可以选取不同的分类的人员，从中间的列表中可以选取多个人员（按住Ctrl选取多人）点击【加入】即可，或者点击【全部选择】将列出的人员全部选中，右侧显示为已经选择的人员，点击【确定】后，系统会自动将此栏中的人员电子邮件地址添加到相应的地址栏。l ：点击此图标弹出“选择日期窗口”来选择日期。如下图：选取需要的年份和月份后点击天，即可将该日期填写到相应的栏目中。l ：点击此图标弹出窗口选择日期和时间。如下图:选取需要的年份、月份，以及时分，点击要选择的天，即可将该时间填写到相应的栏目中。l ：点击此图标弹出窗口选择部门或者岗位。如下图： 左图

4、为显示选择部门的弹出窗口，右图为显示选择部门岗位的弹出窗口。l ：点击此图标弹出窗口选择一个人员。如下图：左侧的菜单选择部门，右半部分根据左侧的选择列出相应的人员。l ：点击此图标弹出窗口选择多个人员。如下图：从左侧的菜单选择部门，中间的列表会列出相应的人员，选择一个或者多个人员后（按住Ctrl选择）点击【加入】，右侧的列表中会添加选择的人员，点击【确定】，系统会将选定的人员添加到相应的栏目。2 登录页面如下，在下面的窗口内填写正确的用户名和密码，点击登录按钮即可以登录本系统，如果发生登录异常或者遗失密码请及时与系统管理员联系。其中，登录窗口中【记住用户名】前面的复选框如果被选中，那么下次利用

5、此台机器登录系统时，用户名一栏会自动填写此次输入的用户名，用户只需填写密码即可。3系统界面布局如图所示，可以看到系统的主界面基本上由三部分组成，即：导航栏、菜单区、内容区。导航栏分布着系统的第一、二级菜单，点击一级菜单显示二级菜单，二级菜单对应着各个模块。点击二级菜单的各个模块。左下方显示该模块的菜单区。除公告栏、论坛等个别的模块没有菜单区外，系统的其余模块均统一的采用这种窗口布局方式。功能说明2 个人办公个人办公包括待办事宜、日程安排、工作日志和个人设置4个功能模块。2.1 待办事宜待办事宜主要起到综合提醒的作用，此模块将系统用户经常使用或者需要进行提醒的工作例如待办公文、最新公告、最新日程

6、安排、最新的电子邮件、消息等进行汇总，列在同一个窗口，便于用户浏览处理。内容区以列表的形式列出待办的工作，用户也可以在菜单区通过点击相应菜单项目选择需要浏览的具体内容，系统会自动跳转到相应的模块。2.2 日程安排如上图所示，日程安排可以帮助系统用户安排自己的日程，处理事务，有特别权限的用户（例如单位、部门领导）还可以安排他人（下属）的日程，日程安排的菜单区比较特殊，用一个日历代替了选项，用户可以点击日期来查看该天的日程安排。日历详见下图，可以通过顶部的下拉菜单选择年份和月份，下半部分日期的列表中蓝色表示当天的日期，用户选择好年份、月份后，通过点击代表日期的数字来选择指定的日期。l 添加日程：点

7、击内容区日程列表上方的【添加日程】按钮，可以看见下图所示的窗口：用户根据自己的实际情况填写系统列出的项目，点击【提交】按钮即可。l 日程列表：可以将当天的日程以列表的形式列出，如下图所示：l 一日日程：提供给用户按天浏览日程的方式。用户可以通过点击【前一天】，【后一天】两个按钮来浏览日程。详见下图，直接点击【主题内容】的链接就可以查看该日程的详细情况。l 一周日程：提供给用户按周浏览日程的方式。用户可以通过点击【上一周】、【下一周】两个按钮来浏览日程，详见下图，直接点击【*】可以查看该日程的详细情况。通过点击后面的小图标在弹出窗口选择人员后，选择查看方式（分按天查看或者按周查看两种方式）点击【

8、查看】按钮即可以按天或者按周的方式查看他人的日程安排。附属说明：弹出窗口，如下图所示，可以通过左边的部门树（或者日历）来决定右边列表中的内容，在列表找到需要的内容点击链接就会在主窗体相应的位置填写上该内容。l 安排他人日程：与安排自己的日程设置方法完全相同，差别在于需要先选择被安排日程的对象。l 查询日程：在下图中填写查询的条件即可进行查询。2.5 工作日志工作日志不仅帮助用户记录自己的工作总结、计划等，而且还有助于领导和员工之间的沟通，用户通过给自己书写的日志设置不同的查看级别，来决定该日志公开的范围。与日程安排比较相似，工作日志也提供按日和按周两种查看方式这里就不一一赘述。l 添加日志：点

9、击日志列表上方的【添加日志】按钮，系统会切换到下图所示窗口，用户填写工作日志的相应内容，这里需要说明的是公开范围的设置，列表中【是否公开】选项包括两种范围：公开和私有，选择公开的类型使得该日志可以被有查看其他用户日志权限的用户查看，私有则表示该日志除了本人外其他人都不能查看。l 查询日志：与前面所述查看他人日程相同，用户可以通过设置查询条件来查找符合条件的日志。需要特别说明的是，此处可以查到的内容都是进行查询的用户权限允许范围内的内容，并不是全部的内容，可以列出的内容取决于日志作者的公开范围的设置，参见添加日志。2.6 个人设置个人设置允许用户查看、修改、自己的用户信息。l 个人基本信息：通过

10、该菜单项可以查看用户在系统中注册的基本信息，包括帐号、真实姓名、职位、职务、所在部门等信息。l 个人权限：可以查看本人在系统的各个模块中拥有的权限（只有管理员可以修改）。l 修改密码：略。l 修改个人信息：可以修改和完善个人的基本注册信息。l 修改个人状态：如遇出差、请假等特殊情况可以将本人在系统中的状态进行修改，以便通知其他用户做出相应的工作调整。详见下图：3 网络通讯系统的网络通讯模块包括电子邮件、即时通讯和通讯录三个模块。默认选中模块为电子邮件模块。3.1 电子邮件用户可在局域网或者Internet上收发电子邮件。功能截图内容区首先会显示【邮件总览】，显示用户邮箱收件箱、发件箱、已发送邮

11、件和废件箱的邮件信息。列表的下方通过数值和柱状图两种方式直观的显示邮箱的使用程度。最下方可以通过【创建】和【更改】两个按钮新建文件夹、子文件夹，修改已有的文件夹。整个电子邮件的菜单区是用树形显示的，更加直观的显示出了各个文件夹之间的关系。l 写邮件：点击【写邮件】菜单项，内容区显示如下内容：功能截图其中通过点击【】或者【】可以直接从通讯录中选择一个或者多个收信人（通讯录将在后面说明）。【主题】一行的最后【超文本形式】按钮可以帮助用户编辑撰写形式更加丰富的超文本邮件，它提供了如下的工具组：l 收邮件：与收件箱的功能相同，主要用于显示列出收件箱中所有的邮件及其状态（已读、未读）。其中，点击表头项目

12、文字（发件人、主题、时间等），可以按照该项目进行排序。l 发件箱：与收件箱的功能基本相似，列出选择保存的邮件和为发送成功的邮件，方便用户对这一类的邮件进行再次发送的操作。l 已发送邮件箱：列出已经成功发送的邮件。l 废件箱：对于用户已经删除的邮件系统将其移入废件箱，进入废件箱可以将其中的邮件彻底删除。l 邮件搜索：当邮箱中的邮件随着时间的累计数目会变得十分庞大，查找一封邮件操作的难度也就越来越大，针对这种情况系统提供了邮件搜索功能，如下图所示：填写需要搜索的邮件的条件点击【搜索】按钮即可列出需要查找的邮件，或者缩小查找的范围。l 帐号管理：这也是本系统的一个特点，如果局域网可以与Interne

13、t互联，则可以利用本系统将用户在Internet的其他邮件服务器上的邮件（一个或者多个）进行统一管理，可以点击【添加帐号】按钮来设置邮件管理服务。其中帐号名需要用户根据自己的情况填写，一般选择能表达外部邮件服务器特征的名称；用户名和密码是用户在外部邮件服务器上注册的用户名称和密码，Email是用户需要管理的电子邮件地址，SMTP服务器是指外部邮件服务器提供的发送邮件的服务器，POP3是指外部邮件服务器提供的接收邮件的服务器，具体的内容用户可以与外部邮件服务器的管理员联系取得，SMTP和POP3的端口号一般为默认值。后5行的信息，用户可以根据自己的实际的需要进行选择。3.2 即时通讯即时通讯提供

14、了一种方便快捷的内部信息传递方式，比电子邮件操作更简单，还可以查看信息是否被对方查阅过。3.2.1一般操作用户可以通过选择用户即时的将信息发给指定的一个或者多个用户，当接受到其他用户发来的消息的同时，系统会有提醒。当用户不在线，登录系统后会在首页待办事宜中看到信息。也可以通过【收件箱】和【发件箱】浏览、检索已经收发的消息。3.2.2手机短信此模块可结合手机短信功能，将信息发送到用户手机上。选中手机短信，然后选择用户，或者直接在接受者框里，填写手机号码。3.3 通讯录通讯录包括私人通讯录，公共通讯录和系统用户通讯录。私人通讯录可存储用户自己的联系人；公共通讯录存储公共联系人；系统用户通讯录则按部

15、门结构存储了所有系统用户的通讯方式。各通讯录均可创建多级子目录，进行检索操作。用户可在私人通讯录创建个人的联系人；有权限的用户可在公共通讯录创建公共联系人。此通讯录可方便的被电子邮件、即时通讯、工作流等调用来协助选择用户。4 公共信息公共信息为整个单位提供了一个开放的交流空间，包括公告栏、论坛、在线调查、知识中心、邮编区号以及网址链接等六个功能模块。4.1 公告栏公告栏是单位内部和部门内部发布信息、通知的一种方便有效的信息发布方式。4.1.1一般操作公告栏由多个栏目组成，栏目面向整个单位或者某个部门。拥有发布公告权限的用户可以进入相应的公告区发表公告。在公告列表的上方点击【发布新公告】按钮，可

16、以发表新的公告如下图所示，点击【搜索公告】按钮可以输入搜索条件进行快速查找。填写主题和内容之后点击【提交】按钮即可完成发布操作。4.1.2栏目管理拥有公告栏管理权限的用户可以进行公告区的设置，点击公告区列表右上方的【公告栏管理】按钮，可以进入公告栏的管理页面。可以添加新的公告区或者修改已有的公告区，公告区需要指定一个隶属的部门，这样公告区里发布的公告就只有其隶属的部门的人员才能看到，如果不选取隶属部门则系统的全体注册用户都会浏览到。如果将一个公告区删除，那么其中所有的已经发表的公告也将被一起删除。4.2 论坛论坛可以给系统用户提供一个讨论问题的空间一个用户可以提出一个问题或者论点发布在论坛的版

17、面上，其他的用户可以发表自己的见解，这样进行多人的意见的交流。功能截图4.2.1论坛基本操作根据讨论内容的分类，论坛由多个论坛区组成，每个论坛区由包括多个版面组成。讨论的话题发表在版面上，如上图所示，点击版面名称的链接可以进入相应的版面，如下图：点击【添加新话题】按钮可以发表新的话题，如果点击列表中的话题名称的链接，则可以查看该话题的详细信息并且参加讨论。自己发表的话题可以进行修改，也可以对任意一个话题进行回复（参加讨论），话题可以由作者本人或者由拥有管理权限的用户删除，其他一起针对本话题的回复的讨论也将被删除。用户也可以通过【查询话题】按钮，来按照一定的查询条件找到话题。如果个别用户违反了论

18、坛的制度发表不当的言论，管理员或者版面的版主（由管理员指定）可以将该用户在该版面发表文章的权限进行封锁，届时该用户只能浏览阅读本版面的文章，而不能发表自己的言论或者参加讨论，直至解禁。4.2.2管理论坛管理员可以通过点击【用户管理】按钮进入管理界面，封锁或者接触封锁指定的用户,从而维护论坛秩序。论坛管理员可以创建论坛区以及版面，并且拥有指定版主的权限，版主只能在自己负责的版面进行管理操作。4.3 在线调查由某个授权用户发起某项调查，系统的其他用户可以参与该调查，投票并可填写自己的意见，最后系统会自动计算出调查的结果并用柱状图显示投票结果。功能截图4.3.1基本操作调查的列表中可以看到已经发表的

19、调查题目，点击后面的可以参与调查进行投票，投票后系统自动计算出比例关系。4.3.2调查管理拥有权限的用户可以进行调查管理，修改或者删除已有的调查，也可以通过点击列表上方的【添加调查】按钮新建一个调查，提交之后可以通过【选项管理】添加选项。4.4 知识中心知识中心的作用是将单位内部的一切知识进行分类的保存和管理，进行知识的沉淀和积累，着眼于长远的发展。功能截图如图所示知识库主要由三大类知识库组成，公共知识库、部门知识库以及个人知识库。l 公共知识库：公共知识库中保存的知识是面向全体用户的。在公共的知识库中发布知识需要管理员的审批。l 部门知识库：每个部门都拥有自己的部门知识库，虽然不同用户看到都

20、是部门知识库但是显示的内容却是由用户所在的部门决定的，用户只能看到自己部门的知识库的知识。如果需要在自己部门的知识库中发布知识需要部门知识库的管理员审批。l 个人知识库：系统给每一个用户都建立了一个针对个人的知识库。4.4.1基本操作l 浏览知识：每个用户在知识中心的首页会看到自己以前上传过的所有的知识及其目前状态。从左边分类树点击其分支的链接可以直观的查看指定分支目录下的知识，包括公共知识库的全部知识，所在部门知识库的全部知识以及个人知识库的全部知识。点击列出的知识的标题或者后面的查看按钮可以阅读该知识详细内容。l 查询知识：点击左边菜单中【知识查询】，查询的方式有两种，一是查询其他用户的个

21、人知识库（包括该用户设置为全体共享的知识，若用户与查询对象同部门，则还包括该对象设置为部门共享的知识，如果用户本人拥有“查询所有用户”权限，则可以查看任何用户的全体共享和部门共享的知识），点击后面的图标选择需要查询的用户名称，点击【提交】。二是点击【自定义查询】，填写相应的条件（如果不填写则表示不作要求），点击【提交】，可以列出公共知识库和该用户所在部门知识库中全部符合条件的已经发表的知识。l 上传知识：从左边的分类树中选择需要上传知识的分类，点击【上传新知识】，正确填写知识内容后点击【提交】按钮即可。如果是向个人知识库中提交知识则必须在【共享级别】一栏中指定级别。如果是上传到非个人知识库则需

22、要该知识库的管理员审核后决定是否发布。l 修改知识：仅限于个人知识库使用，浏览个人知识库的知识列表，点击需要修改的知识后面对应的修改操作图标，可以对该知识进行修改，点击【提交】完成修改。l 删除知识：仅限于个人知识库使用，浏览个人知识库的知识列表，点击需要删除的知识后面的删除操作的图标，确认删除后即可删除该知识。l 添加分类：拥有公共管理权限的用户对公共知识库，拥有部门管理权限的用户对其负责的部门知识库，所有的用户对个人知识库都可以增加新的分类，在分类树选择需要添加子分类的分类，点击【新建子分类】，填写新分类的名称（必填）。点击【提交】即可。l 修改分类：权限的要求同添加分类，修改个人知识库中

23、某分类的名称，在分类树中点击需要修改的分类，点击【修改该分类】，修改名称后点击【提交】。l 删除分类：权限要求同添加分类，在分类树点击需要删除的分类的链接，点击【删除该分类】，该操作属于不可逆操作，将删除该分类下所有的子分类及知识，所以请谨慎操作。4.4.2知识中心管理管理上传知识：公共管理权限和部门管理权限分别管理公共知识库和相应的部门知识库。以公共知识库的管理权限为例说明，在拥有公共知识库管理权限的用户可以将其他用户上传到公共知识库的知识发布或者退回。具体操作：首先在左边目录点击【管理公共知库】（部门管理则点击【管理部门知识库】），可以通过点击上方的【查看待处理】、【查看已批准】和【查看退

24、回】来选择查看的类别。点击待处理的知识标题或者后面的查看按钮，可以将该知识发布（点击【批准】）或者退回（点击【拒绝】）。4.5 邮编区号“邮编区号”功能的作用是方便本单位员工查询国际国内的电话和通信，单位内部的员工可以通过本功能模块查询到国内各省市的电话区号和邮政编码。也可以查询到国际电话区号和与我国的时区差异。如图所示,本功能模块主要包含:“国内电话区号邮编查询”和“国际电话区号查询”两个选项。l 国内电话区号邮编查询：当用户点选本功能后，系统显示出我国全图。用户在图上点选各省，就会给出相应省份的邮编和区号。l 国际电话：当用户点选本功能后，系统显示出世界全图。用户点选各大洲，就会给出相应地

25、区的邮编和区号。4.6 网址链接“网址链接”功能的作用是管理网址。包括“我的网址集”和“公共网址集”两部分。每个用户均可在个人网址集收集网址信息，授权用户可在公共网址集创建多级子目录，录入公共网址信息。功能截图5 工作流工作流是本系统的一个重要的模块，所有和工作流相关的部分都是以本模块为基础的。工作流在本系统中设计的范围很广，不仅仅包括了流程的用户自定义、收发文管理，而且其他的模块例如会议管理、车辆管理、人事管理、办公自产等模块也都和工作流结合的十分紧密。易维办公自动化系统自身集成了自主知识产权的工作流引擎，其设计参考了WFMC等国际标准支持顺序、并发，实现了与或汇聚、多路分支等标准模式，可以

26、实现高级用户的复杂业务流程。此用户手册仅说明工作流的一般操作方法，涉及工作流管理方面的内容请参看工作流管理手册。5.1 我的工作这里将列出所有通过工作流流转到登录用户手中有待处理的工作和文件。可以通过【当前工作】、【已做工作】、【待阅文件】和【已阅文件】四个菜单项分别处理相应的工作或者公文，起到一个综合管理汇总本人工作的作用。当前工作/已做工作：是指流转到当前用户，该当前用户处理的文件，这些文件被处理后，即转到已做工作里。待阅文件/已阅文件：是指此文件传阅给该用户，该当前用户处理的文件。功能截图5.2 收发文管理本系统公文流转方面的设计参考了ISO9000体系关于文件控制的有关标准，保证其在各

27、个阶段的可控性，并对其发放、作废、归档等操作系统会做出相应记录。支持WORD, EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。 “发文管理”是在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。“收文管理”是完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；在原理上类似于发文管理。主要帮助用户处理单位的接收外来文件和发布内部文件的工作。两者的功能基本相似，细微的使用方面的差别会在下面详细说明。这两个功能模块可以通过【工作流】下面的二级菜单【发文管理】和【收文管理】来进入。接下来我们以发文管理为例详细的说明文件流转的具体管理实

28、现方法。功能截图发文管理的界面如上图所示，主要包括发文拟稿、文件处理、文件阅读、文件归档以及文集总汇。l 发文拟稿：发文管理功能模块下的选项。点击左边菜单区中的【发文拟稿】菜单项，右边的内容区会列出所有的本登录用户发表的文件。点击列表中的文件名称的链接或者后面的查看按钮可以查看该文件的详细内容，详见下图：功能截图点击文件信息列表上方的【处理意见】按钮可以查看该文件在流转过程中各个步骤的处理人的处理意见，点击【流程追踪】按钮可以查看本文件发表所选择的流程的详细步骤图解。点击【追踪本步】按钮可以以选择的步骤为中心查看其上下相关步骤的情况，也可以反映出本步在整个流程中的位置。回到已创建文件列表，点击

29、其上方的创建文件按钮来发表一片新的文件（收文管理模块则是登记一片新的外来文件）。看到以下内容。系统要求需要发起文件的用户选择一个已有的流程（固定流程），通过下拉菜单可以选择已经创建的流程，具体创建流程的操作将在流程管理中介绍。点击下来菜单后面的【流程管理】按钮可以查看已经选择的流程的详细步骤信息。如果无法确认应该选择哪个流程，则可以通过点击选择自由流程来完成该文件的发表，选择自由流程后需要每一步的处理人指定下一步该文件处理的处理人和处理方法。填写文件的各项内容之后选择下一步处理人，若是通过自由流程创建的文件还需要指定处理人执行何种的操作。在填写文件的表格的上方可以通过点击【文件附件】按钮来给此

30、公文添加附件，以附件的形式传递一些其他文件（例如Word文档、Excel表格、CAD图纸等），这些上传的附件也将随此文件一起在流程中流转。点击【文件传阅】按钮可以将此文件送给指定的人员阅读，如果是发文的流程，那么指定的文件的接收人会马上看到该文件的内容，如果是收文的流程，则需要等该文件流转完毕，也就是审批结束后才能看到。文件的传阅对象可以在待办事宜或者收发文管理的阅读文件一栏中看到该文件。书写完文件的内容，选择好处理人后点击【提交】按钮即可将该文件转入指定的流程中开始流转。公文、申购表、申请、请假，甚至企业机关的关键业务都可通过工作流来流转。l 文件处理：收发文管理模块下共有的小功能选项。每一

31、步的文件执行人可以在待办事宜、我的工作和收发文管理的文件处理一栏看到该用户自己办理的文件。点击菜单中的文件处理可以进入文件的处理操作界面，文件的处理人员可以通过点击列表上方的【处理意见】按钮来查看前序步骤的处理人员填写的处理意见，也可以自己填写处理的意见，点击【提交】按钮。详见下图：如果需要将文件返回到拟稿人手中重新拟稿或者修改，也可以点击【退文】按钮进行此操作，这样该文件就会返回到拟稿人处重新拟稿，并且已经处理的各个步骤的处理意见都予以保存以便拟稿人重新拟稿或者修改时参考。如果文件拟稿时选择的流程是固定流程，则每一步骤的文件处理人需要在被提醒下一步需要进行的处理操作的同时选择一个执行者（存在

32、多个被选人的情况）。点击【提交】即可，如果拟稿是选择的是自由流程，那么每一步骤的处理人员需要既指定下一步的处理操作，又指定执行该处理操作的人员。l 文件阅收：收发文管理模块下共有的功能选项。如前所述，文件的传阅可以是指定的一个或者多个用户看到被传阅的文件，点击【文件阅收】菜单项可以进入文件的阅收操作界面，点击列表上方的【处理意见】按钮可以查看该文件在流程中的各个步骤的处理人员的处理意见（阅收者不能填写），点击【阅收意见】按钮可以查看其他阅收人员已经填写的阅收意见，并且可以填写自己的阅收意见。如果是发文的流程，则文件的阅收者可以随时看到最新的文件变化和处理意见，而收文流程的阅收人员只能在文件被审

33、批通过后才能看到该文件及其处理意见。l 文件总汇：收发文管理模块下共有的功能选项。主要方便管理员的统一管理所有的文件（包括正在流转或者已经流转完毕的文件，作为一项属性放入状态栏里。）。可以通过点击列表上方的【流转中文件】和【流转完文件】按钮来切换。对于流转中的文件可以进行的操作有：暂停、催办、手机短信催办、强行否决和查看日志，暂停就是指管理员将正在流转的文件停在目前的处理步骤，即便该步骤的处理人员点击提交也不会流转到下一个步骤，催办是通过本系统提供的功能来提醒经办人，手机催办是通过手机短信的方式提醒经办人强行否决是指管理员将文件强行退回到拟稿人处，并且不能继续提交，必须由拟稿人重新发表新的文件

34、。日志可以查看该文件流转经过的各个步骤的处理人的操作。对于流转完毕的文件管理员可以将其作废或者查看日志。可以通过上方的【已归档文件】按钮切换查看两种文件列表。5.3 定制工作首先介绍一个名词，流程资源库：工作可以根据性质或者所属部门的不同划分成不同的类别，而这些类别下可能包含一个或者多个工作的流程。这些类别在系统中称为流程资源库。定制工作的概念就是根据自己的实际业务建立流程资源库，每个流程库可以有自己定义的操作。在流程资源库下再建立流程，该流程资源库就可以像其他的基于工作流的模块一样按照流程的定义使用了。工作的定制（建立流程资源库和建立相应的流程）在下一节【流程管理】中会详细的讲解。用户自己定

35、制的工作全部列在左侧的菜单中，如下图所示，所有的自己定制流程资源库拥有自己的一个或者多个流程，而流转的方法与前面讲述的收发文类似。不同的业务工作都包含自己特有的一些字段，系统采用了表单自定义的方法解决，关于表单自定义的具体使用方法详见下一节【流程管理】。左侧的菜单区中灰白色的选项为已经创建的自定义流程库，其下为下一级菜单用来管理具体工作流程的创建和工作的处理、阅收。关于如何定制流程库，请参考工作流管理文档。功能截图5.4文件管理文件管理功能模块主要负责管理已经归档的所有文件。具有相应权限的用户可以看到工作流目录下的文件管理选项。功能截图如图所示，本部分功能主窗体右侧是一树形文件结构，其所包含的

36、目录有：办公发文，办公收文，会议计划，人事请假，车辆管理，人事出差，资源申请以及自定义的流程库所对应的文件库。每个文件库都可设定访问范围，授权用户可以进入查看文件内容，关于如何设定文件库的访问范围请参考工作流管理文档。5.5流程管理详见工作流管理模块。6 辅助办公辅助办公主要为日常办公提供便利。主要包括会议管理、人事管理、接待管理、办公资产管理和车辆管理。这些模块由于也是基于工作流引擎设计的，所以使用这些功能之前，应该先由管理员将其相关的流程在工作流中的流程定义处设置好。6.1 会议管理此模块主要包含会议室管理和会议管理两部分。会议室管理集中管理单位内的所有会议室。而会议管理能够处理比较正式会

37、议的审批，发放通知和会议记录工作。功能截图6.1.1会议室管理l 会议室管理：对整个单位的会议室进行统一的管理，点击列表上方的【新增会议室】按钮可以增加新的会议室信息，点击列表后面对应的【修改】和【删除】按钮进行相应的操作。l 会议查询：指定查询的时间范围可以查找到此范围内的会议计划。6.1.2 会议管理l 会议计划登记：进入此选项，可以看到本人已经登记申请召开的会议列表，点击会议名称可查看该会议计划的详细内容。点击列表上方的【创建新文件】可以登记新的会议计划申请，与发文收文相似，需要选择一个流程或者指定为自由流程，点击【创建】按钮即可完成该操作。如下图所示：填写具体的内容后选择系统提示根据流

38、程的下一步的操作人员，点击【提交】按钮即可。l 会议计划处理：提交给领导审批的会议计划可以通过点击菜单区的【会议计划处理】菜单项查看。点击会议计划的名称或者列表后面对应的处理按钮图标即可。在个人办公的“待办事宜”和工作流的“我的工作”中也可以看到并处理该申请。l 会议计划阅收：会议申请人在添加新的申请时填写会议各项内容时，应选择文件传阅人，通过这种方式，一旦会议申请通过审批，指定的传阅人就可以收到该会议召开的通知并且反馈意见。会议计划的阅收情况还可以在待办事宜中查看到。l 对于已经审批通过的会议，管理人员可以在【文件总汇】中将其进行归档的操作，点击【归档】按钮即可。6.2 人事管理管理单位的人

39、员档案，解决人员的请假、出差申请问题。功能截图6.2.1档案管理将所有已经登记的单位人员的档案以表格的形式列出，可以通过点击人员的编号，点击列表后面相应的图标对该档案进行登记和检索等操作。EWAY OA把人事档案分为两部分：系统用户和系统外用户。在注册OA系统用户时即在人事档案处增加了其人事档案。而系统外用户也可转为系统内用户。l 登记档案继续添加该职员的其他信息，如下图：l 检索档案通过点击【添加条件】按钮不断的增加查询条件，点击【检索】按钮开始检索，系统会列出所有符合条件的人员的信息。6.2.2请假管理在线请假、请假处理和请假记录：功能操作与会议计划的申请和处理相似，详见会议管理模块。6.

40、2.3出差管理出差申请、出差处理和出差记录：功能操作与会议计划的申请和处理相似，详见会议管理模块。6.3 办公资产系统将各种办公资产进行分类管理，包含资产管理和资源列表，并且可以通过流程完成各种办公资产的申请使用和处理。功能截图6.3.1资产管理资产管理：可以看到菜单区又一个树形结构显示，资源列表显示了全部资源的分类，点击该树上的节点的链接，可以进入指定的分类进行办公资产的浏览和申请。管理员可以通过点击【添加子分类】和【添加资源】按钮为当前浏览的分类添加新的下一级的分类或者为该分类添加资源，或者点击分类列表和资源列表中后面的【修改】和【删除】按钮完成相应的操作。6.3.2物品使用申请通过点击资源列表后面对应的【申请】按钮进行对该物品的申请，详细的申请操作与会议计划的申请相似，详见会议管理。6.4 车辆管理本功能模块管理本单位车辆的档案以及用车的申请和审批处理。主要包括：“车辆档案”，“用车申请”功能。6.4.1车辆档案具有车辆管理权限的用户，在点击车辆档案选项后，可以看到如下图所示的车辆的档案列表，点击列表上方的【新车登记】可以注册新的车辆信息。点击列表后方对应的【修改】和【删除】按钮可以完成对指定车辆的信息的修改和删除操作。功能截图6.4.2车辆申请车辆的申请、审批操作与会议计划的申请和审批相似，详见6.1会议计划的申请和会议计划的处理说明。专心-专注-专业