龙湖材料设备管理办法(共14页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上 甲供材料设备管理办法1. 总则1.1. 为规范京津龙湖区域公司甲供材料设备管理工作,明晰各部门管理职责范围、工作责任和权限,明确甲供材料设备(含甲指乙供、认质认价、审质审价材料设备)的管理工作方法和甲方、承包方、供应商之间的责任,保证材料设备管理得到有效控制,特制定本管理办法。1.2. 本办法适用于京津龙湖区域公司公司所有甲供材料设备(含甲指乙供、认质认价、审质审价材料材料设备)管理业务。2. 权责部门2.1造价采购部负责本办法的编制、审核、修订工作;2.2京津公司总经理负责本办法的审批工作3. 甲供材料设备管理组织机构职能及职责3.1造价采购部:3.1.1负责甲供
2、材料设备的招标采购及集中采购工作,(包括招标采购计划的编制、招标文件的编制和评审,投标文件的开标、评审、议标、谈标、定标,并最终签订合同等),组织对材料设备供应商的考察,具体职能职责约定参照招标采购管理办法执行。3.1.2收集整理供应商的投标资格预审资料,负责组织评价供应商履约情况,建立并管理合格供应商名册。3.1.3 徳卓、融凯公司的管理,配合计财部完成对徳卓、融凯销售结转成本明细的梳理、核对进销存及每月销货出库明细。3.1.4 及时登记甲供材料设备出入库数据,建立维护甲供材料设备台帐、配合各专业采购工程师进行在建项目库存材料、剩余材料的盘点。3.1.5协调到货前的准备工作,协调解决供应商、
3、承包商在甲供材料设备交接、质量认定方面的矛盾,配合项目部对不合格设备材料进行处理。3.1.4定期收集维护材料设备市场价格信息,掌握主要机电设备和建筑材料的动态市场价格和供求情况,按月发布材料市场价格走势分析及价格信息,为项目、营销和研发管理部门提供决策参考依据。3.1.5 对甲供材料设备采购合同的应供量进行管理,汇总、统计甲供材供应量动态数据,提交项目成本组,对于超供量及时向项目部提出预警。 3.1.6 管理甲供材料设备采购合同,监督合同履行,审核合同付款、变更等手续、货款支付及结算的办理。3.1.6 乙供审质审价材料设备的询价、比价、认价工作。3.1.7 负责收集了解新型建筑材料的特点及发展
4、趋势。3.1.8 负责接待材料设备供应商来访,了解供应商及其产品情况,初步筛选供应商及其产品。3.1.9 协助工程部门或售后服务部门做好回访工作,注意了解产品的使用效果,为研发部选择产品提供意见,监督供应商售后服务。3.2工程部3.2.1配合造价采购部完成甲供材料设备的招标采购及集中采购工作,(包括招标采购计划的编制、招标文件的编制和评审,投标文件的开标、评审、议标、谈标、定标,并最终签订合同等),参与对材料设备供应商的考察、评估,具体职能职责约定参照招标采购管理办法执行。3.2.2根据需要参与材料和设备的到货验收工作,装饰性材料其他材料的第一批货物应参与验收,监督鉴证承包单位对到货材料设备验
5、收;3.2.3负责甲供材料设备需求计划及到场计划的编制和超供控制、配合造价采购部完成甲供材料设备货款支付、合同结算等事项。对甲供材料的进行时间、形象进度、规格型号和技术参数负责;3.2.4 负责认质认价材料设备需求计划的编制,对认质认价材料的进场时间、规格型号和技术参数负责,配合造价采购部完成认质认价工作。3.2.5 负责检查、监督甲供材料设备采购合约的执行情况,配合完成对甲供材料设备供应商的评估,及时提供供应商履约情况登记。3.3 研发部3.3.1 负责确定材料样板,供招标使用;3.3.2 对投标单位申报的样板进行审核确认。3.4财务部3.4.1 对甲供材料设备付款及结算进行核对、审核;3.
6、4.2 配合完成甲供材料设备领用结算工作。4. 材料设备的分类4.1甲供材料4.1.1甲供材料设备是指由甲方自行组织采购,供应实物到工地现场,乙方根据工程进度和使用情况的计划按实际需求领用的材料。通常甲方在招标文件或合同中约定的甲供材料设备的类别。采购合同由业主方与供应商直接签订。4.1.2各项目甲供材料采购种类由项目部根据项目特点参照常规采购范围在项目启动会阶段确定,并纳入项目招标采购计划。4.2 甲指乙供材料:4.2.1甲指乙供材料(指定品牌指定价格的材料)是指甲方通过市场竞争而确认其品牌、型号规格、产地、价格、主要合同条件及供应商后由承包人进行采购。供货合同由甲方鉴证与施工方及供货方签订
7、三方合同,货款由甲方支付但须经承包单位同意。对于超过合同约定数量的供货量,业主方将代承包人支付,并从承包人工程款中扣回。甲指乙供材料参照甲供材料招标流程来进行确定。4.2.2各项目甲指乙供材料采购种类由项目部根据项目特点参照常规采购范围在项目启动会阶段确定,并纳入项目招标采购计划。4.3认质认价材料4.3.1甲方在招标文件或合同中暂时不能确定的材料,合同签订后,由承包人上报材料设备清单,业主方通过市场竞争而确认其品牌、型号规格、产地、价格、主要合同条件及供应商后下达选用材料选用通知单,由承包人按照选用通知单要求进行采购。供货合同将由承包人与供应商直接签订,价款由承包人自行支付。认质认价材料参照
8、甲供材料招标流程来进行确定。4.4审质审价材料:合同签订后,因设计变更等原因,原合同约定的认质认价材料设备清单中未包含的主要材料设备,承包人已自行采购且采购前未经甲方确认品牌价格,由承包人在变更洽商预结算或工程结算中上报材料设备品牌、型号规格、价格等,由业主方补充确认采购价格后,按业主方确认价格纳入结算。4.5 甲供材料设备采购合同的交底4.5.1甲供材料设备采购合同交底工作由造价采购部招标采购中心负责组织及实施。4.5.2 合同交底主要内容为:供应商单位名称、联系人及联系方式、甲供材料设备的品种、规格型号、品牌、采购周期、供应范围、技术要求、验收方法和标准等。4.5.3 甲供材料设备采购合同
9、交底一般为甲供材料设备采购合同签订后15日内集中完成。4.5.4 甲供材料采购合约交底可以采用会议或书面形式进行,参加交底各方均需要在合约交底上签字确认。 5. 甲供材料设备量、价的核定原则5.1甲供材料设备应供量:在施工过程中甲供材必须有预计应供量,并作为控制超供的依据。5.2总包/分包工程合同中约定应供量(应供量即依据施工图纸、变更洽商及合同约定计算规则、损耗率计算的材料领用数量)的,甲方供货数量按合同约定应供量执行;5.3招标时有施工图纸的,但图纸设计深度不足的,施工投标单位应事先计算预计应供量,投标方的预计应供量作为评标内容之一,定标后且施工图预算核对完成前,预计应供量作为甲方供货量的
10、控制依据。5.4招标时无施工图纸的:5.4.1专业分包工程施工方应在出图后15日内完成甲供材料设备预计应供量的计算并报甲方项目成本组。分包工程甲供材料应供量在结算阶段确认。5.4.2总包工程施工方应在出图后30日内或最迟在第一批甲供材料进场前90天前完成该类材料的预估应供量的估算,并报甲方项目成本组。总包工程甲供材料应供量应随施工图预算核对一并确认,且双方确认后的应供量作为结算依据,并作为超供扣款的依据,承包单位对此不得有争议。5.5甲供材料设备损耗:甲供材料设备损耗按甲方和施工单位的施工合同约定执行。5.6甲供材料设备节超管理:5.6.1甲供材暂估采购单价(或定额价)作为取费基数的甲供材料设
11、备货款,按施工单位当期供货量扣除甲方确认的合理备料量部分的甲供材料设备货款从进度款中扣除。5.6.2甲供材暂估采购价(定额价)不作为取费基数的甲供材料设备,按当期供货量超过当期安装量和甲方项目部认定的合理备料量部分的甲供材料设备货款从当期进度款中扣除; 5.6.3甲供材料设备在施工过程中应按照双方确认的应供量进行超供控制,如果出现超供,甲方在结算款中予以扣回。如果确因特殊情况,设计变更导致的应供量变化未来得及调整,事实上未出现超供时,承包单位可函告甲方项目成本组,经甲方批准后方可免于扣款。5.6.4甲供材料设备超供应在工程竣工验收合格后结算时确认。6. 甲供材料设备计划管理计划类型提交单位提交
12、时间会签部门审定部门项目总需求计划总包单位总包合同签订后40天项目工程部采购中心项目成本组分包施工单位分包合同签订一周内项目工程部采购中心项目成本组甲供材料月度供货计划施工单位每月20号,确保采购中心25日收到项目工程部项目成本组采购中心乙供认质认价材料(总计划)施工单位收到中标通知书一周内项目工程部项目成本组采购中心乙供认质认价材料(补充计划)施工单位每月20号,确保采购中心25日收到项目工程部项目成本组采购中心 凡施工单位提交的上表中的材料设备计划均应加盖公章。其详细说明见以下条款(计划格式详附件2):6.1项目工程组根据合同约定督促承包单位上报甲供材料设备需求总计划。(也可参照一品一表格
13、式)。6.1.1专业分包单位应于得到中标通知书一周内,向项目部一次性提报;6.1.2总包单位应在合同签订且施工图纸齐全后,至少提前两个月(特殊材料设备在采购周期的基础上提前20天,特殊材料设备是指供货周期超过一个月及需要定制的非标准设备、材料)向项目部一次性提交;6.1.3上述总计划为承包单位使用甲供材料的总计划用量,应标明物资名称、品牌、型号、规格、数量、批次及计划到货时间,且应加盖承包单位公章。该计划由现场监理、及项目部工程组、成本组在3个工作日内初步审定后作为采购计划提交造价采购部。但甲方和监理的任何批准、不批准或修改建议皆不会减轻或免除乙方按合同所承担的责任。6.2承包单位应根据工程进
14、度、堆放场地等要求,按本办法6.3、6.4约定的时间按月向项目工程组提交甲供材料进场计划申请表(需加盖施工单位公章),申报时还应充分考虑供货周期和运输期,如果承包单位申报计划不及时导致工期延误,一切后果由承包单位负责。6.2.1承包单位应对甲供材料进场计划申请表中的计划供应数量负责。因施工单位提供供应数量或型号不准确造成供应材料设备过剩的,由承包单位自行解决,并承担相应货款,甲方不负责退货工作;造成供应材料设备不足的,承包单位可继续向甲方项目部申请材料进场增补计划,但每种材料设备的增补计划累计次数不超过两次(由于甲方的设计变更引起的计划变更原因除外),凡超出规定的补货次数,将原甲方实际采购价的
15、基础上提高10%-30%,该差价由责任承包单位承担,并且因补货造成的质量问题和因此导致的工程延期责任,亦由责任承包单位承担。6.2.2甲供材料进场计划申请表中数量累计应不大于甲供材料需求总计划中相应材料数量。如累计供货数量大于甲供材料需求总计划中相应材料数量,施工单位应详细说明原因,经甲方项目成本组同意后按甲方确认的调整后的预计应供量进行供应量的控制。承包单位应在每种甲供材料供货达到需求总计划量的70%时对该项材料计划进行清理,调整材料设备需用计划。6.2.3施工单位提交的进场计划对供货方而言,仅供供货方作备料依据,不作为实际需货依据,实际操作中,应以经甲方造价采购部确认之供货通知单为准供货。
16、6.3甲供材料设备中的钢材,各承包单位应于每月20日前提交次月1日至次月30日进场需用计划及再次月的钢材备料计划至监理公司、甲方项目部(确保造价采购部25日以前收到计划)。6.4除钢材以外,其他甲供材料设备的进场需用计划,各承包单位应于每月20日前报送次月21日至次月的第二个月20日进场需用计划至监理公司、甲方项目部审批(确保造价采购部25日以前收到计划)。6.5乙供认质认价材料设备的需求计划,乙方应在得到中标通知书一周内,一次性提报认质认价材料需求计划表,由监理及项目部在5个工作日内初步审定签字,提交造价采购部。甲方按照乙方计划要求的进场时间5个工作日内下发材料选用通知单。因项目图纸变化或出
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