2017员工出差管理办法.docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上XXXXX科技有限公司员工出差管理办法文件编号：XXXXXXX拟制/日期： 2017 年 7 月 1 日审核/日期：生效日期：2017 年 8 月 1 日专心-专注-专业目录一、目的为了规范公司员工差旅管理标准，本着合理、节约的原则，根据公司差旅费开支的管理制度，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门因公出差的员工。三、权责3.1 出差申请人：根据出差安排在考勤系统上填写出差申请单，在携程网上预订机/车票及酒店等并及时跟进主管审批。3.2 出差人员上级主管：根据公司业务需要在第一时间审批员工的出差申请及票务申请。3.3 综合管理部：根据携程网提供月结清单核对公

2、司相关费用并做根据费用实际发生部门做费用分摊，安排付款等。3.4 财务部：根据公司费用标准对员工借支和发生的差旅费进行审核及管控，并做好及时反馈及处理。四、出差流程4.1 出差申请：出差人员根据工作安排在考勤系统上填写出差申请单，出差申请单须经部门负责人及相关领导审批同意。4.2 票务/酒店预订申请：出差申请经权限领导审批后，员工根据出差时间、出差地点选择最经济、最适合的出行方式（火车、高铁、飞机等）及酒店，然后通过手机 APP 或网站登录携程网做订票申请及住宿安排。4.3 票务/酒店预订审批：员工在网上将预订申请提交后，系统会自动发送审批信息至一级审批人，审批人可通过手机短信方式、手机 AP

3、P 客户端、邮件等三种任选一种方式审批。其中，酒店预订只能通过邮件方式审批。一级审批人审批通过后系统将自动发送审批信息至二级审批人。过程中任意一级审批人审批不通过，申请人均需向审批主管了解原因并重新提交符合要求的申请。4.4 出票：全部审批流完成后，携程网会在第一时间出票并发送票务信息给到预订人（预订时请勾选“给乘机人发信息”）。4.5 差旅费借支及报销：同意出差的人员如需借款，需填写借款申请单交审批主管签批后到财务部门进行借款，出差回来后应在 7 日内向财务部报销清帐，未经过审批通过的差旅所发生的相关费用公司不予报销差旅费。同时，针对借支的款项财务部实行“前帐不清、后帐不借”的原则。4.6

4、出差及订票流程图见附件一。五、差旅费管理规定5.1 差旅费的构成5.1.1 交通费：指乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车等交通工具的费用。5.1.2 住宿费：指在外地住宿于酒店、宾馆的单纯住宿费用（不包括在旅店发生的通讯费、餐费和其他另行收费的其他费用，如有此类费用发生须在发票中单独列示或提供宾馆收费清单）；5.1.3 出差补助：指在出差期间的市内交通费、伙食补助、通讯费等（不包括在此期间的业务招待等费用）。5.2 交通费管理规定及报销标准5.2.1 在选择出行方式时，如有多种方式（汽车、高铁、火车、动车、轮船、飞机）可选择的情况下，宜选择最经济的出行方式，高铁（动车）能到达的地方，出行方式首选高

5、铁（动车），次选飞机， 车票金额达 1600 元以上的，可直接选择飞机。5.2.2 为了尽可能低降低差旅成本，差旅人员选择机票出行的，应在确定行程后第一时间预订机票，以争取最优惠的折扣。除临时行程外，应避免当天或提前一天出票的情况。另外，在选择航班时， 应本着节约精神，在差旅时间允许的范围内，选取当期票价最低的航班，不可因个人喜好（如航空公司、航班、最佳出行时段等） 原因选择高票航班。若选择非当期最低票价航班，携程会对订票人做如图一提醒，要求订票人说明未选最低票价航班原因，或重新选择最低票价航班；当订票人执意选非当期最低票价航班时， 授权主管会收到如图二短信提示，授权主管有权根据实际情况决定是

6、否退回重审。图一图二5.2.3 订票时如果能够确定回程日期，可提前预定返程票务；5.2.4 机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。因特殊原因不能按时出行，需说明原因并经上级主管同意后方可重新预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。5.2.5 出差人如借出差之便，中途非因公绕道旅行（探亲、访友、旅游等）期间的路费只报销出发地至目的地之间的直线路费。绕道部分不予报销，由个人自理。5.2.6 多人出差必须同行时，可随同其中级别最高者乘坐交通工具。但舱位、铺位应按相应级别对待。5.2.7 交通费按实际发生数在规定的职别标准以内报销。超过标准的， 按标准报销，超过标准部分不予报销，由个

7、人自理。5.2.8 交通工具乘坐标准类别交通工具类型飞机轮船高铁/动车火车经济仓二等仓三等仓一等座二等座软卧硬卧800 公里以下800 公里以上5.3 住宿费管理规定及报销标准5.3.1 住宿费按实际发生数在规定的职别标准内报销，未超过标准的，按实际发生额核准报销；超出标准部分，由出差人自理。5.3.2 公司副总以下人员住宿费不包括酒店提供的其他服务和收费：如洗理、洗衣、餐费、通讯等费用。5.3.3 出差参观、考察、学习，由主办单位或受访单位统一安排住宿舍的， 如不收取费用，则不再补助、报销住宿费用。5.3.4 住宿费在标准内凭票实报，以下情况由公司总裁批准凭票实报。1)因工作需要与客户住同一

8、标准的宾馆；2)对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。3) 多人出差必须同行时，由副总裁批准可随同其中级别最高者入住同级宾馆。5.3.5 外派人员（一个月以上）如在外地公司有租房屋、或办事处有空闲铺位的，原则上外派人员应本着节省费用的原则，入住公司现有的房屋。如无上述情况，需住旅店的情况，住宿标准需选择当地价格较低的旅店、招待所入住。5.3.6 报销时必须提供有效、合法住宿发票。宿费发票须清楚写明房间号、起止时间、天数、人数等详细内容或附结帐清单。5.3.7 住宿费通过旅行社定房无法取得酒店住宿发票的，报销时需提供旅行社的发票及酒店消费清单。5.3.8 出差期间因到他处借宿而无住宿发票的，

9、可按标准补贴的 50%给个人。5.3.9 住宿费在如下标准内的实报实销，节约部分按 50%作为补助奖励个人，超出标准内由个人自负。职别北京、上海、广州、深圳其他城市副总（监）及以上450 元以内/天350 元以内/天其他人员300 元以内/天250 元以内/天5.3.10 为了节约住宿成本，两名同性员工共同出差的，原则上要求选择两人间，总费用可由其中一人按较高职别费用标准报销，在该标准内凭住宿费发票直接报销；员工单人出差或双人异性出差，按以上对应住宿标准控制开支。5.4 出差补助管理规定及报销标准5.4.1 出差补助是指出差期间发生的市内交通费、伙食补助、通讯费等， 该费用实行定额包干制，不另

10、报销以上项目的费用。具体标准如下：职别北京、上海、广州、深圳、西藏、青海、新疆其他地区副总（监）及以上130100其他人员110905.4.2 针对外派人员（一个月以上人员）出差补助则参照以下标准执行：职别北京、上海、广州、深圳、西藏、青海、新疆其他地区副总（监）及以上10090其他人员90805.4.3 对于出差人员当天去当天回来的情况，不执行上面的包干补助，可按 50 元申请补助。5.4.4 费用包干后，不再报销相关票据。5.4.5 职别为副总裁以上的公司领导的出差费用采用实报实销的原则，凭有效票据报销，但不再计算出差补助，公司领导应自觉控制相关费用。5.4.6 在出差期间如工作关系有关的

11、其他费用支出需求，需上报部门负责人，由部门负责人上报公司主管领导同意方可，按事前请示、事后审批的原则处理。六、差旅费借款与报销规定6.1 差旅费借支规定6.1.1 因工作需要到外地出差的员工，应提前根据预算填写借款申请表， 经本部门负责人签字后交主管领导审批后，到财务部门借支差旅费。6.1.2 出差人借款的标准是：借款总额=公出天数*出差补助+预计住宿费6.2 差旅费报销规定6.2.1 出差人完成任务返回后，应于 7 日内到财务清帐，填制差旅费报销单，将所有票据整理粘贴于后，要求票据合法合规、粘贴整齐规范。财务部按出差标准审核后报帐。6.2.2 出差回来需及时报账，对逾期未报帐的，将在其当月工

12、资中扣回借款。6.2.3 在出差期间，因工作需要超出原计划出差天数，致使报销金额与差旅费申请借款金额不符，出差人员在外地要事前向本部门负责人申请，主管领导同意批准，返回后在报销单备注栏说明追加金额及原因，经本部门负责人签字，主管领导同意批准后报销。凡未经批准超预算部分一律由当事人自理。6.2.4 丢失飞机、车船票的，由当事人出具书面说明，同行人签字证明， 经单位负责人审批，按同行人员飞机、车船票票价报销（无同行人员证明，按无票处理）。七、附则：出差人出差申请直接领导审核NY部门领导审批NY携程网机票、酒店预定申请部门负责人审批NY分管领导/总裁审批NY携程确认出票预定成功结束本办法自发布之日起执行，解释权归综合管理部。附件一：出差、订票流程