《办公用品采购、发放管理规定》(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 NYLZH03-2016 发放编号：办公用品采购、发放管理规定受控状态：分 发 号： 修改状态：0 版 本 号：A 2016年4月5发布 2016年5月1日实施 南洋电气辽宁有限公司发布起稿人高源文件编号ZH03-2016主题办公用品采购、发放管理规定审核人全总版本修改A/0批准人武总生效日期2016年5月1日 1.目的为控制采购成本，满足办公需要，使公司办公用品规范化、明细化，特制定本规定。2.范围适用于本公司各部门员工对各类办公用品、办公施设、办公家具、会议用品、保洁用品、日常用品的申购、采购、领用、使用、保管等。3.职责3.1综合管理部负责对各部门申请的办公设

2、施和办公用品的成本控制、采购计划的分类、送审、采购物资进入公司后的入库登记等管理工作。3.2综合管理部负责采购物资的申请、制作、发放、处置、服务、验收及每月费用报表等工作的管理。3.3综合管理部负责各类办公用品的价格议定、合同签订、制定采购计划、选择合格供方等采购事项后，进行采购。3.4各车间、部门按本管理规定实施监督并反馈。3.5副总经理、总经理负责日常采购产品的监督、审批，协助综合管理部开展成本控制及设施报废审批方面的工作。3.6各部门负责人、综合管理部、副总负责对本规定实施情况进行不定期监督检查。4.程序4.1采购物资信息收集4.1.1综合管理部每半年应确认合格供方，编制采购物品明细清单

3、注明物品名称、规格型号、价格，并签订供货协议。4.1.2各部门由部门经理（主管）依需要购买的办公用品、设施、家具等以月为单位（每月5日之前）统一填写申购单，经部门经理申请、分管副总审核后，由综合管理部统一进行采购。4.1.3综合管理部按各部门送递的申购单汇总后涉及物品内容进行市场调查，收集相关物品的价格、质量、交付能力及供方资质考察。4.1.4综合管理部汇总收集到的供方报价清单，会同副总经理、总经理进行供应商的确认，并按所需物资的类型、质量要求、价格优势等内容指定供应商。4.2采购实施前审核、批准确认：4.2.1采购的办公用品属指定供应商（已签订供货合同）供货的物品，综合管理部依据经审核、审批

4、的申购单进行直接采购。4.2.2批量采购物资时，综合管理部负责起草、签订供货合同并注明质量要求、供货数量、交货期、价格、税价等内容。4.3采购物资接收、验证、入库4.3.1外购物资供方直接送至综合管理部，由综合管理部统一办理入库手续。4.3.2综合管理部根据申购单、供方出库单对进厂物资进行数量清点、质量检验、型号核对等工作。4.3.3综合管理部针对检验的不合格产品，与供方协商换货或退货事宜。如核对无误，在供方出库 单上签字确认并留存一份，做为入库凭证。4.3.4要求综合管理部对采购物资做到即日采购，即日办理入库，并将入库手续作为附件粘贴在报销 凭证下。4.3.5为了方便财务核帐，要求综合管理部

5、办理入库要求明确（1）名称（2）数量（3）单价（4） 单位（5）规格（6）色别（7）型号（8）品牌（9）供货商名称。4.4发票及货款结算4.4.1综合管理部采购物资时，要求供方开正规发票，以增值税17%发票为首选。4.4.2综合管理部采购物资时，付款以公对公账户结账方式为首选原则，综合管理部做好严格把控工作，为财务提供便利工作条件。4.4.3采购物资货款结算前，由财务部核对入库单及供方出库单，并由综合管理部负责人审核确认签字。4.4.4公对公情况：综合管理部负责填写付款申请单，经副总经理审核，总经理批准后，财务方可付款。4.5采购物资配发、管理4.5.1各部门或个人领用的办公用品、办公设施等，

6、综合管理部负责建立办公用品管理台账、办公设施管理台帐并监督各部门、使用人正确使用。4.5.2各部门或个人领取的物品，领用人必须在领用登记表上签名登记。4.5.3各部门负责人负责监督物品、设备的使用人进行日常维护和保养，设备出现故障禁止自行拆卸，应及时联系综合管理部找专业维修人员处理。4.5.4办公用品等物品不能正常使用后，采取以旧换新方式在综合管理部重新登记领用，属报废设施由综合管理部统一回收，做相应处理。4.5.5更换消耗用品时在不影响工作运作情况下，以节约成本为主，无需更换壳体的，只更换内蕊或填充油墨。6.相关文件：6.1供货合同7.相关记录：7.1申购单 7.2领用登记表7.3办公用品管理台账 注：使用公司ERP软件，无需手工台账。7.4办公设施管理台帐 注：使用公司ERP软件，无需手工台账。7.5采购物品明细清单7.6入库单 注：使用公司ERP软件，无需手工入库单。7.7盘点确认表 注：使用各部门已确认签字的办公家具、设施固定资产统计表。7.8付款申请单7.9领款收据 专心-专注-专业