高校后勤信息化管理调研提纲2016(共10页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上高校后勤信息化管理调研提纲1 访谈目的探讨高校后勤信息化的建设愿景、建设思路、IT系统总体架构图，以及各业务系统的演进规划；l 了解现有高校后勤管理情况，现有管理业务流程的现状及存在问题；l 了解高校后勤部门日常工作重点，明确其对IT支撑手段的初步需求；l 了解已有的信息化手段在日常业务中的支撑情况，了解期望的关键改进点和提升建议；l 了解高校后勤中各部门间的业务交互，以及相关的业务流程；2 各部门的职责调研部门/姓名： 调研时间：联系电话：2.1 高校后勤的组织架构是什么样的？答：后勤五个中心一个机关，无外包企业；物业中心六个部门一个办公室，无外包企业。2.2 部门

2、的具体职责是什么？答：机关负责修缮、招投标、综合管理事务；物业中心负责水电暖、土建修缮、家属区物业、教学区物业、校园清洁绿化等物业保障性工作；餐饮中心负责学校食堂；学宿中心负责学生宿舍管理；商贸中心负责学校商铺承租和学子超市、励耘超市、教工合作社等经营工作；外事中心负责励耘学苑、兰蕙公寓出租管理，以及留学生宿舍日常管理工作。2.3 部门内包含多少种具体的用户职责，每类用户的工作职责主要负责哪些业务答：人事管理、财务管理、档案管理、维修记录2.4 具体岗位的KPI？答：顾客满意率。3 IT现状3.1 现阶段高校后勤存在哪些IT系统？对应的使用部门。答：网络报修系统 热力、动力保障部物业纪实微信平

3、台 中心办公室库房管理系统3.2 相互间关联关系如何？接口格式？承建厂家，具体使用效果如何？存在什么问题？有哪些数据？数据库类型？主机情况。答：独自分离系统；Internet 网络接口；效果很好；无；报修时间，处理人；sql数据；一般台式电脑。3.3 有哪些需求没有IT支撑，可分类列。答：电子巡更智能抄表专心-专注-专业4 已交流产品的调研方案4.1 供应链管理系统调研部门-姓名：调研时间：联系电话：4.1.1 职责相关4.1.1.1 物资管理的组织及审批层级包含哪些？答：各部门设立库管员；库管员申请、经理审批、中心核查。4.1.1.2 物资供应链管理系统建成后的使用人员包含哪些？答：库管员、

4、会计、经理4.1.1.3 物资管理由哪个部门在管理（负责采购及仓储）？答：各部门自行管理。4.1.1.4 系统建成后大致有多少人员使用系统，有多少人同时在线使用答：应用管理软件，无联网系统。4.1.2 业务相关4.1.2.1 当前的物资采购需求如何收集？大致的流程是什么样的？答：备用基本保障用料，专项材料进行询价采购，大宗材料进行招投标。4.1.2.2 每年采购规模金额能达到多少？合同量，订单量大致有多少？答：4.1.2.3 管理哪些类物资？是否存在相对固定的产品目录？答：电器耗材类，电动工具类，管材阀门类，土建五金类，保洁工具类等，是存在相对固定的产品目录。4.1.2.4 采购资金包含几类？

5、比如成本预算？分别有哪些特点？答：只有成本预算，根据往年成本进行预估推算。4.1.2.5 需求收集汇总后，如何开展采购招投标工作，大致的流程是什么样的？是否有用其他专业的招投标网站或系统？如果此部分在本次的系统中建设，大致的管理目标是什么？要达到哪些管理要求？答：确定需求，核算确定标的，制定招标方案，上网公开招标；有；分门别类，要细化子目录。4.1.2.6 只做过程跟踪记录管理还是做到整个过程执行支撑？建议先做过程记录跟踪即可答：整个过程执行支撑。4.1.2.7 招投标完成后，如何进行合同签署？如何与招投标过程衔接？大致的管理流程如何？合同管理需要达到哪些目标？答：按照招投标中标结果及细则，进

6、行合同签订。.4.1.2.8 招投标实施是否引入第三方专业的招标代理机构进行招标采购？答：是4.1.2.9 合同签署后，对合同履约跟踪，合同变更有哪些具体要求？管理上有哪些关键点？答：履约按照合同的规定执行，确定质量、数量、型号、产地等符合合同要求。合同变更必须由双方同意并签字确认。如下：1、按照公司要求，超过2000元以上的设备（材料）采购不得采用现金支付形式，必须签订正式的采购合同。 2、专业人员提出的并经审定批准的材料清单是采购设备（材料）的唯一依据。 3、消耗材料的采购一般采用的形式进行，采购点的确定必须经过主管领导确认同意，方可签定长期定点采购合同。4、合同签订必须包含以下内容：合同

7、签订前必须完成对供货商的资格审查工作，业主有要求时，对产品样本和资格确认应有业主代表的文字确认。 1） 产品的规格型号 2）产品数量 3）产品的质量标准 4）产品价格和支付方式 5）产品供货日期 6）双方违约责任 5、合同必须按项目和编号进行管理。4.1.2.10 是否支持框架+订单管理模式的采购？如果支持则具体的管理流程是什么？订单如何进行付款结算？答：不支持。4.1.2.11 合同付款结算如何才能达到付款的条件？需要提供做哪些管控？提供哪些能力答：按照合同付款方式进行；1） 产品的规格型号 2）产品数量 3）产品的质量标准 4）产品价格和支付方式 5）产品供货日期。4.1.2.12 系统是

8、否提供与供应商进行在线合同、订单交易协同能力？以及后续供应商的付款申请发起协同？答：不提供4.1.2.13 采购物资在订单或合同签署后，整个供货流程是什么样的，需要系统支持到那个程度？是否提供供应商在线进行发货单的发起及提交？与收货人进行线上协同？答：供货方送货，库管员验收，登记入库；全部流程；不需要；不需要。4.1.2.14 采购物资是否进行仓储管理（是否管理出入库盘点等业务）？如果进行仓储管理，大致有多少仓库？仓库结构与职能管理部门的关系是什么？仓储管理需要达到哪些能力？答：是；6个仓库；子部门；流程管理熟练，材料分类和熟识，安全处置。4.1.2.15 买回来的物资如何使用？是否存在专款专

9、用物资和通用采购物资（买回来囤积，日常花销），具体的流程是什么样的？有哪些管理模式？答：专项物资用在专项上，通用物资用于日常；存在；使用人申请用料单，库管员找负责人签字，出库；4.1.2.16 物资采购及使用是否需要与财务系统进行关联？答：不需要。4.1.2.17 系统是否需要与其他外围系统进行对接？如果需要包含哪些外围系统？答：不需要。4.1.2.18 本系统除了物资管理常规业务外，还应支持哪些相关的业务？答：材料型号、数量、价格波动等统计。4.2 高校后勤项目管理系统随着高校后勤项目规模不断扩大，国家对高校项目资金补助的具体性和目的性逐渐弱化，使高校后勤自身的资金管理压力逐渐增大。高校后勤

10、项目规模不断发展壮大，如何完善高校后勤项目管理不仅直接影响到高校后勤教育质量的提高，对于高校后勤相应的管理要求也随之提高。现阶段高校项目管理的发展，暴露的一些高校后勤项目管理中的问题如下：1. 后勤项目管理过程不规范 ，针对同类型的项目，项目阶段不统一。各个项目阶段管理不规范，导致各教职员工对项目支持力度不大，阻碍项目发展，影响科学研究和学校规划。2. 对后勤项目发展的干系人管理不当，很多资质不全或者缺少相应研究经验的教职员工也参与到项目中，对项目发展产生不利的影响。3. 高校后勤项目信息分散，无统一管理，后勤项目管理无法形成闭环。同时高校后勤项目管理流程不规范，各层级执行差异大，无法统一；4

11、. 高校后勤项目管理信息分散、不一致，无法形成信息共享，未能形成后勤项目管理经验知识沉淀、传递困难。5. 后勤项目完成后的评估工作松散，评审不严格，评审流程不正规。导致后勤项目完成后并没有达到申报及立项时的要求和标准。本访谈的目的是沟通高校后勤项目管理现状，了解高校后勤项目管理需求，形成系统关键业务点、对后续系统功能规划以及演进规划提供基础和依据。调研部门-姓名：调研时间：联系电话：产品负责人：4.2.1 业务相关4.2.1.1 高校项目管理涉及哪几种类型的项目管理，分别都是哪些部门主要负责项目管理？答：工程项目管理；修缮管理办公室、招投标管理办公室、财务部。4.2.1.2 各个类型项目的管理

12、，是否有相应的业务流程及管理规范？现在对项目管理过程中对规范的执行情况如何？答：有，情况非常好。4.2.1.3 各个项目类型的管理，主要负责部门还与哪些部门有工作交互，每个部门的工作范围及权限是怎么样的？答：与项目相关部门都有可能交互；其他部门都是配合，提供专业建议，确保项目质量、进度、成本。4.2.1.4 现在项目管理工作最困难的地方是什么？答：职责划分。4.2.1.5 用IT化手段进行项目管理，最急于解决的问题是什么？答：内容与职责划分。4.2.1.6 领导在整个高校项目管理中，最看重什么?答：项目质量、进度、成本、安全等。4.2.1.7 项目管理系统是否需要与绩效系统进行业务衔接，存在业

13、务交互的包含哪些系统，如何交互？答：否。4.2.1.8 现在的项目管理工作，需要完成那些统计分析报表或者上报的报告？答：变更内容、进度情况、会议纪要、监理报告等。4.2.1.9 希望在系统中能做哪个方向或者哪些数据分析，以便将人力从繁重的数据计算和统计工作中逐步解放出来。答：财务分析。4.3 校园基础设施保障系统4.3.1 设备相关4.3.1.1 后勤基础设施保障系统需要承载哪些业务？请描述这些业务涉及的管理类的工作流程、关联部门、具体的管理活动、管理职责？（解答越详细越好） 答：产品资料、技术资料、维修档案、运行记录、管理人、操作流程等。4.3.1.2 后勤保障中，对于仪器、仪表等机械设备故

14、障维修、养护和施工流程都包含哪些业务场景？答：判断故障、制定方案、申请报告、批复执行。4.3.1.3 对于费用管理中，后勤保障系统都要对哪些费用进行管理？请描述目前费用管理的流程；评估现状哪些能进行电子化或系统承载，能够电子化的这部分流程都包含哪些业务场景？请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：维修费、人员费、培训费、管理费。.4.3.2 人员相关4.3.2.1 请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：动力、热力、工程、绿化等，维修维护，相关管理人员和技术人员，各相关系统正常运行。4.3.2.2 物料、备件、备品、材

15、料、工具等的出库流程、入库流程都包含哪些业务场景？请描述这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责？答：采购申请、采购、入库登记、用料申请、签字确认、出库登记。库管员、负责人、领料人。按库房管理制度各司其职。4.3.2.3 哪些工作中需要人员进行值班，值班过程中有哪些业务场景？请描述值班人员的任务安排和管理要求，以及在值班过程中需要进行的业务活动。答：运行值班、24小时电话服务、维修人员。按时检查设备运行情况。按各自管理制度进行。4.3.2.4 后勤保障系统中哪些业务工作需要进行服务监督？请描述服务监督工作的业务分类、监督工作的主要流程，所包含的业务场景、这些业务场景关联的部门、涉及的管理活动、涉及哪些人员和哪些管理职责，以及服务监督工作中需要使用的工具和措施？答：4.3.2.5 后勤保障系统中需要对哪些工作进行考评？请描述考评的业务分类，各类考评的依据、考评的周期、考评的频率、考评涉及业务范围、考评关联的数据和数据量、各项考评的计算方法。答：服务满意度。