第三章---会计电算化基本要求(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上第三章 会计电算化基本要求3.1会计电算化法规制度会计法以及其他会计法规我国政府首先通过会计法规对会计电算化进行管理尤其在会计法以及财政部发布的会计基础工作规范会计档案管理办法等国家 统一会计制度中，对单位会计电算化工作作出了具体规范。中华人民共和会计法1999年10月31日通过的中华人民共和国会计法以法律的形式规定，“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证，会计账簿，财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记。更正应当符合国家统一的会计制度规定。”会计基础工作规范会计档案管理办法有关会计电算化的专门法规会计电算化管理办法

2、会计核算软件基本功能规范 会计电算化工作规范3.2会计核算软件的要求对会计核算软件的原则要求会计核算软件设计应当符合我国法律，法规，规章的规定，保证会计数据合法，针式，准确，完整，有利于提高会计核算工作效率。会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期接收账目和编制会计报表。会计核算软件中的文字输入，屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。会计核算软件应当符合GB/T 19581-信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或

3、者正常退出等情况。会计核算软件应当应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。单位修改，升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。会计赫然软件开发销售单位必须为使用单位提供会计赫然软件操作人员培训，会计核算软件维护，版本更新等方面的服务。会计数据输入功能的基本要求采用键盘输入，软盘转入和网络传输等几种形式。会计软件必须具备初始化功能：输入会计核算所必须的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称，编号，年初数，累计发生额及有关数量指标等。输入需要在本期进行对照的未达账项。选择会计核算方法，包括记账方式，固定资产折

4、旧方法，存货计价方法，成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更正过程，在计算机内应当有相应的记录。定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名，操作权限，操作密码等。提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。会计软件应当具备输入记账凭证的功能。会计软件对记账凭证编号的连续性应当进行控制。记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内凭证编号重复；以编号形式输入会计科目的。应当提示该编号对应的会计科目名称；正在输入的记账凭证中的

5、会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以意识并拒绝执行；正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；正在输入的收款借方科目不是“现金”或“银行存款”科目。付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。会计软件对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，在修改过程中同样应给出上述的各项提示，而审核通过后不能再对机内凭证进行修改。但在财务处理模块内不能提供对自动产生的机内记账凭证进行修改的功能。对同一记账凭证，应当对审核功能与输入，修改功能的使用权限进行控制。例如不允许操作人

6、员审核由自己输入的记账凭证。发现已经输入并审核通过或者登帐的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。由财务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证，输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核，输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应的原始凭证不能直接进行修改。记账凭证

7、未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行效验的功能。会计数据输出功能的基本要求有屏幕查询，打印输出，向磁盘输出已经通过网络传输输出等形式。功能查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称，编号，年初余额，期初余额，累计发生额，本

8、期发生额和余额等项目；查询本期已经输入并登帐和未登帐的机内记账凭证，原始凭证；查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；查询往来账款项目的结算情况；查询到期票据的结算情况；查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式，打印输出机内原始凭证，记账凭证，日记账，明细账，总账，会计报表。其中明细账应当提供三栏账，多栏账，输了金额账等各种账簿形式。总分类账可以用总分类账户本期发生额，余额对照表替代。在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。根据已

9、结账数据生成的，则硬钢在打印输出的会计账簿，会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。会计数据处理功能的基本要求会计核算软件应当停工根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿的文件或者数据库可以设置一个或者多个。根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；根据审核通过的机内记账凭证和相应内奸原始凭证登记明细分类账；总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登帐或成批登帐的功能；机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算错各会计科

10、目的发生额和余额。会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前会计核算软件应当自动检测本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由各功能模块自动生成的机制转账凭证是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一季度会计凭证的功能。会计核算软件应

11、当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。尤其通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式，项目，各项目的数据来源，表内和表间的数据运算和核对关系等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除功能。3.3会计电算化岗位及其权限的基本要求实现会计电算化后，单位要按照会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统使用人员和维护人员的管理，按照“责，权，利相结合”的原则，明确系统内各类人员的职责，权限并与利益挂钩，建立，健全岗位全任制。电算化会计岗位的划分基本会计和

12、电算化会计岗位基本会计岗位：会计主管，出纳，会计核算各岗，稽核，会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位；电算主管 软件操作 审核记账 电算维护 电视审查数据分析会计电算化岗位职责制的基本内容电算主管的责任电算主管责任电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法，安全，可靠，可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快回复系统的正常协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制定，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。负责计算机输出账表，凭证的数据正确性和及时性检查工作。 建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用

13、，修改和更新的审批制定并监督执行。完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。软件操作员责任负责所分管业务的数据输入，数据处理，数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证，账簿，报表）的工作。严格按照操作程序操作计算机和会计软件数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自检的密码。离开机房前应执行相应命令退出会计软件。操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。每次操作软件后，应按照有关规定

14、填写上机记录。由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章；收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。审核记账员的责任审核原始凭证的真实性，正确性，对不符合规定的原始单据不作为记账凭证依据。对不真实，不合法，不完整，不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。对操作员输入的凭证进行审核并及时的记账，并打印出有关的账表。负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。审核记账人员不得兼任出纳工作。结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。电算维护员的责任定期

15、检查电算化系统的软件，硬件的运行情况。应及时对电算化系统运行中软件，硬件的故障进行排除。负责电算化系统升级换版的调试工作。会计电算化系统人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。会计软件部满足单位需要时，与本单位软件开发人员或商品化会计软件开发商联系，进行软件功能的改进。电算审查员责任负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查电算化系统各类人员的工作岗位的设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越权使用软件，防止利用计算机进行舞弊。发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。数据分析员责任负责对计算机内德会计数据进行分析。制定适合本单位实际

16、情况的会计数据分析方法，分析模型和分析实际，为企业经营管理及时提供信息。每日，旬，月，年，都要对企业的各种报表，账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息。企业的重大项目实施钱，应通过历史会计数据的分析，为决策提供详实，准确。有根有据的事前预测分析报告；根据单位领导随时提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，以满足单位经营管理的需要。中小企业实现会计电算化后的岗位设置中小企业，实行会计电算化后的电算化会计岗位设置也应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计物业。会计电视化岗位及其权限的设置会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根

17、据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。3.4计算机替代手工记账的基本要求基本要求；配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠。计算机与手工双轨运行是指计算机与手工同时进行会计核算。配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上级操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。形式：财政部组织全国开展的初级，中级和高级会计电算化培训。培训的

18、对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。由企业自己组织的培训建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度，操作管理制度，机房管理制度，会计档案管理制度，会计数据与软件管理制度等。会计电算化岗位责任制度会计电算化操作管理制度会计电算化机房管理制度会计电算化档案管理制度计算机软件与硬件系统维护制度等等。3.5会计电算化档案的基本要求会计电算化档案管理是重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷，归档，保管，调阅和销毁管理制度，切实地把会计档案管好。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出得纸质会

19、计档案。会计电算化档案包括机内会计数据，软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证，账簿，报表等数据。现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季，按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印。在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内德情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。在保证账簿清晰的条件下，计算机打印输出的账簿中表格线可适当减少。系统开发资料和会计软件

20、系统也应视同会计档案保管。规定：严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。对任何伪造，非法涂改变更，故意毁坏数据文件，账册，软盘等行为都要进行相应的处理。各种会计资料包括打印处理的会计资料以及存储会计资料的软盘，硬盘，计算机设备，光盘，微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年

21、。满期后，原则上应由会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用，档案原件原则上不得外借。各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。对存档的会计资料要检查记账凭证上录入员的签名或盖章，稽核人员签名或盖章，会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。对会计电算化档案管理做到防磁，防火，防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。对采用存款介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或由重大更改之后5年。专心-专注-专业