实验指导四——酒店管理(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上上机实践四：时间：第八周晚上7:00至9:00（更改至12周）教学目的：一、了解几种酒店管理软件的基本功能和使用（三种单机版，一种网络版）。二、比较各种酒店管理功能的不同，列举优缺点，然后总结酒店管理信息系统设计的心得。实践成果：酒店管理信息系统设计总结：1、 几种酒店管理软件的优缺点比较。2、 酒店管理信息系统设计的心得。参考资料：1、酒店信息系统功能需求与系统设计。 2、酒店管理信息系统系列论文。参考资料1：酒店信息系统功能需求与系统设计一、酒店管理信息系统前台子系统的功能需求前台系统是直接面向客人服务的信息系统，其服务质量好坏、效率高低，直接关系着客人的感受，同

2、时还承担着接受客人的信息反馈，把握目标市场等作用。每个酒店都有自己的经营特色,每个前台系统为了满足用户的需求又可能是各不相同,这里只介绍各酒店前台系统的共性部分,即每个酒店前台系统所共有的功能需求。酒店前台管理信息系统与一般生产企业的MIS不同，它具有以下特点：时效性非常强，客人多点消费，一次性结帐，随时都要有客人准确的消费信息。人员信息流中不仅有员工，更多的是客人流。酒店客房作为一种特殊商品，具有不可贮存性，必须及时销售出去，这也更需要实时地把握客房状态。（一）前台系统的主要功能构成前台系统的主要功能由预订、接待、结帐、夜间稽核、客房管理、餐饮管理、程控电话管理以及查询服务等。前台功能模块和

3、对应的管理部门如下表所示：表1 前台系统的主要分布部门（二）前台系统功能需求分析1预订功能需求预订分为散客预订和团队预订，其主要目的是提高酒店的开房率，为客人预留房间，并提供良好的预订服务。（1）散客预订散客预订的功能需求包括散客信息的输入、修改和取消，并提供查询的功能。可以根据散客现有信息进行预订，也可以根据散客的历史档案进行预订，当客人预订的要求不能满足时，系统必须提供“转酒店”的功能。当预订被取消后，系统还必须有预订恢复的功能。（2）团队预订团队预订比散客预订要复杂，必须要有团队主单输入、修改、删除的功能，团队预留房分配的功能、团队付款代码定义的功能、团队房价定义修改的功能、以及团队成员

4、信息批输入和批修改的功能。系统对团队的预留房可以自动排房，也可以手工排房，对成员信息也可以进行增加和删除的功能。2接待功能需求接待系统的目标就是以最快的速度为客人开房。接待人员在工作任务上也具有预订的职责，这在境外的酒店很普遍。而接待系统同时也应该具有预订的全部功能。（1）散客登记接待系统的散客登记是其主要工作，接待系统必须提供各种形式的散客登记。如已预订的散客登记、无预订的直接登记、回头客的登记、刚结账客人的再登记、在住客人的信息修改、在住客人的信息查询、到期客人的续住以及根据历史档案登记等功能需求。（2）团队登记团队登记必须要处理团队主单的信息、处理团队价格的信息、处理团队预留房的信息、处

5、理团队成员的信息。接待系统同样必须提供各种形式的团队登记，如团队自动登记、团队直接登记、团队按预留房登记等功能需求。同时还必须具备团队成员信息的修改、主单信息修改、团队返回重新入住以及付款方式处理等功能需求。3结帐功能需求前台结帐系统主要功能是处理客人帐务，有的酒店还进行应收帐款的管理工作。具体功能需求如下：（）客帐输入、调整和冲帐。（）各种付款方式（现金、支票、信用卡、报财务帐、转应收帐、折扣、消费券等）的处理。（）客人结帐退房，打印明细帐单、汇总帐单或混合发票等。（）部分结帐功能，即只结清部分款项但不退房。（）临时挂帐处理，即只退房不结帐。（）分时间段结帐。可分时间段打印客人帐单。（）提前

6、结帐处理。（）逃帐处理和追回逃帐处理。（）事后优惠处理。（）预订金及押金处理。（）团队自动结帐及团队成员私人帐处理。（）定义团队成员付款代码。（）定义客人之间自动转帐关系。（）处理客人之间的事后转帐、全转帐及部分转帐。（）打印催帐单、服务员输帐报表、交接班报表。（）外币兑换系统。（）应收帐务管理。定金输入、费用输入、转帐、部分结帐、清户结帐等。（）各种帐务报表：查帐报表、将离开客人报表、成员私人帐报表、特殊要求报表等。（）长包房及往来帐户的帐务细目的清理和压缩。4夜间稽核功能需求在酒店的先进管理体制中，夜间稽核是控制酒店经营的一个核心部分。它和预订、接待、帐务四部分组成最基本的前台电脑管理系统

7、，主要功能要求如下：（）交接班：分为总台交接班和非总台交接班两部分，并提供查帐报表功能。（）酒店帐务处理。将酒店中未用电脑管理的各营业点的营业数据输入到酒店专用帐户中。（）过房租。每天一次地将在住客人的帐目加上当天的房租费用。在实过房租以前，提供预过房租功能，打印预审报表供查对。（）日营业报表。将当天的收入分类统计，类似的报表还有班收入报表等。（）夜间处理。对全系统的各数据库进行更新维护，并为各种报表准备数据。（）每日数据的备份，以增加系统的可靠性。（）打印夜间稽核报表。 5客房管理功能需求客房管理的最主要任务是修改客房状态，提供房间是否空闲、出租、干净、脏房等信息，以便于预订接待员分配房间。

8、客房管理具体功能要求如下：（1）修改客房状态。（2）客房过账管理（3）客房耗材管理（4）拾遗物品管理（5）客房历史查询（6）与总台核对房态（7）客房维修与维修史（8）客房部内部管理（9）打印有关客房部报表6电话自动计费系统的基本功能需求（）灵活处理各种费率及计费参数，如基本话费、附加费、服务费、手续费、最短计费时间等。（）能按邮电部和地方政府规定，处理双休日、节假日、半价时间等及长话、地网、农话、市话、对方付费、移动网、信息台等不同种类电话的计费。（）计费方法能按客房、写字楼、长包房、酒店内部等使用者的性质计算不同的话费。（）人工转接长途电话的计费。（）直拨电话等级控制（开关管理），须根据具体

9、的程控机而定。（）查询流水帐。（）查询客人信息。（）各种话费报表。7综合收银点系统功能需求一个综合收银系统应具备以下功能需求：（）收银项目的设置。（）不同付款方式的收取费用（现金结帐、记帐、记应收帐等）及折扣等。（）统计收银员个人、班次业务情况。（）营业汇总报表。8总经理查询、辅助决策功能需求一个总经理查询系统的功能需求应具备以下内容：（）查询各种预订、接待信息。（）能进行销售分析、经营分析。（）质量检查，对发生的问题进行类比分类解析，报告客人满意率。（）查询成本费用，达到每百元成本、费用率（元）管理。（）查询酒店的客房、餐厅、康乐、会议室使用情况和各种社会信息。（）查询酒店人事、工资及汇总信

10、息。（）查询酒店客源市场。（）查询酒店经营完成情况以及与去年的同期比较。9公关销售功能需求公关销售信息系统最基本的功能需求应包括：（）房间预订、会议室预订和餐饮预订。（）住客档案管理，即能实现客户资源的管理。（）黑名单管理。（）贵宾卡管理。（）客源市场分析和预测。（）销售人员、销售部门业绩统计。（）客人信息、社会信息、客房使用情况、可用房类等信息查询二、前台系统的设计原则前台系统最基本的相对独立的几个功能模块为预订、接待、帐务、夜审，这几个模块也是设计中难度最大的，其相关性较多，共享数据量大，在具体设计中我们按照以下几个原则：（一）数据库的设计在设计过程中要以数据库设计原理为指导，根据前台服务

11、需求的特点来设计数据库结构。前台系统的数据库一般分为以下几大类：、主库：用来记录酒店客人的主要信息。、房务库：反映各种房间信息。、系统库：用于记录各种系统数据。包括：（1）系统设置库（2）系统库（3）错误库（4）错误使用库（5）日志库（6）运行状态库（7）帐务指针库（8）索引数据库（9）系统代码库（10）辅助库（11）临时库（二）并发性考虑 在前台系统的应用中，多个用户同时访问一个库，是非常频繁的事情。如果处理的不好，会造成系统死锁，数据丢失，恢复困难，严重者会给酒店的业务带来不可估量的后果。（三）良好的用户界面和易操作性用户界面是系统功能在用户面前的体现，也是系统为用户提供使用系统的手段。友

12、好界面必须具有：屏幕格式优美，合乎用户操作习惯、操作简单易学，用户的操作随时可以得到帮助。主要包括以下几个方面：、窗口技术、菜单设计、使用热键合理、统一，尽可能与国际流行软件相一致。、屏幕设计（四）安全性、可靠性设计 为了保证数据的安全可靠和正确有效，系统必须提供一套数据保护子系统，主要包括安全性、可靠性、完整性和并发控制等部分。、安全性设计数据的安全性是指数据文件不被非法地使用，为了保护数据，系统可采用以下办法：（1）禁止用户中断运行，系统关闭所有软中断。（2）用户权限表。（3）日志文件设置。、可靠性设计可靠性包括硬件可靠性和软件可靠性。硬件可靠性主要是避免或减少机器的故障，软件可靠性则需要

13、我们在系统设计过程中进行多方面考虑，如系统平台、开发工具的选取，功能上注意防止误操作等造成的死机。（五）适应性系统应该面向应用、面向未来进行开发，因此必须能够适应不同酒店的不同管理模式、不同机构设置、不同产品类型等，同时也必须能够适应相关设备、相关系统的相连。要达到这些要求，在设计中我们要力求：、尽可能多地开放系统参数、与酒店其他相关设备、设施、服务相连应尽可能预先留好余地。、适应新技术发展的趋势，易于硬件的换代、软件的版本升级三、酒店管理信息系统后台子系统的功能需求酒店后台系统主要以财务处理（总帐、应收帐、应付帐、银行现金日记帐）为中心，附以采购、库存、设备管理、固定资产、人力资源等模块。后

14、台系统在总体的功能需求上要符合以下几点：1必须按照财政部的最新会计准则和新会计制度进行设计，财务处理规范。2必须针对酒店业的实际，增加商场管理模块，采用多币制记帐，各种报表符合酒店业的要求和规范。3保密性、安全性、可靠性程度要高。财务是酒店的机密中心，各级人员应该有自己的权限和密码，同时系统的容错性、从故障中恢复数据的考虑要充分。4界面友好，简单易学。（一）财务处理功能需求账务处理必须具备以下几点的功能需求建帐期初处理会计凭证录入凭证其他管理凭证预结算凭证审核过帐输入明细分类帐查询功能：报表处理功能各种报表、帐簿输出系统维护（二）固定资产管理功能需求固定资产卡片维护选择计提折旧的方法编制固定资

15、产凭证4月底自动转帐5 查询、打印（三）采购管理功能需求建立基本参数采购文件管理订单管理查询报表（四）仓库管理功能需求建库管理日记帐处理报表（五）人力资源管理系统功能需求员工人事档案的管理。考勤管理人员变动培训、考评及奖惩记录工资管理（六）工程设备管理的功能需求工程部的管理信息系统能对设备的管理和维护产生很大的间接经济效益，具体设备管理子系统的功能需求包括以下内容。1 设备申购管理2 设备登记管理3 设备维护管理4 设备报修管理5 设备查询管理6 设备备件管理7 能源管理管理8 报表管理9. 设备供应商管理四、后台系统的设计原则酒店后台系统的设计特点是以财务处理为中心，涉及会计核算（帐务处理、

16、固定资产、材料仓库、现金银行、工资、采购等）、成本分析（财务状况分析、成本分析、利润分析等）、财务预算计划等方面，因此在设计系统的过程中，需要紧紧抓住酒店与其它行业的不同之处，有重点，分步骤地进行开发设计。（一）以财务核算为基础的原则在财务核算中，又以帐务处理为主导，在设计过程中需注意以下几点：、会计科目的一级科目一般由财政部统一规定，二级以下的科目由酒店自己确定。、记帐凭证可采用统一的填制规范，以便于输入和处理，如收款、付款和转帐凭证可以采用同一格式。、会计摘要的写法要尽量规范化，最好采用固定的写法。、输入记帐凭证信息时，应考虑作为凭证文件保存。、报表生成功能是整套软件成功与否的关键。、帐务

17、处理系统应该具备强制性的控制功能。（二）以财务控制为重点的原则成本分析子系统一般包括四个功能模块、财务状况分析模块。功能包括：资金平衡关系分析；流动资金分析；专项基金分析；资金利用效果分析。、成本分析模块。功能包括：成本计划完成情况分析；主要产品单位成本分析。、利润分析模块。功能包括：利润总额分析；利润分配分析；利润率分析；利润预计完成情况分析。、投资分析预测模块。即长期投资效益分析。（三）以财务计划预测为指导的原则一个财务计划预测子系统可包括以下几个功能模块。、财务计划预测模块。具有实现资金预测和编制中短期资金计划等。、成本计划预测模块。能实现成本预测等功能。、工程预算模块。根据现行标准和价格，测算工程项目的各项费用，编制工程预算。、投资项目可行性分析模块。用于投资、合资大型项目的可行性分析图4-7 某酒店功能结构图专心-专注-专业