产品仓库保管制度 - 廊坊市食品药品监督管理局.doc

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1、一、产品仓库管理制度一、产品进货验收制度1、商品到货后，由运输员及时通知质量管理部门进行验收登记，并将商品存放于仓库待验区。2、质量管理部门验收人员根据订单进行验收、并区分一般商品和特殊商品。（1）一般商品与订货单中的产品品名、规格型号、数量等项目一致，根据验收情况填写验收记录。（2）特殊商品需针对该商品各项标准认真核对。3、验收合格后，将商品存放于合格区并办理入库手续，仓库保管员根据入库单登记库存商品卡片并建立商品台帐。4、验收不合格或与订货单不一致，将商品移至不合格区，并及时通知相关业务部门和运输员，查明原因后汇报于质量负责人。二、 仓库保管：1、按产品储存条件调控仓库温湿度并做好记录。2

2、、月末结帐保管员与微机打印的商品盘点表核对。3、仓库设置待验收（黄色）、退货区（黄色）、不合格区（红色）、合格品区及发货区（绿色），实行色标管理，效期产品要有明显标示。4、对于不合格产品，要及时通知质量管理部门，根据相关规定，进行处理，做好不合格品的销毁记录。5、特殊商品按其管理要求特殊养护，有效期产品执行有效期产品管理制度。三、销售出库：1、营业员根据出库凭证按公司规定办理出库手续，业务人员按出库单逐项核对一致后并签字。2、仓库保管员根据出库单进行出库，同时业务人员、运输员应核对出库商品是否与出库单一致并签字。3、特殊商品按其管理要求双人出库复核保障其可追溯性。4、仓库保管员根据出库单登记库

3、存商品卡片及台帐。四、销货退回1、销售退回商品首先应由相关营业员或检测部门进行验收，同时通知质量管理部门进行复核，填写退回商品申请单，办理销售退回手续。2、保管员凭退回批准手续复核后办理入库。二、不合格产品管理制度1、凡产品质量、外观质量、内外包装不符合有关规定及经物理检测室检测后不符合国家标准、行业标准、地方标准或企业标准的产品均为不合格产品。2、不合格产品由质检员检定，不合格产品要存放于挂红色标志的不合格区内，不得与正常产品混放，要详细记录不合格产品的品名、数量、生产厂家、供货方、生产批号、日期及不合格原因，并建立台帐。3、不得经营过期、失效、不合格及国家淘汰的医疗器械。4、对入库验收后发

4、现的不合格产品，应报质量管理部门负责人审核签署意见后，由业务部门与供货单位联系处理。5、在库检验出的不合格产品要报主管质量工作的负责人，查明原因，作出记录。不合格产品不得擅自处理，需要报损商品要按公司有关规定程序办理。6、对不合格产品的销毁处理，要有详细记录，并有企业负责人、质量负责人、仓库保管员三人以上签字。三、有效期产品管理制度1、效期产品应根据效期的长短和以销定购的原则编制采购计划。2、效期产品按批号储存，每垛产品要悬挂效期标志。以便掌握效期长短的期限。做到先进先出，近效期先出。3、凡近效期半年的产品，要严格实行催销报表制度。接近效期的产品要提前3个月通知采购部及供货单位，保管员要及时向

5、部门经理提示并发出催单，做到在近效期2个月内售完或办理完退货手续。4、到效期未售出的各类产品一律封存、严禁出售，同时有明确标识。做好详细记录。5、有使用期限的产品管理同效期产品的管理要求一致。四、产品质量跟踪制度1、业务经营部门对售出的产品要跟踪客户填写产品质量跟踪记录，对产品质量信息详细记录，并及时反馈到质量管理部门。2、从生产（经营）企业购进的首批医疗器械，应向生产（经营）企业索取国家法定部门出据的测试检验合格报告。3、质量管理部门负责建立医疗器械质量档案，研究处理医疗器械质量问题。4、定期研究处理质量问题，对容易发生质量问题的产品施行跟踪服务，填写产品质量跟踪记录并将跟踪服务信息及时反馈

6、到质量管理部门。5、企业的员工为质量跟踪和不良反应信息的责任收集者。五、仪器设备使用保养制度为保障医疗器械产品质量检验的准确性，仪器设备的完好、操作使用人员的安全，制定本制度。1. 无专业技术、无上岗证人员不得使用操作各种仪器设备。2. 操作人员使用前首先要进行外部工作环境的检查是否达到相关要求。3. 操作人员要严格按照仪器、设备的使用说明书及操作规范、流程进行操作。4. 根据仪器设备的特点、专长、分类定期进行养护。环境要卫生整洁。5. 对于需要专业部门检测、计量的仪器设备，要按照法规要求按期计量检测确保仪器设备的准确度。6. 仪器设备使用完毕后要进行关闭检查。7. 仪器设备的使用保养检测要有

7、记录。六、安全、卫生管理制度1. 建立经理参加的治保组织，具体负责各部门的安全保卫工作。2. 经常组织干部、职工学习贯彻国家法规、法令和规章制度，不断进行安全常识教育增强安全意识。3. 积极作好安全防范和防火安全工作以保证经营场所、经营产品和职工人身安全。4. 营业大厅经常保持整洁，及时清除地面上的易燃物和可燃物品，严禁在柜台、仓库内吸烟和使用电炉取暖做饭。5. 严格执行财务纪律，现金不准在柜台过夜，必须当日交入财务科。6. 库房严禁将火种、危险品入库，一切电器设备必须符合安全用电要求。7. 加强消防器材和设备管理，做到定人、定责、定点、定时检查、维修，保持完好。冬季要对消防用具和设备采取防冻

8、措施。8. 坚持值班制度，值班人员要提高警惕、坚守岗位、尽职尽责，不得擅离职守。遇有犯罪分子要敢于斗争，保护国家财产。9. 建立防洪应急组织及措施，配备防洪材料，防止汛期发生不必要的财产损失。10. 环境卫生落实到柜组、柜台卫生落实到人，个人卫生穿在整洁。11. 仓库货位整洁，货物堆放坚实，标识明显。12. 商品存放应做好防潮、防污染和避光措施，做好虫害预防措施。七、员工培训、体检制度按照医疗器械监督管理条例，保障医疗器械使用的安全性、防止污染，制订本制度。一 培训1. 公司每年初制订员工全年培训计划。2. 每月初第一个星期天为员工业务知识政策法规培训日。3. 请进来、走出去定期参加厂方、商家

9、进行的产品知识、使用、保养等专业培训。4. 质管人员、经营人员 不定期参加全国性医疗器械展会进行学习交流。二 员工体检1. 公司员工每年参加石药集团医院的年度身体健康检查。2. 每年对45岁以上员工附加进行心电、血糖、血脂、常规五项检查 。3. 女员工每年参加区卫生防疫站进行的妇女健康普查。4. 新员工上岗前要进行身体健康检查。八、产品售后服务管理制度一、 产品售后服务管理项目1安装报告单11各部门售出设备均需填写产品售后服务单，并在安装后三日内归档，作为售后服务依据。12 各部门人员在向用户交付、安装设备时均应向客户说明操作注意事项，并且培训简单故障的排除，并将其记录在产品售后服务单上。2售

10、后服务回访制度新出售的产品1周内回访（电话或上门），1各月内回访2次，及时解决疑问，并填写产品质量跟踪记录。3售后记录3.1售后服务人员负责填写售后服务记录，严格按要求填写。3.2售后服务人员负责医疗器械产品质量和企业服务质量评价意见收集，记录完整，及时处理各种有关质量问题。二、 保修及维修制度1所售产品仪器实行一年内免费保修，终生维修，由专人负责。2售后保修按国家规定的有关办法执行，擅自拆机、涂改或更改机号取消保修资格，未按使用说明操作的故障不予保修。3售后服务人员依据客户质量跟踪档案，对用户仪器进行维修保修。4客户来电来访咨询产品问题，售后服务人员耐心解答，对有质量问题的产品三日内应给予解

11、决办法的明确答复，需要维修的尽快安排人员并填写产品售后服务单。5.对于超出保修期的产品，维修人员应用最快的办法为客户排忧解难，并按成本收取维修费用。6对于返修产品，要按批号机号归档并在产品售后服务单中详细记录故障和处理方法，以便总结经验。7对于保修和维修的产品，要建立相应档案及记录。九、用户投诉管理制度为保障人民用医疗器械的安全，对消费者负责，维护消费者利益制定本制度1. 公司设用户接待值班经理，用户投诉顾客意见本。值班经理负责整理答复用户。2. 公司设产品售后服务部，用户电话；87012740，87024122及时解决用户所反映的问题。3. 接受用户投诉问题的第一人为首位责任负责人，诚恳倾听

12、用户反映，做出记录及时解决用户所投诉的问题。并及时上报上级责任主管负责人。4. 对用户的投诉，责任部门在24小时内给用户予以答复，提出处理意见。对用户投诉的产品质量问题要及时和质量管理部联系，做出现场记录，保留好用户资料。5. 承诺三包产品在售后服务部门两次修理仍不能正常使用的要负责更换和退货。十、产 品 采 购 制 度为保障医疗器械商品的正常销售、商品物流的流转、库存商品的规范化，制定本制度:1. 应根据销售科、业务员销售资料，编制季度商品采购计划。2. 以销售科、业务员提供的销货计划以及库存数量为依据，坚持按需进货、择优采购的原则进行采购。3. 采购人员应与供应厂商签定购销合同，建立采购合

13、同台帐。4. 按照医疗器械监督管理条例要求，审核供应厂商资质，索取相关证件、资料，建立供应商资质挡案，保证采购商品质量，不从无医疗器械生产经营资质单位采购商品。5. 搞好首营产品、首营企业的审核工作，保存首批样品及必要的证明材料。6. 商品到货后要及时登记合同管理台帐，作出详细记录，防止不合格或质量有缺陷商品入库。7. 及时与财务部门核对帐务，保障企业资金高效、安全使用。8. 对不适销的产品协同质检、验收、仓库、运输部门及时做好退换处理，并做好记录，做到有票可查、有帐可依。9. 定期考核库存存量及库存质量，避免形成滞销、积压。十一、首营产品审核管理制度 为保障医疗器械产品质量及产品标准的合法性

14、、可靠性，制定本制度。1. 首营产品、品种的确定由业务主管经理审批。2. 采购部向供货商取得首营产品的合法资质，填写首营产品审批表，报质量管理责任人审核后方可进行采购。3. 采购部将核准采购品种相关资料存档，并传递给仓库质检、验收部门，为其建立首营品种质量档案。4. 质量检测验收部门依据相关资料对首营产品要严格进行检测验收。对不合格首营产品有否决采购权。 5. 仓库部门对已入库首营品种要进行重点管理，及时向业务部通报首营产品库存存量。6. 经营人员要做好首营产品的市场调查和推介工作。及时收集用户对首营产品的评价和不良反应情况。十二、企业售后服务管理制度三、 机构人员及配置1公司设售后维修服务部

15、2公司设专职技术人员三名负责售后维修服务3售后维修负责人具备工程师职称，其他人员为技工等。4企业还配有专用售后服务车。四、 产品售后服务管理项目1安装报告单11各部门售出设备均需填写产品售后服务单，并在安装后三日内归档，作为售后服务依据。12 各部门业务员在向用户交付、安装设备时均应向客户说明操作注意事项，并且培训简单故障的排除，并将其记录在产品售后服务单上。2售后服务回访制度11新出售的产品1周内回访（电话或上门），1各月内回访2次，及时解决疑问，并填写产品质量跟踪记录。五、 保修及维修制度1所售产品仪器实行一年内免费保修，终生维修，由专人负责。2售后保修按国家规定的有关办法执行，擅自拆机、

16、涂改或更改机号取消保修资格，未按使用说明操作的故障不予保修。3售后服务人员依据客户质跟踪档案，对用户仪器进行维修保修。4客户来电来访咨询产品问题，售后服务人员耐心解答，对有质量问题的产品三日内应给予解决办法的明确答复，需要维修的尽快安排人员并填写产品售后服务单。5.对于超出保修期的产品，维修人员应用最快的办法为客户排忧解难，并按成本收取维修费用。6对于返修产品，要按批号机号归档并在产品售后服务单中详细记录故障和处理方法，以便总结经验。7对于保修和维修的产品，要建立相应档案及记录。十三、技术资料管理制度1、技术资料包括产品标准、计量标准、物价标准、专利文件、产品检测报告、产品说明书、等有关商业技术内容的资料。2、为保障各种技术资料及时、准确地收集、归档，质量管理部门专门负责，设专、兼职管理人员，负责技术的整理、保存。3、业务部门签订进货合同后，应向生产、经营企业索取企业营业执照、产品质量标准、产品测试合格报告、产品注册证书附件、生产经营企业许可证等，转交管理人员归档保存。4、各种技术资料要填写规范、准确、，并利用技术资料的依据指导业务工作和监督检查。5、企业员工要保守商业机密，严禁泄露有关技术资料、本企业商业信息。有关技术档案，未经批准不得私自借用或赠于他人。-16-