办公室事务管理(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 江苏开放大学形成性考核作业学 号 11姓 名 胡海亮课程代码 课程名称 办公室事务管理评阅教师 第 一 次任务共 四 次任务江苏开放大学任务内容：一、填空题1.办公室是领导的耳目和左右手，指的是办公室的 领导的参谋和助手 作用。2.外来办事人员，首先接触的是办公室工作人员，办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象，这指的是办公室的 窗口和门面作用 作用。二、简答1、简述办公室的定义。思考提示：注意办公室含义的多重性。通俗地讲，办公室就是人们办公的场所。但在实践过程中，办公室又表现为多重含义。1. 泛指一切办公场所，区别于教学用的教室、

2、生产用的车间等。它是以“白领”为典型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。这种场所通常必须具有处理与工作相关的各种事务的功能，要有必要的办公家具、文件柜、书写文印设备、联络通信设备等，可以供人们在从事书写、接待、会谈、联络等工作时使用。2. 某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：经理办公室、校长办公室等。3. 国家机关、企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构。如：市人民政府办公室、集团公司办公室等。主要是协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作。4. 某种专门的独立机构。如：市区征兵办公室、市招生考试办公室等。本课程所谈的办公室主要取第三种含义，即国家机

3、关、企事业单位、社会团体内办理行政性综合事务的实现辅助管理功能的办公场所。本课程侧重于企事业单位、街道社区的行政办公室，其办公人员主要是文秘类工作人员。2、简述办公室事务的特点。思考提示：要围绕四大特点做简要叙述。办公室事务可谓是千头万绪，办公室的含义、地位和作用以及办公室工作内容足以显现办公室事务的特征。1. 服务性办公室工作不仅服务于本单位领导、部门及本单位的全体人员，而且服务于与单位有关的单位和人员。服务的内容包括管理服务、信息服务，也包括生活服务与事务服务。因此，办公室工作人员要有服务意识，做到精细服务，注重细节，提高效率。2. 综合性办公室事务的综合性主要表现在工作内容涉及单位的各部

4、门，具有着部门之间信息传递、沟通、协调的职责，在处理事务时，必须对各方面的情况进行综合分析，统筹处理。3.分散性办公室事务的分散性，表现一：所处理的事务有办公室内部的，也有外部的，处理时难以统一。表现二：工作人员分散。4.繁杂性办公室事务涉及到上下左右、里里外外，千头万绪，纷繁复杂。有大事，也有小事；有务虚的，也有务实的；有综合的，也有单项的；有常规的，也有紧急的；有主要矛盾，也有次要矛盾。三、论述题谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。思考提示：此题为论述题，一定要以教学资料中所总结出来的要点为基础，结合自己自身工作实际展开评述。答：不论党政机关还是企业单位，都离不开办公室这一机构，办

5、公室属于单位的主要行政部门之一，他的地位和作用是担负这承上启下、协调关系、联络各方、代表单位下发行政指令的任务。是一个单位工作的中枢和调度中心。工作的基本规则和要求是：按照单位主要负责人的指令安排部署一个时期的工作，并抓好贯彻落实督办，为领导当好参谋助手，为部门协调服务好。一、 要站得高，看得远站得高，看得远是对办公室人员的政治要求。要求办公室人员必须有政治敏感性，善于从政治上观察问题和处理问题，提高参谋水平和当好助手的能力。那么，在实践中，怎样才算站得高、看得远呢？我认为就是要把工作放到大局中思考，增强政治意识；把工作放到党委、政府的总体要求和部署中思考，增强大局意识；把工作放到事业发展的历

6、史进程中思考，增强责任意识。在三个意识中，政治意识是根本，大局意识是关键，责任意识是保障，所以要发挥好领导的参谋助手作用，必须要有坚定的政治方向，学会从政治的高度看形势，分析问题，认识问题，解决问题。办公室人员除了站得高以外还必须看得远。这是由办公室的职能决定的，办公室工作随机性强，被动性大，所以办公室人员在具体的工作当中要善于超前谋划，工作不能等领导布置了才去做，要由被动服务，当“传声筒”、“录音机”，转到做好主动服务，成为贯彻领导意图的“变压器”、“高智能计算机”。可以说，办公室是实施决策的“总调度室”。办公室人员必须敢于胸为帅谋，准确理解、全面落实领导意图，抓好那些“牵一发而动全身”的大

7、事要事。在领会精神、吃透上情、摸清下情的基础上，站在全局的高度积极主动地观察、协调、处理好方方面面的关系。二、 要谋得深，想得细当参谋贵在“参”字上下功夫，在“谋”字上花力气，力求参到点子上，谋到关键处。因此，办公室人员在为领导出主意、献计策的时候，出的“主意”层次要深，献的计策要体现人民群众的根本利益，符合党和政府的根本宗旨，“谋划”要精细，符合社会发展规律。谋得深，想得细，是对办公室人员的业务要求。当参谋和助手要有过得硬的业务能力和水平，工作上要有所作为。要达到这个要求，一是要有较高的政治业务素质和政策理论水平。办公室人员是“兵头将尾”，身处兵位却要常常处在将的位置分析问题，处置问题，所以

8、办公室人员必须勤奋学习，与时俱进，否则就会被淘汰。二是要有较高的思维层次和思维方式。当参谋做助手，是为领导服务的。因此要求办公室人员必须懂得现代领导管理科学，确立符合现代社会发展的思维方式，从领导的角度思考问题，想领导之所想，急领导之所急，议领导之所思，积极进行高层次思维实践。按领导的思维方式，把工作与党委、政府的中心工作、与领导抓的重点工作结合起来，才能开创办公室工作新局面。三是要注重工作细节。办公室人员在议大事的同时还要着眼细节，把平凡的工作做精彩，要积小事为大事，积小成为大成。一言以蔽之，就是要树立“细节决定成败”的理念，要大处着手，小处着眼，工作上才能游刃有余、百战百胜。三、 要会团结

9、、能办事办公室工作千头万绪、事无巨细，大到贯彻上级方针政策、起草领导讲话、处理外界关系，小到端茶倒水、打扫卫生，这些事有时仅仅靠一个人很难圆满完成,这就要求办公室人员必须会主动团结人,团结不同性格类型的同事，要心胸宽广，心能容人，这样工作上才能形成合力，同时必须有无私奉献的精神,没有这两点是难以胜任办公室工作的。办公室工作人员最忌争功诿过、私而忘公。办公室工作最大的规律就是“无规律”，一年到头忙忙碌碌，有时还要加班加点连轴转，不显山、不露水，但办公室人员要始终认识自己的工作和价值，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都要做到召之即来、来之能战、战之必胜。办

10、公室人员团结起来以后就要办实事。“办公室工作无小事”，上要落实领导意图，下要服务基层和其它部门，每一项工作都来不得半点马虎，每一项工作都必须做好，该你做的没有做好，就是失职，不该做的你做了，就是添乱，所以办公室人员不仅要办实事，而且要会办事办成事，这是办公室人员的价值所在。四、 要靠得住，信得过办公室人员参谋助手作用的发挥，与领导者对办公室人员的信赖程度成正比关系。领导对办公室人员的信赖程度越高，对工作人员激励越大，办公室人员参谋助手的积极性越高，参谋助手作用就会发挥得越好，领导对办公室人员参谋建议的采纳率越高。反之，办公室人员与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感和安全感，在这样的压力下，办公室

11、人员很难向领导提出有价值的参谋建议，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”。因此，要发挥办公室人员的参谋助手作用必须赢得领导的信任。“信不足焉，有不信焉”，要获得领导的信任，首先要注重自身品德修养，说实话，办实事，不欺上瞒下、狐假虎威，做诚实守信之人，以人品赢取信任；其次要提高能力和办事效率，能提出好的建议并按时优质完成各项工作任务。三、 选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想。 成果形式：写成调查报告思考提示：一定要做简单调查后，再形成文字报告。社

12、区办公室人员一般有5到9人组成，成员有村支部书记、副书记、主任、会计、妇女主任、民兵营长、大学生村官及文员。各类人员的职责如下：村支部书记：负责村社区的全面工作村支部副书记：协助书记负责村社区的全面工作主任：负责村建设、生产及社员矛盾纠纷调解工作会计：负责村业务、账册管理及资金结算工作妇女主任：负责计划生育及组织全村妇女检查工作民兵营长：负责征兵及村治安工作大学生村官：跟主任学习各项工作并记录，定期向支部书记汇报工作文员：负责记录每天村办公室各项事宜，接受文件及处理文件以及村会议的文稿，各项宣传教育工作。 上午随村主任、大学生村官下一线调研，实地考察了灌溉渠的情况。今年的雨水比往年来得要早，防

13、震渠两边的泥土有轻微的塌方。我们沿途巡查了大约有5公里，发现多处有这种现象，主任叫大学生一一做了记录，并交代将塌方的地方计算立方，形成报告向村支部书记汇报。下午大学生将记录的数据在电脑上一一做了计算，得出结论要修补的防震渠需要泥土大约8个立方，车辆、人力等一系列的需求，形成报告交支部书记。下午三点多，6组的张大爷和王大妈来到社区办公室找支部书记，原来他们两家是邻居。初步了解了一下，原来他们两家为了田埂边上的农作物影响了田边的小路，张大爷家长的是小麦，而王大妈家长的是油菜，可能是王大妈家中的油菜望田埂边多种了两颗，现在的油菜正是蓬头大的时候，影响了别人到田里施肥等农活工作，张大爷从田埂上走的时候

14、不方便可能就把路上的油菜择了，从而发生了矛盾，两人吵得不可开交。支部书记帮他们分析了一下，和蔼的跟他们讲：你们这样吵着也不是办法，我来说给你们听，认为我说的对的你们就找我的办，好不好？两人同意的点点头。大妈家的油菜长在自家的田里没错，但是你不应该种在田埂的边缘，小的时候还好，长高了人就不好走了，你没有想过以后人家怎么走路，这就是你的不对。大妈同意的点点头。大爷你走路本来是没有错的，可是你把人家的油菜掐了，这就是你的不对，大爷也会意的点点头。书记看两人都有悔过的意思，接着说：俗话说得好，远亲不如近邻，大家应该互相退一步，要和睦相处，互相帮助嘛，也为我们社区增添一份光彩。说得两位连点头，书记接着说

15、，你们回去之后把田埂边上打几个木桩，用草绳把占在路上的油菜带一下，即不用掐了人也好走，这样你们看怎么样？这是的大妈说，我马上回去弄，大爷接着说我来帮你，两人开心的走了。通过一天的调研，让我很受启发，作为百姓的带头人，要为百姓谋福利，为百姓排忧解难，只有深入一线基层，才能帮助百姓解难，更要调解好百姓的矛盾，造福一方。李秘书的一天小李，25岁，毕业于文秘专业，在一家跨国公司任中国区总裁的秘书，工作已有2年时间。小李一天的工作安排是这样的：8:30 到达自己的办公室，把自己的办公室打扫干净。8:40 清扫总裁的办公室，总裁接待室。8:50 查点备用物品，打开自己的电脑，并查收文件。9:00 总裁到办

16、公室，起立道声“早上好”后，立刻开始为总裁冲咖啡。9:15 向总裁确认当天的工作日程安排，通知办公室主任在接待室接待预约好的客人。9:30 将传真或电子邮件的内容整理好，能处理的尽快处理，不能解决的向总裁请示，得到指示后回复。10:00 回复发送传真或电子邮件，打电话确认总裁的工作预约，给一个重要的客户准备生日礼物。10:30 客人准时到达，将客人引导到总裁办公室，给客人沏好茶退出。11:30 总裁和客人外出，为下周总裁去澳门预订机票饭店，将各种办公室文件事务处理完。12:00 午休。13:00 回到办公室，接听电话、查看网上信息等。13:15 总裁回到办公室，给总裁冲咖啡，报告需总裁处理的电话留言。13:25 准备总裁下午参加研讨会的材料文件等资料。14:00 陪总裁外出参加研讨会。14:30 研讨会正式开始。将与会者的发言要点做记录，并用录音笔录制。17:00 研讨会结束。和总裁一起参加联谊酒宴。18:00 回到办公室，关好电源和门窗，锁好门。结束一天的工作。这是一位总裁秘书一天的具体工作安排,在秘书这一天的工作中能清晰了解到秘书的工作流程和工作职责。完成日期：得分：评阅时间：课程名称：办公室事务管理 第 一 次任务 评阅教师：专心-专注-专业