OA办公自动化系统改造方案.doc

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1、OA办公自动化系统改造方案1.1 概述随着办公自动化的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为办公自动化建设的重要内容。对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。1.2 具体功能1.2.1 个人办公个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。1.2.1.1 个人设置对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。1.2.1.2 个人通讯

2、录个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。1.2.1.3 常务安排常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。1.2.1.4 工作日志工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。1.2.1.5 个人文档方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。1.2.2 企业管理提供了极具价值的企业管理功能模块，规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。1.2.2.1 协作管理协作区针对一项任务或者项目，临时组建一支团队进行任务的协作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色

3、的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员（即时了解任务进展以及给予指导），任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。1.2.2.2 流程管理可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。1.2.2.3 文档管理文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图

4、片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。1.2.2.4 人事管理人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。1.2.2.5 资产管理包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。1.2.2.6 用品管理办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。1.2.2.7 车辆管理对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。1

5、.2.2.8 图书管理包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。建立一个统一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。1.2.2.9 会议管理可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。1.2.2.10 商务管理商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。1.2.2.11 计划管理工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。1.2.3 实用工具提供多种实用的办公辅助工具，增

6、强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。1.2.3.1 系统邮件又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。1.2.3.2 公司论坛可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。1.2.3.3 在线人员查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。1.2.3.4 网络硬盘网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作

7、。1.2.3.5 生日贺卡生日贺卡是根据在个性设置个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。1.2.3.6 使用向导帮使用人员熟悉系统。1.2.3.7 快捷查询方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。1.2.3.8 公共相册将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。1.2.4 信息库1.2.4.1 组织机构信息可以查看本单位的单位信息和部门信息。1.2.4.2 人员信息查看员工的信息及在线、外出情况。1.2.4.3 新闻发布可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、

8、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。1.2.4.4 公告管理用于管理公告通知的发布。1.2.4.5 公共通讯录管理和查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、关键词查询等。1.2.5 系统管理系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。1.2.5.1 组织机构管理建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。1.2.5.2 角色权限管理提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。1.2.5.3 系统日志管理提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。1.2.5.4 系统资源管理可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。1.2.5.5 系统安全设置用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效保证系统的安全。