2022年机关单位档案管理制度 .pdf

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1、机关单位档案管理制度一、总则（一）为规范我局档案管理工作，充分发挥档案在业务技术、行政管理等工作中的作用，根据中华人民共和国档案法 、中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的机关档案工作条例、 水利部水文局档案管理试行办法等，结合我局工作实际，特制定本办法。（二） 我局的档案是指在党政、人事、财务、基建以及设备管理、科研规划、测绘、 水文水环境监测、水文情报预报等各项工作中，直接或间接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、数据、声像等各种类型的历史记录， 是日常工作参考的重要依据和可靠凭证。收集并按要求整理好相应档案是局属各单位、部门的重要管理任务，应指定专人负责本单位、部门业务范围内的档案资料

2、收集和整理工作。（三）我局实行档案分部门整理、档案室集中统一管理的基本制度。局属各单位要明确内勤人员将当年工作中形成的档案材料，必须按规定定期整理并向局档案室移交、登记归档，任何单位和个人不得擅自处理或长期积压应归档的资料，更不得据为己有。（四）本办法所规定的档案主要包括：文书档案、人事档案、宣传档案、财务档案、科研规划档案、基建档案、测绘档案、设备档案、水文监测档案（包括水情、雨情、墒情、蒸发、泥沙等）、水环境监测档案、水文情报预报档案，以及水文资料原始记录、基地签订合同和协议，编写技术报告等档案及相应的电子文档。二、组织机构和职责（一）办公室归口管理档案室工作，并指定专职人员具体负责全局档

3、案工作，在业务上接受市水利局、市档案局、部水文局等相关部门的指导和检查。（二）各科室、基地要明确内勤岗位具体负责本部门档案整理工作。文书档案、宣传档案、车辆管理档案由办公室负责；人事档案由组织人事科负责；财务档案、权属证件由计财科负责；规划档案、基建档案由规划建设科负责；设备档案由设备通讯科负责；水文科研监测档案、测绘档案由监测科研科负责；水环境监测分析档案由水质科负责；水文情报预报档案由水情科负责；水文资料原始记录、基地签订合同、协议、技术报告等档案由各基地负责。xxx 公司参照执行。（三）档案整理工作的步骤分为：分类、立卷、归档三个环节组成。（四）档案管理岗位的基本职责1执行档案工作的政策

4、法规，建立、健全本局档案管理的规章制度；2负责对局内不同类型档案的分类、立卷、归档工作进行指导、监督和检查；3负责归档、登记、查询、利用与管理本办法所规定的档案资料，积极开发档案资料信息资源，为各项工作提供必要的服务；4认真贯彻执行中华人民共和国保守国家秘密法，做好保密工作，确保档案的机密和安全；5工作人员调离岗位时，必须将其经办或暂存的应归档文件材料交给相关负责人员，不得擅自带走、损坏或遗失。三、档案的分类（一）档案分类原则：遵循“年度部门内容”三级分类原则。第一级分类为“年度”分类法，即所有档案按年度分类；第二级分类为“部门”分类法，即在每个年度下面再按照收（发）文的部门机构进行分类；第三

5、级分类为“内容”分类法，即在各部门形成的档案内，再按照具体内容进行分类。（二）档案分类1 文书档案收集范围： 上级机关的文件材料； 本单位的文件材料； 同级单位和非隶属单位的文件材料；下级单位上报的文件材料；经上级部门领导批示的有关材料；大型书籍文献等、水文技术资质。2宣传档案收集范围：由局组织编辑、印制的水文宣传材料，包括纸质件、展板、视频、音像作品及电子版本；领导视察、检查工作以及出席的重要会议、仪式的影像资料。3车辆管理档案范围：车辆登记证，车辆行驶证复印件，车辆购置税证，车辆保险单据，定期保养、维护情况记录与说明，油耗情况记录、派遣车辆单据等。4人事档案收集范围：涉及组织机构、人事任免

6、、劳动关系以及相关工作的各种履历表、简历表、登记表、鉴定材料；职务任免呈报表，调整工资审批表、技术职称评聘、招工审批表；人员流动，离、退休、退职等审批表与相关材料；各种先进模范表彰的事迹材料的申报、审批及荣誉证书等。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 5财务档案收集范围：会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其它会计凭证；会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、辅助账簿及其它会计账簿；财务报告类，包括月度、季度、年度财务报告、会

7、计报表、附表、附注、文字说明及其它财务报告；其它相关财务报表，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其它应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、审计文件材料； 经费预算、 财务收支计划、 各类财务管理文件材料；签订的各类经济合同、协议（这类档案一式三份，计财科存档1 分、办公室存档1 份、经办人存档1 份）等。6权属证件收集范围：各基地、测站及机关的房屋产权证、国土使用证等固定资产登记等相关资料。7规划档案收集范围：经审批的专业、专项项目建议书、可研规划报告、设计报告、批准文件；各类规划任务书和大纲、规划报告补充报告（或复核意见）及附图，普查、察勘报告及

8、附图；水利部、部水文局、市水利局下发的有关综合技术文件；申报的科技课题项目成果登记表、报告书及奖励申报审批材料、获奖论文、学术报告、项目获奖证书、奖状复印件；各类学术会议、相关培训总结、技术调研报告；由局组织或参与编拟的正式出版物，包括图书、刊物、音像制品等；国内外科技文献与技术资料；各类专业学会的相关资料等。8基建档案收集范围：基建建设方案、计划、初设、施设批准文件；可行性研究阶段设计成果报告和附图，项目设计投资估算、概算书及附件、修正概算及附件；基建项目初步验收、竣工验收相关资料；施工详图、总体布置图、各类建筑物平（立）面布置图、结构布置图及其他布置图；单项工程施工招投标方案、工程招标概算

9、、招投标设计文件、图册及施工合同、质检和监理委托书、结算纪要、结算书，以及站房、办公房“两证”办理所涉及的一切资料，施工现场设计文件、设计修改、设计变更通知单，工程的重大事故材料（包括调查材料、处理意见和措施等）、工程竣工验收设计文件、设计相关文件。9设备档案收集范围：仪器设备安装项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复，论证报告、设计方案、图样、运行测试报告及存在的问题和处理意见，安装调试、验收鉴定报告，设备仪器维护保养和安全操作规程，大、中修记录、总结、鉴定书，事故分析、记录及处理报告，设备仪器改造、改装的报告与批复； 采购工作中有关询价、报价、 招投标、 考察、购买合同等文件材料

10、，运行情况普查记录表、汇总表等，设备突发事件、应急预案、设备故障抢修报告；各类设备仪器的采购、领取、调配、维修、使用、报废情况统计表；土壤墒情站维修记录；相关规范、章程等。10水文科研监测档案收集范围：年度地表水水位、流量、降水、蒸发、泥沙、土壤墒情、地下水水温、水位、水质、流量等资料的整理、整编、汇刊资料；重要水文站测流方案，测沙方案，水文测验任务书及测站档案等；水文年鉴、年度水资源公报、水资源简报、泥沙公报；水资源论证、水资源调查评价、行洪论证可研报告等；水文站网布设，水文站的查勘、建站、撤站报告，水文测站特征值整理资料；各类水文规范、业务技术书籍；市内从事水文监测的其它部门的水文监测资料

11、（汇刊本）。11测绘档案收集范围：测量仪器、标尺检验测定记录，选点图、展点图等，地形图、断面图，外业测量原始记录，控制点布置图、成果表，技术总结、检查验收文件，测绘工作技术报告、总结、报表、附图，各种测量手段形成的测量成果、各种比例尺的测量图纸，用各种测绘手段（航测、卫星定位测量、地面测量等）产生的原始记录、数据等，水文地质定期观测资料，长期监测点的分布位置图，长期动态观测的原始记录、年报表、汇总表、动态曲线、素描图，地形测绘项目合同、协议书、成果资料、图片等。12水环境监测档案收集范围：水环境（生态） 监测站网规划、 查勘报告、 布设；水质监测任务计划书，水质旬报、月报，省界监测断面水质月报

12、，重点城市供水水源地水质旬报，市管河流水功能区水质月报，地表水资源质量公报（年报） ；水质采样及各分析流程中的原始记录、数据报告、分析结论原始档案，水质样品接收单；水质监测整编成果、检验、评价报告；水环境影响评价报告，水污染监测、调查取证、处理意见书、报告；水质分析、管理人员个人技术档案；仪器设备保存、保管档案；技术标准、规范、规定文件档案；计量认证及其它实验室资格认定档案；行政文件档案。13水文情报预报档案收集范围：年度洪旱趋势展望、年度水情工作总结、年度水情报汛任务书；汛（旱）情实时信息通报、 水情报汛质量简报；水文测站实时特征值；各流域洪水预报方案；水情值班记录。14其它资料：凡在办公室

13、加盖单位印章的各类资料，除送有关业务科室外，办公室必须登记并存档两份原件。四、档案的立卷（一）立卷就是通过对文件进行分类、组合和编目，使其成为一个有机整体。既要分门别类、保持文件之间的历史联系，又要便于保管和利用，使组成的案卷能完整、准确、系统地反映本部门主要业务工作活动的历史面貌。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - - （二）立卷程序：1分类排列：将当年的档案按年度、部门、内容进行分类组合后，对卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可

14、分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；其它文件依其形成规律或重要程度排列。2编写卷内文件页号：编写页号一律用铅笔，页号位置为正面右上角，背面左上角。3 填写卷内文件目录： 卷内文件目录均用计算机打印随案卷装订，目录中填写序号、 文号、发文单位、题目、发文日期、页号等。4填写卷内备考表：包括卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明；立卷人姓名、年月日、完成立卷的日期。5装订案卷：将案卷按卷内文件目录、文件、备考表的顺序装订在统一的卷皮内，装订要整齐、不掉页、不倒页、不压字，用线绳装订。6编写归档号：将装订好的案

15、卷按其保管期限和重要程度进行分类排列，依次编写归档号（永久一个顺序，定期一个顺序） 。7填写案卷封皮：用钢笔或毛笔书写清楚，字迹工整。8填写案卷目录：将案卷封面的有关内容，详细登入案卷目录中，要求用计算机打印保存。五、档案的归档（一）各科室、基地应在每年3 月 31 日前按档案管理规定对上年的所有档案材料进行立卷、归档，并于当年 5 月 31 日前一次性移交局档案室（有行业特殊规定的除外）。（二）档案移交归档时，立卷负责人和档案管理人员应根据案卷目录详细清点案卷，按标准进行验收检查，对不符合标准的给予退回处理；符合要求的，档案管理人员在移交接收单上签字，移交接收单一式两份（交接双方各存一份），

16、以备查询。六、档案的统计、鉴定和保管期（一）每年末，档案室管理人员应对档案的保管数量、各类档案的查阅、外借次数等相关使用情况进行汇总统计，并根据统计结果提出档案价值的鉴定意见。（二）档案鉴定工作，是在判定档案价值的基础上，确定档案的不同保管期限。（三）档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30 年、 10 年。永久性档案包括：人事任免、机构演变、房屋产权证、土地使用证、重要合同协议、资产登记凭证、重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合统计报表、水文监测资料、水质监测资料、重要业务文件材料等。定期性档案包括：召开会议、举办活动、人事管理及一般性事务管理中形成的一般性文

17、件材料，需要定期销毁的财务档案、一般性技术报告等。七、档案的保管和销毁（一）档案室是保存档案及相关资料的重要场所，必须采取相关防高温、防水、防潮、防光、防尘、防火、防盗、防污染、防有害生物侵袭等措施。（二）档案室管理人员应定期对档案室进行清扫，保持室内及档案柜干净整齐；定期施放防虫药物，防止虫鼠害；室内严禁烟火，禁放食品杂物等。（三）档案管理人员不允许私自将档案带出室外或借给他人。（四）非档案人员不得私自进入档案室，如工作需要时，需有档案管理人员陪同，档案管理人员离开档案室要锁门，下班前对档案室进行安全检查。（五）经鉴定需要销毁的档案，必须列出销毁清册，严格履行审批手续，应指定两人负责监督销毁

18、，防止档案遗失和泄密；监销人应在销毁清册上签字。八、档案的使用（一）档案资料对全局职工提供无偿服务。（二）借阅者查阅一般档案资料，需经所在本科室负责人及办公室负责人签字同意，同时填写登记表；查阅财务及水文系列资料等保密性档案，需经本科室负责人及办公室负责人同意，并经局长批准，同时填写登记表。（三）借阅者要爱护案卷，切勿损坏，严禁在案卷上涂改、勾画、批注、拆卷、抽页、拍照。借阅者归还案卷时，档案管理人员和借阅人员要详细清点，确认无误后方能办理归还手续。归还的档案资料应及时入库上架。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - -

19、- - - - -第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - - （四）复印档案资料，需填写复印文件申请单，经办公室负责人同意后复印；复印财务档案、重要水文资料需经局长批准。（五）外单位人员查阅档案资料，必须由联系科室带领，持有本单位的介绍信前来查阅，同时遵守市水文局职工查阅档案的相关规定。查阅档案仅限于在阅览室内阅览或摘录，一律不准借出。九、档案整理目标考核档案整理工作作为一项日常工作考核任务，纳入各部门年度工作目标考核责任书。由局办公室根据部门档案的整理、汇交情况，按照“档案整理工作考核评分标准”对各部门档案整理工作进行百分制考核。若逾期未交者，予以通报批评，对书面通知限期

20、上交档案资料到期仍未上交的，取消该单位主要负责人和承办人当年评先推优资格。档案工作的考核分数按5% 折算计入各部门年度考核总分。”档案整理工作考核评分标准考核内容分值（分）评分说明档案收集齐全，无遗失、缺页等情况20 发现档案遗失或缺漏页情况，出现 1 次扣0.5 分按规定进行分类、立卷30 未按规定进行分类、 立卷不得分。 分类不规范，视具体情况扣5-10 分按规定制作卷内文件目录、编写页码10 未按规定制作卷内文件目录、编写页码不得分。出现缺目录、 漏编页码情况， 出现1 次扣 0.5 分按规定进行装订10 未按规定装订不得分。 装订不规范视具体情况扣 1-5 分按 规 定 填 写 编 写

21、 归 档号、案卷封皮10 未按规定填写不得分。 填写不规范视具体情况扣 1-5 分按时移交局档案室20 未按时移交不得分。超过规定时限移交，超 1 天扣 0.5 分。十、附则（一）本办法自颁布之日起实施。（二）各基地遵照本办法执行。（三）本办法由办公室负责解释。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - - -