2022年商务合约部职责.pdf

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1、商务合约部职责一、商务合约部职能 : 1、负责集团招投标、经营授权、合同管理、供方管理、法务管理及全面风险管理工作,建立相应的管理体系与管理制度、业务流程,并组织实施 ; 2、全面负责集团各类工程招投标工作, 确保废标率为零; 适时对集团投标文件收费政策及制度进行调整与修改; 3、 归口管理集团经营活动中的各类单项授权, 包括前期业务接洽及投标文件审批阶段法人授权委托业务管理, 合同签约、合同履约、工程程结算阶段法人授权委托业务管理及法律事务方面法人授权委托业务管理; 4、负责集团对外合同风险评估、起草、洽谈、签订工作, 组织集团各部门对合同进行评审与交底。重点把控风险较高的相关工程项目, 预

2、防合同中隐含的违约索赔等法律风险。针对在建项目风险制定相应的分解与防控措施,及时收集相关资料; 5、负责集团包工包料供方、专业供方、 劳务供方与物资设备供方等供方的管理, 及集团工程分包、物资设备采购及行政采购等各项采购业务的招标管理; 6、归口负责集团的所有法律事务工作; 7、建立健全集团风险管理体系, 负责集团全面风险管理, 包括风险管理体系职责、风险识别与风险评估、风险管理策略与控制措施、风险管理信息系统及风险管理监督考核等; 8、会同集团造价部门做好项目投标预算管理, 依据合同约定向业主提出涉及工程价款、材料价格的确认并负责具体事宜的处理; 9、会同集团工程管理部负责督促、指导分公司、

3、项目部编制月度、年度与项目竣工结算计量报告 , 并督促造价部门对工程结算价款进行审核认定; 10、负责建立、完善集团招投标、经营授权、合同、供方管理、法务管理及全面风险管理等各项经济活动的资料档案; 11、负责指导、监督分/ 子公司经营投标工作、合同管理、供方管理、法务管理、及全面风险管理工作 ;12、定期组织集团、 各分子公司招投标人员进行各类招投标相关政策、法规及部门业务管理及技能的培训、考核工作。二、商务合约部岗位职责( 一) 商务合约部经理岗位职责1、负责主持集团商务合约管理工作,建立相应的招投标、经营授权、合同管理、供方管理、法务管理及全面风险管理等管理体系、管理制度、业务流程,并组

4、织实施 ; 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 商务合约部职责2、全面收集、掌握国家及地方建设行政主管部门对建筑市场招投标、合同管理等有关政策与规定 ,结合集团实际情况提出应对措施与方案,并组织实施 ; 3、熟悉并掌握中央、省、市及地州招投标信息与有关招投标规定,组织参加各类省市相关招投标政策、技能的培训工作, 并结合集团实际配合集团市场部拟定集团经营方针、政策、制度; 4、参与工程项目立项评审, 组织资格预审文件、招标文件评审工作;

5、 5、 负责组织参加建设方召开的招标发标会, 组织安排工程造价人员与标书编制人员参加招标答疑会及现场勘察,全程监督、指导投标书的编制与预决算书的编制; 6、严格执行 “三审制度” , 并负责组织投标文件的评审, 负责开标前准备工作的统筹安排( 证件调配、人员安排), 做好投标过程控制; 7、负责组织建立集团人员证照、业绩资料、 社保档案信息库, 指导下属定期对投标所需资料收集、更新、整理与分类管理, 在集团范围内实现投标资料资源共享; 8、负责组织集团对外合同的起草、洽谈、 签订工作 , 组织集团各部门对合同( 施工承包合同、内部责任承包合同等) 进行评审与交底工作; 指导下属做好所有合同的登

6、记、归档管理; 9、 负责集团经营活动中各类单项授权文件的审核管理: 包括前期业务接洽及投标文件审批阶段法人授权委托业务管理, 合同签约、合同履约、工程程结算阶段法人授权委托业务管理及法律事务方面法人授权委托业务管理; 并就集团对各分子公司经营的综合授权管理提出专项方案 ; 10、负责建立健全集团风险管理体系, 包括风险识别与风险评估、风险管理策略与控制措施、风险管理信息系统及风险管理监督考核等制定的拟定与组织实施; 11、建立、理顺与维护好与招投标主管部门与招标代理部门的良好关系, 有效解决投标过程中的突发问题 , 并做好危机攻关; 12、协助集团领导、项目经理做好工程承包合同的谈判与业务洽

7、谈, 及时督促建设方与集团签订施工合同 , 并主导内部承包合同的签订工作; 13、负责集团、各分子公司投标人员、合约管理人员的业务技能培训, 指导、监督各分子公司的经营投标、合同谈判签订评审工作; 14、协助集团领导、配合市场营销部、各分公司做好业务考察接待工作, 并就集团的类似业绩、项目经理履历等进行全面介绍; 15、负责本部门的内部管理: 1)进行员工工作分工、安排、检查与督促; 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 商务合约部职责

8、2)审核与控制部门预算费用; 3)对部门员工进行绩效考核、业务指导与培训。16、完成集团领导交办的其她任务。( 二) 商务合约部副经理主要职责1、协助经理做好集团商务合约管理工作, 经理不在岗时, 主持本部门的日常管理工作; 2、协助经理建立与完善供方管理、法务管理及全面风险管理等管理体系、管理制度、业务流程 ,并组织实施 ; 3、协助经理着力开展公共关系维护活动, 摸索掌握本行业招投标、合约管理、 风险管理等工作的先进经验 , 及时向集团领导提出改革建议; 4、协助经理起草各类对外合同, 包括向上级的汇报请示、向建设单位的公函与建设单位的协议、补充协议等; 5、全面负责集团包工包料供方、专业

9、供方、 劳务供方与物资设备供方等供方的管理,及集团工程分包、物资设备采购及行政采购等各项采购业务的招标管理; 6、协同集团法律顾问负责集团所有法律事务工作; 7、配合经理做好项目负责人的接待服务工作, 及时解决处理投标、合同签订等工作中的突发情况、人员调派、关系处理; 8、协助经理及时指导、协调处理集团内部各分子公司投标业务、合同管理、风险管理等工作; 9、配合经理对集团投标事务、合同签订评审等工作的跟进、监督、实施; 10、完成领导交办的其她工作。( 三) 投标主管岗位职责1、根据行业相关法律法规及相关规定, 拟定投标文件的审核标准与相关管理制度; 2、负责集团所有投标文件等相关资料的二审,

10、 确保投标文件符合要求, 并做好相关审核记录与台帐 ; 3、协助经理对标书制作人员进行工作任务分配、下达与统筹安排,及时协助标书制作人员解决标书编制过程中的问题与难点; 4、理协助经组织人员对投标文件进行评审,并跟进投标文件后续修改工作, 必要时寻求专家进行指导 ; 5、参加标书制作及本部门召开的资格预审、招标文件、投标文件、合同评审等会议, 负责做好评审记录 , 并负责评审记录、投标风险责任自担承诺书、相关会议纪要等档案资料的归档精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 6 页 - -

11、 - - - - - - - - 商务合约部职责管理 ; 6、严格执行集团标书收费用管理制度及相关规定, 凭财务部收据发放标书; 7、负责建立投标业务、标书编制任务分配、报名开标外出人员安排的登记“台帐”, 管理好招投标文书与业务资料, 做好年度、季度、月度报表; 8、负责建立集团人员证照、业绩资料、社保档案信息库, 定期对投标所需资料收集、更新、整理与分类管理, 在集团范围内实现投标资料资源共享; 9、对部门标书制作、任务分配提出改进建议, 并对改进事项进行监督、跟踪; 10、负责及时收集与整理本行业相关的最新资料信息, 及时整理了解本行业内涉及标书制作的法律法规常识, 并归档管理与更新;

12、11、第一时间反馈项目开标情况, 对于中标项目, 以书面形式呈报主管领导, 并书面通报给相关部门 ; 12、及时指导、配合各分子公司经营投标工作( 投标所需资料共享、标书编制、持证人员调派联系等具体工作); 13、完成领导交办的其她工作。( 四) 法务主管岗位职责1、负责集团日常法律事务处理,起草及审核处理集团相关的起诉书、申诉书、应诉书、答辩书等法律文件;2、做好集团所有合同起草、谈判、签订、履行过程中的法律咨询与法务支持; 参与重大项目合同起草、谈判、签订工作; 参与集团所有合同的评审, 并负责提出法律专业意见; 3、做好所有合同审查工作, 对合同的合法性与法律问题进行全面审查与把关, 并

13、做好审查记录与台账登记 ; 4、负责集团项目招投标、设备物资采购及其她重大经营行为的法务支持, 特别就是提供法律可行性、合法性分析与法律风险预测; 5、负责集团商标、专利、商业秘密保护、公证、鉴证等知识产权保护的相关工作; 6、整理、记录、总结、上报法律纠纷的过程、内容,做到件件纠纷有档可查; 7、及时处理诉讼案件, 配合法律顾问调查了解相关情况,收集整理相关资料并及时归档;8、负责集团工伤、劳资纠纷、经济赔偿等法律事务处理; 9、负责收集、研究、宣传国家颁布最新法律法规, 做好集团的普法宣传教育与培训,负责与精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载

14、 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 商务合约部职责地方法院及外部法律服务机构的对口联络工作;10、监督集团及分子公司、项目部对外重大经济合同的履行, 及时对违反法律法规的行为提出纠正意见 , 协助、监督有关单位进行整改; 11、完成领导交办的其她工作。( 五) 合约主管岗位职责1、负责集团所有合同的起草、谈判准备、签订前的评审报批、履约监督等归口管理工作,并建立相应的管理制度与业务工作流程;2、负责组织实施施工内外合同、分包合同、材料、设备采购合同等合同评审及报批, 负责合同的盖章以及合同整理、归档并建立完善相关台账

15、等工作; 3、负责协助经理做好施工合同、内部承包合同的审核、评审, 跟进合同修改、完善工作, 落实风险责任自担承诺书的签订工作; 4、负责针对各个项目的合同履行情况的跟踪、反馈、建立台账以及合同风险的预控给予指导意见。5、负责集团包工包料供方、专业供方、劳务供方与物资设备供方等供方资源库的建立与维护, 定期进行市场调查, 了解各类材料市场价格信息, 并及时更新数据库数据; 6、负责集团工程分包、物资设备采购及行政采购等各项分包、采购业务的招标组织工作; 7、负责招标信息的发布及投标人前期资格审查工作; 8、负责项目调查标准的制定、采购合同的编制与修改, 并对所有合同进行分类归档, 并建立相应电

16、子文档。9、负责定期或不定期对所有合同的履约情况进行摸底, 对合同履行情况异常的, 实时监控并及时向上级反馈; 10、协助部门经理组织并参与重要合同谈判、重大合约分歧的解决及合约法律事务的处理; 11、协助部门经理组织并参与重大索赔的处理; 组织并参与总包、重大分包及存在法律问题的合同结算 ; 12、协助部门经理及集团造价部门对分包工程款付款的审核及工程变更款项的审核; 13、完成领导交办的其她工作。( 六) 标书制作员岗位职责1、 严格按照标书要求列出招标质疑, 配合工程管理部勘察施工现场, 收集好答疑文件,制作好投标书 ;精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - -

17、- - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 商务合约部职责2、负责资格预审申请文件、商务标与技术标的编制、打印、封装及归档工作。负责具体投标项目办理支付、退还投标保证金、标书收费核准单等内部手续。负责组织联系相关人员配合投标工作事宜; 3、负责工程投标书的编制, 投标文件必须由部门经理或标书审核员审核无误后, 再编制正式的投标文件 , 装订并加盖公章密封交项目部经理或相关人员送达指定地点; 4、严格按照标书制作要求编制, 包括字体大小、标点符号、纸张规格、色彩、字体、标书的分数 ; 评标积分方法, 先后次序 , 不漏编任何内容; 标书的文字处理要详细, 用语要准确 ; 5、参加标书制作及本部门召开的资格预审、招标文件、 投标文件评审等会议, 并做好会议记录; 6、负责相关区域市场人员的沟通协调工作, 保证投标各项资料、文件完成的质量与进度; 7、负责介绍信开具各类资料的准备; 8、完成领导交办的其她工作。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -