2022年家具制造业ERP系统应付账款流程.pdf

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1、 ERP系统应付账款流程文档作者 : 创建日期 : 2012-9-15确认日期 : 控制编码 : 当前版本 :审批签字 :：目 录精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 应付帐款请款作业流程3事先有借支情况下的应付请款流程6杂项请款作业流程7进货退回 / 折让作业流程8预付请款作业流程9付款冲帐作业流程 10进货立暂估 / 冲暂估业流程11退货立暂估 / 冲暂估业流程12成本分摊流程 13修订日期应付帐款请款作业流程流程编号AAP002

2、版本GP 页次1/1流程定义 : 一般采购单支出请款流程负责人 :DSC作业说明仓管采购会计会计精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 1. 凭证包括厂商发票、 INVOICE 、收货单、厂商交货存仓单、验收单2.FOR 内购 并未随货送发票者 , 统一发票到时透过 aapp120 先补入发票数据3. 用整批产生作业捞取入库单转制应付凭单4. 检核应付凭单数据,若请款发票与入库价格有差异须作差异处理 (1) 以发票为准 , 差异归入存货

3、 (2) 若当月退货直接冲帐跨月开折让证明单5. 在 aapt110 作 打印打印应付凭单给主管签核6. 检核应付帐款资料/ 分录底稿 , 无误后作确认 ; 若有折让差异处理时 , 确认时可自动产生请款折让单( 其在 aapt210 可以查询 )7. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿? 回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞8. 请款作业完成应送呈 (1)厂商凭证(2) 入库单(3) 应付凭证1.2.3.4.5.在 gapi140中点击“抛转账款”按钮即可6. (参数设定系统自动产生 ).Gapi140 入退库发票料维护作业: 注意事项（1）类型要选择2：两者只

4、有在收到供应商开来的红字发票的时候才选择3：退货录入的时候发票金额不要录，点击“离开”的时候选择差异处理方式（2）维护单头时不维护发票金额厂商凭证及入库单入退库发票料维护作业gapi140差异处理进货发票维护作业aapt110付款冲帐作业流程折让维护aapt210进货发票帐款整批产生作业aapp110进货发票维护作业aapt110应付凭单aapr111应付帐款传票抛转总帐作业aapp400精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 15 页 - - - - - - - - - - （3）退

5、出时会出现对话框，此时选择【单头】，单头上原先未维护的金额会按照单身金额出现。aapt110 进货发票维护作业: 注意事项(1)采购部做完入库单发票维护作业后，将gapi140 生成的账款单号（例如：F）用铅笔写在发票上，并将对应的入库单和发票等采购资料交到财务部。(2)财务部进入aapt110 后，点“查询” ，注意是查询，不是录入。核对以上资料后，如果核对无误，进行立账；如果核对有误，通知采购修正。(3)当发票和入库单有差异的时候会出现“请指定该差异的处理方式”如果是尾差，选择4 就会将差异分摊到单身的存货科目中去；如果是发票来，东西没有入库，则采取帐外的方式，不需要做以上账务处理，直接在

6、入库后做发票请款作业。重要事项提醒备注情况一：发票上所有抵扣项都需要有前端仓退单仓退单上有几种类型：1、 退货不换货2、 原采购单换货精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 3、 价格折让情况二：如果有质量扣款还是按照发票金额付款，扣款部分供应商单独给钱anmt302 DR：银行存款 /现金CR ：营业外收入情况三：关税需摊入到存货成本，启用【成本分摊流程】运费直接进制造费用情况四：第一步：委外发出axcr771 工单发料DR ：委托加

7、工物资 CR：原材料 A第二步：拿到加工费发票时，按照加工费金额做如下处理aapt110 进货发票维护作业DR:委托加工物资进项税 CR：应付账款第三步：委外收货入库axcr772 工单入库 DR：原材料 B CR：委托加工物资情况五：多张发票对应多张入库单1、 在 gapi140 中只录入多张发票号码中的一张发票号码在单身挑选入库单的时候挑选出多张发票对应的所有的入库单最终 gapi140 中单头的发票金额就是多张发票对应的多张入库单的金额合计2、 点击【抛转账款】3、 产生到 aapt110 中，查询出第一步维护的发票号码点击【更改】，将发票号码栏位维护成MISC点击【确定】后出现画面，用

8、户录入多发票的资料精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 待确定：请款由谁来录入修订日期事先有借支情况下的应付请款流程流程编号AAP002版本GP 页次1/1流程定义 :一般采购单支出请款流程负责人 :DSC作业说明仓管采购会计会计1. 凭证包括厂商发票、 INVOICE 、收货单、厂商交货存仓单、验收单2.FOR 内购 并未随货送发票者 , 统一发票到时透过 aapp120 先补入发票数据3. 用整批产生作业捞取入库单转制应付凭单4.

9、 检核应付凭单数据, 若请款发票与入库价格有差异须作差异处理 (1) 以发票为准 , 差异 归入存货 (2) 若当月退货直接冲帐跨月开折让证明单5. 在 aapt110 作 打印 打印应付凭单给主管签核6. 检核应付帐款资料/ 分录底稿 , 无误后作确认 ; 若有折让差异处理时, 确认时可自动产生请款折让单 (其在 aapt210 可以查询 )7. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿? 回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞8. 请款作业完成应送呈 (1)厂商凭证(2) 入库单(3) 应付凭证1.2.3.4.5.在 gapi140 中点击“抛转账款”按钮即可6.7

10、.修订日期杂项请款作业流程流程编号AAP003版本GP 页次1/1流程定义 : 五金材料 , 水电费 , 保险费 , 薪资 , 进出口费用及其它费用请款流程负责人 :DSC作业说明需求单位会计1. 建制杂项请款单, 打印 打印应付凭单给主管签核后连同厂商凭证等转交会计人员2. 检核应付帐款数据, 作 产生分录 产生底稿 , 无误后执行 确认 3. 请款作业完成应送呈 (1)厂商凭证(2) 应付凭证4. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿?回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞1.2.付款冲帐作业流程凭证杂项请款作业aapt120aapr111应付凭单杂项请款作业a

11、apt120应付帐款传票抛转总帐作业aapp400厂商凭证及入库单入退库发票料维护作业gapi140进货发票维护作业aapt110付款冲帐作业流程进货发票帐款整批产生作业aapp110进货发票维护作业aapt110应付凭单aapr111应付帐款传票抛转总帐作业aapp400精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 修订日期进货退回 / 折让作业流程（红字发票）流程编号AAP004版本页次1/1流程定义 : 流程负责人 :DSC作业说明仓管

12、采购会计1. .产生退货折让立帐数据注意：之前要走gapi140 程序2. 检核退货折让资料无误后将应付待抵号手写在仓退单上转交给会计人员3. 检核退货折让数据, 无误后作 确认 单身 原发票 栏由会计人员维护4. 即使是” 无数量退回折让”应由采购人员做仓退单。如果对应不到，由采购直接做 aapt210, 进到费用1.2.4.3.仓退单退货折让整批产生aapp111退货折让维护aapt210开立折让单退货折让维护aapt210 确认 付款冲帐作业流程退货折让维护( 无数量退回 )aapt210人工填写联络单精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载

13、名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 修订日期预付请款作业流程流程编号AAP001版本GP 页次8/15流程定义 : 预付购买原材料、设备、工程装修材料，预付税费流程负责人 : DSC作业说明需求单位请款部门会计需求单位 / 会计1. 采购部必须依采购单进行预付货款请款作业 (单身必须输入采购单单号 ),若为预付税费则由请款人员依据海关税凭证复印件进行预付请款作业注意：维护税种时，将税率维护成0， 不用输入发票号码。2. 在请款单作 打印 打印应付凭单给主管签核后连同采购单/厂商凭证等转交会计人员3. 检核应付凭单数据

14、/ 产生分录底稿, 无误后作 确认 4. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿? 回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞5. 预付请款单 确认 后 , 系统会自动产生一笔预付待抵单, 可于 aapq230 查询 ( 其在进货 / 费用报支时可依采购单作自动冲帐 )1.2.3.4.计算机自动产生5.待定：预付请款作业由谁来录入请/ 采购单 +厂商凭证应付凭单aapr111待抵预付款查询aapq230厂商预付请款作业aapt150厂商预付请款作业aapt150应付帐款凭证抛转总帐作业aapp400请采购流程付款冲帐作业流程精品资料 - - - 欢迎下载 - - - -

15、- - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 15 页 - - - - - - - - - - aapt330 付款冲帐作业注意事项：（1）注意要维护“现金异动码”，出现对话框，选择现金流量的类型。（2）出现 body entering method对话框，选择“人工录入”。（3）维护单身时，如果是银行付款，注意要维护“科目和账款” ，否则将默认为现金付款。日期付款冲帐作业流程流程编号AAP007版本页次1/1流程定义 : 请款完成后，接到凭证的付款需求流程负责人 :DSC作业说明出纳、会计出纳出纳1. 依据模拟付款明细表审核付款 ( 同

16、时各项凭证也需齐全 )可供查询用2. 采购提出付款申请，同时提交付款单号和相关资料到财务，财务来做付款冲账。注意：应付会计做单头和第一个单身， 点击“确定”，接下来付款部分由出纳维护。3. 打印付款冲帐明细表确认付款数据给财务人员( 或以人工调整之模拟付款明表取代 )4. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿? 回写凭证编号于付款单及其分录底搞5. 付款作业完成应呈(1) 付款冲帐明细表(2) 应付凭单注意：银行和现金的，转账或 TT;如果是远期票据，支票1.2.3.4.2. YESNO付款冲帐作业aapt330付款冲帐明细aapr320凭证抛转总帐作业aapp

17、400是否为支票付银行转帐付款作业模拟付款明细aapr340应付票据开票作业精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 修订日期进货立暂估 / 冲暂估业流程流程编号AAP008版本页次1/1流程定义 : 月底暂估应付帐款(月底结帐时 , 材料已入库，但厂商未请款( 无发票者 )流程负责人 :DSC作业说明采购单位会计会计1. 会将无发票之入库单转至暂估应付凭单2. 检核已产生之暂估应付凭单，在单头人员字段，输入暂估之经办人。因前端无发票,

18、系统自动于发票号码栏显示注意：将税率维护为03. 打印应付凭单给主管签核4. 检核无误后作 分录产生 及 确认 , 并产生凭证到总帐。5. 厂商补足发票时, 可利用aapp120 将发票补入6. 检核请款单资料无误后作 产生分录 及 确认 , 并抛转凭证到总帐.1.2.3.*跨月厂商发票请款时*5.4.6.修订日期退货立暂估/ 冲暂估业流程流程编号AAP014入库单应付帐款凭证抛转总帐aapp400付款作业流程进货无发票帐款暂估整批产生aapp115暂估入库款作业aapt160暂估入库款作业 确认 作业 aapt160应付凭单aapr111应付凭单aapr111厂商进货发票请款作业 aapt1

19、10验收发票号码修改作业 aapp120进货发票帐款整批产生作业(aapp110)精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 版本页次1/1流程定义 : 新增退货立暂估，冲暂估时对应进货暂估流程负责人 :DSC作业说明采购会计?1. 一笔货物，原材料的采购进货入库流程，发出采购单，产生进货单入库单等2. 在尚未得到发票的时候，对入库的货物进行批量暂估，可以根据QBE条件选择对应的暂估范围，帐款税种应为零税且不申报3. 在厂商进货发票请款作

20、业中选择 aapp115 产生的暂估帐款，维护其分录底稿，审核4. 在进货中发现问题，需要进行退货的，办理仓退。在打仓退单时，一定要指定收货单。5. 对办理仓退的部分，批量进行退货暂估， 类似进货暂估 （aapp115） ，可以选择QBE条件指定暂估范围，帐款税种应为零税且不申报6. 在厂商退货折让维护中查询aapp117 产生的暂估帐款，维护其分录底稿，审核7.月底，收到发票，财务立帐，并冲暂估帐款。在冲暂估时，可以将进货的暂估和退货的暂估一起挑出，在一张帐款(发票 ) 里合并冲暂估。进货的暂估， 金额显示为正数；退货的暂估，金额显示为负数。最后，系统会将金额加总，得到的代数和和发票上一致。

21、在【暂估帐款编号】开窗时弹出之选择画面。资料按帐款类型排序， 16 表示是进货暂估，26表示是退货暂估。金额显示皆为正数。1.423分 审录 核56分 审录 核跨月厂商发票请款时冲入库暂估与退货暂估7修订日期成本分摊流程流程编号AAP012版本页次1/1进货无发票帐款暂估整批产生作业aapp115暂估入库款作业aapt160采购进货入库流程采购仓退异动维护作业apmt722进货单号退货无发票帐款暂估整批产生作业aapp117暂估退货款作业aapt260厂商进货发票请款作业aapt110精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - -

22、 - - - - - -第 11 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 流程定义 : 费用请款分摊至采购成本流程流程负责人 :DSC作业说明采购会计一会计二财务1.请款单位备好请款明细 . 若此费用要分摊至采购单 , 请列出采购单号 .2.会计人员根据请款人员的附件 , 将该笔费用立帐确认后 . 再将该笔费用分摊至进货帐款 .备注： 1，关税当月发生，只能摊销到发生当月成本 2，如果需要归属到实际发生的月份，需要在实际发生月份立暂估。修订日期零用金借款作业流程流程代号AAP009版本GP 页次12/15流程定义 : 员工 / 个人申请借款流程负责人 :作业叙述请款人员会计需

23、求单位 / 会计成本分摊传票费用请款aapt120请款确认aapt120请款明细单分摊至采购单成本分摊作业aapt900抛转凭证aapp400请款凭证YN1.2精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 12 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 1. 借款人员填写借款申请单2. 在申请单作 O. 打印 打印应付凭单给主管签核后转交会计人员3. 会计人员查核应付凭单数据 / 产生分录底稿 , 无误后作 确认 4. 抛转分录底稿到总帐? 凭证来源为”P”? 已过帐凭证不得修改分录底稿

24、? 回写凭证代号于借款申请单及其分录底搞5. 借款申请单 确认 后 , 系统别会自动产生一笔借款待抵单, 可于 aapq231 查询( 其在进费用报销时可作自动冲帐)1.2. 3.4.5.计算机自动产生一、注意事项：1.基本资料 ：账款编号：单别”员工借支单 ”；请款人员：个人借支挂个人信息；部门借支需本部门文员提供请款部门挂账人员2.借款资料： 账款类型：” 员工借支 ”付款方式：” 直接付款 ”借款 ( 金额 ) ：单笔金额可直接输入单头金额，单身金额自动带入原单头金额多笔金额不用输入单头金额，直接输入单身明细金额，“确定”后会跳出“本单据单头单身金额不同，请问是否调整单身”点击“否”，自

25、动把单身金额汇总到单头。单身明细金额汇总等于借款总金额；3. 会计资料： 借方科目：”其他应收款 -* ”4. 单身资料： 员工名称、费用科目、部门名称、金额明细5. 生成分录底稿并检查后点击“直接付款” ，跳出“直接付款”对话框6. 直接付款： 类型： “转账 ” ；并选择付款方式及金额7. 分录底稿审核与抛转凭证，审核后，记住本次运行“待冲账预付款单号（”L25- ”打头）” ，以后报销冲账要用此单号，报销冲账时也可查询出此单号。应付凭单aapr111借款待抵查询aapq231借款申请单维护aapt151借款申请单维护直接付款应付帐款凭证抛转总帐作业aapp400精品资料 - - - 欢迎

26、下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 13 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 一、 注意事项 ：1. 基本资料 ：账款编号：单别”报销 / 还款”；修订日期零用金报销 ( 还款)作业流程流程代号AAP016版本页次1/1流程定义 : 员工 / 个人报销费用或者归还借款流程负责人 :作业叙述报销 / 还款人员会计1. 建立报销 / 还款单 , 2. 若仅为还借款, 则直接输入还款数据3. 若为报销 , 且需冲借款 , 则输入冲帐数据4. 若为报销 , 且冲借款后还需还款 , 冲帐后再输入还款数据5.

27、 O. 打印打印报销单/ 还款单给主管签核后连同发票等转交会计人员6. 若需要走付款流程, 则直接确认 , 若要直接付款，则输入付款数据后，确认7. 抛转会计凭证1.报销还款2. N Y 3.NY 5. 4.N Y6. 4.7.付款作业流程报销 / 还款作业aapt121aapr111应付凭单报销 / 还款作业 (aapt121)应付帐款凭证抛转总帐作业aapp400aapt121 直接付款 确认aapt121 确认 报销 / 还报销 / 还款作业 ( 还款action)aapt121冲借款报销 / 还款作业 ( 冲帐action)aapt121需还款报销 / 还款作业 ( 还款action)

28、aapt121直接付款精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 14 页，共 15 页 - - - - - - - - - - 请款人员：为原来借支人员（个人借支挂个人信息；部门借支需本部门文员提供请款部门挂账人员）2. 报销资料： 账款类型：” 员工报销 ”付款方式：”直接付款 ”报销 ( 金额 ) ：不管原来借支多少，一律填实际要报销的发票金额（例：原来借支200 或 600，要报销的发票金额是500，一律填500）.3. 会计资料： 借方科目：费用科目等4. 单身资料： 员工名称、会计科目、部

29、门名称、金额明细 （一律填实际要报销的发票金额）5. 输入单身资料后点击“冲账” ，跳出“冲账资料”对话框，选择要冲账的“待冲账预付款单号” ，并在“ 原币/ 本币冲账金额”填上实际要冲账的金额, ，并“确定” 。注意： 1.当原来借支的金额（例600）大于本次要报销的金额（例如500） ，会跳出对话框：显示“* 当还款金额 0 时, 还款银行与还款异动码不可空白! ” 点击 “确定“，维护“ 还款资料” 中的 还款银行和还款异动码，点击 “确定“重新查看“ 报销资料” 栏中的金额栏，报销金额为发票金额，冲借款金额为原来借支现在要冲账金额，应付 / 未付金额为要还回金额，2. 当原来借支的金额（例600）小与于本次要报销的金额（例如1000） ，填上冲账金额并确定后，直接点击” 直接付款 ”， 点击 “确定“跳出”直接付款”对话框，类型：“转账 ” ，并选择付款方式及金额点击 “确定“重新查看“ 报销资料” 栏中的金额栏，报销金额为发票金额，冲借款金额为原来借支现在要冲账金额，应付 / 已付金额为补付金额6. “确定”分录底稿维护，抛转凭证精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 15 页，共 15 页 - - - - - - - - - -