行政文秘人员职业化培训教程.pptx

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1、一、文秘人员的基本素质一、文秘人员的基本素质返回目录1. 职业定位：文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢。2. 能力要求：n电脑操作能力n写作能力n阅读概括能力n编辑校对能力n统计分析能力n保密意识n交际能力n口头表达能力n人际敏锐能力n协调能力n组织能力返回目录 3. 需要掌握的专业技能需要掌握的专业技能返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录n 电话情景应对技巧电话情景应对技巧返回目录l上司正在开会或会客 上司约好的或特地交代的电话立即转给上

2、司。 未预约的，告诉对方上司正忙，能否在会议(会客)结束后再来电 话；重要客人可请对方留下电话号码，让上司届时回电话。 如果对方有急事，可请对方稍等，或让对方十分钟后再来电 话，然后立即用便条向上司请示，让上司决定。l 上司外出 说明清楚原因，请对方届时再打来。 如果对方要求留言，应作好详细的电话纪录，并复述，加以核 实。l 通话中有急事要处理 如果急事处理的时间不长，应向对方道歉，请对方稍等，随即 用手捂住话筒去处理急事，处理完毕再通话。 如果急事处理的时间较长，应道歉并约对方事后再继续通话， 不能让对方久等。返回目录返回目录返回目录n 介绍自己介绍自己l 公司l 部门l 职务l 姓名n 介

3、绍的次序介绍的次序l 先将下级介绍给上级；l 先将年轻者介绍给年长者；l 先将男士介绍给女士；l 先将未婚者介绍给已婚者；l 先将主人（己方人员）介绍给来宾（公司外部人员）；l 先将自己较熟悉的介绍给不太熟悉的（当双方地位与年龄相仿时）;l 先将主动要求介绍的人介绍给被介绍的人;l 先将后来者介绍给先到者；l 先将个人介绍给团体。返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录客人席3 1 2桌子桌子公司内席3 1 2入口2 1 3桌子桌子12公司内席入口客人席注意：本公司安排客户座次时，一

4、律背门而坐注意：本公司安排客户座次时，一律背门而坐返回目录返回目录返回目录返回目录n座位尊次座位尊次l 双排五座轿车 当主人驾驶此种轿车时，其排座自高而低依次应为：副驾 驶座，后排右座、后排左座、后排中座。当专职司机驾驶 此种轿车时，其排座自高而低依次则应为：后排右座、后 排左座、后排中座、副驾驶座l 商务车或者面包车 面包车内的位次是中间为上，前后两端为下。即第二排 （紧挨司机后面的一排）的位置为上，第三排次之，最后 一排和第一排（副驾驶）居末。在同一排的两（三）个座 位中，又以里面（左面）的座位为尊。正对司机后面的座 位（二排左席）是全车中的首席。 返回目录座位尊次座位尊次轿车（轿车（2排

5、排5座）座）面包车面包车/商务车（商务车（4排）排）基本原则：客人选的就是上座。首席尊座首席尊座返回目录轿车（轿车（2排排5座）座）乘客：客人、客人的上司、你乘客：上司、客人、客人的上司、你返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录按钮43215返回目录返回目录宴请宴请5M原则原则l Meeting 约会（时间、对象）l Media 环境（人数、类型、关系程度、来宾意愿）l Money 费用（少而精）l Menu 菜单（对方喜好、常规地方特色、禁忌、应时）l Manner 举止（礼貌入席、举止文雅、正确使用餐具）n 座位尊次座位尊次l 对门的是主位，背对门的是次位；l 桌次以离主位位置远近而定；

6、l 以右为尊；三人以中为上；l 接近门口为下座，对面是上座；l 有椅子与沙发两种座位沙发是上座；l 如果有一边是窗，能看见窗外景色为上座；l 西洋式的房间，有暖炉或装饰物在前的为上座。返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录收集整理保管检索和利用整理工作的第一道工序: 分类整理工作的第二道工序: 案卷排列整理工作的第三道工序: 编制案卷目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录安排会议议题安排会议议题邀请与会者邀请与会者 安排会议日程与议程安排会议日程与议程 确定会议地点确定会议地点 布置

7、会场布置会场 及时发送会议通知及时发送会议通知 选择与会者 评估与会者 通知与会者 礼堂式、教室式、玄月式、圆桌式、椭圆式、马蹄式、方形中空式、六边形 场地大小与会议一致 方便与会者 照明、调温、通风设备、 开会设备 避免外界干扰 成本 内部会议通知 外部会议通知 设计议程 编写议程 分发议程 收集议题 筛选议题 确定议题返回目录说说听听问问看看返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录确立目标确立目标探寻达成目标之各种途径探寻达成目标之各种途径转化为每周或每日之工作事转化为每周或每日之工作事编排每周或每日的行事次序并执行编排每周或每日的行事次序并执行定期检讨定期检讨返回目录返回目录返回目录返回目录返回目录