行政文秘素质提升.pptx

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1、12目目 录录一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;345672 2、文秘的职业发展规划、文秘的职业发展规划8910一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行

2、政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;11秘书）12领导者领导者 替身替身决策支持决策支持 事务事务执行者执行者服务人员服务人员 协调人协调人 参参 谋谋 领导领导13143、行政文秘必备的职业素质、行政文秘必备的职业素质 正正 直直-坚持既定政策和原则坚持既定政策和

3、原则 实事求是实事求是 热热 情情对人、对事积极、乐观对人、对事积极、乐观 敬敬 业业-以工作为荣，设定高的工作水准以工作为荣，设定高的工作水准 守守 信信-不失约、不违约、不食言、不泄密不失约、不违约、不食言、不泄密 忠忠 诚诚忠于上级忠于上级 忠于事业忠于事业 有有 序序-利落，有条不斋利落，有条不斋 高高 效效-追求效率和效益追求效率和效益 可可 靠靠-按约定完成工作，保质、保量、及时按约定完成工作，保质、保量、及时 细细 心心-尽可能的考虑事情周到、细心尽可能的考虑事情周到、细心 悟悟 性性领悟上级或领导的真实想法领悟上级或领导的真实想法 自自 信信积极积极 向上向上 勤勤 奋奋不断学

4、习不断学习 提高能力提高能力 承受压力承受压力15一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质；二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；七、行政文秘公文写作；八八 、行政文秘的、行政文秘的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ;1617效果比有道理重要18传送者 接受者信息 反馈 19电话面对面口头书信文件书面语言距离姿 势眼 神

5、表 情手 式声音非语言互联网沟通202122说说听听问问看看23 支配型支配型和蔼型和蔼型表现型表现型分析型分析型理性、纪律、任务倾向内向内向被动被动合作、缓慢、跟从非命令、避免风险 主动主动竞争、迅速、敢冒险、命令外向外向感性、散漫、人际倾向友善、开放、不拘礼节24不同风格的优缺点不同风格的优缺点25严肃严肃认真认真有条不紊有条不紊有计划有步骤有计划有步骤合乎逻辑合乎逻辑完美主义倾向完美主义倾向寡言的缄默的寡言的缄默的面部表情少面部表情少喜欢个人单干喜欢个人单干语言准确语言准确,注意细节注意细节语调单一语调单一遵守时间遵守时间理性理性 不冲动不冲动内向内向被动被动主动主动外向外向分析型分析型

6、26果断果断, 独立独立, 有能力有能力, 热情热情,精力旺盛精力旺盛 , 表情少，不外露表情少，不外露.以事为中心以事为中心 有时过于直率，而显得咄咄逼人有时过于直率，而显得咄咄逼人 目光接触目光接触, 目的性强目的性强, 说话快且有说服说话快且有说服力力, 语言直接语言直接, 计划性强，强调效率计划性强，强调效率. 工作方式 . 内向内向被动被动主动主动外向外向支配型支配型27工作方式 . 和和 蔼蔼 型型合作合作友好友好赞同赞同耐心耐心轻松轻松面部表情和蔼可亲面部表情和蔼可亲频繁的目光接触频繁的目光接触说话慢条斯理说话慢条斯理声音轻柔声音轻柔,抑扬顿挫抑扬顿挫办公室里有家人照片办公室里有

7、家人照片内向内向被动被动主动主动外向外向和蔼型和蔼型28工作方式工作方式 . 外向外向, 直率友好直率友好热情的热情的令人信服的令人信服的合群的合群的活泼的活泼的情绪波动大情绪波动大有说服力的语言有说服力的语言面部表情丰富，动作多，面部表情丰富，动作多，快速的动作和手势快速的动作和手势节奏快节奏快 幅度大幅度大喜好与喜好与人人打交道打交道并并愿意与愿意与人人合作合作 热情感染热情感染 富有情趣富有情趣 内向内向被动被动主动主动外向外向表现型表现型29 a、服从、服从、尊重尊重上级是基础上级是基础 b、迎合上级迎合上级是方法是方法 c、理解、领会理解、领会上级意图是出发点上级意图是出发点 d、及

8、时及时汇报汇报(回报回报)30八、八、 沟通的方向沟通的方向 与上司沟通的方法：与上司沟通的方法： 1、事前听事前听明白明白、看、看清楚清楚上级意图上级意图（个性、领导风格）（个性、领导风格） 2、事中要时时汇报事中要时时汇报 3、事后及时总结事后及时总结 与上司沟通的态度：与上司沟通的态度： 1 1、尊重但不能吹棒尊重但不能吹棒 2 2、请示但不能依赖、请示但不能依赖 3 3、主动但不能越权、主动但不能越权313233343536接电话的流程接电话的流程：接听电话接听电话主动报出自己名称、姓名、职务主动报出自己名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务及事情询问对方公司名称、姓名、职务及事

9、情详细记录通话内容详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见整理记录提出拟办意见呈送上司批阅呈送上司批阅直接转上司接听直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听37（3）询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是）询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是否转由上司接听否转由上司接听38394041422、拨打电话的流程管理：、拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间在通话记录上注明接听人及时间43