excel入门培训资料(共162张).pptx

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1、黄梅县教仪站 Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一.它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。 在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力.Excel中内置的公式和函数,可能帮忙用户进行复杂的计算.由于E在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。 单击【开始】 【程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动E

2、xcel应用程序。工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行号行号工具栏工具栏标题栏标题栏任务窗格任务窗格菜单栏菜单栏绘图工具栏绘图工具栏名称框名称框公式编辑框公式编辑框 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。单元格单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号： Excel使用字母标识列，从A到IV，

3、共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工

4、作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。打开文件有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】 【打开】单击工具栏上的【打开】按钮保存文件有两种方法：单击菜单【文件】【保存】输入文件名单击工具栏上的【保存】按钮 关闭文件有两种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容 默认情况下，输入数据后，

5、按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据填充：单击编辑填充菜单命令，弹出如图所

6、示子菜单： 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。填充和自动填充填充：自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄填充和自动填充自动填充：自动填充操作步骤: 当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。自动填充操作步骤: 在最后一个填充的单元格右下角,会出现一

7、个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。自动填充操作步骤: 我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。复制单元格 传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。 在执行移动单元格的过程中，

8、按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。清除与删除清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。清除与删除插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图插入列删除行、列：在要删除的行或列上单

9、击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。行高和列宽调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。行高和列宽 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。行、列隐藏行的隐藏与列的隐藏方法相同。 要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。行、列取消

10、隐藏选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。例：输入电话号码的区号“010” 如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。单元格属性的设置【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。单元格

11、属性的设置Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。表间切换单击表标签，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。多表的选择选择相邻的多张工作表选择不相邻的多张工作表标签的重命名在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表

12、后，即可看到效果。如图添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令删除工作表移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。调整工作表显示顺序拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。排序排序可以让

13、表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值， Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。简单排序选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。升序排列按钮降序排列按钮复杂排序通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。页眉/页脚选项卡：可以

14、对打印文件设置页眉、页脚。我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。有两种方法：文件菜单下的打印命令工具栏上的打印按钮 图表使数据更直观、形象。图表使数据更直观、形象。1. 图表类型图表类型： 18 8类图表类图表，有三维有三维、二维二维，每类还有子类型。每类还有子类型。2. 数据源数据源： 作图的数据区域作图的数据区域，可以包含说明性文字。可以包含说明性文字。3. 图表选项图表选项： 图表中各个对象图表中各个对象，有图表区有图表区、图形区图形

15、区、分类坐分类坐标、图例标、图例 背景背景、标题等。标题等。4. 图表位置图表位置：嵌入在工作表内嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。称为嵌入式图表。 一张独立的图表一张独立的图表，称为独立图表或工作表图表。称为独立图表或工作表图表。选中作图选中作图的数据源的数据源图表向导图表向导按图表类型、数据源、按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置图表选项、图表位置等等4个步骤进行个步骤进行1. 嵌入图表嵌入图表 在第在第4 4步骤图表位置中，选中步骤图表位置中，选中“作为其中对象插入作为其中对象插入”选项选项。2. 2. 独立图表独立图表 1. 图表的缩放图表的缩放、移动移动、复制和删除复制和删除.选中

16、图表选中图表鼠标指向图表任意处鼠标指向图表任意处 拖曳图表拖曳图表移动移动缩放缩放鼠标指向图表控制点之一鼠标指向图表控制点之一拖曳图表拖曳图表复制复制删除删除Del 鼠标指向图表任意处鼠标指向图表任意处Ctrl+拖曳图表拖曳图表图表的基本操作图表的基本操作 2. 改变图表类型改变图表类型选中图表选中图表图表图表/ / 图表类图表类型型选择某种图表选择某种图表类型和子类型类型和子类型 3.更新图表的数据源更新图表的数据源 （1）更新图表数据源）更新图表数据源 （2）添加数据系列）添加数据系列 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命

17、令添加数据命令 。 独立图表：选中图表独立图表：选中图表 图表图表/添加数据添加数据 选中工作表数据选中工作表数据 （3）删除数据系列）删除数据系列 选中数据系列，选中数据系列，Del 键。键。 图表的基本操作图表的基本操作 选中图选中图表对象表对象图表图表/ 图表选项图表选项选择上述选择上述6个标签之一个标签之一，根据对话框进行设置根据对话框进行设置 4. 设置图表选项设置图表选项 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。选中图表选中图表图表图表/ / 数据源数据源重新选择生成重新选择生成图形的数据源图形的数据源双击图表双击图表

18、对象对象显示格式显示格式对话框对话框选择上述格式标签选择上述格式标签进行格式设置进行格式设置操作方法：操作方法： 图表的基本操作图表的基本操作 Excel 2000包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符 算术算术、* *、% %、（）（） 字符字符 关系关系 = =、 、=、=、 、 引用引用: : ：、，、! ! 公式例公式例 ： =C5=C5* *1.15+D51.15+D5 = C5+Sheet2!C5+C6 = C5+Sheet2!C5+C6选择性粘贴就是属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。选择性粘贴就是属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对

19、话框进行下列选择：在对话框进行下列选择：粘贴选择：粘贴选择：全部、全部、 公公式式 、 数值数值 、 格式格式 、有效数据、批注等、有效数据、批注等。运算选择：运算选择：无无 、加、加 、 减减 、 乘乘 、 除。除。跳过空单元格跳过空单元格转置转置图5.6 函数对话框在在Excel 97Excel 97中提供了中提供了9 9类函数共几百个函数类函数共几百个函数( (数学、日期、文字等数学、日期、文字等) )。函数使用形式：函数使用形式： 函数名（参数表）函数名（参数表） 例如：例如：SUM(C2SUM(C2：F2)F2)或或SUM(C2,D2,E2,F2)SUM(C2,D2,E2,F2)或或

20、C2+D2+E2+F2C2+D2+E2+F2公式的输入的方法：公式的输入的方法：1 1、直接输入法、直接输入法 2 2、利用函数模板输入利用函数模板输入函数函数 3 3、粘贴函数法粘贴函数法选定单元格选定单元格输入输入= 和和 符合要求的公式符合要求的公式按回车键或单击编辑按回车键或单击编辑栏中的栏中的“ ”按钮按钮如：如：= =（B2+C2+D2B2+C2+D2）/2/2 1 1、 求合函数求合函数SUMSUM（）（） 使用格式：使用格式： SUM(number1,number2, .) 功能：功能：计算一组数值的总合计算一组数值的总合 说明说明：（：（1） Number1, number2

21、, . 为需要求和的参数。为需要求和的参数。 （2） 如果参数为数组或引用，只有其中的数字将如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。误值将被忽略。 （3） 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。本，将会导致错误。例如例如:SUM(3, 2) 等于等于 5 SUM(“3”, 2, TRUE) 等于等于 6，因为文本值被转换成数字，而逻，因为文本值被转换成数字，而逻辑值辑值TRUE被转换成数字被转换成数字 1。 SUM(“Abc”,

22、8, 2) 等于等于 10，因为对非数值型的值的引用不能被，因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值。转换成数值。 如果单元格如果单元格 A2：E2 包含包含 5，15，30，40 和和 50，则：，则： SUM(A2:C2) 等于等于 50 SUM(B2:E2, 15) 等于等于 150例子：例子：例：求例：求C5:C8C5:C8单元格的平均值，结果存放在单元格的平均值，结果存放在C10C10单元格中。单元格中。单击单击C10粘贴函数粘贴函数选取函数类型选取函数类型和函数名和函数名输入参数输入参数在编辑框直接输入在编辑框直接输入: : AVERAGEVERAGE(C5C5:C8C8) 2 2

23、 求平均值函数求平均值函数AVERAGEAVERAGE（）（）使用格式：使用格式： AVERAGE(number1,number2, .) 功能：功能：计算一组数值的平均值计算一组数值的平均值 说明：说明： Number1, number2, . 为为 需要平均值的参数。需要平均值的参数。例：求例：求C5:C8C5:C8区域单元格数值个的最大值，存放在区域单元格数值个的最大值，存放在C10C10单元格中。单元格中。单击单击C10粘贴函数粘贴函数选取函数类型选取函数类型和函数名和函数名输入参数输入参数在编辑框直接输入在编辑框直接输入：MAX(C5C5:C8C8) 3 3 求最大和最小值函数求最大

24、和最小值函数MAXMAX（）和（）和MINMIN（）（）使用格式：使用格式： MAX(number1,number2, .) MIN(number1,number2, .) 功能：功能：求某个区域内或一组数值中的最大值（最小值）。求某个区域内或一组数值中的最大值（最小值）。 说明：说明： Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。可以为数值或单元格引用。 例如：例如：MAX（16，28，89，10）的值为）的值为89 4 4 根据条件计数函数根据条件计数函数COUNTIFCOUNTIF（）（）使用形式：使用形式： COUNTIF(区域区域,条件条件)功能：功能：计算给定区

25、域内满足特定条件的单元格的数目。计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。说明：说明：条件可以表示为条件可以表示为 32、32、32、apples。 例例1： 假设假设 A3:A6 中的内容分别为中的内容分别为 apples、oranges、peaches、apples COUNTIF(A3:A6,apples) 等于等于 2 例例2：假设：假设 B3:B6 中的内容分别为中的内容分别为 32、54、75、86： COUNTIF(B3:B6,55) 等于等于 2例：求例：求C5:C8C5:C8区域单元格的数值个数，结果存放在区域单元格的数值个数，结果存放在C10C10单元格中。单元格中。单击单

26、击C10粘贴函数粘贴函数选取函数类型选取函数类型和函数名和函数名输入参数输入参数在编辑框直接输入在编辑框直接输入：COUNT(C5C5:C8C8) 5 5 计数函数计数函数COUNTCOUNT（）（）使用格式：使用格式： COUNT(number1,number2, .) 功能：功能：计算出某个区域内数值的个数。计算出某个区域内数值的个数。 说明：说明： Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。可以为数值或单元格引用。 当单元格是文字、逻辑值或空白时，则当单元格是文字、逻辑值或空白时，则COUNT不计数。不计数。 6 6 根据条件返回值函数根据条件返回值函数IFIF（）

27、（）使用形式：使用形式： IF(条件表达式，返回值条件表达式，返回值1，返回值，返回值2)功能：功能：根据条件表达式成立与否，返回不同的结果，条件表达式根据条件表达式成立与否，返回不同的结果，条件表达式为为 TRUE 则得返回值则得返回值1，为，为 FALSE则得返回值则得返回值2。例：例： IF(B2C2,超过预算超过预算,OK) IF(B3C3,30,20) IF(E4=270 ,”优优 秀秀“,“ “) 图5.7 数字对话框图5.9 字体对话框图5.10 边框对话框图5.11 图案对话框 图5.12 自动套用格式1.檔案(F)/開新檔案2.一般/活頁簿3.確定鍵4.產生新的活頁簿,這就是

28、我們的主要作業區1.檔案/開啟舊檔2.步驟1之後就會出現“開啟舊檔”的點選畫面3.選擇你要開啟的檔案吧4.步驟3之後按下“確定”之後就會開啟檔案了活頁簿工作表儲存格底下就是活頁簿/工作表與儲存格的關係選取單一儲存格選取全部儲存格選取整欄儲存格選取整列儲存格選擇單一區塊選擇多重區塊將滑鼠移到標籤身上,按右鍵,選擇“重新命名”,就可以更改工作表的名稱了這些標籤就是我執行“重新命名”,更改名稱之後的結果1.利用這邊的標籤來切換工作表切換到日報表切換到月報表切換到季報表1.這個圖示就是“存檔”的功能當第一次執行存檔的功能時,就會出現這個對話方框2.輸入想要的檔名按下“儲存”就存起來了欄標題列標題將滑鼠

29、移到兩個標題欄位之間的結合處,就會出現欄寬或列高的調整游標1.合併前的儲存格樣子2.選擇欲合併儲存格按下跨欄置中3.合併後的儲存格樣子這個圖示代表的意思是“跨欄置中”1.選擇“搜尋”功能2.選擇“取代”功能“搜尋”的功能視窗“取代”的功能視窗各種格式化的涵義方法1.選擇功能列裡的“儲存格”子功能方法2.在儲存格身上按右鍵,選擇“儲存格格式”這個就是對齊儲存格的功能畫面1.選取格式化範圍利用這功能,我們能利用條件規則來設定資料的呈現方式1.選取欲複製格式的儲存格2.按下複製按鈕3.步驟2之後,儲存格就會變虛線4.選擇欲複製到的儲存格5.這樣就完成格式的複製紅色的字喔黑色的字變成紅色了1.沒有框線

30、2.選取儲存格3.使用框線鈕4.選擇樣式5.選擇格式/儲存格6.步驟4之後會出現這個設定畫面7.設定框線樣式與顏色8.框線已經被上色了1.選取要格式化的儲存格範圍最初的樣子2.選擇自動格式設定3.格式選擇4.格式化之後的儲存格1.選擇儲存格2.選擇格式/樣式3.新增樣式名稱4.修改樣式設定5.完成設定6.套用樣式後的儲存格1.另存新檔2.下拉工具3.選擇一般選項4.輸入保護密碼選擇 工具工具 / 保護保護 / 保護工作表保護工作表選擇 插入插入 / 註解註解屬性中的內容除了提供關於活頁簿的資訊外，也可以用來搜尋活頁簿。若要使用 屬性屬性 對話方塊，請在 檔案檔案 功能表中選擇 摘要資訊摘要資訊

31、指令。 屬性屬性 對話方塊中共有五個標籤，但只有 摘要資訊摘要資訊 和 自訂自訂 標籤可以彈性的加入活頁簿的屬性及其它資訊。您可以使用尋尋找找 對話方塊來搜尋所有屬性。 若要在Excel中更改您的名字，可在 工具工具 功能表中選擇 選項選項 指令。然後在出現的 選項選項 對話方塊中按一下 一般一般 標籤，並在標籤下方的 使用者名稱使用者名稱 方塊中鍵入您選擇的使用者名稱。 Excel的清單由兩個部份組成：欄位與記錄。欄位欄位 包含同性質的資訊，如姓名或編號。 記錄記錄 則為清單中某個人或某一項目其所有相關欄位的資訊。清單資訊儲存在工作表中，其中每筆記錄各自儲存在每一列，而同筆記錄的每一個欄位則

32、分別存放在所屬的欄。您可以使用和編輯其它資料相同的指令與工具列按鈕，來編輯清單中的記錄。 不過有些工作表指令，如填滿功能，特別適用於清單的編輯。填滿填滿 功能可依遞增或遞減的方式，很快地將編號鍵入清單中鄰近的儲存格，您還可以使用 資料表單資料表單 對話方塊來顯示清單中的記錄， 資料表單資料表單 是以一次顯示一筆記錄的方式，使清單的處理更加容易。在Excel中，若想在清單中找到某筆記錄，可利用資料表單中的 準則準則 鈕。按下 準則準則 鈕後鍵入的準則，將定義Excel的搜尋條件，我們可以在鍵入一個或多個準則後，按 找上一筆找上一筆 鈕或 找下一筆找下一筆 鈕，讓資料表單視窗一一顯示符合條件的每一

33、筆記錄。鍵入準則時，也可以萬用字元（ * 和 ? ）作為搜尋條件，一個萬用字元 * 可以表示無、一個或數個字元，而一個萬用字元 ? 僅表示一個字元。 清單建立後，您可能會想改變記錄的排列順序，此時可以利用 排序排序 指令，讓Excel清單內的記錄依照某個特定條件排列。多種排序方法中，其中一種是依欄位排序，此種排序方法可指定三個欄位作為排序欄位。第一個排序欄位（主要鍵）為主要的排序準則；當第一排序欄位的內容相同時，若有指定第二排序欄位（次要鍵），則這些主要鍵相同的記錄便依照第二排序欄位排序；當第一與第二排序欄位的內容都相同時，則依第三排序欄位（第三鍵）排序。我們可以用 資料表單資料表單 對話方塊

34、來找尋清單中的某些記錄，除此之外，還有另一種找尋資料的方法：在清單中篩選。在清單中使用 篩選器篩選器 可以在清單中找到並直接顯示某些特定的資料，我們可以只對這些資料進行列印、格式化、圖表製作或加總等工作，而不會到影響其它的資料。 圖表精靈圖表精靈 可以透過一步步的程序來指引您建立圖表，當您完成每一個步驟時，精靈便會提示您進行下一個選擇，而一開始便是選擇想要的圖表類型。Excel提供了14種類型的圖表，每一類型的圖表有兩個或數個副圖表，除此之外，使用 圖表精靈圖表精靈 還可以預覽圖表的類型及選取最能表現資料的圖表。圖表建立後，您可以將它放置在工作表中的任何地方，但最好的位置通常是放在資料的前面或

35、後面，因為這樣可以方便做對照。放置好圖表後，如為了能更容易閱讀精細或複雜的圖表，可以將它放大，若圖表很簡單，則可以縮小；除此之外，您也可以依所需再次移動或刪除圖表。若要移動、調整或刪除圖表，必須先在 圖表區圖表區 內按一下以選取圖表。所謂 圖表區圖表區 是指圖表周圍的空白區或背景部份。而按一下圖表中的其它區域，則可以個別選取圖表中的元件。圖表能夠幫助統計學的資料以引人注目的方式呈現，而有意義的標題及標籤可以使圖表所代表的含意更加清楚。當您使用圖表精靈建立圖表時，若被選取的範圍儲存格包含必要的資訊，那麼類別標籤及圖例會加在圖表上。或者您也可以在精靈的操作過程中增加標題及座標標籤，或者稍後利用圖表

36、選項來增加這些元件。 自訂圖表的外觀有許多種方法，為了讓 圖表區圖表區 發揮最大的功能，您可以重新放置標題或圖例。例如，為了強調特定的數值，可以在折線圖圖表上的每一個資料點加上標籤；為了強調圓形圖圖表的特定區塊，可以將區塊從圓形圖圖表中移出。至於其它的圖表類型，也分別提供了不同的格式化選項。Excel提供各式各樣的圖表類型，因為每個類型對來源資料都可做不同的強調，所以使用不同圖表類型幫您展示同一份資料，會得到不同的效果。要選擇使用哪一種圖表類型，是透過 圖表精靈圖表精靈 ，建立圖表後，也可以重新選擇不同的圖表類型。 在建立圖表時， 圖表精靈圖表精靈 研判來源資料是取自欄或列，而圖表資料的組成是

37、依建立圖表時所選取的範圍而定，假如所選取的範圍儲存格有相同的欄數及列數，或者欄比列多，則會以列的資料來繪製圖表；假如所選取的範圍包含的列多於欄，則會以欄的資料來繪製圖表。因此在不同的圖表類型裏，可能需要改變資料組成的方式。 典型的Excel工作表所儲存的資料需要時常地更新，假如更新的是來源資料，那麼其相對應的圖表也會自動更新。改變資料的值時，您可能需要多方面改變圖表的座標，使用 刻度刻度 選項可以格式化值座標軸值座標軸 （Y-座標軸），好讓資料顯示一個刻意安排的值範圍，而 類別座類別座標標 則允許您控制類別標籤的顯示方式。 水平及垂直格線可以幫助我們確認每一個值在圖表內的標籤位置，而箭頭可以用

38、來強調圖表上特定的值標籤，或者吸引人注意圖表上特定的資訊。您可以在圖表的一個或兩個座標軸上增加符合值的格線，其中主要格線是顯示每一個主要的類別或者刻度值，至於次要格線則是顯示每一個中間的類別或者刻度值。您可以使用 圖表選項圖表選項 對話方塊來加上格線。使用 繪圖繪圖 工具列可以將圖片物件加入到圖表上，如線條或箭頭。而箭頭最佳的用途就是清楚指出圖表中最重要的資料。頁首頁首 是一行文字，它會顯示在每一頁欲列印工作表的上方；而 頁尾頁尾 也是一行文字，其內容會顯示在每一頁欲列印工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常包含頁數、工作表標題、日期等等。建立頁首及頁尾的方法是，在Excel提供的頁首及頁尾選

39、項清單內挑選。而在Excel的頁首及頁尾選項中包含有頁數、工作表名稱、活頁簿名稱、作者名稱、公司名稱等選項，而且頁首及頁尾的選項都是相同的。另一種建立的方法是自行鍵入要顯示的文字，或者按一下按鈕，然後由Excel所提供的頁首及頁尾選項清單中插入要組合的模式。因此不管何時列印工作表，Excel會在列印頁上以活頁簿名稱、目前頁數、或目前資料等取代先前的資料。所以這個方法可以確保頁首及頁尾資訊隨著日期而更新。1.在 檔案檔案 功能表上選擇 版面設定版面設定 指令。2.顯示 版面設定版面設定 對話方塊。 3.按一下 邊界邊界 標籤。4.目前的邊界設定值顯示在上、下、左、右、頁首、頁尾方塊內。5.雙按

40、上上 方塊旁的向上箭頭。6.上邊界會改成3.5公分，此時在標籤中間的工作表預覽馬上反映出新的改變。 7.雙按 下下 方塊旁的向上箭頭。8.將下邊界改成3.5公分，此時在標籤中間的工作表預覽也馬上反映出新的改變。您可以改變工作表的列印方向，讓它列印在垂直或水平的頁面上，若是要垂直列印工作表，必須將紙張方向設定為 縱向縱向 （紙張方向預設為縱向）。若是要水平列印工作表，那麼必須設定紙張方向為 橫橫向向 。 Excel定義工作表要列印的頁數是基於工作表的大小、邊界的設定、方向、縮放的比例等。因此當Excel將工作表內容分到下一頁列印時，則稱為自動分自動分頁線頁線 。除此之外，當您增加或減少工作表內容時，Excel會自動調整它們的位置。您也可以自行插入或移除分頁線，但是當工作表內容改變時，則Excel不會調整您自訂的分頁線。假如想要改變它們的位置，就必須手動調整，因此手動調整分頁線可以幫助您組織工作表內容，讓您依據工作表的內容來調整分頁線。演讲完毕，谢谢观看！