（高职）6-1日常行政事务管理ppt课件.pptx

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1、6-1 日常行政事务管理6-1 日常行政事务管理任务一 日常行政事务管理B秘书工作任务指导C秘书工作注意事项A秘书工作任务任务一 日常行政事务管理文件归档分类归档，便于检索分类归档，便于检索接受口诉及速记完全记录、精要记录领取发放办公用品请购、入库、发放请购、入库、发放差旅事宜差旅准备及注意事项日程安排年、月、周、日安排收发邮件签收、分类、拆封、登记、分送、签收、分类、拆封、登记、分送、阅办阅办秘书工作任务日 常 行 政 事 务 管 理操作操作APPAPP秘书与管家对接任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接签收单击此处添加文

2、本具体内容分类a a 将私人邮件与商业邮件分开将私人邮件与商业邮件分开b b 将办公室邮件与外部邮件分开将办公室邮件与外部邮件分开c c 把优先考虑的材料放在一起把优先考虑的材料放在一起登记按收文登记簿中的内容逐按收文登记簿中的内容逐项登记项登记拆封保持原封的完好，注意封保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。内文件不能损坏。分送123456阅办任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接2.2.文件立卷归档文件立卷归档（1 1）收文存档：将收到的公文进行分类存档登记，以便以）收文存档：将收到的公文进行分类存档登记，以便以后查找，通

3、常文件包括上级部门的政策性、指导性、交办后查找，通常文件包括上级部门的政策性、指导性、交办性、参阅性公文；下级部门的呈请性公文；平行或其他不性、参阅性公文；下级部门的呈请性公文；平行或其他不相隶属公司的商洽性、询问性公文；参加重要会议的通知、相隶属公司的商洽性、询问性公文；参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、密级的刊物、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料等；等；（2 2）承办：凡需要我司贯彻执行、具体办理或阅读的公文）承办：凡需要我司贯彻执行、具体办理或

4、阅读的公文将公文发放至相关部门处理、阅读并签字回传，存档将公文发放至相关部门处理、阅读并签字回传，存档任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接发现库存物品已经超过定制的最发现库存物品已经超过定制的最低数量底线时，及时填写申购单低数量底线时，及时填写申购单申购（如超过总经理规定的额度，申购（如超过总经理规定的额度，需向总经理请示签字后方可交给需向总经理请示签字后方可交给采购申购）采购申购）1入库保管：采购购买回来后，根入库保管：采购购买回来后，根据申购单进行数量及物品的核对，据申购单进行数量及物品的核对，确认后在收据背面签字，进

5、行入确认后在收据背面签字，进行入库登记库登记2各部门来领取办公用品时，需以各部门来领取办公用品时，需以旧换新（特殊情况除外）并进行旧换新（特殊情况除外）并进行登记。登记。3申购程序申购程序入库保管入库保管发放程序发放程序任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接对讲话内容做一字不差的记录对讲话内容做一字不差的记录1又称又称“纲要记录法纲要记录法”、“摘要记摘要记录法录法”。记录讲话时，只记录主。记录讲话时，只记录主要内容，重点或典型事例。要内容，重点或典型事例。2此方法主要用于有演讲稿的讲话此方法主要用于有演讲稿的讲话记录记录4

6、记录时，把可有可无的或重复的记录时，把可有可无的或重复的语句、段落删去，尽可能的做到语句、段落删去，尽可能的做到既要注重既要注重“精精”，还要注重，还要注重“样样”3完全记录法。完全记录法。精要记录法。精要记录法。精样记录法。精样记录法。补充记录法补充记录法任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接年度预定日程表年度预定日程表任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接月内预定日程表月内预定日程表任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公

7、用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接每周工作日程表每周工作日程表任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接（1 1）差旅前准备事宜：）差旅前准备事宜： 准备好相关资料准备好相关资料 经办旅行的各种必要手续经办旅行的各种必要手续 预先联系预先联系 制定出差日程表制定出差日程表 预订车票（或机票）安排住宿预订车票（或机票）安排住宿 列出携带物品的清单列出携带物品的清单任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接（2 2）国内出差：）国内出差： 确定出差目的地和日期确定

8、出差目的地和日期 确认客户出差陪同人确认客户出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。） 确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）酒店确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）酒店（选择客户习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）接（选择客户习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）接 / / 送机人送机人员（明确接送机人的联系方式）员（明确接送机人的联系方式） 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方

9、参会人、议程等）完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等） 根据客户的习惯，准备出差用物品根据客户的习惯，准备出差用物品 拟写授权书并于客户出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮拟写授权书并于客户出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件件和复印件任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接（3 3）国外出差：）国外出差： 根据实际情况准备根据实际情况准备 PRESETATION PRESETATION（中（中 / / 英文），与对方确认演英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿；示设备，必要时

10、准备彩色打印胶片和打印稿； 机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；飞行选择好的机型； 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒客户携带；注意准备好各种证件及邀请函，并提醒客户携带； 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物 准备当地的地图及国家风情资料准备当地的地图及国家风情资料 确认对方还是我方提供翻译服务确认对方还是我方提供翻译服务 回国后向邀请方致谢回国后向邀请方致谢任务一 日常行政事务管理差旅事宜日程安排接受口述及速记记录领取管理办公用品文件立卷归档收发邮件秘书与管家对接企业秘书通过平台消企业秘书通过平台消息系统和财天下息系统和财天下 APP APP 与与管家实时沟通，了解企业管家实时沟通，了解企业的财务状况和其他工作的的财务状况和其他工作的进展。通过与财天下平台进展。通过与财天下平台的对接，提高日常性工作的对接，提高日常性工作的工作效率和获得更大的的工作效率和获得更大的工作成果工作成果任务一 日常行政事务管理-注意事项文字素养语言素养至精至诚 共创共荣感谢聆听