office办公软件实用技巧培训.pptx

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1、2018.4.11Microsoft office软件学习的目的软件学习的目的提升工作效率提升工作效率增加工作技能增加工作技能增加解决技术问题的途径增加解决技术问题的途径软件学习的种类软件学习的种类软件下载与破解软件下载与破解officeoffice软件家族主要成员软件家族主要成员WORDEXCELPOWERPOINTACCESSOUTLOOK其他文字排版文字排版数据统计数据统计演示文稿演示文稿数据库数据库管理管理电子邮件电子邮件officeoffice软件家族常用的三大应用软件家族常用的三大应用WORDEXCELPOWERPOINT我最擅长：文档编排，能制作出图文并茂的文档。我最擅长：文档编

2、排，能制作出图文并茂的文档。我最擅长：表格设计、数据处理，图表制作。我最擅长：表格设计、数据处理，图表制作。我最擅长：图文展示，汇报讲演文案制作。我最擅长：图文展示，汇报讲演文案制作。常用的快捷键常用的快捷键Ctrl+A 全选Ctrl+C 复制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘贴Ctrl+Z 撤销Ctrl+Y 恢复(重复)Ctrl+N 新建Ctrl+S 保存Ctrl+O 打开Ctrl+P 打印Ctrl+Shift+= 上标Ctrl+= 下标Ctrl+B 加粗Ctrl+I 斜体Ctrl+U 删除线Ctrl+F 查找Ctrl+H 替换Ctrl+L 左对齐Ctrl+R 右对齐Ctrl+E 居中对齐A

3、lt+Shift+D 插入日期Alt+Shift+T 插入时间自动保存和自动保存和恢复恢复打开打开“文件文件”菜单，单击菜单，单击“选项选项”命令，弹出对话框中单击命令，弹出对话框中单击“保存保存”选项卡，里面有选项卡，里面有一个一个“保存自动恢复信息时间间隔保存自动恢复信息时间间隔”项，勾选，并设置间隔时间。项，勾选，并设置间隔时间。( (默认为默认为1010分钟分钟) )格式刷：格式刷：可应用的格式包括字体、字号、填充色等。可应用的格式包括字体、字号、填充色等。* *双击格式刷可多次复制样式。双击格式刷可多次复制样式。查找、替换：查找、替换：批量更改文字。批量更改文字。插入符号插入符号打开

4、打开“插入插入”菜单，单击菜单，单击“符号符号”命令命令，点击，点击“其他符号选项其他符号选项”，弹出对话框，从，弹出对话框，从列表中选择要插入的特殊字符列表中选择要插入的特殊字符，双击选中，双击选中的的字符可插入到文档中。字符可插入到文档中。 部分符号在现在部分符号在现在的输入法中均可的输入法中均可用拼音首字母缩用拼音首字母缩写打出来！写打出来！创建自动目录创建自动目录打开打开“引用引用”菜单，单击菜单，单击“目录目录”命令命令，弹出对话框，从，弹出对话框，从列表中列表中选选择择“自动目录自动目录”。编辑文档后，点击目录左上角的编辑文档后，点击目录左上角的“更新目录更新目录”命令，选择命令，

5、选择“更新更新整个目录整个目录”选项，点击确定。选项，点击确定。( (最后适当调整格式最后适当调整格式) )* * 进行文档编辑时，需选用进行文档编辑时，需选用标题样式，否则不能识别自标题样式，否则不能识别自动更新目录。动更新目录。单击单击“插入插入”工具栏，单击工具栏，单击“ExcelExcel电子表格电子表格(X)”(X)”选项，选项，WordWord文档界面文档界面中中的菜单栏和工具栏就变成了标准的的菜单栏和工具栏就变成了标准的ExcelExcel菜单和工具栏，可以像在菜单和工具栏，可以像在ExcelExcel中中一样进行数据的处理。一样进行数据的处理。在在WordWord中插入新的中插

6、入新的ExcelExcel工作表：工作表：打开打开“文件文件”菜单，单击菜单，单击“选项选项”命令命令，在弹在弹出出对话框的对话框的“常规常规”选项卡内设置。选项卡内设置。设置新建工作簿默认字体、字号：设置新建工作簿默认字体、字号：* * 也可以选中所有单元格，在也可以选中所有单元格，在“开始开始”菜菜单中修改。单中修改。打开打开“文件文件”菜单，单击菜单，单击“选项选项”命令命令，在弹，在弹出出对话框的对话框的“高级高级”选项卡内设置，勾选选项卡内设置，勾选“将精度设将精度设为所显示的精度为所显示的精度”。避开避开ExcelExcel的误差的误差* * 利用利用RoundRound函数对中间

7、值四舍五入函数对中间值四舍五入ExcelExcel中中RoundRound函数的格式为：函数的格式为：Round(Round(数值，保留的小数位数数值，保留的小数位数) )。打开打开“页面布局页面布局”菜单，单击菜单，单击“打印标题打印标题”命令命令，在弹，在弹出出对话框对话框的的“工作表工作表”选项卡选项卡“顶端标题行顶端标题行”设置每页需要打印的标题设置每页需要打印的标题( (或表头或表头) )。设置每页打印标题：设置每页打印标题：* * 设置后打印多页文件时，每页的表头系统默认打设置后打印多页文件时，每页的表头系统默认打印选中的标题行。印选中的标题行。打开打开“条件格式条件格式”菜单，单

8、击菜单，单击“新建规格新建规格”命令命令，在弹，在弹出出对对话框中选择话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格使用公式确定要设置格式的单元格”选项，输选项，输入公式，单击入公式，单击“格式格式”命令，在弹出对话框中设置格式。命令，在弹出对话框中设置格式。隔行着色：隔行着色：* * 公式：公式：MOD(ROW(),2)=0MOD(被除数、除数)，其功能为返回两数相除的余数。ROW(需要得到其行号的单元格或单元格区域)，其功能为返回引用的行号。选择区域，打开选择区域，打开“条件格式条件格式”菜单，单击菜单，单击“新建新建规格规格”命令命令，在弹，在弹出出对话框中选择规则类型，设对话框中选择规则类

9、型，设定条件，单击定条件，单击“格式格式”命令，在弹出对话框中设命令，在弹出对话框中设置格式。置格式。特定数据醒目显示：特定数据醒目显示：选择区域，打开选择区域，打开“数据数据”菜单，单击菜单，单击“创建组创建组”命令命令，在弹，在弹出对话框中单击出对话框中单击“创建组创建组” ” 。折叠部分行或列：折叠部分行或列：* * 完成后单击完成后单击“- -”号即可折叠选中号即可折叠选中行或列，单击行或列，单击“+ +”号展开。号展开。又称又称“数据有效性数据有效性”，打开，打开“数据数据”菜单，单击菜单，单击“数据验数据验证证”命令，在弹出对话框中命令，在弹出对话框中单击单击“数据验证数据验证”。

10、数据验证命令应用：数据验证命令应用：选择数据所在列，打开选择数据所在列，打开“数据数据”菜单，单击菜单，单击“分列分列”命令，在弹命令，在弹出对话框出对话框中选择最合适的文件类型，如中选择最合适的文件类型，如“分隔符号分隔符号”，单击下一，单击下一步，选择分隔符号的类型。步，选择分隔符号的类型。分列命令的应用：分列命令的应用：* * 可自定义分隔符号，但可自定义分隔符号，但一次只能自定义一种。一次只能自定义一种。除了明确定义的筛选以外，还可以按照颜色、数据条件，文本条件进行自定义筛选。除了明确定义的筛选以外，还可以按照颜色、数据条件，文本条件进行自定义筛选。筛选命令的多种用途：筛选命令的多种用

11、途：单击单击“排序与筛选排序与筛选”命令，单击命令，单击“自定义排序自定义排序”选项，在弹出对话框中设置排序的主次条件。选项，在弹出对话框中设置排序的主次条件。多条件排序：多条件排序：实用函数命令实用函数命令COUNTA计算范围中不为空的单元格的个数。COUNTIFS 函数将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条件的次数。仅一个条件择用COUNTIF。PRODUCT使所有以参数形式给出的数字相乘并返回乘积。 SUMIFS满足某条件的单元格求和AVERAGEIF满足某条件的单元格求平均值熟练操作熟练操作 事半功倍事半功倍上电脑！把PPT里的每个功能都试一试内容性目标性逻辑性简单化视觉化

12、文表图PPT的理念内容性内容性理念理念PPT只是表现工具内容为王PPT只是为你的演讲服务，最重要的是你的内容不要让PPT成为你的障碍更不要过分依赖PPT捆绑你的能力老师PPT做得烂并不影响他的教学最精彩的演讲并不是缺PPT不可没有PPT你也可以继续你的演讲目标性目标性理念理念作为你演说的对象观众为王从观众的角度思考设计你的PPT观众最大程度得决定你演讲的主题内容、风格以及形式观众可以理解你说的内容吗？观众想听你讲的内容吗？观众记得住你PPT的内容吗？逻辑杂乱无章逻辑性逻辑性理念理念贯穿的内容逻辑是PPT的生命高手与菜鸟的本质区别在于思路结构清晰明朗123456杂乱难以记忆且无说服力连贯易于记忆

13、且以理服人逻辑性逻辑性理念理念PPT中展示逻辑的不同？Word垂直思考法(左脑)什么是对的？啊，原来是这样的！PPT水平思考法(右脑)逻辑性逻辑性理念理念PPT中展示逻辑的不同？应用金字塔原理后：制作时间文字密度内容条理金字塔原理_要有中心思想一页PPT要突出一个中心思想40年经典著作逻辑性逻辑性理念理念学会从结论说起老板，我最近在留意原材料的价格，发现很多钢材都涨价了；还有刚才物流公司也打电话来说提价；我又比较了几家的价格，但是还是没有办法说服他不涨价；还有，竞争品牌*最近也涨价了， 我看到;对了，广告费最近花销也比较块，如果可能。一个糟糕的汇报者老板，我认为我们的牌子应该涨价20%，而且要

14、超过竞争品牌，因为：第一、原材料最近都涨价了30%，物流成本也上涨了；第二、竞争品牌全部都调价10-20%，我们应该跟进；第三、广告费超标，我们还应该拉出空间，可以;老板，你觉得这个建议是否可行？假如他学习了金字塔逻辑性逻辑性理念理念金字塔原理构建实例葡萄、桔子、酸奶油、土豆、苹果、牛奶、鸡蛋、胡萝卜、黄油逻辑性逻辑性理念理念两种建立金字塔结构的方法如果你对业务很熟悉：自上而下法n 完成金字塔n 快速列出中心思想n 列出分析问题的经典框架n 分析可以获得的素材n 将素材放进对应的框架下逻辑性逻辑性理念理念两种建立金字塔结构的方法如果你对业务不很熟悉：自下而上法n 形成完整的框架结构和完整的内容

15、支撑n 好的金字塔结构可以不断重复复用n 框架结构逐步完善n 调整素材材料分类n 给框架补充新的内容n 零星的素材n 想办法搜集更多n 构建初步的框架结构n 不断发现新的素材材料文表图文表图理念理念把概念或数据转换成图文中国对汽油的含硫量要求很低表中国对汽油的含硫量要求把自己想要表达的内容通过PPT以观众最容易理解的形式表现出来一目了然，简洁明了：PPT是用来瞟的，不是看的相对于文字，大脑更喜欢图形放的信息越多，观众不一定记住越多图中国对汽油的含硫量要求1030150欧洲美国中国视觉化视觉化理念理念设计四原则对齐对比聚拢统一视觉化视觉化理念理念设计四原则1对齐这个就是左对齐吧左对齐左对齐左对齐

16、左对齐左对齐这个就是中间对齐吧中间对齐中间对齐中间对齐中间对齐中间对齐这个就是右对齐吧右对齐右对齐右对齐右对齐右对齐视觉化视觉化理念理念设计四原则2对比大小颜色形状深浅距离对比制造重点要么完全一样，要么完全不同视觉化视觉化理念理念设计四原则3聚拢相关的东西尽量在一起无关的东西尽量分开视觉化视觉化理念理念设计四原则4统一123一致的风格 一致的排版一致的字体 一致的配色视觉化视觉化理念理念设计细节仅献给新手的建议用纯色吧尽量别用黑底千万别乱用图片做背景背景配色字体图片用单色吧颜色越少越好驾驭千万不要超过三种颜色用微软雅黑吧记得不要太小哦千万不要和背景颜色相近用真人相片吧试试全景华盖吧千万不要再用

17、百度了简单化简单化理念理念如何化腐朽为神奇？不合格 PPT一般 PPT好的 PPT看不懂可以理解引发思考简单化简单化理念理念心有成竹错误可能有许多种，但他们都有几个共同点：杂、乱、繁、过我们的目标齐、整、简、适简单化简单化理念理念一目了然保持简单思路一：提炼关键词大标题表达中心思想小标题是本段关键词这里是大标题要点一 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要点二 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要点三 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文简单化简单化理念理念思路二：利用行间距留白不好的形式好的形式不好的形式不

18、好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式简单化简单化理念理念思路三：巧妙排版

19、小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题X

20、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1234横向无时间顺序横向有时间顺序纵向无时间顺序纵向有时间顺序如何做如何做 PPT深思熟虑纸上谈兵视觉呈现了解目的解读内容制作封面分配内容分析观众收集材料目录导航提炼文案确定形式与内容组织思路美化排版构建结构图配图检查修改明确目的纸上谈兵视觉呈现我为什么要做这个PPT？观众是谁？观众想要听什么？观众怎样才能更

21、多更好的记住？根据前面的问题确定展示的内容，形式，风格等解读内容分配内容收集材料提炼文案组织思路构建结构图这些都是在纸上完成，之后才开始动手做PPT梳理清整个PPT逻辑主线构建结构图按重要和复杂程度分配内容页面分配内容一语中的简洁有趣提炼文案准备把无趣的文字变成精美的PPT吧制作封面目录导航美化排版配图检查修改PPT的组成学会做标题党 引起观众兴趣视觉冲击 吸引观众目光制作封面目录导航美化排版配图检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧PPT封面可以这样设计全图型半图型纯文字创意型体现你的主要内容标明你的进度制作封面目录导航美化排版配图检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧目录页和导航页

22、这样设计纯文字图文型突出型设计四原则 对齐、聚拢对比、统一制作封面目录导航美化排版配图检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧不让观众看起来吃力关键词搜索好图片网站：全景网、华盖、Google制作封面目录导航美化排版配图检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧注意图片和整体的协调制作封面目录导航美化排版配图检查修改准备把无趣的文字变成精美的PPT吧调整排版、配色、配图等，使风格一致2试着对着PPT演讲，纠正逻辑不顺的地方3根据演讲需要添加动画，嵌入或保存字体4从头到尾播放一次，看有无错别字、版面错误1锻炼自己的逻辑思维能力思考别忘了逻辑是PPT的生命真正动手才能知道问题所在动手动手才能真实体会模仿优秀作品能最快提升水平模仿模仿并非复制技巧都是一个个积累而成的积累厚积而薄发SO EASY！领导再也不用担心我的PPT了！感 谢 您 的 聆 听 Thanks for your listening