员工因公外出管理制度(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上一、目的1.1规范员工因公外出行为，明晰各类外出申请审批流程；1.2规范因公外出相关费用报销标准，完善相关福利管理体系；1.3规范因公外出考勤管理原则，提升员工因公外出工作效率。二、适用范围2.1本制度适用于所有因公外出的一二线所有员工。三、权责3.1各部门3.1.1参与本制度制订，并为本制度修订与完善提供建议； 3.1.2负责本制度部门内宣导与贯彻执行；3.1.3负责统筹兼顾，合理安排和审核跟进好部门所辖员工因公外出行为； 3.1.4负责本部门员工因公外出申请审核与报批，外出费用核对与反馈。3.2财务部3.2.1参与本制度制订，并为本制度修订与完善提供建议； 3.2

2、.2负责外出费用借款审批和因公外出费用报销审批，以及相关费用和款项结算； 3.2.3负责定期（季度和年度）进行此项费用分析和反馈，做好此项费用成本管控。3.3行政人事部3.3.1组织编制本制度，并负责跟进本制度后续修订与完善；3.3.2负责跟进审核各项外出申请及相关费用报销，并做好相关档案记录和归档管理；3.3.3负责本制度的培训与宣导，并负责跟进和监督各部门员工严格执行和落实本制度。3.4总经办3.4.1负责确定员工外出及出差管理导向，明确相关福利规划预算；3.4.2负责本制度的审核和批准；3.4.3负责对本制度管理过程中未尽事宜及重大争议进行判定和裁决。四、因公外出定义与分类4.1因公外出

3、是指离开常住工作城市前往其它城市工作，以及日常办公室工作人员离开办公室，进行驻店、巡店，参与订货会、品牌公司年会，以及参加工作会议和培训等外出行为。4.2按照外出当日是否往返，员工因公外出分为以下两种情况：4.2.1外勤：指市区内巡店、办事等公干以及市周边短距离外出公干，且当日可往返者；4.2.2出差：指跨城市或长距离长期外出，因工作原因或路途原因当日不可往返，需要在外住宿者。五、因公外出申请与审批流程 5.1外勤5.1.1职能办公室（指财务部、行政人事部、商品中心各部门和工程拓展部）人员外勤：需要提前征得部门负责人许可后，方可外出；5.1.1.1如果是整天外出，在“口袋助理”上进行上下班打卡

4、，并备注“外勤工作地点和工作内容”即可；5.1.1.2如果是中途外出，除了按实际上下班地点在“口袋助理”上进行上下班打卡，并备注“外勤工作地点和工作内容”外，另外需要在离开公司前台或回到公司时，进行外出登记；5.1.2营运中心销售部和培训部二线人员外勤：只需要在日工作计划和总结微信群中列明，并按实际上下班工作场地在“口袋助理”上进行上下班打卡，备注“外勤工作地点和工作内容”即可； 5.1.3营运中心终端一线人员外勤：需要提前征得区域督导/销售经理同意，方可外出；如属于外出培训，需要按培训相关流程做好相关申请审批；5.2出差5.2.1非培训类出差5.2.1.1如果是二线个人出差某地，由员工本人在

5、“口袋助理”管理APP软件上填制好出差事由、出差起止时间，经部门负责人/区域负责人审核，报大区经理或分管总监审批后，抄送行政人事部存档即可； 5.2.1.2如果是一线个人或同一区域多人出差某地，由区域负责人进行集体申请确认，经大区经理或营运总监审批后，抄送行政人事部存档即可；5.2.2培训类出差5.2.2.1如果是二线个人出差培训，由员工本人在“口袋助理”管理APP软件上填制好出差地点、培训主题、出差起止时间，经部门负责人/区域负责人审核，报分管总监审批后，交培训负责人审备案，抄送行政人事部存档即可； 5.2.2.2如果是一线个人或同一区域多人出差某地，由区域负责人进行集体申请确认，经大区经理

6、审批后，报培训负责人备案，抄送行政人事部存档即可；5.2.3出差考勤5.2.3.1二线人员出差某地，则按其到达或离开出差地点或出差商场时间为准，及时在“口袋助理”管理APP软件上进行考勤打卡，每天下班离开工作地和场所及时打卡；5.2.3.2对于一线人员出差考勤，则由其在出差店铺进行指纹考勤打卡为准。5.2.4对于因事先估计不周，事先只准备外勤的，后来由于工作原因不得不进行出差处理，在“口袋助理”管理APP软件上补走出差流程，并详细注明原因，经相关领导审批后，可以视同出差执行。六、出差备用金相关规定6.1因公外出人员在出差前可以向财务部申领一定数额的备用金。原则上，员工申领备用金的金额不得超过其

7、本人未结工资总额，特殊情况的，需在在申请上予以列明；6.2备用金申请，统一由员工本人在“口袋助理”管理APP软件上走 “费用审批流程”，填制好出差事由、出差起止时间、打款姓名和账号以及相关特别说明，先经直接上司审核，再经部门最高负责人审核，然后报总经办审批后，抄送财务部执行打款；6.3因公司多人一起出差的，其备用金可由部门负责人或部门指定专人走“费用审批流程”，借款责任仍由部门负责人承担；6.4出差备用金借款原则：前款不清，后款不借（特殊情况经特别申请批准后方可）。因此员工出差返回岗位后，及时做好相关票据整理，每月按时进行费用报销，以便于借款清结。 七、差旅费报销相关规定7.1差旅费由交通费、

8、住宿费、出差补贴组成。 7.1.1交通费是指城市与城市、国家与国家之间以及出差城市内的交通费用（如机票费、火车票费、公交车费等）； 7.1.2住宿费是指对于因公外出人员，当日不能返回，在出差地产生的住宿费用；7.1.3出差补贴是指给予因公外出，当日不能返回员工的补贴，外勤人员不享受此项福利；7.1.4以上费用中交通费、住宿费需提供正式票据，出差补贴采用限额包干形式进行，出差人不需提供票据。7.2差旅费报销标准 7.2.1交通费相关规定 7.2.1.1城市间不同交通方式出行，其交通费最高报销限额标准如下：岗位飞机出行报销最高限额标准火车出行报销最高限额标准汽车出行报销最高限额标准总监及以上据实际

9、情况定据实际情况定据实际情况定经理经济仓高铁二等座据实际情况定其它员工相应高铁二等座票价高铁二等座据实际情况定 7.2.1.2城市内交通费用凭票按实报销，原则上除下述情况外，其它任何情况，公司不予报销出租车费、汽车租赁费：A.各品牌订货会，与会人员尽可能乘坐公交，如果乘坐不便，人员多时，经销售经理确认，可以乘坐出租车，报销出租车费；B.对于展特卖活动或商场活动等原因，工作到11点后下班，乘坐公交车不便等情况，经报销时凭票注明原因，可以报销出租车费。7.2.1.3乘坐火车时长超过6小时的，方可乘坐卧铺。否则，公司将只承报同时间、同车次硬座/二等座车票费用，多余部分由出差人自行承担；7.2.1.4

10、按公司制度许可，出差人使用公司汽车出差的，不可再报销交通费；7.2.1.5报销城市内交通费时，需提供出差地当地有效票据，不可以其他票据代充。对不能提供规定票据的，公司一律不予报销，相应费用由出差人自行承担。 7.2.2出差住宿费报销限额标准见下表（单位：元/天）：岗位国外北京、上海、广州、深圳苏州、无锡、常州、温州其它城市总监及以上总经理指定视情况定视情况定视情况定经理280220180其它员工250180150 7.2.2.1如果公司人员出差同一地，尽可能一起安排住宿，以节省成本费用。若人员为同性偶数时，每人住宿费按标准的50%享受； 7.2.2.2因出差对应业务单位统一安排等原因导致住宿费

11、超标的，必须在报销时详细说明情况，经总经办审批确认后可按实予以报销；7.2.2.2出差人不可将电话费、房间物品费用等其他费用计入住宿费中； 7.2.2.3上表中规定的是限额标准，超标部分由出差人自理；限额以内，实报实销；7.2.2.4对于出差对应业务单位提供了住宿的，不予报销住宿费；7.2.2.4出差地方有宿舍的，除非客满，否则出差人员不得另外住宿酒店，以住宿宿舍为优先。7.2.3出差补贴报销标准统一按50元/晚，进行核算，下列情况不享受出差补贴： 7.2.3.1当天因公外出，但当日往返之类外勤人员不享受此项补贴； 7.2.3.2参与公司自行组织的培训或参与公司外部的任何培训人员，其出差情况不

12、享受出差补贴； 7.2.2.3对于出差对应业务单位提供了工作餐者（公司特卖、展卖等大型活动类出差除外），不享受此项补贴。 7.3参加会议或培训，会务费或培训中已含住宿费时，公司不再报销住宿费。 八、其它相关管理规定8.1职能办公室人员（指财务、行政人事、商品、工程拓展）外出巡店或其它公干，部门负责人需要提前做好工作计划安排，明确巡店任务，并及时跟进巡店工作结果，及时督促进行巡店工作反馈；8.2下列情况，不属于外勤管理范围，不予报销相关交通费：8.2.1苏州或温州市营运一二线人员回本城市公司办公室进行工作、会议或培训；8.2.2营运中心督导或经理到常住城市所在店铺巡店、会议或其它公干；8.2.3

13、终端一线员工参加工作所在城市培训、会议。8.3外区一二线人员回公司进行培训，区域负责人和培训负责人需要本着高效、节约的原则，进行严格审核，否则不予报销相关费用；8.4每月20日前，因公外出人员需要及时按财务相关贴票报销要求进行整理，报部门负责人审核签字后，提交行政人事部费用报销相关负责人，由行政人事部整理后一同寄给公司财务部进行报销；8.5在进行出差费用报销时，务必做好详细列明公出时间和地点，以备核对；车船票、机票、住宿票等票据一定要完好，日期要清楚。凡票据日期不完整、不清楚或有涂改现象的，一律作废票处理；8.6对于申请了出差备用金的多人同时出差，为便于借款清结，其出差住宿、交通等费用报销需指定专人统一贴票进行报销，不可多人自行报销。九、附则9.1本制度由行政人事部制订，经总经理审批后实施，修订时亦同；9.2本制度由公司管理层授权行政人事部进行解释；9.3本制度自颁布之日起执行。十、相关参考文件10.1员工考勤与假期管理制度专心-专注-专业