氯碱系统节能减排技改项目EPC总承包工程项目采购管理方案.doc

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1、氯碱系统节能减排技改项目EPC总承包工程项目采购管理方案总承包方负责该项目所需物资的采购、催交、检验、运输等工作，实行“一统一、两监督、三备案”的管理模式，严格按照国家有关政策法规和集团公司的要求规范采购管理行为。即总承包方统一发布项目合格供应商名单；业主监督招标过程，监督采购过程的质量管理；重要物资采购计划备案，核心设备招投标文件备案，核心设备供应商备案。业主全程参与总承包方的采购过程，监督管理事项包括合格供应商名录、计划管理、采办管理、采购组织方式、招（评）标管理、质量检验管理、物流管理等。1.1 采购组组织机构及人员职责项目采购组由采购经理领导，按照工作职能下设采购工程师、综合管理工程师

2、、催交检验工程师和现场采购工程师四个岗位；项目采购组主要负责招标/比价文件的编制和发出、组织招标/比价、合同过程经办、催检运、入库及现场采购等工作。各岗位职责如下：（1）采购工程师负责项目请购文件的接收、审核与整理；选择合格的货物询价或投标厂商名单；编制并发出商务询价文件；组织商务报价评审及技术澄清；根据招标/比价结果编制并签订采购合同；负责催交供货商按时返回反馈设计所需设备技术条件及图纸并及时交设计部门确认；负责合同、信函及文件的发放、回收整理；协调付款、现场服务配合及售后服务问题；合同关闭，提报采购信息。（2）综合管理工程师负责采购工作信息管理平台的组建与维护；参与项目关键采购节点的跟踪、

3、检测；负责项目采购计划的编写、下达；负责项目采购招标材料的收集、整理及申请招标；负责项目采购比价的开报价、比价结果整理；负责项目采购合同及其他采购文件的整理存档；负责项目采购资金计划的编写、提交；负责项目采购资金的申请及台帐登记；负责项目相关采购总结、报表的编制、提报。（3）催交检验工程师编制项目催交、检验、运输等工作计划；负责审核供应商提供的设备（材料）进度计划和质量检验计划；了解并督促供货商的生产进度、协调交货日期、编制发布催交检验进度报告；落实催交检验责任人、掌握催交检验方案、承担采购物资发货前检验、监造工作；审查供货商或分包商提交的检验报告；协调处理相关物资质量问题。（4）现场采购工程

4、师 负责接运项目物资从采购合同（或运输合同）到达地的工作；负责到场物资的到货检验、入库验收及共检组织；负责随货资料的核对、整理、移交；根据项目实际，负责施工前的报监报审工作；负责项目库存盘点，编制并提报库存报表；负责库存账务处理工作；负责项目现场采购工作；负责采购现场联络。1.2 采购工作内容与工作流程1.2.1 采购工作概述1.2.1.1 采购工作目标按照项目技术、质量、进度、费用控制等要求保证项目设备、材料等物资供应；培养具有敬业精神，专业过硬，工作高效的采购队伍；建立确保完成项目采购任务的采购技术体系和数据库。1.2.1.2 采购方式本项目采用招标和比价相结合的方式进行采购，按照总公司和

5、集团公司关于招投标管理办法的相关规定执行。1.2.1.3 采购实施原则货比三家，公平竞争；过程程序化、标准化、公开化，符合质保体系；专业化分工流程化操作；质量、进度、费用、材料、合同全面控制；业主全程参与并监督所有采购过程。项目设备、材料原则上由总承包方直接进行采购，现场如需分包方采买，需经总承包方审核确认。1.2.1.4 采买执行程序 图6-1 项目采买执行程序1.2.2 采购计划编制1.2.2.1 采购计划表的编制 采购经理按照公司及项目总体规划安排，制定采购计划编制完成时间表，明确职责及分工安排，并将公司及项目总体规划要求和项目采购相关内容、项目整体进程安排或其他资料（费用控制要求及合同

6、要求等）向参与采购计划编写人员进行下达。按照采购经理的安排，由采购组各业务人员分工编制计划相关内容。1.2.2.2 采购计划表的审批项目采购计划初稿，经项目采购经理审核，报项目经理审批。1.2.3 技术文件的接收与传递1.2.3.1 请购阶段技术文件的接收请购物资技术文件由相应专业设计工程师编制并提出，经设计经理审核后下发至采购组，实施招标或比价。请购技术文件包含一份硬拷贝和全套电子版，须明确请购范围、制造规范及要求、技术参数、技术说明、数据表、规格书、图纸等。采购工程师接到技术文件需对相关内容进行审查，如在审查中或采购实施过程中发现请购文件不符合采购要求，将技术文件回退设计经理并说明原因，设

7、计经理负责组织重新下达请购技术文件或作补充技术说明。1.2.3.2 招标/比价阶段技术文件的传递招标/询价文件下达供应商后，供应商根据要求的投标/报价日期提供投标/报价文件。采购工程师将供应商投标技术文件提供给设计审核。必要时，采购工程师应组织供应商和设计人员进行技术交流和澄清工作。定标后，由设计人员与中标供应商签订技术协议。技术协议中包括对供应商技术资料要求、供货范围确定、备品备件清单确定等，同时明确设计联系人和供应商技术联系人，并要对返回的资料在内容、标准、数量、时间、重要程度上做出明确要求。技术协议签订后由设计人员提供签字文本及电子版给采购工程师作为合同附件1.2.3.3 供应商返回设计

8、资料的移交技术协议签订后，项目采购工程师负责催交供应商返回的设计资料。供应商的资料在向项目采购工程师提交后，由项目采购工程师进行初步审查，并对资料的种类和数量进行确认，属于项目设计确认的资料需登记后向项目设计转发。项目设计工程师在规定时间内进行供应商返回设计资料的确认。确认后的技术文件（图纸）及项目设计的确认意见由项目采购工程师登记后转发供应商，作为供应商生产制造的依据，并备份由综合管理工程师存档。1.2.4 招标工作1.2.4.1 招标方式及供应商的选择根据项目采购分包计划和集团公司招标的规定，由招标办按照相应的招标方式，联系招标机构统一组织执行。相应招标科目的供应商，从集团合格供应商中进行

9、筛选，原则上不少于三家，经业主确认后，提供给招标办组织招标工作。1.2.4.2 招标文件的整理及招标申请采购工程师负责整理采购请购单、技术文件、费控指标、经业主确认的合格供应商名单、设计负责人名单。整理完毕后提供给综合管理工程师申请招标并存档，经采购经理、招标办负责人、项目经理审批后，提交给招标办组织招标。1.2.4.3 开标、评标招标办与招标机构进行协商后，通知开标时间、地点及评委名单。由招标机构按照集团公司招标规定进行评标。1.2.4.4 定标招标机构根据评审结果，确定中标供应商，反馈给招标办。报业主确认后，经公示后，下发中标通知书。 1.2.4.5 招标工作流程图6-2 项目招标工作程序

10、评委评分汇总及评定意见表招标项目投标单位名称评委1评委2评委3评委4评委5评委6评委7总 分名 次评审小组意见 组长:评委会主任审批意见主管领导审批意见制表： 复核：1.2.5 询价、比价工作1.2.5.1 比价供应商的选择比价供应商从集团合格供应商名单中进行筛选，并提交业主确认。 1.2.5.2 询价文件的编制及发放采购工程师编制采购询价文件。询价文件分为技术文件和商务文件两部分：技术文件即采购技术要求等，商务文件是指由采购工程师编制的商务类文件，包含询价内容、采购要求及报价要求等内容。询价文件经采购经理审核后下发，并保留原件备查。发出询价后，采购工程师负责逐一落实各询价供货商的书面报价意愿

11、。对于供应商不参加报价情况，应及时报告采购经理，并提出处理意见。比价供应商提出的技术偏离或疑问，由采购工程师联系技术经理予以答复。1.2.5.3 报价的接收与确认供应商需在规定报价时间内将报价文件发至采购比价专用邮箱，报价文件包含商务报价和技术文件，商务报价、技术文件要求分开。报价文件由综合管理工程师及时接收、登记和保管。接收报价以后，技术文件由采购工程师转设计人员确认。报价截止时间后收到的任何报价均视为无效报价。1.2.5.4 比价结果确定与审核综合管理工程师负责清点报价资料，检查报价的完整性、准确性和有效性，并作书面记录。根据各供应商提供的价格、交货期、付款方式、质保等信息，确定拟选供应商

12、，上报采购经理审核，报业主确认。经项目经理审批后，签订采购合同。 1.2.5.5 询价/比价流程图6-3 项目询价/比价流程 某工程有限公司发件人：电话：收件单位：传真：收件人：电话：询价单我公司拟向贵公司订购以下产品，请报价：序号产品名称规格标准数量单价（元/件）总价（元）要求交货期1质量保证交货周期付款方式售后服务承诺其他需说明的内容其他优惠条件请贵公司收到传真后按表中内容详细填写并回复至 *.com，邮件标题应注明贵公司简称和产品名称。仅此一次报价机会，截止时间2012年*月*日*时，请准确慎重填报。谢谢！物资采购比价分析表编号： 日期：物资名称规格/型号执行标准采购数量需用部门备注供应

13、商联系人联系电话总价付款方式交货期选择供方意见采购经理意见项目经理意见主管领导意见1.2.6 采购合同的签订与执行1.2.6.1 采购合同的编制采购招标或比价完成后，项目采购经理根据定标或比价结果组织签订采购合同，其中技术附件由项目设计经理负责签订。采购工程师负责编写采购合同，采购合同的主要条款与内容描述应全面，应与询价函、中标供应商的报价及采购物资定标表中确定的商务、技术内容保持一致，并满足项目及业主的特定要求。1.2.6.2 采购合同的审批合同文本编制完成后，由采购工程师提交综合管理工程师进行价格及过程资料（含完整电子版）审核。综合管理工程师审核并统一编号后按照采购合同审批流程提交审批。1

14、.2.6.3 采购合同的签订及管理采购合同盖章生效后，综合管理工程师对合同文本扫描归档，作为催交、检验、接收货物依据。 合同审批流程：图6-4合同审批流程1.2.7 采购资金支付及结算1.2.7.1 采购资金计划的编制及审批采购经理根据下一阶段预计执行合同需要的资金，按项目规定的时间和程序组织编制资金使用计划，经项目经理审核后，提交公司审批。每月25日前提交下月付款计划，并根据本月支付台帐及下月付款计划更新总体付款计划。资金计划经公司批准后，作为下月支付的依据。1.2.7.2 采购资金的支付综合管理工程师根据当月资金计划审批情况、采购合同、到货情况、已付款和应留质保金等情况，填写计划内支付申请

15、并提供相关凭证。经批准后，作为支付的依据。对于未包含在资金计划内但需要紧急支付的款项，经采购经理同意由综合管理工程师填写上报“计划外支付申请”，并提供相关凭证。经项目经理、合同监审、主管领导、财务负责人及总经理审批后下达至财务作为支付的依据。合同付款流程：图6-5 合同付款流程1.2.8 采购变更1.2.8.1 采购变更的类型业主变更：由于业主要求，导致修改采购范围和内容，从而造成原合同供货范围、价格和（或）进度节点发生变化，需要采购实施的变更；内部变更：指工程项目实施过程中，由于设计、施工、合同执行等原因由公司内部提起变更而产生的原采购合同在数量、性能、进度、供货或工作范围变化，需要对原合同

16、进行补充、修改或废止而需要重新签订，需由采购部门进行实施的变更。1.2.8.2 业主变更的工作程序因业主变更引起的采购变更，应由业主以书面形式（签字盖章）正式提出，由项目经理审批，下达执行。如涉及供货范围、品种规格的变更应通过项目设计以请购文件形式下发项目采购组；项目采购组按照采购业务流程组织实施；合同的审批按照审批程序进行，报审时变更文件附在合同后面作为合同变更依据。1.2.8.3 内部变更的工作程序内部变更由引起变更的部门以书面形式正式提出，由项目经理批准，以请购文件形式转发项目采购组。项目采购组按照采购业务流程实施；合同审批按照审批程序进行，报审时变更文件附在合同后面作为合同变更依据。1

17、.2.9 货物催交、验收工作1.2.9.1 货物催交方式：催交方式分工厂催交、会议催交和办公室催交三种方式。工厂催交：催交人员分阶段到供应商制造厂进行进度检查，协调处理影响进度的问题。会议催交：催交人员和供货厂商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题。办公室催交：催交人员通过电话、传真、电子邮件等通讯手段来协调进度。1.2.9.2 货物检验方式： 货物检验分为工厂检验和现场检验两种方式。工厂检验：检验人员在供应商的制造厂，对供应商制造的设备、材料制造的过程质量进行阶段性的检查，或对供应商已经完成制造的设备、材料进行发货前的检查。目的是评价已完成工序的质量、重申合同相关技术条款。检验包括审

18、核质量证明文件，设备、材料现场检验和试验，评价设备、材料总体质量。现场检验：标准化程度高、通用性强、生产工艺成熟的产品，由供应商进行自检合格后，即可组织发货，货物到达现场后进行现场检验。1.2.9.3 货物的催交计划编制与审批催交检验工程师根据设备类型、交货期、项目施工进度计划和供应商提交的制造进度计划编制催交检验计划，明确催交检验方式、催交检验进度节点、落实催交检验人员。催交检验计划编制完成后，报采购经理和项目经理审核，作为项目采购过程控制文件之一。1.2.9.4 催交检验的实施催交检验工程师根据催交检验计划，按照催交检验流程实施。图6-6 催交检验流程1.2.9.5 货物的包装及运输在采购

19、合同中应有明确的包装、运输条款，明确包装运输责任和要求，满足项目及业主的特定要求；产品出厂的包装，有国家、行业标准的执行有关标准规范的要求，合同有特殊要求和约定的，除执行有关包装标准外，按合同特殊要求执行。产品包装应符合科学、经济、牢固、美观、实用的要求，原则上应满足设备、材料的正常运输、储运和装卸条件，防止产品运输过程中受损，便于现场卸车、清点接收。由供应商现场交货的，应监督供应商根据制造图纸和设备参数等有关资料，选定信誉好、有承运能力、服务好的承运单位，制定专门的运输方案，确保设备安全、及时运到现场。产品总发运单、装箱清单、产品质量证明文件、使用说明书、安装图、竣工图等有关产品出厂文件，应

20、与产品同时随机交付。1.2.10 现场采购管理1.2.10.1 现场物资的发货及接运当项目现场建设情况满足设备/材料发货条件，由现场采购工程师根据确定物资进场时间及进场物资清单编制书面发货通知单通知供应商发货并通报采购经理。供应商反馈发货具体安排后，现场采购工程师核对接运资料，落实待到货物资的相关信息，办理进场准入手续并组织落实物资接运准备。货物到达后现场采购工程师对实际交付的物资进行初步验收后，将货物安全稳妥地组织接运至施工现场或项目仓库，库管员根据现场采购工程师发出的接收指令组织卸车。现场采购工程师、库管员应及时接收质量等相关资料并根据验收情况及时填写物资交接记录、办理入库手续。1.2.1

21、0.2 货物的现场检验现场采购工程师、库管员收集、整理用于数量清点的合同清单、送货通知单、物资交接明细表等资料及用于质量检验的产品标准、有关的技术文件。根据物资的性能、特点、数量，确定实施检验的地点。到货后，现场采购工程师、库管员根据“物资交接明细表”，对直送施工现场的物资进行数量清点，检查所到材料是否与明细清单数量相符并做相应记录。现场采购工程师、库管员应按合同规定的要求对物资的包装质量、表面质量进行检查或组织检查并做相应记录。现场采购工程师应对到场物资的文件资料进行接收，并组织项目技术质量人员检查质量保证书、商检证书或合格证等证明资料，确认是否与合同所规定的要求内容相一致并做相应记录。现场

22、采购工程师应及时向施工单位提供相应质量文件并做好发放记录，并按项目部、业主或监理的要求，配合施工单位办理报检报审。图6-7 现场检验流程1.2.10.3 不合格品的处理在设备开箱验收、检验、或安装调试等过程中，被确定为达不到合同要求性能的物资，由现场采购工程师通报采购经理，采购经理组织相关专业设计工程师、催交检验工程师（必要时还有供应商代表）根据不合格品检验记录，就该产品进行评定，确定处置意见（维修、降级使用、调换或索赔）并由项目经理审批。必要时由项目经理向业主征询处置意见，由催交检验工程师落实供应商实施处置。对经评定的不合格品及处置结果进行标识，与合格品隔离存放，以防止在适当处理前误用或混用

23、。经维修、调换后的物资按照货物现场检验规定重新检验。1.2.10.4 现场采购程序考虑到现场采购多为在已采购物资基础上进行追加采购，为确保物资质量控制及结算、服务便利，现场采购原则上通过该项目已存在合同关系的供应商实施采购，由现场采购工程师向相应物资类别供应商下达书面采购订单，按照原合同价格执行。现场采购工程师定期将下达的订单、实际到货记录反馈给采购工程师集中补签追加采购合同。 1.2.11 供应商管理集团公司注册合格供应商及框架合同（协议）供应商、业主声明的合格供应商做为该项目合格供应商的主要组成部分；采购经理组织专业工程师、采购工程师按照项目供应物资供货要求，就从业资格、相关业绩和实地考察

24、等方面，对相应供应商进行筛查。参与招标/比价的供应商从合格供应商名单中按相应供货范围进行选择，供应商初步名单由采购经理负责与项目有关部门、业主方（必要时）进行沟通，调整并确定最终名单。1.2.12 项目采购合同管理1.2.12.1 合同关闭根据项目采购合同清单，由综合管理工程师与财务人员进行全面合同支付对账。对未支付到100%的，列出未关闭合同清单和合同支付台帐，经财务确认后，发采购经理、项目采购组相关人员，作为合同关闭工作的管理依据。 项目完工后，尚存在尾项的采购合同，原则在项目结束前处理完成。未能处理完成的，需明确完成时间和处置方式等内容。采购工程师在接到采购经理可以支付合同尾款或质保金支

25、付的指令和供应商的支付申请报告后，负责办理相关的合同尾款支付申请。对已经100%支付的，不存在争议的采购合同，视为关闭合同。1.2.12.2 物资移交现场采购工程师根据设备合同清单组织整理未安装设备（设计未取消）、备品备件及专用工具等需移交业主的物资清单，核对库存物资，根据项目安排择时移交给业主对口部门，并办理移交手续。1.2.12.3 售后问题处理项目结束后，项目采购合同的售后服务管理统一由采购经理安排，设备材料在质保期内出现问题，采购工程师在收到相关通知后，应及时与有关供应商联络，要求供应商限期处理质保期内出现的问题。采购工程师应及时掌握问题的处理进度及处理结果，并及时将处理进度和处理结果报告采购经理和项目经理。1.2.12.4 文件管理项目结束前，采购文件的项目采购管理文件、项目采购合同文件、项目请购文件及工程变更单、合同执行文件资料必须归档。采购物资质量证明文件及竣工图必须在项目中交前，完成向项目相关部门的移交工作。1.2.12.5 采购完工报告根据项目部的完工工作计划安排，采购经理全面负责项目采购完工报告的组织编制工作。采购经理将报告内容分解为若干部分，组织参与该项目采购的各工序的相关人员编写；采购经理汇总各编写者提交的初稿，加以整理、修订，形成完整的项目采购完工报告，并提交项目经理、主管领导审核。