采购部采购结算管理制度.doc

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1、采购部采购结算管理制度1.采购结算主管的岗位职责职责1协助采购经理制定本部门的各种规章制度，并监督、执行各项规定职责3负责采购结算管理协调工作和采购结算的日常监督工作职责4负责协助采购结算员解决工作中出现的问题职责5完成领导交办的其他工作职责2负责采购业务往来分析与监督2.采购结算专员的岗位职责职责1负责公司的采购结算工作，以及采购数据的收集、分析和统计职责3负责与财务部沟通，完成采购货款的支付工作职责4完成领导分派的其他工作职责2负责与供应商、财务部对账及货款结算、返点结算工作3.预付款申请表时间： 申请部门申请人付款类别订金（尚未开发票）分批交货暂支款付款金额说 明审核： 财务部： 总经理

2、： 4.付款申请表申请表编号： 申 请 时 间： 企 业 名 称： 地址： 电话： 收款单位名称： 地址： 电话： 序号材料编码名称型号描述合同编号合同数量单位单价入库数量金额备注合计总金额（大写） 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分特别说明后付单据其他说明付款申请人采购经理审核总经理审批财务部审批5.现金采购申请表单位： 时间： 采购物品： 支票号码： 联系电话： 支 汇 汇 现票 款 票 金用途金额供货单位全称开户银行账号申请人财务部门意见总经理意见6.委托付款申请表项目名称单位领导签名：立项申请表编号申请单位（盖章）采购编号年 月 日项目合同总金额￥ 元，人民币： 佰 拾 万 仟 佰 拾

3、 元 角 分付款期数共（ ）期 本次为第（ ）期委托付款金额￥ 元，人民币： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分收款单位开户银行银行账号退回采购单位剩余金额￥ 元，人民币： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分收款单位开户银行银行账号本次申请支付金额合计￥ 元，人民币： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分采购经理审批意见签名： 时间：财务经理审批意见签名： 时间：总经理审批意见签名： 时间：7.货款结算表供应商： 合同号： 时间：收货单号： 验收单号：品种规格结算规格换算率（每片）计算单位数量（片）面积含税单价不含税单价税率（%）金额税额价税合计合 计预付金额实付金额（大写）备注经办人： 财务负

4、责人：四联：存根联财务联客户联供应联8.付款（内部）结算单时间：时间 年 月 日至 年 月 日收入应 收 款 项实 收 款 项1 无1 无22合 计合 计支出应 付 款 项实 付 款 项112233合 计合 计元结余应 余实 余元往来应 收 款 项应 付 款 项11 无2233合 计合 计确认签字：9.支出证明表单位： 年 月 日支出事由金额 （大写） ￥： （小写）单据报销种类财务总监： 会计部经理： 部门经理： 经手人： 10.结算清款表清款金额 （大写） ￥： （小写）清款原因会计部经理总经理： 财务总监： 清款人： 11.付款汇总表工程项目名称： 时间： 单位：元序号供货单位、姓名材料

5、名称规格、型号单位数量单 价结算金额退货数量退货金额质量罚款已付款欠款备 注1234567891011121314151617181920材料款总计项目经理： 材料科长： 材料员： 会计：12.采购结算管理流程图是开始采购部相关部门供应商总经理结束否相符备货按时交货验收入库配合配合审核审核确认审核结算付款不相符采购订单收集验收单采购订单核对催收与协调订单状态确认各单据汇总填写应付账款单财务部13.采购结算管理流程说明表任务概要采购结算管理节点控制相关说明采购部根据企业生产的实际需要发出采购订单，明确说明采购货品的型号、种类、技术指标、价格、数量等供应商进行备货，并按订单要求按期交货，企业相关部

6、门根据采购订单要求验货、入库，认真填写验收单等相关单据采购人员将货品验收单与采购订单进行核对，若两者相符，则进行单据汇总，将各项数据进行整理若存在验收单不齐全或与采购订单不符，则采购人员应及时与相关部门人员沟通协调和催收，相关部门人员应给予配合若相关部门对采购人员提出的问题存在争议，则采购人员应及时与供应商确认订单状态，了解产生问题的原因，然后进行单据汇总采购部采购人员根据汇总的各项数据，填写应付账款单，列明应付款项明细采购部与供应商均确认通过的应付账款单，由采购部交与财务部，会计人员根据采购订单、采购合同、验收单等进行审核，查验各类单据是否符合财务规定、数据是否相符等。经财务部审核没有问题，

7、则根据企业的审批制度进行审批，并由财务部安排付款14.付款申请审批流程图是权限外是权限内否开始采购经理采购部财务部总经理结束是审核审核审批采购订单、合同汇总填写付款申请单并审核填写应付账款表分管副总经理审批安排付款付款通知通知供应商结款15.付款申请审批流程说明表任务概要付款申请审批管理节点控制相关说明采购人员根据采购合同的付款约定，收集采购订单、入库验收单等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项采购人员填写付款申请单、应付账款表，并进行审核，保证数字准确无误主管副总经理接到财务部审核过的应付账款表及付款申请后签署意见，在权限范围内进行付款审批；若是大额采购项目付款，则由主管副总

8、经理签署意见后上报总经理审批，若总经理存在异议则将付款申请单等票据转回主管副总经理处理财务部接到主管领导审批通过的付款申请单等文件后，根据公司的相关财务制度，安排付款事宜财务部将付款通知书发至采购部相关人员，采购人员通知供应商取款结账或自行查收款项是否到账16.现金采购管理流程图采购部经理采购部供应商总经理结束审核审核审核支付借款议价收款、付货开出发票审核审核记账存档开始组织采购工作采购项目确定与预算申请借款现场采购支付货款采购计划制订成交报销审批审批审批财务部选货、议价17.现金采购管理流程说明表任务概要现金采购管理节点控制相关说明采购部根据企业各部门需求制订采购计划，报采购经理审核和总经理

9、审批采购部根据企业实际生产、经营的需要及库存情况，确定单项采购项目；根据采购项目的当期市场状况、价位等，采购部确定此项采购项目所需费用，编制采购预算（1）采购人员根据采购项目预算，填写借款单，连同相关预算清单、说明报采购经理审核（2）采购经理审核签字后报财务部，财务部根据年度采购计划与预算情况进行审核，签署意见后报总经理审批总经理对采购项目及借款进行审批，通过后，财务部按照相应程序支付借款采购人员进行采购活动，根据企业的实际要求，对所要购买的货品进行比较、选择，同时与供应方销售人员议价交易达成后，供货商进行备货，采购部与之结算货款并索取发票采购人员整理各项单据，详细列明各项费用情况，填写报销单

10、，交与采购经理、财务部、总经理审批，报销采购费用财务部做好会计记录，登记各类账目，相应单据存档备查18.采购预付款管理流程图开始采购经理采购部供应商财务部结束协商签订采购合同审核审批审核审批付款审核收款备货，出具发票交货通知协商，确定预付款采购形式签订采购合同采购订单预付款项申请安排接货验收入库，安排支付余款审核审批付款审核会计记录确认收款总经理发票通知19.采购预付款管理流程说明表任务概要采购预付款管理节点控制相关说明采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购经采购经理及总经理审批后双方签订采购合同合同签订

11、后，采购部根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，详细说明采购货品的数量、质量要求、技术指标要求、价格、交货日期等内容采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写预付款申请书报采购经理、财务部、总经理审批预付款申请经总经理审批通过后，财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票经验收确定货品不存在质量等问题后，采购部根据合同规定，安排支付剩余货款，填写应付账款单上报采购经理、财务部、总经理审批总经理审批后，财务部按照相应程序付款，保存付款凭证，由采购部通知供应商查收货款并索取发票财务部接收发票，进行会计记录、做账，同时保存相关单证