客户沟通技巧培训课件.ppt
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1、Effective Communication SkillsEffective Communication Skills1沟通的定义沟通的定义2有效沟通的原则有效沟通的原则3沟通的特点沟通的特点4沟通的方式沟通的方式5沟通的态度沟通的态度小小 组组 讨讨 论论u 我是如何定义沟通的?我是如何定义沟通的?u 有效沟通的原则是什么?有效沟通的原则是什么?u 无效沟通会带来哪些后果?无效沟通会带来哪些后果?u 造成沟通困难的因素有哪些?造成沟通困难的因素有哪些?什么是沟通?与上司谈工作进展?向自己的朋友倾诉心事?向顾客展示你们公司的新产品?与同事开会,共同商讨某项工作的分工及协作?与自己的父母或兄弟
2、姐妹秉烛夜谈?向自己的下属或晚辈分享你的知识或经验?一一 沟沟 通通u沟通的定义: 发信者将信息发送给受信者并得到理解发信者将信息发送给受信者并得到理解与回复与回复u沟通的目的: 将将信息信息传递出去传递出去 被理解被理解 被考虑被考虑 得到答复性行动得到答复性行动发信者发出信息原信息编码受信者接收信息信息译码受信者的反应和行动干干扰扰!信息沟通流程沟通的种类沟通的种类沟通语言非语言口头 书面距离方向肢体语言身体接触沟通的种类单向沟通双向沟通沟通单向沟通单向沟通/ /双向沟通双向沟通u单向沟通指发信者与受信者的方指发信者与受信者的方向位置不变,双方无论在言语上还是在向位置不变,双方无论在言语上
3、还是在表情动作上都不存在反馈信息,发指示表情动作上都不存在反馈信息,发指示下命令,电视授课,广播讲与报告等都下命令,电视授课,广播讲与报告等都带有单向沟通的性质带有单向沟通的性质u双向沟通指发信者与受信者的位指发信者与受信者的位置不断变化,发信者以协商,讨论或征置不断变化,发信者以协商,讨论或征求意见的方式面对受信者,信息发出后求意见的方式面对受信者,信息发出后,又立即得到反馈,又立即得到反馈发送者 接受者传送 反应 发送者与接受者的角色不断相互转换。发送者与接受者的角色不断相互转换。沟通的过程沟通的过程沟通的过程沟通的过程我知我不知你知你不知Public公共Blind盲点Private私人P
4、otential潜能沟通的过程沟通的过程Johari Window-潜能之窗沟通过程沟通过程收集信息确认信息传递信息 提问技巧聆听和回应技巧表达技巧沟通的方式沟通的方式收发电子邮件收发电子邮件开会开会电话电话/传真联系传真联系阅读备忘录阅读备忘录面对面的交流面对面的交流作报告作报告/演示演示如此的沟通?如此的沟通?二二 有有 效效 沟沟 通通 原原 则则u有效发送信息有效发送信息u重视每一个细节重视每一个细节u尽可能减少干扰尽可能减少干扰u 对事不对人对事不对人, 对我们自己的好处对我们自己的好处, 对客户的好处对客户的好处, 对于公司的好处对于公司的好处有效沟通的好处有效沟通的好处有效的信息
5、发送有效的信息发送 决定信息发送的方法决定信息发送的方法 电话/面谈/会议/信函/备忘录何时发送信息何时发送信息 时间是否恰当确定信息内容确定信息内容 简洁/强调重点/熟悉的语言 谁该接受信息?谁该接受信息?先获得接受者的注意接受者的观念/需要/情绪何处发送信息?何处发送信息?地点是否合适不被干扰:是指一个人所说的及所做的是指一个人所说的及所做的 这件事从计划中看是由你来负责这件事从计划中看是由你来负责:是对某人的观点和感受是对某人的观点和感受 你这人就是怕担责任你这人就是怕担责任对事不对人对事不对人三三 沟沟 通通 的的 四四 大大 特特 点点u 随时性随时性 我们所做的每一件事都是沟通我们
6、所做的每一件事都是沟通u 双向性双向性 我们既要收集信息,又要给予信息我们既要收集信息,又要给予信息u 情绪性情绪性 接收信息受传递信息的方式所影响接收信息受传递信息的方式所影响u 互赖性互赖性 沟通的结果和质量是由双方决定的沟通的结果和质量是由双方决定的无无 效效 沟沟 通通 的的 结结 果果u 事业受损失,家庭不和睦事业受损失,家庭不和睦u 个人信誉下降个人信誉下降u 身心疲惫,失去热情和活力身心疲惫,失去热情和活力u 产生错误和浪费时间产生错误和浪费时间u 降低自尊和自信降低自尊和自信u 团体合作性差团体合作性差u 失去创造力失去创造力造造 成成 沟沟 通通 困困 难难 的的 因因 素素
7、u 缺乏自信,主要因为知识缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够和信息掌握不够u 重点强调不足或条理不清重点强调不足或条理不清u 不能积极聆听,有偏见,不能积极聆听,有偏见,先入为主,判断错误先入为主,判断错误u 按自己的思路思考,忽略按自己的思路思考,忽略他人的需求他人的需求u失去耐心,造成争执失去耐心,造成争执u准备不充分,没有慎重思准备不充分,没有慎重思考就发表意见考就发表意见u时间不充分时间不充分u情绪不好情绪不好u语言不通语言不通u大脑过滤大脑过滤u记忆力不行记忆力不行四四 沟沟 通通 的的 方方 式式u 面对面面对面u 电话电话u 传真传真u 邮件邮件u 报告报告信任是沟通的基础-建
8、立你沟通中的建立你沟通中的信任帐户(TBA)存款 取款中性带你出去吃饭带你出去吃饭,谈谈工作进展谈谈工作进展当他不在时当他不在时,请你代为处理工作请你代为处理工作给你一张迟到的生日卡给你一张迟到的生日卡注意到你工作中的问题注意到你工作中的问题,并指出并指出信任的帐户存款存款取款取款勇于承担自己错误勇于承担自己错误尊重他人的期许尊重他人的期许友善友善,有礼有礼信守承诺信守承诺诚实正直诚实正直狂妄狂妄,傲慢傲慢,自负自负不尊重他人的期许不尊重他人的期许不友善不友善,无礼无礼不守承诺不守承诺表里不一表里不一冰山定律技巧技巧态度技巧必须建立在真正关心他人感受技巧必须建立在真正关心他人感受, ,愿意理解
9、对方的基础上愿意理解对方的基础上沟通的风格沟通的风格u正式的与非正式的正式的与非正式的u控制的与随和的控制的与随和的不同风格的行为特点不同风格的行为特点(1)(1)正式的 守纪律的守纪律的 规范化的规范化的 不易接近的不易接近的 保守的保守的 严格的严格的 有条理的有条理的 准确的准确的 自我控制的自我控制的 以任务导向的以任务导向的 冷漠的冷漠的 较少情绪化的较少情绪化的非正式的 随意的随意的 较少组织性的较少组织性的 突发奇想的突发奇想的 灵活的灵活的 易反应的易反应的 较少系统性的较少系统性的 差不多的差不多的 不喜欢约束的不喜欢约束的 以人际导向的以人际导向的 不注重细节的不注重细节的
10、 感情丰富的感情丰富的不同风格的行为特点不同风格的行为特点(2)(2)控制的强制的强制的专制的专制的主动的主动的进攻性的进攻性的高要求的高要求的没耐性的没耐性的有活力的有活力的强权的强权的挑战性的挑战性的随和的易接受的易接受的犹豫的犹豫的支持的支持的有耐性的有耐性的放松的放松的柔和的柔和的保守的保守的问问题的问问题的沟通的类型沟通的类型正式的非正式的控制的随和的控制型分析型促进型支持型影响他人- 取得你所需的支持4 4 种行为风格种行为风格 分析型分析型有责任心,沉稳明确和清晰善于分析注重收集信息和数据枯燥的没有情趣的/不善于交往的被动的促进型促进型充满活力有创造力和想象力善于建立关系激励别人
11、竞争精神缺乏耐性缺乏系统的支持型支持型容易相处,团队合作者耐心和富有同情心圆滑的工作关系灵活,不墨守成规以关系为导向感情用事忧柔寡断确乏紧迫感控制型控制型以任务导线的系统性的自律性强主动积极的没有耐性的不易接近的清楚界定出框清楚界定出框架或跟进时间架或跟进时间表表表示关注和提供表示关注和提供详细和具体的计详细和具体的计划和活动划和活动允许他们有更大的允许他们有更大的自由以他们自己的自由以他们自己的方式去完成方式去完成鼓励激发他们鼓励激发他们更高更大的热更高更大的热情去参与完成情去参与完成有效的有效的领导方领导方式式有耐心,向他有耐心,向他们提供很多信们提供很多信息和数据息和数据建立关系,支持建
12、立关系,支持他们,表现出你他们,表现出你的关心的关心给出方向,让他们给出方向,让他们来负责来负责让他们参与发让他们参与发表意见,表现表意见,表现兴趣兴趣最好的最好的对待方对待方法法出现错误,没出现错误,没有准备的,没有准备的,没有计划的,有有计划的,有风险的风险的被拒绝,没有关被拒绝,没有关注他们的感受注注他们的感受注和被冷漠和被冷漠别人浪费他们的时别人浪费他们的时间,想帮他们做决间,想帮他们做决定。定。沉闷的解释细沉闷的解释细节问题,节问题, 费时费时间收集事实数间收集事实数据据不喜欢不喜欢的事情的事情怎样?(技术怎样?(技术性分析性的问性分析性的问题)题)为什么?(没有为什么?(没有主观目
13、标导向的主观目标导向的问题)问题)什么?(以结果为什么?(以结果为导向的问题)导向的问题)谁?(由谁去谁?(由谁去做的问题)做的问题)关心的关心的事情事情善于收集数据善于收集数据和信息,喜欢和信息,喜欢问很多问题,问很多问题,行为表现比较行为表现比较具有逻辑性和具有逻辑性和系统性系统性喜欢受到关注,喜欢受到关注, 很乐意帮忙和喜很乐意帮忙和喜欢关系融洽。欢关系融洽。喜欢以自己的方式喜欢以自己的方式办事、做决定,有办事、做决定,有很强的个人意愿和很强的个人意愿和观点。观点。容易兴奋,喜容易兴奋,喜欢新的事物欢新的事物个人特个人特点点分析型分析型支持型支持型控制型控制型促进型促进型因素因素第二章第
14、二章 有效沟通的基本步骤有效沟通的基本步骤u步骤一步骤一 事前准备事前准备u步骤二步骤二 了解需求了解需求u步骤三步骤三表达观点表达观点u步骤四步骤四处理障碍处理障碍u步骤五步骤五达成协议达成协议步骤一步骤一 :事前准备:事前准备u明确沟通目的明确沟通目的u进行进行SWOT分析分析u制定行动计划制定行动计划u创造良好的沟通环境创造良好的沟通环境事前准备事前准备- -明确沟通目的明确沟通目的u你沟通所要达到的目的是什么?SWOT SWOT 分分 析析Strength优优 势势Weakness 劣劣 势势Opportunity 机机 会会Threat威威 胁胁自自 身身 环环 境境事前准备事前准备
15、 接受方是谁接受方是谁 传递什么信息传递什么信息 何种模式何种模式 何时何地何时何地 如何表达如何表达事前准备事前准备 - - 制定行动计划制定行动计划事前准备事前准备 - - 制定行动计划制定行动计划 决定信息发送的方法决定信息发送的方法 电话/面谈/会议/信函/备忘录何时发送信息何时发送信息 时间是否恰当确定信息内容确定信息内容 简洁/强调重点/熟悉的语言 谁该接受信息?谁该接受信息?先获得接受者的注意接受者的观念/需要/情绪何处发送信息?何处发送信息?不被干扰事前准备事前准备 - - 创造创造良好的沟通环境良好的沟通环境包括包括:地点地点材料材料设备设备/设施设施事前预约事前预约第二章第
16、二章 有效沟通的基本步骤有效沟通的基本步骤u步骤一步骤一 事前准备事前准备u步骤二步骤二 了解需求了解需求u步骤三步骤三表达观点表达观点u步骤四步骤四沟通的障碍沟通的障碍u步骤五步骤五达成协议达成协议步骤步骤 二二 :了解需求:了解需求 第一步:有效提问第一步:有效提问 第二步:积极聆听与回应第二步:积极聆听与回应 第三步第三步: 确认理解确认理解步骤步骤 二二 :了解需求:了解需求 第一步:有效提问第一步:有效提问 第二步:积极聆听和回应第二步:积极聆听和回应 第三步第三步: 确认理解确认理解我我 们们 为为 什什 么么 要要 提提 问问: :u 收集信息和发现需求收集信息和发现需求u 开始
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