第4章长文档的编辑与管理ppt课件.pptx

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1、在此输入您的封面副标题第4章长文档的编辑与管理样式文档分页、分节与分栏页码、页眉或页脚引用内容23样式是一组已经命名的字符和段落格式的集合，它规定了文档中标题、正文以及要点等各个文本元素的格式。样式有内置样式和自定义样式两种。内置样式是指Word软件自带的标准样式，自定义样式是指用户根据文档需要而设定的样式。1、应用样式快速样式库 利用“快速样式库”应用样式的操作步骤如下：（1）在文档中选择要应用样式的文本段落，或将光标定位于某一段落中。（2）在“开始”选项卡的“样式”分组，单击“其他”按钮，打开 “快速样式”下拉列表。（3）在“快速样式”下拉列表中的各种样式之间轻松滑动鼠标，所选文本就会自动

2、呈现出当前样式应用后的视觉效果。单击某一样式，该样式所包含的格式就会被应用到当前所选文本中。“样式”任务窗格 通过“样式”任务窗格也可以将样式应用于选中文本段落。42、新建样式在应用内置样式的基础上进行修改即可实现实现所需样式的设置，但也可以根据需要自定义新样式。如右图所示。53、复制与管理样式 在编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同的样式。64、修改样式内置样式和用户新建的样式都能进行修改。可以先修改样式再应用，也可以在样式应用之后再修改。对样式的修改将会反映在所有应用该样式的段落中。75、多级列表标题样式 在长文档的编

3、辑排版过程中，除样式外，Word还提供了诸多简便高效的排版功能，例如通过设置多级列表可为标题自动编号，并且在后期修改内容时系统会自动重新调整序号，可以大大节省因手动调整序号而消耗的时间。 要正确设置多级列表标题样式，首先需要了解标题样式与大纲级别的关系。返回8 分页、分节和分栏操作，可以使得文档的版面更加多样化，布局更加合理有效。1、分页与分节分页（插入分页符、分页设置）选项选项说明说明孤行控制孤行控制防止该段的第一行出现在页尾或最后一行出现在页首，否则该段整体移到下一页段中不分页段中不分页防止该段从段中分页，否则该段整体移到下一页与下段同页与下段同页用于控制该段需与下段同页，表格标题一般设置

4、此项段前分页段前分页用于控制该段必须另起一页91、分页与分节分节 节可以包含一个段，也可以是多个段、多页甚至一个文档就只有一个节。“节”是文档格式化的最大单位，分节符是一个节的结束符号，起着分隔其前面文本格式的作用。默认情况下，将整个文档视为一个“节”。分节符类型分节符类型功功 能能下一页下一页插入一个分节符并分页，新节从下一页开始连续连续插入一个分节符，新节从当前插入位置开始偶数页偶数页插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始奇数页奇数页插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始102、分栏 分栏用来实现在页面上以两栏或多栏的方式显示文档内容，便于阅读，使版面的呈现更加生动。可以控制栏数、栏宽及栏

5、间距。 如果需要取消分栏布局，只需在“栏”下拉列表中选择“一栏”命令即可。返回11页眉和页脚分别位于每页的顶部和底部，通常用来显示文档的附加信息，包括文档名、作者名、章节名、页码、日期时间、图片等。1、插入页码页码是一种放置于每页中标明次序，用以统计文档页数，便于用户检索的编码或其他数字。页码可以插入到页眉、页脚、页边距或当前位置，通常显示在文档的页眉或页脚处。Word中插入页码功能插入的实际是一个域而非单纯数码，它是可以自动变化和更新的。插入预设页码（1）单击“插入”选项卡“页眉和页脚”分组的“页码”按钮，打开可选位置下拉列表。（2）光标指向插入页码的位置，如“页边距”，右侧出现预置页码格式

6、列表。（3）从中单击选择某一页码格式，页码即以指定格式插入到指定位置。121、插入页码自定义页码格式 （1）首先在文档中插入页码，将光标定位在需要修改页码格式的节中。（2）单击“插入”选项卡“页眉和页脚”分组的“页码”按钮，打开下拉列表。（3）单击其中的“设置页码格式”命令，打开 “页码格式”对话框。（4）在“编号格式”下拉列表框中可以为页码设置多种编号格式，同时在“页码编号”区域中还可以重新设置页码编号的起始位置，单击“确定”按钮完成页码的格式设置。（5）单击“关闭页眉和页脚”按钮，退出页眉页脚编辑状态。13 在Word中，不仅可以在文档中轻松地插入、修改预设的页眉或页脚样式，还可以创建自定

7、义外观的页眉或页脚，并将新的页眉或页脚保存到样式库中以便在其他文档中使用。页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，如日期、章标题等，页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部。2、插入页眉或页脚插入相同的页眉页脚默认情况下，在文档中的任意一页插入页眉或页脚，则其他页面都生成与之相同的页眉或页脚。插入不同的页眉页脚长文档编辑过程中，经常需要对不同的页面设置不同的页眉页脚。如首页与其他页面的页眉页脚不同，奇数页与偶数页的页眉页脚不同。143、删除页眉或页脚文档中不需要页眉或页脚，可以删除，具体操作步骤如下：单击“插入”选项卡“页眉和页脚”分组的“页眉”按钮。在弹出的下拉列表中执行“删除页眉”命令，即可将当前

8、节的页眉删除。同样，单击“插入”选项卡“页眉和页脚”分组的“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中执行“删除页脚”命令，即可将当前节的页脚删除。注意：页眉页脚不属于正文，因此在编辑正文的时间，页眉页脚以灰色显示，此时页眉页脚不能编辑。反之，当编辑页眉页脚时，正文不能编辑。返回15 文档内容的目录、脚注尾注、题注、索引等引用信息的添加可以使文档的引用内容和关键内容得到有效的组织。1、域 域可以用来控制在Word文档中插入的信息，实现信息的自动化功能。域贯穿于Word的许多功能中，如自动编号、插入时间和日期、插入索引和目录、表格计算、邮件合并、对象链接等功能。域的定义 域是引导Word在文档中自动插入文字

9、、图形、域指令和开关组成的字符串。域特征字符是指包围域代码的一对大括号“ ” 。域类型就是域的名称，类似Excel的函数名。域指令和开关是设定域类型如何工作的指令或开关，其中域开关用来设定编号的格式、字母的大小写和字符的格式，防止在更新域时使已有域结果的格式发生改变。 域结果是域的显示结果，类似于Excel函数运算后得到的值。例如，在文档中输入域代码“ ”，则将在文档中输入当前文件名，其中“ ”为域特征字符，“FILENAME”为域类型，“* MERGEFORMAT”为通用域开关。16使用域插入域的最简便方法是从Word中直接插入，例如单击“插入”选项卡“文本”分组中“文档部件”按钮，在弹出的

10、下拉列表中执行“域”命令，打开 “域”对话框，在“域名”列表框中选择相应的域类型，最后单击“确定”按钮即可插入域。熟悉域的用户也可以直接从键盘上输入域代码，但需要注意的是，域特征字符必须按Ctrl+F9组合键插入，按从左到右的顺序输入域类型、域指令、开关等。域代码输入完成后，按F9键更新域，或者按Shift+F9组合键显示域结果。如果显示的域结果不正确，可以再次按Shift+F9组合键切换到显示域代码状态，重新对域代码进行修改，直到显示的域结果正确为止。 17删除域插入文档中的“域”被更新后，其样式和普通文本的相同，如果手动查找和删除域比较困难，但可以利用查找和替换功能实现域的快速查找和删除，

11、操作步骤如下：（1）按Alt+F9组合键，显示文档中所有的域代码（反复按Alt+F9组合键可在显示和隐藏域代码之间切换）。（2）单击“开始”选项卡“编辑”分组中“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。（3）单击“更多”按钮，将光标定位在“查找内容”文本框中，再单击“特殊格式”按钮，从弹出的列表中选择“域”，此时“查找内容”文本框中显示代码“d”。（4）单击“查找下一处”按钮，查找到需要删除的域，再单击“替换”按钮，则删除选中的域，如果需要一次性删除文档中所有的域，则单击“全部替换”按钮。182、目录 目录是文档中指导阅读、检索内容的工具。目录通常是长篇幅文档不可缺少的一项内容，它列出了文档中的

12、各级标题及其所在的页码，便于用户快速查找到相关内容。自动生成目录时，最重要的准备工作是为文档的各级标题应用样式。利用目录库样式创建目录 Word提供的内置“目录库”中包含多种目录样式可供选择，使得插入目录的操作变得快捷、简便。插入目录的操作步骤如下：（1）打开已设置标题样式的文档，将光标定位在需要建立目录的位置，通常是文档的开头处。（2）单击“引用”选项卡“目录”分组的“目录”按钮，打开目录库下拉列表，系统内置的“目录库”以可视化的方式展示了许多目录的编排方式和显示效果。（3）在列表中选择一种满意的目录样式，则Word将自动在指定位置创建目录。目录生成后，只需按住Ctrl键的同时单击目录中的某

13、标题行即可跳转到该标题对应的页面。 19自定义目录除了直接调用目录库中的现成目录样式外，还可以自定义目录格式，特别是在文档标题应用了自定义样式后，自定义目录变得更加重要。自定义目录的操作步骤如下：（1）打开已设置标题样式的文档，将光标定位在需要建立目录的位置。（2）单击“引用”选项卡“目录”分组的“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义目录”命令，打开 “目录”对话框。在该对话框中可以设置页码格式、目录格式以及目录中的标题显示级别，默认显示3级标题。（3）单击“目录”选项卡中的“选项”按钮，打开 “目录选项”对话框，在“有效样式”区域中列出了文档中使用的样式，包括内置样式和自定义样式。在样

14、式名称旁边的“目录级别”文本框中输入目录的级别（可以输入1-9），以指定样式所代表的目录级别。如果仅使用自定义样式，则可删除内置样式的目录级别数字。（4）有效样式和目录级别设置完后，单击“确定”按钮，关闭“目录选项”对话框。（5）返回到“目录”对话框后，可以在“打印预览”和“Web预览”区域中查看插入后的目录样式，如果用户对当前设置样式不满意，则可以单击“修改”按钮，在打开的“样式”对话框中选择其他样式。（6）单击“确定”按钮完成所有设置。20目录的更新与删除目录也是以域的方式插入到文档中。如果在创建目录后，又添加、删除或更改了文档中的标题或其他目录项，目录并不会自动更新。更新文档目录的方法如

15、下：光标定位目录区域的任意位置，单击“引用”选项卡“目录”分组中“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框，选择“只更新页码”或“更新整个目录”单选按钮，然后单击“确定”按钮完成目录更新。单击目录区域的任意位置，此时在目录区域左上角出现浮动按钮“更新目录”。选择目录区域后按F9功能键，打开“更新目录”对话框。若要删除创建的目录，操作方法如下：单击“引用”选项卡“目录”分组中“目录”下拉按钮，选择下拉列表底部的“删除目录”命令；或者选择整个目录后按Delete键。21图表目录除标题目录外，图表目录也是一种常见的目录形式，图表目录是针对Word文档中的图、表、公式等对象编制的目录。创建图表目录的操作

16、步骤如下：（1）打开已应用题注功能的Word文档，将光标定位到图表目录插入位置。（2）单击“引用”选项卡“题注”分组中“插入表目录”按钮，打开“图表目录”对话框，如图4-26所示。（3）在“题注标签”下拉列表框中选择不同的题注类型，例如选择“图”题注，在该对话框中还可以进行其他设置，设置方法与标题目录的设置类似。（4）单击“确定”按钮完成图表目录的创建，效果如图4-27所示，其中“图目录”字样为手动输入。图表目录的操作还涉及图表目录的修改、更新和删除，操作方法和标题目录的操作方法类似，在此不再赘述。223、脚注和尾注 脚注和尾注主要用于在文档中对文本进行补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档

17、中引用内容的来源等。脚注和尾注由两部分组成：引用标记和注释内容。插入脚注 脚注通常位于页面的底部，插入脚注的操作步骤如下：（1）将光标定位到插入脚注的位置，单击“引用”选项卡“脚注”分组中“插入脚注”按钮，此时在文字右上角出现脚注引用标记，同时在当前页面左下角出现横线和闪烁的光标。（2）在光标处键入注释内容，即完成脚注的插入。 脚注插入完成后，将鼠标指针停留在脚注标记上，注释文本就会以浮动的方式显示。23修改或删除脚注分隔符将文档正文与脚注或尾注分隔开的短横线称为注释分隔符，可以根据需要将分隔符进行修改或删除，操作步骤如下：（1）单击“视图”选项卡“视图”分组中“草稿”按钮，将文档视图切换到草

18、稿视图模式。（2）单击“引用”选项卡“脚注”分组中“显示备注”按钮，在文档正文的下方将出现操作界面，在“脚注”下拉列表框中选择“脚注分隔符”。（3）如果要删除脚注分隔符，则在窗格底部选择分隔符后按Delete键。（4）单击状态栏右侧的“页面视图”按钮切换到页面视图，脚注分隔符已被删除，但注释内容依然保留。24删除脚注要删除单个脚注，只需选定文本右上角的脚注引用标记后按Delete键。如果需要一次性删除所有脚注，操作方法如下：（1）单击“开始”选项卡“编辑”分组中“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。（2）单击“更多”按钮，将光标定位在“查找内容”文本框中，单击“特殊格式”按钮，在弹出的列表中

19、选择“脚注标记”选项，再单击“全部替换”按钮，即可一次性删除所有脚注标记。注意：尾注和脚注的插入、修改或编辑方法完全相同，区别在于它们出现的位置不同，尾注通常位于文档结尾处，尾注的相关操作在此不再赘述。254、题注与交叉引用 题注是添加到表格、图表、公式或其他项目上的名称和编号标签，如果在文档的编辑过程中对题注执行了添加、删除或移动操作，则可以一次性更新所有题注编号，而不需要再进行单独调整。交叉引用是在文档的某个位置引用文档另外一个位置的内容，例如引用题注。插入题注 题注插入的位置因对象不同而不同，一般情况下，题注插在表格的上方或图片的下方。在文档中插入题注的操作步骤如下：（1）将光标定位到需

20、要插入题注的位置。（2）单击“引用”选项卡“题注”分组中“插入题注”按钮，打开 “题注”对话框。（3）根据添加的具体对象，在“标签”下拉列表框中选择相应标签，如图表、表格、公式等，如果需要在文档中使用自定义的标签，则单击“新建标签”按钮，在打开的“新建标签”对话框中，输入新标签名称，如新建标签“图”，单击“确定”按钮返回“题注”对话框。（4）单击“编号”按钮，打开 “题注编号”对话框，在“格式”下拉列表中可重新指定题注编号的格式。如果勾选“包含章节号”复选框，则可以在题注前自动增加标题序号（该标题已经应用了内置的标题样式）。单击“确定”按钮完成编号设置。（5）所有的设置均完成后单击“确定”按钮

21、，即可将题注添加到相应的文档位置。26交叉引用 在Word中，可以在多个不同的位置使用同一个引用源的内容，这种方法称为交叉引用。交叉引用是作为域插入到文档中的，当引用源发生改变时，交叉引用的域将自动更新。可以为标题、脚注、书签、题注等项目创建交叉引用。（1）创建交叉引用文档中创建交叉引用的操作步骤如下：将光标定位到要创建交叉引用的位置，单击“引用”选项卡“题注”分组中“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框。在“引用类型”下拉列表框中选择要引用的项目类型，如选择“图”，在“引用内容”下拉列表框中选择要插入的信息内容，如选择“仅标签和编号”，在“引用哪一个题注”列表框中选择要引用的题注，如选择“

22、图2-1 Word2016功能区”，然后单击“插入”按钮，题注编号“图2-1”自动添加到文档的插入点。单击“取消”按钮，退出交叉引用操作。27交叉引用（2）更新题注和交叉引用在文档中被引用项目发生变化后，如添加、删除或移动题注，则题注编号和交叉引用也应随之发生改变。但有时一些操作，系统并不会自动更新，就必须采用手动更新的方法：l若要更新单个题注编号和交叉引用，则选定对象即可；若要更新文档中所有的题注编号和交叉引用，则选定整篇文档。l按F9键同时更新题注和交叉引用。l所选对象上右击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，即可实现所选范围题注编号和交叉引用的更新。285、索引 索引能将文档中的字、

23、词、短语等按一定的检索方法编排，与目录功能类似，方便用户快速查阅。索引的操作主要包括标记索引项、编制索引目录、更新索引、删除索引等。标记索引项 在文档中索引之前，应当先标记出组成文档索引的如单词、短语和符号之类的全部索引项。索引项是用于标记索引中的特定文字的域代码。当选择文本并将其标记为索引项时，Word将会添加一个特殊的XE（索引项）域，该域包括标记好的主索引项以及所选择的任何交叉引用信息。标记索引项的操作步骤如下：（1）在文档中选择要作为索引项的文本。（2）单击“引用”选项卡“索引”分组中“标记条目”按钮，打开“标记索引项”对话框，在“索引”选项区域的“主索引项”文本框中显示已选定的文本。

24、（3）单击“标记”按钮即可标记索引项，例如在“Word2016”文本后出现“”索引域；单击“标记全部”按钮，则为文档中的所有主索引项如“Word2016”文本都建立了索引标记。（4）标记索引项之后，对话框中的“取消”按钮变为“关闭”按钮。单击“关闭”按钮即可完成标记索引项的工作。提示：插入到文档中的索引项实际上是域代码，通常情况下该索引标记域代码只用于显示不会被打印。29生成索引 标记索引项之后，就可以选择一种索引设计并生成最终的索引目录。Word会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，同时引用其页码，找到并删除同一页上的重复索引项。为文档中的索引项创建索引的操作步骤如下：（1）将光标定位在需要

25、建立索引的位置，通常是文档的末尾。（2）单击“引用”选项卡“索引”分组中“插入索引”按钮，打开 “索引”对话框。（3）根据实际需要，可以设置类型、栏数、排序依据、页码右对齐、格式等选项，例如选择“栏数”为1，排序依据为“拼音”，格式为“流行”，单击“确定”按钮，在光标处自动插入索引目录。注意：Word文档中以“XE”为域特征字符插入索引项，标记好索引项后，默认方式为显示索引标记。由于索引标记在文档中占用空间，可将其隐藏，方法：单击“开始”选项卡“段落”分组中“显示/隐藏编辑标记”按钮，再次单击则显示。30更新索引文档中更改了索引项或索引项的页码发生改变后，应及时更新索引，其操作方法与目录的更新

26、类似。选中索引，单击“引用”选项卡“索引”分组中“更新索引”按钮，或按F9功能键，也可以右击索引并选择快捷菜单中的“更新域”命令。316、书目 书目是在创建文档时参考或引用的源文档的列表，通常位于文档的末尾。创建书目源信息 源可能是一本书、一篇报告或一个网站等，当在文档中添加新的引文的同时就新建了一个可显示于书目中的源。创建源的操作步骤如下：（1）单击“引用”选项卡“引文与书目”分组中“样式”旁边的向下三角箭头，从下拉列表单击选择要用于引文和源的样式。例如，社会科学类文档的引文和源通常使用APA样式。（2）在要引用的句子或短语的末尾处单击鼠标。（3）单击“引用”选项卡“引文与书目”分组中“插入引文”按钮，从下拉列表中单击“添加新源”命令，打开“创建源”对话框，在对话框中输入作为源的书目信息。（4）单击“确定”按钮，创建源信息的同时完成插入引文的操作。32创建书目 文档中已插入一个或多个源信息后，就可以随时创建书目。创建书目的操作步骤如下：（1）在文档中单击需要插入书目的位置，通常位于文档的末尾。（2）单击“引用”选项卡“引文与书目”分组中“书目”按钮，打开书目样式列表。（3）从中单击一个内置的书目格式，或者直接选择“插入书目”命令，即可将书目插入文档。注意：为了方便创建书目，一般会先将书目信息保存于“xml”文档中。返回