第三章 事务管理文书课件.ppt

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1、 事务文书事务文书是党政机关、社会团体、是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务工作企事业单位及个人在处理日常事务工作时经常使用的业务文书。主要有计划、时经常使用的业务文书。主要有计划、总结、简报、规章制度、合同等。其作总结、简报、规章制度、合同等。其作用在于强化管理、规范行为、交流经验用在于强化管理、规范行为、交流经验等。等。 事务文书在性质、格式、制作、处事务文书在性质、格式、制作、处理等方面虽然有别于国家行政机关公文，理等方面虽然有别于国家行政机关公文，但也有一定的写作规范要求，故亦可称但也有一定的写作规范要求，故亦可称之为之为准公文准公文。主要内容主要内容 第一节第一节 计

2、划计划 第二节第二节 总结总结 第三节第三节 调查报告调查报告第一节第一节 计划计划 一、计划的概念一、计划的概念 计划是党政机关、社会团体、企事计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标和完业单位和个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。成某项任务而事先做的安排和打算。 计划是计划类文书的统称。因为计计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和期限的不同，计划文书又划涉及内容和期限的不同，计划文书又被称作被称作“规划规划”“”“方案方案”、“安排安排”、“设想设想”、“打算打算”、“要点要点”等。等。 规划规划规划是计划中最宏大的一种。从时间上规划是计划中最

3、宏大的一种。从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。如如丽江市城市总体规划（丽江市城市总体规划（2003-20202003-2020）。 方案方案方案是计划中内容最为复杂的一种。是方案是计划中内容最为复杂的一种。是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤，对专从目的、要求、工作方式方法到工作步骤，对专项工作作出全面部署与安排的计划，如项工作作出全面部署与安排的计划，如云南大云南大学

4、旅游文化学院教师职称评定工作实施方案学旅游文化学院教师职称评定工作实施方案。 安排安排安排是计划中最为具体的一种格式。是对某安排是计划中最为具体的一种格式。是对某项工作作出短期内实施过程具体部署的计划，如项工作作出短期内实施过程具体部署的计划，如经经济系第济系第周工作安排周工作安排。 设想设想设想是计划中最粗略的一种。在内容上是初设想是计划中最粗略的一种。在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称都是宏大的

5、。一般说来，时间长远些的称“设想设想”；范围较广泛的称为范围较广泛的称为“构想构想”；时间不太长、范围也不；时间不太长、范围也不太大的则称为太大的则称为“思路思路”或或“打算打算”。如。如关于解决城关于解决城市交通拥堵问题的设想市交通拥堵问题的设想。 要点要点要点实际就是计划的摘要，即经过整理，把要点实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用用“要点要点”的形式，如的形式，如局局20102010年工作要点年工作要点。 二、计划的作用二、计划的作用 1. 1. 指导作用指导作用 2. 2. 推动作用推动作用 3

6、. 3. 监督保证作用监督保证作用 三、计划的特点三、计划的特点 1.1.预见性预见性 2.2.针对性针对性 3.3.可行性可行性 4.4.约束性约束性 四、计划的种类四、计划的种类 计划以不同的标准可以分为不同的种类：计划以不同的标准可以分为不同的种类： （一）（一）按性质分按性质分：综合性计划、专题性计划；：综合性计划、专题性计划； （二）（二）按内容分按内容分：工作计划、学习计划、生产计划、：工作计划、学习计划、生产计划、教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务计划等；计划等； （三）（三）按时间分按时间分：长期计划、中期计划、短期计划：长

7、期计划、中期计划、短期计划三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度计划、季度计划、月份计划、周计划等计划、季度计划、月份计划、周计划等; （四）（四）按范围分按范围分：国家计划、地区计划、部门计划、国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等；单位计划、个人计划等； （五）（五）按形式分按形式分：条文式计划、表格式计划、文表：条文式计划、表格式计划、文表结合式计划等；结合式计划等； （六）（六）按行政能力分按行政能力分：指令性计划、指导性计划等：指令性计划、指导性计划等五、计划的写法五、计划的写法嗨嗨!大家好大家好!我是计划我是计划!正正文

8、文落款落款标题标题 1.1.标题标题 常见的标题包括四项内容：常见的标题包括四项内容：计划的单位、时限、内计划的单位、时限、内容、文种容、文种。要注意的是要注意的是；如果计划尚未正式确定，；如果计划尚未正式确定，或是征求意见稿、讨论稿，须在标题后用括号注明或是征求意见稿、讨论稿，须在标题后用括号注明“草案草案”、“初稿初稿”、“供讨论用供讨论用”等字样。等字样。 如如市市年再就业工程实施方案（讨论稿）年再就业工程实施方案（讨论稿）的 2.2.正文正文 （1 1）开头）开头：简要说明制定计划的依据、目的、：简要说明制定计划的依据、目的、指导思想或重要意义。也可分析前阶段的工作、指导思想或重要意义

9、。也可分析前阶段的工作、生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供可靠的依据。有时也可省略开头。可靠的依据。有时也可省略开头。 （2 2）主体）主体：计划的核心部分。包括以下两个部分：计划的核心部分。包括以下两个部分： 第一，要交代计划的目标和任务，即具体说明第一，要交代计划的目标和任务，即具体说明“做什么做什么”； 第二，要写明计划的措施和步骤，即具体说明第二，要写明计划的措施和步骤，即具体说明“怎么做怎么做”。 （3 3）结尾）结尾：正文的结尾部分一般是表示期待，：正文的结尾部分一般是表示期待，发出号召；也可以不写结语，在主体部分明确发出号召；也可以不

10、写结语，在主体部分明确交代后结束正文。交代后结束正文。3 3、落款署名和日期、落款署名和日期 在正文右下方署上制订计划的单位名称在正文右下方署上制订计划的单位名称（或个人姓名（或个人姓名) )，在署名的下行写上日期。如，在署名的下行写上日期。如果在计划标题上已标明了单位名称，这里就不果在计划标题上已标明了单位名称，这里就不必重复。上报或下达的计划，要在落款处必重复。上报或下达的计划，要在落款处加盖加盖公章。公章。例文例文3-1第二节第二节 总结总结 一、总结的概念一、总结的概念 总结是单位或个人对过去一个时期内的实总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评议，从中践活

11、动作出系统的回顾归纳、分析评议，从中得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性文书。文书。 小结、体会也属于总结的范畴。小结、体会也属于总结的范畴。 二、总结的作用二、总结的作用1.1.发现规律，提高效率。发现规律，提高效率。 2.2.总结是制订计划的重要依据。总结是制订计划的重要依据。3.3.互通信息，交流经验。互通信息，交流经验。三、总结的特点三、总结的特点1.1.阶段性阶段性 2.2.真实性真实性3.3.理论性理论性 4.4.目的性目的性 四、总结的分类四、总结的分类 （一）（一）按性质分按性质分：综合性总结和专题性总结：综合性总结和专题性总结 （二

12、）（二）按范围分按范围分：全国性总结、地区性总结、：全国性总结、地区性总结、部门性总结等部门性总结等 （三）（三）按时间分按时间分：月总结、季总结、年度总结、：月总结、季总结、年度总结、阶段总结等阶段总结等 （四）（四）按内容分按内容分：工作总结、生产总结、学习：工作总结、生产总结、学习总结、会议总结等总结、会议总结等五、总结的写法五、总结的写法 总结的结构一般包括标题、正文、落款三总结的结构一般包括标题、正文、落款三部分。部分。嗨嗨!大家好大家好!我是总结我是总结!正正文文落款落款标题标题 （一）标题（一）标题 总结的标题形式不一，要根据总结的具体内总结的标题形式不一，要根据总结的具体内容、

13、目标和要求来拟定。容、目标和要求来拟定。 一般来说，一般来说，综合性总结综合性总结的标题采用公文式标的标题采用公文式标题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组成；成；专题总结专题总结多使用新闻式标题，这种标题比较多使用新闻式标题，这种标题比较灵活，可根据总结内容来确定。灵活，可根据总结内容来确定。 正正 文文基本基本概况概况经 验 、 做经 验 、 做法和体会法和体会存 在 问 题存 在 问 题和教训和教训今后努力的方今后努力的方向和工作意见向和工作意见 包括工作的包括工作的时间、地点、时间、地点、范围，政策依范围，政策依据、背景和基据、背景和基础，

14、工作进程础，工作进程和取得的成效和取得的成效等。等。 存在问题是存在问题是综合总结中不综合总结中不可 缺 少 的 部可 缺 少 的 部 分。写存在问分。写存在问题时，必要注题时，必要注意实事求是。意实事求是。 总结时要学总结时要学会使用一些具会使用一些具体的事例作为体的事例作为材料，来突出材料，来突出重点。以叙述重点。以叙述为主，夹叙夹为主，夹叙夹议议 。 针对工作中针对工作中的不足以及有的不足以及有待 解 决 的 问待 解 决 的 问 题，提出意见题，提出意见或建议。或建议。（二）正文（二）正文主体部分常见的结构形式有三种： 第一、纵式结构。第一、纵式结构。这是按照事物或社会实践活动的过程来

15、安排写作的方式。即把总结所包括的时间划分成几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的情况（成绩和经验、问题和教训）。这种写法的好处是事物发展或社会实践活动的全过程看得比较清楚。 第二、横式结构。第二、横式结构。这是按内容的逻辑关系来安排写作的方式。即按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。有时可用小标题，突出重心。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。第三、纵横结合式。第三、纵横结合式。这种安排和写法，既考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑顺序，从几个方面总结出几条经验或教训。这种写法，多数先采用纵式结构，写事物发展和各个阶段的情况或问题，

16、然后用横式结构总结经验或教训。 （三）落款（三）落款 标题上没有标明单位的，应该在正标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上单位，个人总结的写上个文结束后写上单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。如果是用于报人姓名，然后再写日期。如果是用于报送上级的总结，在单位名称处应加盖公送上级的总结，在单位名称处应加盖公章。章。 如是报刊杂志或简报刊用的交流经如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。验的专题总结，应在标题下方居中署名。例文例文3-2第三节第三节 调查报告调查报告 一、调查报告的概念一、调查报告的概念 调查报告是针对某一现象、某一事件或某调查报告是针对某一现

17、象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。的书面报告。 周密的调查、悉心的研究分析、完善的表周密的调查、悉心的研究分析、完善的表达是构成调查报告的三要素。达是构成调查报告的三要素。 二、调查报告的作用二、调查报告的作用1提供决策依据。提供决策依据。2介绍先进经验。介绍先进经验。3开发深层信息。开发深层信息。 二、调查报告的特点二、调查报告的特点1较强的针对性。较强的针对性。3介绍先进经验。介绍先进经验。 4 表述的夹叙夹议。表述的夹叙夹议。2

18、材料丰富翔实。材料丰富翔实。三、调查报告的分类三、调查报告的分类（一）从调查报告性质上分：（一）从调查报告性质上分：1 1综合调查报告。综合调查报告。2 2专题调查报告。专题调查报告。（二）从调查报告内容上分：（二）从调查报告内容上分：1 1基本情况调查报告。基本情况调查报告。2 2新生事物调查报告。新生事物调查报告。3 3典型经验调查报告。典型经验调查报告。4 4揭露问题调查报告。揭露问题调查报告。四、调查报告的基本格式四、调查报告的基本格式 调查报告的写法不完全一样，但它的基本调查报告的写法不完全一样，但它的基本格式大体相同，一般由标题和正文、落款三大格式大体相同，一般由标题和正文、落款三

19、大部分组成。部分组成。 （一）标题（一）标题（P P8888） 1 1 公文式标题公文式标题 2 2 文章式标题文章式标题 3 3 双标题双标题 （二）正文（二）正文 正文一般分前言、主体、结尾三部分。正文一般分前言、主体、结尾三部分。 1 1前言前言。有几种写法：。有几种写法： 第一种第一种 调查工作的基本情况调查工作的基本情况 写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；出中心问题或基本结论来； 第二种第二种 “ “调查对象

20、调查对象”的基本情况的基本情况 写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；题或主要观点来； 第三种第三种 调查研究结论的提示。调查研究结论的提示。 开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。指出问题、提示影响、说明中心内容等。 前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。 2 2主体。主体。 内容：内容：一是调

21、查到的事实、数据；二是质和量的一是调查到的事实、数据；二是质和量的分析；三是观点和结论。分析；三是观点和结论。 3.3.结尾。结尾。 调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。（三）落款（三）落款 1.1.署名署名：公开在题下；内部在文末。：公开在题下；内部在文末。2.2.日期日期例文例文3-4