第2章 总账管理课件.ppt

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1、第第2章章 总账管理总账管理【教学目的与要求教学目的与要求】 系统地学习财务软件系统管理、基础设置和总账管理的工作原理系统地学习财务软件系统管理、基础设置和总账管理的工作原理和应用方法。具体包括系统管理中操作员管理与账套管理；基础设和应用方法。具体包括系统管理中操作员管理与账套管理；基础设置中各种基础档案设置；总账管理中初始设置、日常业务处理和期置中各种基础档案设置；总账管理中初始设置、日常业务处理和期末业务处理的内容。末业务处理的内容。 掌握：掌握：系统管理中设置操作员、建立账套、设置操作员权限和系统管理中设置操作员、建立账套、设置操作员权限和系统启用的方法；基础设置中各种基础档案设置的作用

2、和应用方法；系统启用的方法；基础设置中各种基础档案设置的作用和应用方法；总账管理中初始设置、日常业务处理和期末业务处理的内容、工作总账管理中初始设置、日常业务处理和期末业务处理的内容、工作原理和应用方法。原理和应用方法。 了解：了解：系统安装的方法，修改账套、账套备份和恢复的方法，系统安装的方法，修改账套、账套备份和恢复的方法，总账工具的作用和使用方法。总账管理中错误凭证的修改方法以及总账工具的作用和使用方法。总账管理中错误凭证的修改方法以及各种账表资料的作用和查询方法。各种账表资料的作用和查询方法。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.2 初始设置初始设置 2.3 日常业务处理日

3、常业务处理2.4 账簿管理账簿管理2.5 期末处理期末处理2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.1 启动系统管理启动系统管理 启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等操作。置操作员权限等操作。例例2-1 2-1 以系统管理员以系统管理员“adminadmin”的身份启动系统管理。的身份启动系统管理。提示提示: 系统管理员系统管理员“adminadmin”没有密码，即密码为

4、空。在实际工作中，为了保证系没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。统的安全，必须为系统管理员设置密码。 在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便，建议不为系在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便，建议不为系统管理员设置密码。统管理员设置密码。 系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。以账套主管的身份。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.2 设置操作员设置操作员 1. 1. 增加操作员增加操作员例例2-2

5、 2-2 增加如表增加如表2-12-1所示的操作员。所示的操作员。 操作员编号操作员编号操作员姓名操作员姓名操作员口令操作员口令CWZG朱湘123456LFKJ刘芳123456CHKJ陈惠123456表表2-1 2-1 操作员名单操作员名单 2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.2 设置操作员设置操作员 1. 1. 增加操作员增加操作员提示提示: : 只有系统管理员只有系统管理员(admin)(admin)才有权设置操作员。才有权设置操作员。 操作员编号在系统中必须是唯一的。操作员编号在系统中必须是唯一的。 所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。所设置的操作员一旦被使用，则不能

6、删除。 在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。 为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.2 设置操作员设置操作员 2. 2. 修改操作员修改操作员例例2-3 2-3 将将“LFKJLFKJ”的姓名的姓名“刘芳刘芳”修改为修改为“刘丽芳刘丽芳”。提示：提示： 只有系统管理员有权修改操作员信息。只有系统管理员有权修改操作员信息。 在操作员的信息中，操作员编号不能修改，只能修改操在操作员的信息中，操作员编号不能修改，只能修改操作员的姓名、口令及所属部门。作员的姓

7、名、口令及所属部门。 2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.3 账套管理账套管理 1. 1. 建立账套建立账套例例2-4 2-4 创建创建108108账套，单位名称为账套，单位名称为“光彩股份有限公司光彩股份有限公司”( (简称简称“光彩公司光彩公司”) )，启用会，启用会计期为计期为“20112011年年1 1月月”。该企业的记账本位币为。该企业的记账本位币为“人民币人民币(RMB)(RMB)”，企业类型为，企业类型为“工业工业”，执行执行“20072007年新会计准则年新会计准则”，账套主管，账套主管“朱湘朱湘”，按行业性质预置会计科目。该企业不，按行业性质预置会计科目。该

8、企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为：科目编码级次：科目编码级次“42224222”，客户分类编码级次，客户分类编码级次“122122”。创建账套后暂时不启用任何子系统。创建账套后暂时不启用任何子系统。提示：提示： 新建账套号不能与已存账套号重复。新建账套号不能与已存账套号重复。 账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。 账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。账

9、套路径为存储账套数据的路径，可以修改。 启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。 启用的会计期不能在计算机系统日期之后。启用的会计期不能在计算机系统日期之后。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.3 账套管理账套管理 2. 2. 修改账套修改账套 例例2-5 2-5 以以108108账套主管账套主管“CWZG CWZG 朱湘朱湘” ( (密码：密码：123456)123456)的身份登录注的身份登录注册系统管理，选择其主管的册系统管理，选择其主管的108108账套，将账套设置为账套，将账套设置为“有外币核算有外币核算”。

10、提示：提示： 只有账套主管才有权限修改账套信息，如果当前操作员是系统管理员只有账套主管才有权限修改账套信息，如果当前操作员是系统管理员“AdminAdmin”，则应先注销操作员，再以账套主管的身份注册系统管理。在，则应先注销操作员，再以账套主管的身份注册系统管理。在修改账套时应提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其修改账套时应提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其中，账套号和行业性质不能修改。因此，如果在建立账套时未选择正确中，账套号和行业性质不能修改。因此，如果在建立账套时未选择正确的行业性质就只能重建账套了。的行业性质就只能重建账套了。2.1 建立账套与权限管理建立

11、账套与权限管理 2.1.3 账套管理账套管理 3. 3. 备份账套备份账套 例例2-6 2-6 将将108108账套数据备份到账套数据备份到D D盘中的盘中的“108108账套备份账套备份”文件夹中。文件夹中。 提示：提示： 只有系统管理员才有权限备份账套。只有系统管理员才有权限备份账套。 在删除账套时，必须关闭所有系统模块。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。 建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。 企业应该在每月末结账前进行账套备份。学生在学习的过程中可以将企业应该在每月末结账前进行账套备份。学生在学习的过程中可

12、以将阶段性的操作结果进行备份，以便防止机器出现故障或更换机器进行操阶段性的操作结果进行备份，以便防止机器出现故障或更换机器进行操作时及时地引入备份数据继续进行操作。作时及时地引入备份数据继续进行操作。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.3 账套管理账套管理 4. 4. 恢复账套恢复账套 例例2-7 2-7 将已备份到将已备份到D D盘的盘的“108108账套备份账套备份”文件夹中的文件夹中的“108108账套备份账套备份”数据恢复到硬盘中。数据恢复到硬盘中。 提示：提示： 备份的账套数据，只有在系统管理中进行恢复备份的账套数据，只有在系统管理中进行恢复( (引入引入) )才能

13、运行。才能运行。 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。坏，不要轻易进行数据恢复。 2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.4 系统启用系统启用 例例2-8 20112-8 2011年年1 1月月1010日，由日，由108108账套的账套主管朱湘账套的账套主管朱湘( (即即CWZGCWZG，密码为，密码为123456)123456)注册进入系统管理，启用注册进入系统管理，启用“总账总账”系统，启用日期为系统，启用日期为20112011年年1 1月月1 1日。日。2.1 建立

14、账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.5 设置操作员权限设置操作员权限 1. 1. 增加操作员权限增加操作员权限 例例2-9 2-9 增加操作员增加操作员“LFKJ LFKJ 刘丽芳刘丽芳”拥有拥有108108账套账套“公用目录设置公用目录设置”、“固定资产固定资产”、“总账总账”和和“工资管理工资管理”的操作权限；的操作权限；“CHKJ CHKJ 陈惠陈惠”拥有拥有108108账套账套 “总账总账”的操作权限。的操作权限。2.1 建立账套与权限管理建立账套与权限管理 2.1.5 设置操作员权限设置操作员权限 2. 2. 修改操作员权限修改操作员权限 例例2-10 2-10 取消操作员取消

15、操作员“LFKJ LFKJ 刘丽芳刘丽芳”在在108108账套中的账套中的“GL010303 GL010303 上上年结转年结转”权限。权限。2.2 初始设置初始设置 2.2.1 启动并注册系统启动并注册系统 例例2-11 2-11 以操作员以操作员CWZG(CWZG(密码为密码为“123456123456”) )的身份在的身份在20112011年年1 1月月6 6日登日登录注册录注册108108账套。账套。 提示：提示： 在启动总账系统前应先在系统管理中设置相应的账套。在启动总账系统前应先在系统管理中设置相应的账套。 在启动总账系统前应先在系统管理中启用了总账系统。在启动总账系统前应先在系统

16、管理中启用了总账系统。2.2 初始设置初始设置 2.2.2 定义总账系统启用参数定义总账系统启用参数 例例2-12 1082-12 108账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为“不允不允许修改作废他人填制的凭证许修改作废他人填制的凭证”。 提示：提示： 在在“总账总账”系统的系统的“选项选项”中可以进行相应的总账系统运行参数的设中可以进行相应的总账系统运行参数的设置。置。 总账系统的运行参数直接影响日常业务处理的规则，所以在设置时应总账系统的运行参数直接影响日常业务处理的规则，所以在设置时应充分考虑日常业务的特点和管理要求，正确设置每一项参数。充分

17、考虑日常业务的特点和管理要求，正确设置每一项参数。 例例2-13 20112-13 2011年年1 1月月1010日，由日，由108108账套的账套主管账套的账套主管“CWZG CWZG 朱湘朱湘”，密码为，密码为“123456123456”，在用友，在用友会计信息化教学专用软件系统中设置部门档案。部门档案资料如表会计信息化教学专用软件系统中设置部门档案。部门档案资料如表2-22-2所示。所示。2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 1. 1. 部门档案部门档案 部部 门门 名名 称称1行政部行政部2财务部财务部3开发部开发部4业务部业务部401业务一部业务一部402业

18、务二部业务二部提示：提示： 部门编码必须符合编码原则。部门编码必须符合编码原则。 由于在设置部门档案时还未设置职员档案，因此部门档案中的负责人应在设置职员档由于在设置部门档案时还未设置职员档案，因此部门档案中的负责人应在设置职员档案后，回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置。案后，回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。表2-2 部 门 档 案例例2-14 2-14 增加如表增加如表2-32-3所示的职员档案。所示的职员档案。2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 2. 2. 职员

19、档案职员档案提示：提示： 职员档案中的职员档案中的“所属部门所属部门”内容可以直接录入，但最好在双击内容可以直接录入，但最好在双击“所属部门所属部门”栏后再单击参照按钮，在栏后再单击参照按钮，在已录入的部门档案中选择相应的部门。已录入的部门档案中选择相应的部门。 录入全部职员档案后，必须单击录入全部职员档案后，必须单击【增加增加】按钮按钮 ( (或按或按EnterEnter键键) )，增加新的空白行。否则，最后一个职，增加新的空白行。否则，最后一个职员档案将无法保存。员档案将无法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。 表2-3 职 员 档

20、案职职 员员 编编 码码职职 员员 名名 称称所所 属属 部部 门门1081江涛江涛 行政部行政部1082陈小林陈小林行政部行政部1083朱湘朱湘财务部财务部1084刘丽芳刘丽芳财务部财务部1085张杰张杰开发部开发部1086李浩东李浩东开发部开发部1087刘晶刘晶业务一部业务一部1088王娜王娜业务二部业务二部2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 3. 3. 客户分类客户分类例例2-15 1082-15 108账套的客户分类方案为：账套的客户分类方案为： 类别编码：类别编码：1 1；类别名称：东北大区。；类别名称：东北大区。 类别编码：类别编码：2 2；类别名称：东

21、南大区。；类别名称：东南大区。 类别编码：类别编码：3 3；类别名称：其他地区。；类别名称：其他地区。提示：提示： 客户分类编码必须是唯一的。客户分类编码必须是唯一的。 客户分类的编码必须符合编码原则。客户分类的编码必须符合编码原则。 供应商分类与客户分类的设置方法相同。供应商分类与客户分类的设置方法相同。 2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 4. 4. 客户档案客户档案例例2-16 2-16 增加如表增加如表2-42-4所示的客户档案。所示的客户档案。客 户 编 号客 户 名 称客 户 简 称所属分类码001威达公司威达公司东北大区002申优公司申优公司东北大区0

22、03发详公司发详公司东南大区004无忧公司无忧公司东南大区005百强公司百强公司其他地区提示：提示： 客户档案必须在最末级客户分类下进行设置。客户档案必须在最末级客户分类下进行设置。 若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类项。若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类项。 表表2-4 2-4 客客 户户 档档 案案2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 5. 5. 供应商档案供应商档案例例2-17 2-17 增加如表增加如表2-52-5所示的供应商档案。所示的供应商档案。提示：提示： 供应商档案必须在最末级的供应商分类下增加。供应商档案必须在最末级的供应商分类下增加

23、。 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。 表表2-5 2-5 供应商档案供应商档案供应商编号供应商名称供应商简称001伟建公司伟建公司002北清公司北清公司003主线公司主线公司2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 6. 6. 设置凭证类别设置凭证类别例例2-18 2-18 设置分类方式为设置分类方式为“收款凭证收款凭证”、“付款凭证付款凭证”和和“转账凭转账凭证证”。提示：提示： 限制科目的数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。限制科目的数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。 填制凭

24、证时，如果不符合这些限制条件，则系统将拒绝保存。填制凭证时，如果不符合这些限制条件，则系统将拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的排列顺序。排列顺序。 2.2 初始设置初始设置 2.2.3 设置基础档案设置基础档案 7. 7. 设置结算方式设置结算方式 例例2-19 2-19 设置编码为设置编码为“1 1”名称为名称为“现金结算现金结算”的结算方式以及编码的结算方式以及编码为为“2 2”，名称为，名称为“转账支票转账支票”的结算方式。的结算方式。提示：提示： 结算方式的编码必须符合编码原则。结算方式的编码

25、必须符合编码原则。 结算方式的录入内容必须唯一。结算方式的录入内容必须唯一。 可以根据实际情况选择是否需要票据管理的标志。可以根据实际情况选择是否需要票据管理的标志。 2.2 初始设置初始设置 2.2.4 设置会计科目设置会计科目 1. 1. 增加会计科目增加会计科目例例2-20 2-20 增加如表增加如表2-62-6所示的会计科目。所示的会计科目。提示：提示： 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。 表表2-6 2-6 会计科目会计科目科科

26、目目 编编 码码科科 目目 名名 称称辅辅 助助 核核 算算222101应交增值税2220101进项税额2220102销项税额660103工会经费660104折旧费660201工资660202工会经费660203折旧费2.2 初始设置初始设置 2.2.4 设置会计科目设置会计科目 2. 2. 修改会计科目修改会计科目 例例2-21 2-21 将将“1002 1002 银行存款银行存款”科目修改为有科目修改为有“日记账日记账”、“银行账银行账”核核算要求，算要求，“1001 1001 库存现金库存现金”科目修改为有科目修改为有“日记账日记账”核算要求的会计科目。核算要求的会计科目。提示：提示：

27、非末级会计科目不能再修改科目编码。非末级会计科目不能再修改科目编码。 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。 被封存的科目不可以在制单时使用。被封存的科目不可以在制单时使用。 只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。 只有处于修改状态时才能设置汇总打印和封存。只有处于修改状态时才能设置汇总打印和封存。2.2 初始设置初始设置 2.

28、2.4 设置会计科目设置会计科目 3. 3. 删除会计科目删除会计科目例例2-22 2-22 将将“26212621独立账户负债独立账户负债”科目删除。科目删除。提示：提示： 删除的科目不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。删除的科目不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。 非末级科目不能删除。非末级科目不能删除。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。删除。 被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。 2.2 初始设置初始设置 2.2.4 设置会计科

29、目设置会计科目 4. 4. 指定会计科目指定会计科目 例例2-23 2-23 指定指定“10011001库存现金库存现金”为现金总账科目、为现金总账科目、“10021002银行存款银行存款”为银行为银行总账科目及总账科目及“10011001库存现金库存现金”、“10021002银行存款银行存款”和和“1012 1012 货币资金货币资金”为现金为现金流量科目。流量科目。提示：提示： 若想取消已指定的会计科目，可单击按钮若想取消已指定的会计科目，可单击按钮【 】。 若想完成出纳签字的操作还应在总账系统的选项中设置若想完成出纳签字的操作还应在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳凭证必须经由出

30、纳签字出纳签字”。 只有指定现金总账科目和银行存款总账科目才能进行出纳签字，并查询库存只有指定现金总账科目和银行存款总账科目才能进行出纳签字，并查询库存现金日记账和银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账。 在指定现金流量科目后，在填制凭证时若使用现金流量科目，则系统要求填在指定现金流量科目后，在填制凭证时若使用现金流量科目，则系统要求填写该写该“库存现金流量项目库存现金流量项目”，只有填写了库存现金流量项目才能由系统自动生，只有填写了库存现金流量项目才能由系统自动生成成“库存现金流量表库存现金流量表”。 2.2 初始设置初始设置 2.2.4 设置会计科目设置会计科目 5. 5. 设置会计科

31、目辅助项目设置会计科目辅助项目例例2-24 2-24 增加如表增加如表2-72-7所示的辅助账类型为所示的辅助账类型为“部门核算部门核算”的会计科目。的会计科目。表表2-7 2-7 “部门核算部门核算”会计科目会计科目科科 目目 编编 码码科科 目目 名名 称称辅辅 助助 核核 算算660101工资部门核算660102办公费部门核算660105租赁费部门核算提示：提示： 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以在其上级和末辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。级科目上同时设置辅助账类。2.2 初始设置初始设置 2.2.5 设置

32、现金流量项目设置现金流量项目例例2-26 2-26 设置设置108108账套的现金流量项目。账套的现金流量项目。2.2 初始设置初始设置 2.2.6 录入期初余额录入期初余额 1. 1. 录入基本科目余额录入基本科目余额例例2-27 20112-27 2011年年1 1月，月，108108账套基本科目的期初余额如表账套基本科目的期初余额如表2-82-8所示。所示。表表2-8 2-8 基本科目期初余额基本科目期初余额提示：提示： 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本

33、币余额，再录入数量外币余额。 非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。 出现红字余额用负号输入。出现红字余额用负号输入。 修改余额时，直接输入正确数据即可。修改余额时，直接输入正确数据即可。 凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。 科科 目目 名名 称称方方 向向期期 初初 余余 额额库存现金借20000银行存款借293230库存商品借96452固定资产借1923600累计折旧贷253422长期待摊费用借180000短期借款贷

34、900000长期借款贷564550实收资本贷9800002.2 初始设置初始设置 2.2.6 录入期初余额录入期初余额 2. 2. 录入个人往来科目余额录入个人往来科目余额 例例2-28 2-28 输入输入“1221 1221 其他应收款其他应收款”科目的期初余额。相关信息：科目的期初余额。相关信息：日期日期“2010-12-232010-12-23”，凭证号，凭证号“付付-11-11”，部门，部门“业务二部业务二部”，个人，个人名称名称“王娜王娜”，摘要，摘要“出差借款出差借款”，方向，方向“借借”，期初余额，期初余额“1212000000元元”。提示提示： 只需录入最末级科目的余额和累计发

35、生数即可，上级科目的余只需录入最末级科目的余额和累计发生数即可，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。额和累计发生数由系统自动计算。 借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。 如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。2.2 初始设置初始设置 2.2.6 录入期初余额录入期初余额 3. 3. 录入单位往来科目余额录入单位往来科目余额例例2-29 2-29 输入输入“11221

36、122应收账款应收账款”科目的期初余额科目的期初余额“280280800800”元，元，其中明细资料是：其中明细资料是：20102010年年1111月月1818日，销售给申优公司产品未收款日，销售给申优公司产品未收款( (转转账凭证账凭证131131号号) )。输入。输入“22022202应付账款应付账款”科目的期初余额为科目的期初余额为“108108110110”元，其中明细资料是：元，其中明细资料是：20102010年年1212月月1818日，向伟建公司采购材料的应日，向伟建公司采购材料的应付款付款( (转账凭证转账凭证1919号号) )。2.2 初始设置初始设置 2.2.6 录入期初余额

37、录入期初余额 4. 4. 调整余额方向调整余额方向 例例2-30 2-30 将将“材料成本差异材料成本差异”科目余额的方向由科目余额的方向由“借借”调整为调整为“贷贷”。提示：提示： 总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。 余额的方向应以科目属性或类型为准，而不以当前余额方向为准。余额的方向应以科目属性或类型为准，而不以当前余额方向为准。2.2 初始设置初始设置 2.2.6 录入期初余额录入期初余额 5. 5. 试算平衡试算平衡 例例2-31 2-31 进行期初余额试算平衡。进行期初余额试算平衡。提示：提示： 如果期初余额试算不平衡，则可以填制

38、凭证但不能记账。如果期初余额试算不平衡，则可以填制凭证但不能记账。 已经记过账，则不能再录入和修改期初余额，也不能执行已经记过账，则不能再录入和修改期初余额，也不能执行“结转结转上年余额上年余额”的功能。的功能。2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 1. 1. 增加凭证增加凭证 例例2-32 2-32 以以LFKJLFKJ“刘丽芳刘丽芳”( (口令：口令：123456)123456)的身份登录的身份登录108108账套填制记账凭证。账套填制记账凭证。1 1月月1212日，计提日，计提1 1月份的长期贷款利息月份的长期贷款利息50005000元。元。 例例2-33 12

39、-33 1月月1212日，销售一批商品，收到货税款共计日，销售一批商品，收到货税款共计1414040040元，其中货款元，其中货款1212000000元，应交增值税元，应交增值税( (销项税销项税)2)2040040元。元。( (附单据附单据2 2张，转账支票号为张，转账支票号为2525-366)2525-366)提示：提示： 凭证类别为初始设置时已定义凭证的类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义凭证的类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别进行连续编号。采用自动编号时，计算机自动按月按类别进行连续编号。 采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机的系统采

40、用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机的系统日期。日期。 在在“附单据数附单据数”处可以按处可以按EnterEnter键通过，也可以输入单据数量。键通过，也可以输入单据数量。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。 2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 1. 1. 增加凭证增加凭证例例2-34 12-34 1月月1515日发生如下几笔业务。日发生如下几笔业务。1.1.业务一部刘晶预借差旅费业务一部刘晶预借差旅费6 6000000元元( (单据共计单据共计1 1张张) )。( (现金流量项目：现

41、金流量项目：0707支付的支付的其他与经营活动有关的现金其他与经营活动有关的现金) )2.2.收到申优公司的转账支票收到申优公司的转账支票(N0.22206)(N0.22206)，偿还前欠货款，偿还前欠货款280280000000元元( (现金流量项目：现金流量项目：01 01 销售商品提供劳务收到的现金销售商品提供劳务收到的现金) )。3.3.以转账支票以转账支票(N0.3306)(N0.3306)购买小型设备一台，价款共计购买小型设备一台，价款共计5050000000元元( (现金流量项目：现金流量项目：13 13 购买固定资产、无形资产和其他长期资产支付的现金购买固定资产、无形资产和其他

42、长期资产支付的现金) )。4.4.以转账支票以转账支票(N0.3722)(N0.3722)支付伟建公司前欠货款支付伟建公司前欠货款100100000000元元( (现金流量项目为现金流量项目为04 04 购购买商品、接受劳务支付的现金买商品、接受劳务支付的现金) )。5.5.以现金支付业务部的租金以现金支付业务部的租金5 5000000元。其中业务一部元。其中业务一部2 2000000元，业务二部元，业务二部3 3000000元。元。( (现金流量项目：现金流量项目：0707支付其他与经营活动有关的现金支付其他与经营活动有关的现金) )6.6.以转账支票以转账支票(NO.3309)(NO.33

43、09)支付业务一部的办公费支付业务一部的办公费1 1200200元元( (现金流量项目：现金流量项目：0707支付支付其他与经营活动有关的现金其他与经营活动有关的现金) )。 2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 2. 2. 修改凭证修改凭证提示：提示： 若已采用制单序时控制，则修改的制单日期，不能在上一张凭证的制单日若已采用制单序时控制，则修改的制单日期，不能在上一张凭证的制单日期之前。期之前。 若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。他人填制的凭证。 外部系统外

44、部系统( (如工资系统、固定资产系统等如工资系统、固定资产系统等) )传递来的凭证不能在总账系统中传递来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改或删除。进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改或删除。 例例2-35 2-35 将第将第00020002号付款凭证中的购买固定资产的金额修改为号付款凭证中的购买固定资产的金额修改为“5858500500”元。元。2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 3. 3. 冲销凭证冲销凭证提示：提示： 进行红字冲销的凭证，必须是已经记账的凭证。进行红字冲销的凭证，必须是已经记账的凭证。 制作红字冲销凭证将错误凭

45、证冲销后，需要再编制正确的蓝制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。字凭证进行补充。 通过红字冲销法增加的凭证，应视同其为正常凭证进行保存通过红字冲销法增加的凭证，应视同其为正常凭证进行保存和管理。和管理。2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 4. 4. 作废及删除凭证作废及删除凭证 例例2-36 2-36 删除第删除第00030003号付款凭证。号付款凭证。提示：提示： 作废凭证仍将保留凭证内容及编号，只显示作废凭证仍将保留凭证内容及编号，只显示“作废作废”字样。字样。 作废凭证不能修改，也不能审核。作废凭证不能修改，也不能审核。 在记账

46、时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。 账簿查询时，找不到作废凭证的数据。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 若要恢复已作废的凭证，可选择若要恢复已作废的凭证，可选择【制单制单】| |【作废作废/ /恢复恢复】命令，命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.1 填制凭证填制凭证 5. 5. 查询凭证查询凭证 例例2-37 2-37 查询查询2

47、0112011年年0101月，尚未记账的月，尚未记账的1 1号付款凭证。号付款凭证。提示：提示：在在“填制凭证填制凭证”窗口中，选择窗口中，选择“查看查看”菜单中的命令可以查看当菜单中的命令可以查看当前科目最新余额、外部系统制单信息以及联查明细账及查找分单等。前科目最新余额、外部系统制单信息以及联查明细账及查找分单等。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。 2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.2 出纳签字出纳签字 例例2-38 2-38 以以“CHKJ CHKJ 陈惠陈惠”的身份登录的身份登录108108账套，将账套，将201

48、12011年年1 1月份所填制的月份所填制的收付凭证进行出纳签字。收付凭证进行出纳签字。提示：提示： 若对出纳凭证进行签字操作应做好两项准备。即在具有若对出纳凭证进行签字操作应做好两项准备。即在具有“出纳签字出纳签字”权限权限的操作员和在系统初始化的科目设置中指定的操作员和在系统初始化的科目设置中指定“库存现金库存现金”为为“现金总账科现金总账科目目”，“银行存款银行存款”为为“银行总账科目银行总账科目”。 已签字凭证仍有错误，则需单击已签字凭证仍有错误，则需单击“取消取消”按钮，取消签字，再由制单人修按钮，取消签字，再由制单人修改。改。 出纳签字时，可以选择出纳签字时，可以选择【签字签字】|

49、 |【成批出纳签字成批出纳签字】命令；取消签字时，命令；取消签字时，则可以选择则可以选择【签字签字】| |【成批取消签字成批取消签字】命令完成相应的操作。命令完成相应的操作。 凭证一经签字，不能被修改、删除，只有取消签字后才可以进行，取消签凭证一经签字，不能被修改、删除，只有取消签字后才可以进行，取消签字只能由出纳本人进行操作。字只能由出纳本人进行操作。 2.3 日常业务处理日常业务处理 2.3.3 审核凭证审核凭证 例例2-39 2-39 以以CWZG(CWZG(朱湘，口令：朱湘，口令：123456)123456)的身份登录注册的身份登录注册108108账套，审核账套，审核1 1月月份填制的

50、凭证。份填制的凭证。提示：提示： 在确认一批凭证无错误时可以选择在确认一批凭证无错误时可以选择【审核审核】| |【成批审核凭证成批审核凭证】功能，可功能，可以完成成批审核的操作。以完成成批审核的操作。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。 审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。 凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核签字后才能进行修改或凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。删除。 已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能进行审核。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能进行审核。 2.3 日常业务处