5长文档编排——制作投标书（1）ppt课件.pptx

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1、在此输入您的封面副标题5长文档编排制作投标书（1）Word 2016 高级应用效果展示知识点解析项目实施项目分析2 长文档编排3长文档编排制作投标书（1）项目分析41 项目目的本项目要求学生掌握利用样式设置标题，为标题添加多级编号，并为文档添加目录。2 问题提出通过项目实施，学生需要解决以下问题：1 利用样式设置各级标题2 为各级标题添加多级编号3为文档添加目录效果展示邮件合并年会邀请函应用样式修改样式新建样式样式样式插入目录目录格式设置目录更新目录目录链接样式多级编号多级标题多级标题项 目 实 施实施步骤0161.页面及文档属性设置打开文件“工程投标书.docx”。进行页面设置：页边距为上、

2、下为2.5厘米；左右为3厘米，装订线0.5厘米，纸张大小为A4。设置文档属性：标题为“XX客运工程质量检测工程投标书”；单位为“广东*工程技术检测有限公司”。2. 查找和替换利用“查找和替换”功能，将文档中的“检定”全部替换为“鉴定”。查找“质量保证具体措施”，删除该文本后续所有内容中的空段落和空格。知识点解析知识点解析7制作投标书（1）1 查找与替换文本转到“开始”“替换”或按 Ctrl+H。在“查找”框中输入要查找的字词或短语。在“替换”中输入新文本。选择“查找下一处”，直到找到要更新的字词。选择“替换”。 若要同时更新所有实例，请选择“全部替换”。若要指定在搜索中仅限大写或小写，请选择“

3、更多”“区分大小写”。知识点解析1.转到“开始开始”“替换替换”或按 Ctrl+H。 搜索选项 搜索 指定整个文档，或向上或向下光标。 区分大小写 查找和替换仅匹配特定大写的单词。 全字匹配 避免部分匹配。 例如，将 一 更改为 两个 不会导致 某人 变成 Sometwo。 使用通配符 获取部分匹配项。 例如， * 查找 剧院 、 thespian 和 thermin 。 同音（英语） 查找和替换发音类似的单词，例如 它们、有 和 其。 查找单词的所有形式（英文） 查找并替换所有动词时态。 例如，键入 find，Word 将返回 find、查找 和 找到。 区分前缀 与其他设置配合使用，查找和

4、替换具有常用前缀或开头的单词。 区分后缀 与其他设置配合使用，查找和替换具有常用后缀或尾的单词。 忽略标点字符 忽略连字的差异。 忽略空白字符 忽略字符间距。“格式”按钮 查找和替换页面格式设置选项，如字体类型或颜色、段落格式（左、右、居中）或突出显示的单词。特殊按钮 查找和替换页面和字符元素，如 Em 短划线、制表符或分节符。无格式设置 关闭格式选择。1 查找与替换文本知识点解析项 目 实 施实施步骤103.拼写和语法检查利用“审阅”工具检查文档中的拼写和语法错误，消除文档中红色或绿色的波浪线。4.应用样式将所有红色文字应用样式“标题1”，将所有绿色文字应用样式“标题2”。5.修改样式修改“

5、标题1”样式：字体为华文仿宋，小二号，右对齐，段后1.5行，段前分页。修改“标题2”样式：字体为华文细黑，四号，加粗，左对齐，段前段后0.5行，1.1倍行距。02知识点解析知识点解析11制作投标书（1）2.1 样式用户在对文本进行格式化设置时，经常需要对不同的段落设置相同的格式。针对这种繁杂的重复劳动，Word提供了样式功能，从而可以大大提高工作效率。样式是一组已命名的字符和段落格式设置的组合。根据应用的对象不同，可分为字符样式和段落样式。字符样式包含了字符的格式，如文本的字体、字号和字形等；段落样式则包含了字符和段落的格式及边框、底纹、项目符号和编号等多种格式。另外，对于应用了某样式的多个段

6、落，若修改了样式，这些段落的格式会随之改变，这有利于构造大纲和目录等。知识点解析2.1 样式（1）查看和应用样式Word中，存储了大量的标准样式。用户可以在“开始”选项卡中“样式”组中的“样式”列表框中查看当前文本或段落应用的样式。应用样式时，将会同时应用该样式中的所有格式设置。其操作方法为：选择要设置样式的文本或段落，单击“样式”列表框中的样式名称，即可将该样式设置到当前文本或段落中。如果在“样式”列表框中没有找到需要的样式，可以单击“样式”组右下方的对话框启动器，打开“样式”窗格，单击该窗格右下角的“选项”按钮，弹出“样式窗格选项”对话框，在对话框“选择要显示的样式”下拉列表中选择“所有样

7、式”，单击“确定”按钮，此时，“样式”窗格会显示所有的样式。还可以把某些格式在“样式”窗格中显示出来，例如 “选择显示为样式的格式”勾选“字体格式”，则在“样式”窗格中可以看到文档中使用的字体格式。知识点解析2.1 样式（2）创建新样式若用户想创建自己的样式，可以选中已经设置好格式的文本，在“开始”选项卡中“样式”组中的“更改样式”下拉列表中选择“样式集”“另存为快速样式集”选项是最简单快速的方法，但这种方法只适合建立段落样式。现在已经很少使用这种方法创建新样式了。更多的样式创建则可以通过“样式”窗格来完成。其操作方法为：单击“样式”组右下方的对话框启动器，打开“样式”窗格，单击该窗格左下角的

8、“新建样式 ”按钮，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，在对话框中设置样式名称、样式类型和样式格式。通过“根据格式设置创建新样式”对话框来新建样式，需要注意以下几点问题：知识点解析2.1 样式新建的样式名称不能出现重名。新建样式的样式基准默认为当前光标所在位置的样式，当新样式创建完成后，Word会自动把新样式应用到光标所在位置的文本段落。例如，光标定位在应用了标题1样式的文字中，然后新建样式，则Word会自动把标题1样式的所有格式附加到新样式上，也就是说，新样式已经包含了标题1样式的所有格式。因此，要先把光标定位到需要应用新样式的文字位置，然后再新建样式。如果是新建一个样式，然后把该新样式应

9、用到某种样式的文本，则必须先在“样式”窗格中选择旧样式的所有实例，然后再新建新样式。新样式建立完成后，先在“样式”窗格中单击“全部清除”按钮，清除旧样式的格式，然后再单击新样式，应用新样式的格式。如果只想创建一个新样式，而不需要把该新样式应用到文本中。则单击“样式”窗格左下方“管理样式”按钮，在弹出的“管理样式”对话框中单击“新建样式”按钮，再创建新样式。通过这种方法创建的样式，如果想要删除时，也只能在“管理样式”对话框中才能删除。知识点解析2.1 样式（3）修改样式在“样式”组中，单击右下侧的“显示样式窗口按钮”，在打开的“样式”窗格（或者在“样式”列表框）中对准备修改的样式单击右键，在弹出

10、的快捷菜单中选择“修改”命令。在打开的“修改样式”对话框中进行修改。样式的所有实例将在整个文档中自动更新。知识点解析（4）删除样式在打开的“样式”窗格中右击准备删除的样式，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。当样式被删除后，应用此样式的段落自动应用“正文”样式。注意: 从库中删除样式不会从 样式 任务窗格中显示的条目中删除样式。 样式 任务窗格列出了文档中的所有样式。使用样式管理可以将当前文档使用的样式应用到其他文档中。此外，通过样式管理也可以对样式进行修改、隐藏、限制等操作。样式还可以进行导出。2.2 管理样式知识点解析使用导航窗格，可以实现文档的定位查阅，而导航窗格是一个完全独立的窗格

11、，由文档中各个不同等级的标题组成，显示整个文档的层次结构，通过导航窗格可以对整个文档进行快速浏览和定位。默认情况下，文档的编辑与制作是在页面视图下进行的。除了页面视图，Word 还有阅读视图、Web 版式视图、大纲视图与草稿视图等。其中大纲视图可便于用户快速查看和设置文档标题级别。2.2 导航窗格与大纲视图知识点解析2.3 模板、主题和 Word 样式之间的区别知识点解析快速增强文档外观方面的选择很多。 可以使用模板开始创建文档，也可以应用主题，如果在使用 Word，则可以应用样式。（1）模板模板是可帮助你设计有趣、引人入胜和具有专业外观的文档的文件。 模板包含内容和设计元素，可用于开始创建文

12、档。 所有格式都是完整的；你可以为格式添加所需内容。 示例包括简历、邀请函和新闻稿。 （2）主题若要为文档赋予协调的主题颜色和主题字体的外观，需要应用主题。 可以在支持主题的各种 Office 应用程序之间使用和共享主题。 例如，可以在 PowerPoint 中创建或自定义主题，然后将其应用于 Word 文档或 Excel 工作表。 这样，所有相关业务文档具有类似的外观。 （3）Word 样式主题用于快速更改整体颜色和字体。 如果要快速更改文本格式，Word 样式是最有效的工具。 将一种样式应用于文档中不同文本节之后，只需更改该样式，即可更改这些文本的格式。 Word 中包含大量样式类型，其中

13、一些可用于在 Word 中创建引用表。 例如，“标题”样式用于创建目录。项 目 实 施实施步骤206.新建及替换样式新建“名称”样式，具体要求为：样式基准为正文，中文字体为华文细黑，字号为小四号，加粗。用“行程提醒”样式替换原文档中应用了“明显强调”样式的文字。7设置编号设置文档末尾五段的编号格式。新的编号样式为：“一，二，三（简）”，编号格式例如“第一，第二，第三”，编号字体加粗。编号位置：0.8厘米，文本位置：1.5厘米。8.设置多级编号按照表的要求，为各级标题设置多级编号。技术部分重新编号。03样式名称样式名称多级编号多级编号位置位置标题标题1X（X的数字格式为1，2，3）左对齐、对齐缩

14、进均为0cm、编号之后有空格标题标题2X.Y（X、Y的数字格式为1，2，3）左对齐、对齐缩进均为0cm、编号之后有空格标题标题3X.Y.Z（X、Y、Z的数字格式为1，2，3）左对齐、对齐缩进均为0cm、编号之后有空格标题标题4（字体Wingdings，字符代码216）左对齐、对齐缩进均为0cm、编号之后有空格知识点解析知识点解析21制作投标书（1）3 多级编号多级列表编号可以清晰地标识出段落之间的层次关系。使用多级编号功能，可以方便的为设置好样式的章标题、节标题、小节标题添加多级编号，形成多级目录的层次结构。多级编号的样式可以设置成数字格式，也可以设置成项目符号。当需要为某个文档创建多级编号时

15、，首先，利用Word 自带的标题样式将目录结构设置好，章标题应用“标题1”样式，节标题应用“标题2”样式，小节标题应用“标题3”样式。然后，将光标定位到章标题文字处，单击“开始”选项卡“段落”组中的“多级列表”按钮，选择“定义新的多级列表”命令，弹出“定义新多级列表”对话框，单击“更多”按钮，进行多级编号设置。知识点解析3 多级编号（1）在定义新的多级列表时，需要注意的事项有：“输入编号的格式”文本框中的数字不能直接输入数字进去，必须通过在“包含的级别编号来自”下拉列表框中选择，或者在“此级别的编号样式”下拉列表框中选择编号样式，这样的数字都自带灰色的底纹。如果是直接输入的数字，则该数字没有灰

16、色的底纹，而且该数字不会自动增减。如果需要添加符号或者文字，直接在“输入编号的格式”文本框中输入即可。在“包含的级别编号来自”下拉列表框中选择“级别1”、“级别2”等级别时，光标在“输入编号的格式”文本框中的位置决定了多级编号显示的效果。正常的操作是：光标一直定位在“输入编号的格式”文本框内容的最后面，然后，依次在“包含的级别编号来自”下拉列表框中选择“级别1”、“级别2”等。知识点解析3 多级编号“将级别链接到样式”的意思是表示将当前设置的级别编号应用到哪一个样式的文字段落中。“对齐位置”是表示编号距离页面左边距的距离。“文本缩进位置”是表示文字距离页面左边距的距离。如果选中“正规形式编号”

17、复选框，则会把当前的级别编号的编号格式改为阿拉伯数字，不允许出现除了阿拉伯数字以外的其他符号样式，此时“此级别的编号样式”下拉列表框将不可用。知识点解析3 多级编号（2）重新开始列表的间隔选中“重新开始列表的间隔”复选框，然后从下拉列表框中选择相应的级别，可在指定的级别后，重新开始编号。例如，若3级标题编号的“重新开始列表的间隔”为2级，则效果如（a）所示，若3级标题编号的“重新开始列表的间隔”为1级，则效果如图 （b）所示。知识点解析3 多级编号（3）修改多级编号修改多级编号的操作为：将光标定位到文档的任意一级标题处。单击“开始”选项卡“段落”组中的“多级列表”按钮，选择“定义新的多级列表”

18、命令，弹出“定义新多级列表”对话框，单击“更多”按钮。然后在“定义新多级列表”对话框中，选择要修改的级别，对该级别编号进行修改即可。（4）取消多级编号想要取消多级编号时，只需要把光标定位到文档的多级编号处，打开“定义新多级列表”对话框，选择要取消的级别，然后在“将级别链接到样式”下拉列表框中选择“无样式”，表示取消该样式的多级编号。如果需要取消整篇文档的多级编号，则在“定义新多级列表”对话框中把每个级别的“将级别链接到样式”下拉列表框中选择“无样式”，单击“确定”按钮后，此时，除了当前光标所在位置还有编号外，整篇文档的多级编号都已经取消了，最后，把当前光标所在位置的编号清除即可。知识点解析项

19、目 实 施实施步骤279.插入分页符在文档开头处插入分页符。输入文字“目录”，设置字体为黑体，字号为一号，居中对齐。10.插入目录在文字“目录”下方插入自定义目录，目录级别为四级。标题对应一级目录，标题1、2、3对应二、三、四级目录。设置目录1样式：加粗，目录2、目录3、目录4样式：宋体，10磅，1.2倍行距。04知识点解析知识点解析28制作投标书（1）4.1 创建目录在【引用】/【目录】组中单击“目录”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义目录”选项，打开“目录”对话框，在其中可以设置目录的显示级别、制表符前导符的样式、是否显示页码和页码的对齐方式等参数，完成设置后单击“确定”按钮。返回文

20、档编辑区即可查看插入的目录。知识点解析4.2 设置目录格式或自定义目录在 Word 中创建目录后，可自定义该目录显示的方式。 自定义目录会将你的首选项应用于现有目录。 如果你对所看到的外观满意，请选择“确定”。 如果不喜欢该外观，只需选择“取消”，所有更改都会被忽略。 目录仍将保持不变。 （1）设置目录中的文本格式 转到“引用”“目录”“自定义目录”。 选择“修改”。 如果“修改”灰显，请将“格式”更改为“来自模板”。知识点解析4.2 设置目录格式或自定义目录 在“样式”列表中，单击要更改的级别，然后再单击“修改”。 在“修改样式”窗格中进行更改。知识点解析打印预览 显示目录在具有所选设置的文

21、档中的外观的示例。Web Preview显示目录在 Web 上的外观。 默认情况下, 标题使用超链接而不是数字。 单击目录中的条目时, 将转到该标题。 如果清除 使用超链接而不是页码 框, 则会看到带制表符前导符的标准数字。显示页码切换页码和制表符前导符打开或关闭。右对齐 页码将页码放在页面的右边距中。 清除该框以在标题旁边放置页码。使用制表符前导符, 可以选择不同的引线样式, 例如圆点 (默认)、短划线或实线。 选择 (无) 以关闭制表位引线。格式使您可以预先设置不同的目录样式。显示级别 调整在目录中看到的标题级别数 (如果文档具有多个级别)。选项允许你选择用于构建目录的样式, 例如多个标题

22、、页眉、页脚、批注文本等。知识点解析4.2 设置目录格式或自定义目录 转到 引用 更新表格。 更新目录 选择下列选项之一： 仅更新页码 此操作仅更新标题所在的页面，并忽略对标题文本所做的任何更改。 更新整个表 这将反映对标题文本的任何更新以及任何页面更改。注意: 手动创建的表格（并非由标题自动创建）不能由 Word 更新。 您需要在目录中手动键入所做的更改。知识点解析4.3 更新目录4.4 插入图表目录通过创建图表目录（与目录非常相似），可以在 Word 文档中列出和整理图片、图片或表格。 首先为您的图表添加标题，然后在 引用 选项卡上使用 插入图表目录 命令。 然后Word 搜索文档以查找标题，并自动添加一系列按页码排序的图表。（1）准备工作创建图表目录之前，必须为要包含在图表目录中的所有图形和表格添加标题。（2）插入图表目录单击文档中要插入图表目录的位置。单击 引用 插入图表目录。可以在 图表目录 对话框中调整格式和选项（3）更新图表目录如果添加、删除、更改或移动字幕，请使用 更新表格，以便图表目录反映所做的更改。单击文档中的图表目录。 这将突出显示整个表。单击“引用”“更新目录”。在 更新图表目录 对话框中选择一个更新。如果需要调整页码，请选择 更新页码。如果已移动了图表或已更改的标题，请选择 更新整个表。知识点解析