第1章 WPS文字高级应用ppt课件.pptx

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1、在此输入您的封面副标题第1章 WPS文字高级应用第1章 WPS文字高级应用1.1 样式与模板1.2 页面布局1.3 图文混排与表格应用1.4 域1.5 批注与修订1.6 邮件合并1.7 WPS Office云办公目 录1.1 样式与模板1.1.1 样式1.1.2 脚注与尾注1.1.3 题注与交叉引用1.1.4 模板41.1.1 样式样式是被命名并保存的一系列格式的集合，它规定了文档中标题、正文以及各选中内容的字符或段落等对象的格式，包含字符样式和段落样式。在WPS文字中，样式可分为内置样式和自定义样式。内置样式是指WPS文字为文档中各对象提供的标准样式；自定义样式是指用户根据文档需要而新设定的

2、样式。51.1.1 样式1. 内置样式在WPS文字中，系统提供了多种样式类型。单击“开始”选项卡，在功能区的“预设样式”库中显示了多种内置样式，其中“正文”“标题1”“标题2”等都是内置样式名称。6图1-1 “样式”下拉列表和“样式”窗格举例说明应用内置样式进行文档段落格式的设置。1.1.1 样式7 图1-2 应用“内置样式” 1.1.1 样式2. 自定义样式当内置样式无法满足要求时，就需要创建自定义样式，并将其进行应用。1) 创建与应用新样式2) 修改样式3) 删除样式8 例如，创建一个段落样式，名称为“样式0001”，要求：黑体，小四号字，1.5倍行距，段前距和段后距均为0.5行。 为该样

3、式增加首行缩进2个字符的段落格式。1.1.1 样式9 图1-3“新建样式”对话框 图1-4 应用“样式0001”1.1.1 样式3. 多级自动编号标题样式1）项目符号和编号 （1）添加项目符号与编号 （2）自定义项目符号与编号 （3）删除项目符号和编号101.1.1 样式2）多级编号标题样式内置样式库中的“标题1”、“标题2”、“标题3”等样式是不带自动编号的。希望实现自动编号的标题样式设置。例如：章名使用样式“标题1”并居中，编号格式为“第X章”，其中X为自动编号，例如第1章；节名使用样式“标题2”并左对齐，格式为多级编号，形如“X.Y”，其中X为章数字序号，Y为节数字序号（例如“1.1”）

4、，且为自动编号。11图1-9“自定义多级编号列表”对话框图1-10 标题样式应用后的效果1.1.2 脚注与尾注WPS文档中的脚注与尾注主要用于对局部文本进行补充说明，例如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。脚注通常位于当前页面的底部，用来说明每页中要注释的内容。尾注位于文档结尾处，用来集中解释需要注释的内容或标注文档中所引用的其他文档名称。脚注和尾注由两部分内容组成：引用标记及注释内容。引用标记可使用自动编号或自定义标记。121.1.2 脚注与尾注1. 插入及修改脚注在文档中，可以同时插入脚注和尾注注释文本，也可以在文档中的任何位置添加脚注或尾注进行注释。默认设置下，WPS文字在同

5、一文档中对脚注和尾注采用不同的编号方案。2. 修改或删除脚注分隔符在WPS文字文档中，用一条短横线将文档正文与脚注或尾注分隔开，这条线称为注释分隔符，可以修改或删除注释分隔符。13图1-16 插入脚注 1.1.2 脚注与尾注3. 删除脚注要删除单个脚注，只需选中文本右上角的脚注标记，按【Delete】键即可删除脚注内容。要一次性删除整个文档中的所有脚注，方法是利用“查找和替换”对话框实现。4. 脚注与尾注的相互转换14 图1-17“脚注和尾注”对话框 1.1.3 题注与交叉引用1. 题注题注是指添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签，由标签及编号组成，通常编号标签后面还带有短小的注释说明

6、。使用题注可以使文档中的项目更有条理，方便阅读和查找。在WPS文字中，可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。15 1.1.3 题注与交叉引用16 图1-18 “题注”对话框 修改题注。根据需要，用户可以修改题注标签，也可以修改题注的编号格式，甚至可以删除标签。可以修改单个题注，也可以修改文档中的所有题注。1.1.3 题注与交叉引用1) 创建交叉引用创建的交叉引用仅可引用同一文档中的项目，其项目必须已经存在。若要引用其他文档中的项目，首先要将相应文档合并到主控文档中。17 图1-19 “交叉引用”对话框2) 更新交叉引用当文档中被引

7、用项目发生了变化，例如添加、删除或移动了题注，题注编号将发生改变，交叉引用应随之改变，称为交叉引用的更新。可以更新一个或多个交叉引用。在快捷菜单中选择“更新域”命令。或选中要更新的交叉引用或整篇文档，按功能键【F9】实现。1.1.4 模板模板是一种文档类型，是一类特殊的文档，所有的WPS文档都是基于某个模板创建的。模板中包含了文档的基本结构及设置信息，例如文本、样式和格式；页面布局，例如页边距和行距；设计元素，例如特殊颜色、边框和底纹等。WPS文字支持多种类型的模板，其本身模板的扩展名为“wpt”。同时，还支持Word文档的模板，相应的扩展名分别是“dot”“dotx”“dotm”。其中，“d

8、ot”为Word 97-2003的模板的扩展名；“dotx”为Word的标准模板的扩展名，但不能存储宏；“dotm”为Word中存储了宏的模板的扩展名。用户在打开WPS文字时就启用了模板，该模板为WPS文字的默认模板，其包含宋体、五号、两端对齐、A4纸型等信息。WPS文字提供了许多预先定义好了的模板，可以利用这些模板快速建立文档。18 1.1.4 模板1. 利用模板创建文档WPS文字提供了许多被预先定义的模板，称为常用模板。使用常用模板可以快速创建基于某种类型和格式的文档。2. 创建新模板当WPS文字提供的现有模板不能满足用户需求时，可以创建新模板。创建新模板主要有两种方法，即利用已有模板创建

9、新模板或利用已有文档创建新模板。(1) 利用已有模板创建新模板(2) 利用已有文档创建模板19 1.2 页面设置1.2.1 视图与辅助工具1.2.2 分隔符1.2.3 页眉页脚1.2.4 页面设置1.2.5 文档主题1.2.6 页面背景1.2.7 目录与索引201.2.1 视图与辅助工具1. 视图方式视图是指文档的显示方式。在不同的视图方式下，文档中的部分内容将会突出显示，有助于更有效地编辑文档。1) 页面视图 2)全屏显示3) 阅读版式 4)写作模式5) 大纲视图 6) Web版式可以方便地实现6种视图之间的相互转换。单击“视图”选项卡功能区中的某种视图方式实现从当前视图方式切换到对应视图方

10、式下，或单击WPS文字窗口右下角文档视图控制区域中的某个视图按钮实现切换，但第二种方式仅能够在页面视图、阅读版式、写作模式、大纲视图、Web版式等5种视图之间进行切换。21 1.2.1 视图与辅助工具2. 辅助工具WPS文字提供了许多辅助工具，例如标尺、导航窗格、显示比例等，可以方便用户编辑和排版文档。1) 标尺标尺用来测量或对齐文档中的对象，作为字体大小、行间距等的参考。标尺上有明暗分界线，可以对页边距、分栏的栏宽、表格的行和高等设置对象进行快速调整。当选中表格中的部分内容时，标尺上面会显示分界线，手动即可调整。手动的同时按住键【Alt】可以实现微调。22 1.2.1 视图2) “导航”窗格

11、导航窗格在WPS文档中的一个单独的窗格中显示文档各级标题，使文档结构一目了然，默认为隐藏。在导航窗格中，可以单击各级标题、页面或通过查找和替换文本或对象来进行导航。选择“视图”选项卡功能区中的“导航窗格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“导航窗格”的显示位置（靠左或靠右），可打开导航窗格。23 图1-25 导航空格3) 显示比例为了便于浏览文档内容，可以缩小或者放大屏幕上的字体和图表，但不会影响文档的实际打印效果。这个操作可以通过调整显示比例来实现。1.2.2 分隔符有时根据排版的要求，需要在文档中人工插入分隔符，实现分页、分节及分栏。1. 分页符在WPS文字中，编辑文档时系统会自动分页。如果

12、要从文档中的某个指定位置开始，之后的文档内容在下一页出现，此时可通过在指定位置插入分页符进行强制分页。2. 分节符建立WPS文字新文档时，WPS文字将整篇文档默认为一节。为了实现对同一篇文档中不同位置的文本进行不同的格式操作，可以将整篇文档分成多个节，根据需要为每节设置不同的文档格式。节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以设置不同的页眉和页脚、页边距、页面方向、纸张方向或版式等页面格式。可以插入分节符，也可以删除。24 1.2.2 分隔符下一页分节符：表示分节符后的文本将从新的一页开始。连续分节符：新节与其前面一节同处于当前页中。偶数页分节符：新节中的文本显示或打印在下一偶数页上。

13、如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页，对于普通的书籍就是从左手页开始的。奇数页分节符：新节中的文本显示或打印在下一奇数页上。如果该分节符已经在一个奇数页上，则其下面的偶数页为一空页，对于普通的书籍就是从右手页开始的。25 图1-27 分页符、分节符及其操作结果 1.2.2 分隔符3. 分栏符在WPS文字中，分栏用来实现在单页页面中以两栏或多栏方式显示文档内容，被广泛应用于报刊和杂志的排版编辑中。在分栏的外观设置上，WPS文字具有很大的灵活性，可以控制栏数、栏宽以及栏间距，还可以很方便地设置分栏长度。26 图1-28 “分栏”对话框及分栏结果 1.2.3 页眉与页脚页眉和页脚

14、分别位于文档中每页的顶部和底部，用来显示文档的附加信息，包括文档名、作者名、章节名、页码、日期时间、图片及其他一些域。可以将文档首页的页眉和页脚设置成与其他页不同的形式，也可以对奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。1. 添加页眉和页脚要添加页眉和页脚，只需在某一个页眉或页脚中输入要放置在页眉或页脚中的内容即可，WPS文字会把他们自动地添加到每一页上。举例说明。退出页眉和页脚编辑环境的操作，也可以通过在正文文档任意处双击鼠标左键实现。27 1.2.3 页眉与页脚2. 页码在WPS文字文档中，页码是一种放置于每页中标明次序，用以统计文档页数、便于读者检索的编码或其他数字。加入页码后，WPS文字可以

15、自动而迅速地编排和更新页码。在WPS文字中，页码可以放在页面顶端（页眉）、页面底端（页脚）、页边距或当前位置处，通常放在文档的页眉或页脚处。举例说明。28 1.2.3 页眉页脚3. 页眉页脚选项有些文档的首页没有页眉和页脚，或者设置为与文档中其余各页的页眉或页脚不同，是因为设置了首页不同的页眉和页脚。在有些文档中，要求对奇数页和偶数页分别设置各自不同的页眉或页脚，或在文档指定页中设置不同的页眉或页脚，这些操作可以借助页眉和页脚选项或利用分节符功能来实现。1) 设置首页不同的页眉或页脚2) 设置奇偶页不同的页眉或页脚3) 设置各节不同的页眉或页脚4. 删除页眉和页脚29 1.2.4 页面设置在W

16、PS文字中，页面设置包括页边距、纸张、版式、文档网格、分栏等页面格式的设置。新建文档时，WPS文字对页面格式进行了默认设置，用户可以根据需要随时进行更改。可以在输入文档之前进行页面设置，也可以在输入文档的过程中或输入文档之后进行页面设置。1. 页边距页边距是指页面四周的空白区域，通俗理解是页面的边线到文字的距离。设置页边距，包括调整上、下、左、右边距。2. 纸张默认情况下，WPS文字中的纸型是标准的A4纸，文字纵向排列，纸张宽度是21cm，高度是29.7cm。可以根据需要重新设置或随时修改纸张的大小和方向。30 1.2.4 页面设置3. 版式版式也就是版面格式，包括节、页眉页脚、边距等项目的设

17、置。4. 文档网格可以实现文字排列方向、页面网格、每页行数、每行字数等项目的设置。5. 分栏WPS文字中的分栏操作不但可以通过前面所介绍的方法实现，还可以通过“页面设置”对话框来实现。31 1.2.5 文档主题文档主题是一组具有统一外观的格式风格，包括一组主题颜色（配色方案的集合）、一组主题字体（包括标题字体和正文字体）以及一组主题效果（包括线条和填充效果）。WPS文字、WPS表格和WPS演示提供了许多内置的文档主题，文档主题可在多种WPS Office组件之间共享，使所有WPS Office文档都具有统一的外观。WPS文字的文档主题对以docx为扩展名的文档名有效，对以wps为扩展名的文档无

18、效。内置文档主题是WPS文字自带的主题。在WPS文字中，可以对文档颜色、字体以及效果进行设置，这些设置会立即影响当前文档的外观。(1)主题颜色(2)主题字体(3)主题效果32 1.2.6 页面背景页面背景是指显示于WPS文字文档最底层的颜色或图案，用于丰富文档的页面显示效果，使文档更美观，增加其观赏性。页面背景包括页面颜色、水印和页面边框。1. 页面颜色在WPS文字中，系统默认的页面颜色为白色，用户可以将页面颜色设置为其他颜色，以增强文档的显示效果。例如，将当前WPS文字文档页面的填充效果设置为“日出江花”形式。33 图1-41“填充效果”对话框及页面颜色设置效果 1.2.6 页面背景1. 水

19、印水印是用一种特殊的文档背景，在打印一些重要文件时给文档加上水印，例如“绝密”“保密”“严禁复制”等字样，以强调文档的重要性，水印分为图片水印和文字水印。34 图1-42“水印”对话框及操作效果 1.2.6 页面背景3. 页面边框可以在WPS文字文档的每页四周添加指定格式的边框以增强文档的显示效果。35 图1-43 页面边框添加效果 1.2.7 目录与索引目录是WPS文档中各级标题及每个标题所在的页码的列表，通过目录可以实现文档内容的快速浏览。此外，WPS文字中的目录包括标题目录和图表目录。索引是将文档中的字、词、短语等单独列出来，注明其出处和页码，根据需要按一定的检索方法编排，以方便读者快速

20、地查阅有关内容。1. 目录1) 标题目录WPS文字具有自动编制各级标题目录的功能。编制了目录后，只要按住【Ctrl】键，单击目录中的某个标题，就可以自动跳转到该标题所在的页面。标题目录的操作主要涉及目录的创建、修改、更新及删除。36 1.2.7 目录与索引(1) 创建目录37 图1-44“目录”对话框及插入目录结果 1.2.7 目录与索引(2) 调整目录级别WPS文字中的各级标题层次可以根据需要进行调整，以生成相应的目录结构。(3) 更新目录。编制目录后，如果文档内容进行了修改，导致标题或页码发生变化，需更新目录。(4) 删除目录。38 1.2.7 目录与索引2) 图表目录图表目录是对WPS文

21、字文档中的图、表、公式等对象编制的目录。对这些对象编制了目录后，只要按住【Ctrl】键，单击图表目录中的某个题注，就可以跳转到该题注对应的页面。图表目录的操作主要涉及目录的创建、修改、更新及删除。39 图1-45 “图表目录”对话框 1.2.7 目录与索引2. 索引索引是将文档中的关键词（专用术语、缩写和简称、同义词及相关短语等对象）或主题按一定次序分条排列，并显示其页码，以方便读者快速查找。索引的操作主要包括标记索引项、编制索引目录、更新索引及删除索引等。1) 标记条目40 图1-47 “标记索引项”对话框1.2.7 目录与索引2) 插入索引目录3) 更新索引4) 删除索引41 图1-48“

22、索引”对话框及索引目录 1.2.7 目录与索引3. 书签书签是一种虚拟标记，形如 ，其主要作用在于快速定位到特定位置，或者引用同一文档（也可以是不同文档）中的特定文字。在WPS文字文档中，文本、段落、图形、图片、标题等项目都可以添加书签。1) 添加和显示书签2) 定位及删除书签3) 引用书签(1) 建立超链接(2) 建立交叉引用42 1.2.7 目录与索引43 图1-49“插入超链接”对话框 图1-50“交叉引用”对话框 1.3 图文混排与表格应用1.3.1 图文混排1.3.2 表格应用441.3.1 图文混排在WPS文字中，对于添加到文档中的图片，除了通过简单的复制操作外，系统在“插入”选项

23、卡中提供了多种插入图片的方式：图片、形状、图标、图表、智能图形、截屏、流程图等。WPS文字既支持以wps为扩展名的WPS文档，又支持以docx为扩展名的Word文档（兼容Word文档），但是在两种文档编辑中，其插图按钮的布局及外观有所区别。45 图1-51“插入”选项卡的“插图”组1.3.1 图文混排1. 插入图片1) 图片在WPS文字中，图片来自文件、扫描仪、手机以及网络。46 图1-52 插入图片下拉列表1.3.1 图文混排2) 形状WPS提供的形状分为线条、矩形、基本形状、箭头总汇、公式形状、流程图、星与旗帜、标注共8类。操作方法是：选择某类形状后，在文档中拖动鼠标确定其大小，该形状将自

24、动生成。用户一般需要通过插入若干个形状，并通过它们之间的联结，以实现某项功能。3) 图标WPS提供了丰富的图标，既有收费图标，也有免费图标。这些图标分成很多类，例如箭头、手机、商业、形状等，用户可以直接选择作用，或者通过搜索功能查找需要的图标，置于文档中，相关操作类似于“图片”中的网络图片的操作方法。47 1.3.1 图文混排4) 图表WPS文字提供的图表分为图表和在线图表，图表是按系统给定的图表样式生成，在线图表则提供了更为丰富的图表样式，有些是需要会员资格才能使用。两者的操作方法类似。48 图1-53 “插入图表”对话框和“在线图表”列表1.3.1 图文混排5)智能图形WPS文字提供了丰富

25、的智能图形，包括智能图形和关系图，创建方法类似。 49 图1-54 “选择智能图形”对话框 图1-55 公司组织结构图1.3.1 图文混排(2) 智能图形的“设计”和“格式”选项卡。当插入一个智能图形后，系统将自动显示“设计”和“格式”选项卡，并自动切换到“设计”选项卡。50 图1-56 “设计”和“格式”选项卡1.3.1 图文混排(3) 添加与删除形状。(4) 设置智能图形颜色及样式。51 图1-57 公司组织结构图 图1-58 改进的公司组织结构图图1-59 调整的公司组织结构图1.3.1 图文混排6)流程图和思维导图流程图和思维导图是WPS中独具特色的制图工具。流程图用来表达解决问题的方

26、法或思路，而思维导图是有效的思维模式，用于记忆、学习、思考等的思维“地图”的构建。两者建立、使用的方法相似。52 图1-60 “请选择流程图”对话框和“请选择思维导图”对话框1.3.1 图文混排7) 截屏在WPS文字中，专门提供了屏幕截图工具，可以实现将任何未最小化到任务栏的程序窗口图片插入到文档中，也可以插入屏幕上的任意大小图片。53 图1-61 截屏下拉列表，“WPS截屏工具”对话框1.3.1 图文混排8) 更多“更多”下拉列表中提供了WPS文字提供的其他图形的制作方法，例如条形码、二维码、几何图、化学绘图。54 图1-62 “条形码”对话框和“二维码”对话框1.3.1 图文混排2. 编辑

27、图形、图片1) 设置文字环绕方式文字环绕方式是指插入图形、图片后，图形、图片与文字的环绕关系。WPS文字提供了7种文字环绕方式，它们是嵌入型、四周型环绕、紧密型环绕、穿越型环绕、上下型环绕、浮于文字上方及衬于文字下方。2) 设置大小3) 抠除背景与裁剪抠除背景是指将图片中不必要的信息或杂乱的细节删除，以强调或突出图片的主题。裁剪是指仅取一幅图片的部分区域。55 1.3.1 图文混排(1) 抠除背景56 图1-64 删除图片背景1.3.1 图文混排(2) 裁剪57 图1-65 裁剪图片1.3.1 图文混排4) 调整图片效果可以调整图片亮度、色彩、效果、压缩图片、图片边框等。5) 调整形状格式可以

28、设置插入的形状的格式，但与插入的图片、屏幕截图有所区别。当插入形状后，WPS将提供“绘图工具”选项卡，可以利用“绘图工具”选项卡功能区中的按钮进行详细设置，主要包括形状线条、轮廓、填充、文本等格式的设置，设置方法与图片的相应操作类似。58 1.3.1 图文混排6) 图片转换WPS文字对文档中的图片及其内容可以实现转换，例如文字提取，图片提取，图片文字翻译，图片转PDF文件。这部分功能位于“图片工具”选项卡的功能区的最右侧。如需使用，直接单击相应按钮即可。还可以先选择图片，然后通过图片右侧的快速工具栏中的图标实现图片转换。59 1.3.1 图文混排3. 文本框与艺术字文本框作为存放文本或图形的独

29、立形状可以存放在页面中的任意位置，它不是普通的文字，而是图形对象。艺术字是文档中具有特殊效果的文字，也是一种图形对象。在WPS文字中，插入的文本框及艺术字默认的环绕方式均为“浮于文字上方”，可以根据需要调整为其他环绕方式。1）编辑文本框文本框分为横向、竖向和多行文字，可以根据需要进行选择。在文档中插入文本框的方法有直接插入空文本框和在已选择的文本中插入文本框两种。60 1.3.1 图文混排2）编辑艺术字艺术字可以有多种颜色及字体，可以带阴影、倾斜、旋转和缩放，还可以更改为特殊的形状。61 图1-66文本框与艺术字1.3.1 图文混排4. 文档部件文档部件是一个库，是一个可在其中创建、存储和查找

30、可重复使用的内容片段的库，内容片段包括自动图文集和域，也可以是文档中的指定内容（文本、图片、表格、段落等对象）。文档部件可实现文档内容片段的保存和重复使用。62 图1-67“新建构建基块”对话框 图1-68 “文档部件”快捷菜单 1.3.1 图文混排5. 文档封面 文档封面是在文档的最前面（作为文档的首页）自动插入一页图文混排的页面，用来美化文档，使用的封面样式可以来自WPS文字的内置“封面页”，也可以来自网络。6. 数学公式在WPS文字中编辑科技类或学术类文档时，常常需要输入数学公式，WPS文字中的数学公式是通过公式编辑器输入的。输入公式的基本操作步骤为：将插入点定位在文档中需要插入公式的位

31、置，单击“插入”选项卡功能区中的“公式”按钮，弹出公式编辑器。在公式编辑框中输入数学公式。在输入公式时，可以根据公式编辑器的工具栏提供的多种数学符号，结合键盘上的字符，实现公式输入。63 1.3.1 图文混排64 图1-69 公式编辑器 例如，输入求两点距离公式：212212)()(xxyyd1.3.2 表格应用1. 插入表格在WPS文字中，系统在“插入”选项卡功能区中的“表格”下拉列表中提供了5种插入表格的方式，它们分别是表格、插入表格、绘制表格、文本转换成表格和插入内容型表格，可根据需要选择一种方式在文档中插入表格。65 1.3.2 表格应用2. 编辑表格表格建立之后，可向表格中输入数据，

32、并且可以对生成的表格进行多种编辑操作。主要包括对表格内的数据进行格式设置（字符格式和段落格式），对表格本身（包括单元格、行、列、表格）进行多种编辑操作。66 图1-70 WPS文字的表格编辑工具1.3.2 表格应用“表格工具”选项卡提供了对表格单元格、行、列及整个表格的编辑，主要包括表格的单元格、行、列的插入、删除，行高、列宽的调整，表格中数据的字符格式、段落格式的设置，数据的排序与计算等方面的操作。“表格样式”选项卡提供了对表格的样式进行调整的功能，主要包括表格的边框和底纹，表格样式等方面的操作。(1) 单元格的合并与拆分(2) 表格的跨页(3) 设置表格样式(4)“表格属性”对话框与“边框

33、和底纹”对话框67 1.3.2 表格应用3. 表格数据处理除了前面介绍的表格基本功能外，WPS文字还提供了表格的其他功能，例如表格的排序和计算。1) 表格排序在WPS文字中，可以按照递增或递减的顺序把表格中的内容按照笔画、数字、拼音及日期等方式进行排序，而且可以根据表格多列的值进行复杂排序。68 1.3.2 表格应用2) 表格计算利用WPS文字提供的公式或函数，可以对表格中的数据进行简单的计算，例如加（+）、减（-）、乘（*）、除（/），求和、平均值、最大值、最小值、条件求值等。(1) 单元格引用利用WPS文字提供的函数可进行一些复杂的数据计算，表格中的计算都是以单元格名称或区域进行的，称为单

34、元格引用。在WPS文字表格中，用英文字母A，B，C从左到右表示列号，用数字1，2，3从上到下表示行号，列号和行号组合在一起，称为单元格的名称，或称为单元格地址或单元格引用。69 1.3.2 表格应用2) 表格计算利用WPS文字提供的公式或函数，可以对表格中的数据进行简单的计算，例如加（+）、减（-）、乘（*）、除（/），求和、平均值、最大值、最小值、条件求值等。(1) 单元格引用(2) 利用公式进行计算70 1.4 域1.4.1 域格式1.4.2 常用域1.4.3 域操作711.4.1 域格式域是WPS文字中的一种特殊命令，它分为域代码和域结果。域代码是由域特征字符、域名、域参数和域开关组成的

35、字符串；域结果是域代码所代表的信息。域结果会根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。域通常用于文档中可能发生变化的数据，例如目录、页码、打印日期、总页数等，在邮件合并文档中为收件人单位、姓名、头衔等。域的一般格式为：域名 域参数域开关。72 1.4.2 常用域在WPS文字中，域主要有公式、跳至文件、当前页码、书签页码等23个域。73 域名域名域代码域代码域功能域功能公式 =Formula Bookmark # Numeric-Picture 插入公式跳至文件 HYPERLINK FileName Switches 打开并跳至指定文件当前页码 PAGE * Format Switch 插入当前

36、页码书签页码 PAGEREF Bookmark * Format Switch 插入包含指定书签的页码本节总页数 SECTIONPAGES 插入本节的总页数自动序列号 SEQ Identifier Bookmark Switches 插入自动序列号标记目录项 TC Text Switches 标记目录项当前时间 TIME Date-Time Picture 当前时间打印时间 PRINTDATE Date-Time Picture Switches 上一次打印时间创建目录 TOC Switches 创建目录文档的页数 NUMPAGES 文档的页数文档变量的值 DOCVARIABLE Name 插

37、入名为NAME文档变量的值邮件合并 MERGEFIELD FieldName Switches 插入邮件合并域样式引用 STYLEREF StyleIdentifier Switches 插入具有类似样式的段落中文本插入图片 INCLUDEPICTURE FileName Switches 通过文件插入图片插入文本 INCLUDETEXT FileName Bookmark Switches 通过文件插入文本文档属性 DOCPROPERTY Name 插入一个文本属性文件名 FILENAME Switches 插入文档的文件名链接 LINK ClassName FileName PlaceRe

38、ference Switches 使用OLE插入文本的一部分自动图文集 AUTOTEXT AutoTextEntry 插入“自动图文集”词条自动图文集列表 AUTOTEXTLIST LiteralText s StyleName t TipText 插入基于样式的文字Set SET Bookmark Text 为书签指定新文字Ask ASK Bookmark Prompt Switches 提示用户指定书签文字1.4.3 域操作域操作包括域的插入、编辑、删除、更新和锁定等。1. 插入域在WPS文字中，域的插入操作可以通过以下3种方法实现。(1) 直接选择法74 图1-72“域”对话框 1.4.

39、3 域操作(2)键盘输入法如果熟悉域代码或者需要引用他人设计的域代码，可以用键盘直接输入。(3) 功能按钮操作法WPS文字把经常用到的一些域操作以功能按钮的形式集成在系统中，他们可以被当作普通操作命令一样使用，非常方便。75 1.4.3 域操作2. 切换域结果和域代码域结果和域代码是文档中域的两种显示方式。域结果是域的实际内容，即在文档中插入的内容或图形；域代码代表域的符号，是一种指令格式。对于插入到文档中的域，系统默认的显示方式为域结果，用户可以根据自己的需要在域结果和域代码之间进行切换。主要有以下3种切换方法。(1) 单击“文件”选项卡中的“选项”按钮，打开“选项”对话框。(2) 可以使用

40、快捷键来实现域结果和域代码之间的切换。(3) 鼠标右击插入的域，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令实现域结果和域代码之间的切换。76 1.4.3 域操作3. 编辑域编辑域也就是修改域，用于修改域的设置或修改域代码，可以在“域”对话框中操作，也可以直接在文档的域代码中直接进行修改。4. 更新域更新域就是使域结果根据实际情况的变化而自动更新。(1) 手动更新(2) 打印时更新77 1.4.3 域操作5. 域的锁定和断开链接6. 删除域7. 域的快捷键78 快捷键快捷键作作 用用【F9】更新域，更新当前选择的所有域【Ctrl+F9】插入域特征符，用于手动插入域代码【Shift+F9】切换域显示

41、方式，打开或关闭当前选择的域的域代码【Alt+F9】切换域显示方式，打开或关闭文档中所有域的域代码【Ctrl+Shift+F9】解除域连接，将所有选择的域转换为文本或图形，该域无法再更新【Alt+Shift+F9】单击域，等同于双击MacroButton和GoToButton域【Ctrl +F11】锁定域，临时禁止该域被更新【Ctrl+Shift+F11】解除域，允许域被更新1.5 批注与修订1.5.1 设置方法1.5.2 操作方法791.5.1 设置方法批注是文档的审阅者为文档附加的注释、说明、建议、意见等信息，并不对文档本身的内容进行修改。批注通常用于表达审阅者的意见或对文档内容提出质疑。

42、修订是显示对文档所做的诸如插入、删除或其他编辑操作的标记。启用修订功能，审阅者的每一次编辑操作，例如插入、删除或更改格式等都会被标记出来，用户可根据需要接受或拒绝每处的修订。只有接受修订，对文档的编辑修改才生效，否则文档内容保持不变。批注与修订的区别在于批注并不在原文的基础上进行修改，而是在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用带颜色的方框括起来，而修订会记录对文档所做的各种修改操作。80 1.5.1 设置方法用户在对文档内容进行有关批注与修订操作之前，可以根据实际需要事先设置批注与修订的用户名、外观和位置。1.用户名设置在文档中添加批注或进行修订后，用户可以查看到批注者或修订者名称。批注者

43、或修订者名称默认为用户注册WPS Office时的账户名，可以根据需要对账户名进行修改。2.外观设置主要是对批注和修订标记的颜色、边框、大小等进行设置。81 1.5.2 操作方法3.位置设置在WPS文档中，添加的批注位置默认为文档右侧。对于修订，直接在文档中显示修订位置。批注及修订还可以被设置成以“垂直审阅窗格”或“水平审阅窗格”形式显示。82 1.5.2 操作方法对于批注，主要包括批注的添加、查看、编辑、隐藏、删除等操作；对于修订，主要包括修订功能的打开与关闭，修订的查看、审阅，比较文档等操作。1. 批注(1) 添加批注。(2) 查看批注。83 图1-75 添加批注 图1-76 查看批注 1

44、.5.2 操作方法(3) 编辑批注。(4) 隐藏批注。(5) 删除批注。可以选择性地进行单个或多个批注删除，也可以一次性地删除所有批注。2. 修订(1) 打开或关闭文档的修订功能(2) 查看修订(3) 审阅修订(4) 比较文档84 1.5.2 操作方法(4) 比较文档由于WPS文字对修订功能默认为关闭状态，如果审阅者直接修订了文档，而没有添加修订标记，就无法准确获得修改信息。可以通过WPS文字提供的比较审阅后的文档功能实现修订前后操作的文档间的对照。85 图1-78 比较后的结果图1-77 “比较文档”对话框1.6 邮件合并在利用WPS文字编辑文档时，通常会遇到这样一种情况，多个文档的文本内容

45、、格式基本相同，只有数据有所差异，例如学生的获奖证书、荣誉证书、信息通知单、成绩报告单、信封等。对于这类文档的处理，可以使用WPS文字提供的邮件合并功能，直接从数据源提取数据，将其合并到WPS文档中，最终自动生成一系列的文档。1. 关键环节要实现邮件合并功能，通常需要如下3个关键环节。(1) 创建数据源。邮件合并中的数据源可以是WPS文字、WPS表格文件、Access数据库、Word文档、Excel文档等。可以选择其中一种文件类型并建立以这类文档作为邮件合并的数据源。86 1.6 邮件合并(2) 创建主文档。主文档是一个WPS文档或Word文档，包含了文档所需的基本内容并设置了符合要求的文档格

46、式。主文档中的文本和图形格式在邮件合并后固定不变。(3) 关联主文档与数据源。利用WPS文字提供的邮件合并功能，实现将数据源合并到主文档中的操作，得到最终的合并文档。2. 应用实例现在以学生的“获奖证书”为例，说明如何使用WPS文字提供的邮件合并功能实现数据源与主文档的关联，最终自动批量生成一系列文档。(1)创建数据源。采用WPS表格文件格式作为数据源。87 1.6 邮件合并(2) 创建主文档启动WPS文字，设计获奖证书的内容及版面格式，并预留文档中相关信息的占位符。88 图1-79 WPS表格数据源1.6.2 邮件合并(3) 关联主文档与数据源。利用邮件合并功能，实现主文档与数据源的关联。8

47、9 图1-80 主文档1.6 邮件合并90 图1-84 主文档域 图1-85 域代码 1.6 邮件合并91 图1-88 邮件合并结果1.7 WPS Office云办公1.7.1 云备份1.7.2 云同步1.7.3 云共享1.7.4 云协作1.7.5 云删除与云回收站921.7.1 云备份93 WPS可以将存储在本地电脑上的文件或文件夹上传至云空间进行保存，实现文档的云备份。图1-91 “我的云文档”文件夹1.7.2 云同步94 WPS提供的云同步功能是指将本地电脑中的资源，包括文件或文件夹，自动备份到当前使用的WPS账号所对应的云空间，以避免上传备份或用其他存储设备的烦恼，方便远程办公，可分为

48、文件、文件夹及桌面云同步。1.文件云同步2.文件夹云同步3.桌面云同步1.7.3 云共享95 存储在WPS账号所对应的云空间中的文件或文件夹可以实现信息共享以提高文档协作效率。对于文件，是以分享形式实现共享的。对于文件夹，是以共享形式实现的。1.分享云文件2.共享云文件夹1.7.4 云协作96 WPS云协作可实现文档的多人在线实时协作，还可以发起或参与远程会议，满足多人协同办公需求。1.多人协同编辑2.远程会议1.7.5 云删除与云回收站97 类似于Windows的“文件资源管理器”，WPS提供了云空间中的文件管理功能，可对这些文件进行多种操作，例如删除、还原。当用户删除了WPS云空间中的文件或文件夹后，该文件或文件夹将被放入云回收站中，可以在云回收站中查看或还原被删除的文件或文件夹。1.云删除2.云回收站谢谢！