（本科）第3章 表ppt课件.pptx

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1、课程主讲人：第3章 表Access 2016数据库应用技术第3章 表 学习目标通过本章的学习，应该掌握以下内容：（1）表的基本知识（表的结构、字段的数据类型）。（2）使用数据表视图和设计视图创建数据表。（3） 字段属性的设置（字段大小、格式、输入掩码、默认值、有效性规则和有效性文本等）。（4）编辑和维护数据表、调整表外观（行高、列宽、数据表格式）。（5）表的导入、链接和表的导出。（6）表中记录的操作（查找、替换、排序、筛选）。（7）表间关系的分类，创建和修改。3.1 表的基本知识 表是与特定主题（如学生或课程）有关的数据的集合，一个数据库中包括一个或多个表。在 Access 中，表将数据组织成

2、列（称为字段）和行（称为记录）的形式。 表是由表结构和表内容两部分组成。表结构就是每个字段的字段名、字段的数据类型和字段属性，表内容就是表的记录。3.1 表的基本知识1.字段的命名规则 每个字段均具有唯一的名字，称为字段名称。在Access中，字段名称的命名规则如下：（1）长度为164个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他符号，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（.）、叹号（！）、方括号（ ）和单引号（）。（4）不能使用ASCII码为032的ASCII字符。3.1 表的基本知识2.字段的数据类型 在设计表的过程中，相应的字段必须使用明确的数据类型。Access 2016中定义了1

3、2种数据类型：长文本、短文本、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、超链接、OLE对象、附件、计算和查阅向导。3.2 创建数据表 在 Access 中，创建表的方法有以下几种: 使用“数据表视图”创建表。 使用“设计视图”创建表。 3.2 创建数据表字段名称字段名称数据类型数据类型字段大小字段大小是否是主键是否是主键编号编号文本文本7 7主键主键姓名姓名文本文本4 4性别性别文本文本1 1出生日期出生日期日期日期/ /时间时间学历学历文本文本1010职称职称文本文本1010所属院系所属院系文本文本2 2办公电话办公电话文本文本8 8手机手机文本文本1111是否在职是否在职是是/ /否否电子

4、邮件电子邮件超链接超链接【例】使用“设计视图”创建“教师”表，其结构下表所示。3.2 创建数据表操作步骤如下：（1）单击“创建”选项卡“表格”选项组“表设计”按钮，打开表的“设计视图”。（2）单击“设计视图”的第1行“字段名称”列，并在其中输入“编号”；单击“数据类型”列的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本”数据类型；在字段属性区，设置字段大小为7。3.2 创建数据表（3）单击“设计视图”的第2行“字段名称”列，并在其中输入“姓名”；单击“数据类型”列的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本”数据类型。在字段属性区设置字段大小为4。（4）按同样的方法，分别设计表中的其他字段。3.2 创建数

5、据表（5）定义完全部字段后，单击第一个字段（“编号”字段）的字段选定器，然后单击“表格工具”“设计”选项卡“工具”选项组“主键”按钮，为所建表定义一个主键。（6）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在对话框中输入表名“教师”，保存该表。3.3 设置字段属性 在表的“设计视图”中，可对字段进行属性设置，如设置字段类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则、有效性文本、标题等属性。3.3.1 字段大小使用“字段大小”属性可以设置“文本”、“数字”或“自动编号”类型的字段中可保存数据的最大容量。3.3.2 格式 格式只影响数据的显示格式。可以使用预定义的格式，也可以使用格式符号

6、创建自定义格式。有关特定数据类型的信息，请参见帮助中的以下主题：“时间/日期”数据类型“数字”和“货币”数据类型“文本”和“备注”数据类型“是/否”数据类型 3.3.2 格式【例】将“教师”表中的“出生日期”字段的格式设置为短日期格式。3.3.3 输入掩码 在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用输入掩码。定义输入掩码属性所使用的字符及说明如下表所示。3.3.3 输入掩码字 符说 明0数字（09，必选项；不允许使用加号“+”和减号“-”）9数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）#数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）L字母（AZ

7、，必选项）?字母（AZ，可选项）A字母或数字（必选项）a字母或数字（可选项）&任意一个字符或空格（必选项）C任意一个字符或空格（可选项）. , : ; - /十进制占位符和千位、日期和时间分隔符（实际使用的字符取决于 Microsoft Windows 控制面板中指定的区域设置）使其后所有的字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号使其后的字符显示为原义字符可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（如A显示为A）密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码项文本框。文本框中输入的任何字符都按字面字符保

8、存，但显示为星号“*” 输入掩码字符及其说明3.3.3 输入掩码 【例】将“教师”表中的“办公电话”字段的输入掩码设置为“010-*”形式。其中，“010-”部分自动输出，后8位为0到9的数字显示。3.3.4 默认值 使用默认值属性可以指定一个值，该值在新建记录时会自动输入到字段中。例如，在“学生”表中可以将“性别”字段的默认值设为“男”。当用户在表中添加记录时，既可以接受该默认值，也可以输入其他内容。【例】 将“教师”表中“是否在职”字段的“默认值”属性设置为真值。3.3.5 标题 字段标题是字段的别名，它被应用在表、窗体和报表中。 如果某一字段没有设置标题，系统将字段名称当成字段标题。因为

9、可以设置字段标题，用户在定义字段名称时，可以用简单的符号，这样大大方便了对表的操作。验证规则和验证文本 定义字段的验证规则，是给表输入数据时设置字段值的约束条件，即用户自定义完整性约束。 在给表输入数据时，若输入的数据不符合字段的有效性规则，系统将显示提示信息，但往往给出的提示信息并不是很清楚，很明确。因此，可以通过定义验证文本来解决。验证规则和验证文本【例】将“教师”表中“性别”字段的“验证规则”属性设置为只能输入男或女，有验证文本设置为“请输入男或女”3.3.7 索引 索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的一种技术，在Access中，通常是借助于索引文件来实现记录的有序排列

10、。索引技术除可以重新排列数据顺序外，还是建立同一数据库内各表间的关联关系的必要的前提。换句话说，在Access中，同一个数据库中的多个表，若想建立多个表间的关联关系，就必须以关联字段建立索引，从而建立数据库中多个表间的关联关系。 索引技术为SQL查询语言提供相应的技术支持，建立索引可以加快表中数据的查询，给表中数据的查找与排序带来很大的方便。 索引的类型索引类型索引类型功功 能能唯一索引唯一索引索引字段的值是不能相同，即没有重复值。若给该字段索引字段的值是不能相同，即没有重复值。若给该字段输入重复值，系统会提示操作错误，若已有重复值的字输入重复值，系统会提示操作错误，若已有重复值的字段要创建索

11、引，不能创建唯一索引段要创建索引，不能创建唯一索引普通索引普通索引索引字段的值是可以相同，即有重复值索引字段的值是可以相同，即有重复值主索引主索引在在Access中，同一个表可以创建多个唯一索引，其中一中，同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引3.创建索引索引属性值索引属性值说说 明明无无该字段不建立索引该字段不建立索引有（有重复）有（有重复） 以该字段建立索引，且字段中的内容可以重复以该字段建立索引，且字段中的内容可以重复有（无重复）有（无重复）以该字段建立索引，且字段中的内容不能重复。这种以该字段建立索引，且字段

12、中的内容不能重复。这种字段适合做主键字段适合做主键 在Access中，索引属性选项有3个，具体说明如下表所示。【例】将“教师”表中的“姓名”字段设置为“有（有重复）”索引。3.4 编辑与维护数据表3.4.1 打开和关闭表 1.打开表 在Access中，可以在“数据表视图”中打开表，也可以在“设计视图”中打开表。3.4 编辑与维护数据表3.4.1 打开和关闭表 2.关闭表 在Access中，表操作结束后，应该将其关闭。无论表是处于“数据表视图”状态，还是在“设计视图”状态，单击窗口右上角的“关闭”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表的过程中，如果先前对表的结构或布局进行了修改，系统会弹出一个提示框

13、，询问用户是否保存所做的修改。单击“是”按钮保存所做的修改；单击“否”按钮放弃所做的修改；单击“取消”按钮则取消关闭操作。3.4.2 修改表的结构 在设计表结构时，用户要认真地设计表中每一个字段的属性，如字段名、字段类型、字段大小之外，还要考虑对字段显示格式、字段输入掩码、字段标题、字段默认值、字段的有效性规则及有效性文本等属性进行定义。 另外，在设计表结构时，若考虑不周，或不能适应特殊情况的需求时，Access系统允许对表结构进行修改。3.4.2 修改表的结构1.修改字段名操作步骤如下：（1）打开要修改结构的表的“设计视图”。（2）选定要修改的字段，更改字段名称。（3）单击快速访问工具栏上的

14、“保存”按钮，保存表的修改。3.4.2 修改表的结构2.插入新字段操作步骤如下：（1）打开要修改结构的表的“设计视图”。（2）选定插入字段的位置，单击“表格工具”“设计”选项卡“工具”选项组“插入行”按钮，插入一个空行，输入字段名称，设置字段类型及属性。（3）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存表的修改。3.4.2 修改表的结构3.删除已有的字段操作步骤如下：（1）打开要修改结构的表的“设计视图”。（2）选定要删除的字段行，单击“表格工具”“设计”选项卡“工具”选项组“删除行”按钮，可以删除一个字段。（3）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存表的修改。3.4.2 修改表的结构4.更新字

15、段类型操作步骤如下：（1）打开要修改结构的表的“设计视图”。（2）选定要更新类型的字段，再右侧的“数据类型”下拉列表中选择所需的字段类型。（3）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存表的修改。3.4.2 修改表的结构5.修改字段大小操作步骤如下：（1）打开要修改结构的表的“设计视图”。（2）选定修改字段长度的字段，在“常规”选项卡“字段大小”右侧的文本框中输入相应的大小或打开其“字段大小”对应的下拉列表，选择所需的字段类型由系统确定字段长度。（3）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存表的修改。3.4.3 向表中输入数据 短文本和长文本的输入 数字的输入 日期的输入 是/否数据类型的输入

16、OLE数据类型的输入 创建查阅列表字段3.4.4 编辑表的内容 编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内容的操作主要包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据以及复制字段中的数据等。1.定位记录2.选择记录数数 据据 范范 围围操操 作作 方方 法法字段中的部分数据字段中的部分数据单击数据开始处，拖曳鼠标到结尾处单击数据开始处，拖曳鼠标到结尾处字段中的全部数据字段中的全部数据移动鼠标到字段左侧，待鼠标指针变成移动鼠标到字段左侧，待鼠标指针变成“ ”后单击鼠标左键后单击鼠标左键相邻多字段的数据相邻多字段的数据移动鼠标到第一个字段左侧，待鼠标指针变成移动

17、鼠标到第一个字段左侧，待鼠标指针变成“ ”后，拖曳鼠标后，拖曳鼠标到最后一个字段的尾部到最后一个字段的尾部一列数据一列数据单击该列的字段选定器单击该列的字段选定器多列数据多列数据移动鼠标到第一个字段左侧，待鼠标变为向下箭头后，拖曳鼠移动鼠标到第一个字段左侧，待鼠标变为向下箭头后，拖曳鼠标到选定范围的结尾列，或单击选中第一列，然后按住标到选定范围的结尾列，或单击选中第一列，然后按住Shift键，再键，再单击选中选定范围的结尾列单击选中选定范围的结尾列一条记录一条记录单击该记录的记录选定器单击该记录的记录选定器多条记录多条记录单击第一条记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选单击第一条记录的记

18、录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处定范围的结尾处或单击选中第一条记录，按住或单击选中第一条记录，按住Shift键，再单击选中选定范围的键，再单击选中选定范围的最后一条记录最后一条记录所有记录所有记录或单击数据表左上角的或单击数据表左上角的“全选全选”按钮按钮或快捷键或快捷键CTRL + A3.添加新记录添加新记录的操作步骤如下：（1）使用“数据表视图”打开要编辑的表。（2）可以将光标直接移动到表的最后一行，直接输入要添加的数据；或单击“开始”选项卡“记录”选项组“新建”，待光标移到表的最后一行后输入要添加的数据；或单击“记录定位器”上的“新（空白）记录”命令按钮 ，待光标移到表

19、的最后一行后输入要添加的数据。4.删除记录删除记录的操作步骤如下。（1）使用“数据表视图”打开要编辑的表。（2）选中要删除的记录（一条或多条）。（3）单击“开始”选项卡“记录”选项组“删除”，在弹出的“删除记录”提示框中，单击“是”按钮。注意，删除操作是不可恢复的操作，在删除记录前要确认该记录是否是要删除的记录。5.修改数据修改数据的操作步骤如下：（1）使用“数据表视图”打开要编辑的表。（2）将光标移到要修改数据的相应字段直接修改。6.复制数据在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。操作步骤如下。（1）使用“数据表视图

20、”打开要修改数据的表。（2）选中要复制的数据或记录。（3）单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组“复制”。（4）到要复制的位置，单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组“粘贴”。3.4.5 表的导入或链接 Microsoft Access 为使用外部数据源的数据提供了两种选择：导入和链接。 将数据导入到新的 Microsoft Access 表中，这是一种将数据从不同格式转换并复制到 Microsoft Access 中的方法。也可以将数据库对象导入到另一个 Microsoft Access 数据库。 链接到数据，这是一种连接到其他应用程序中的数据但不将数据导入的方法，这样在原始应用程序和 Access

21、 文件中都可以查看并编辑这些数据。 可以导入或链接来自于多种受到支持的数据库、程序和文件格式的数据。3.4.5 表的导入或链接【例】 将Excel文件“教师.xlsx”导入到“教学管理”数据库原有的“教师”表中。【例】 将Excel文件“学生.xlsx”、“课程.xlsx”、“成绩.xlsx”、“院系.xlsx”和“授课.xlsx”导入到“教学管理”数据库中。3.4.6 表的导出 导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式中，以便其他数据库、应用程序或程序可以使用该数据或数据库对象的方法。导出在功能上与复制和粘贴相似。可以将数据导出到各种支持的数据库、程序和文件格式中。可

22、以将多数数据库对象从 Microsoft Access 数据库出到其他 Access 数据库中。【例】 将“教师”表数据导出到C盘根目录下，文件格式为“Excel 工作簿（*.xlsx）”，命名为“教师”。3.5 调整表外观3.5.1 调整行高和字段宽度3.5.2 调整字段显示顺序3.5.3 隐藏和显示字段3.5.4 冻结字段/解除对字段的冻结3.5.5 设置数据表格式3.5.6 改变字体3.6 操作表3.6.1 查找数据 通配符字符字符说说 明明示示 例例*与任何个数的字符匹配。在字符串中，它可与任何个数的字符匹配。在字符串中，它可以当作第一个或最后一个字符使用以当作第一个或最后一个字符使用

23、wh* 可以找到可以找到 what、white 和和 why?与任何单个字母的字符匹配与任何单个字母的字符匹配b?ll 可以找到可以找到 ball、bell 和和 bill 与方括号内任何单个字符匹配与方括号内任何单个字符匹配baell 可以找到可以找到 ball 和和 bell 但找不到但找不到 bill!匹配任何不在方括号之内的字符匹配任何不在方括号之内的字符b!aell 可以找到可以找到 bill 和和 bull 但找不到但找不到 ball 或或 bell-与某个范围内的任一个字符匹配。必须按升与某个范围内的任一个字符匹配。必须按升序指定范围（序指定范围（A 到到 Z，而不是，而不是 Z

24、 到到 A）ba-cd 可以找到可以找到 bad、bbd 和和 bcd#与任何单个数字字符匹配与任何单个数字字符匹配1#3 可以找到可以找到 103、113、123 用户在查找内容时，如果希望在只知道部分内容的情况下对数据表进行查找，或者按照特定的要求查找记录，可以使用通配符作为其他字符的占位符。3.6 操作表3.6.2 替换数据 3.6 操作表3.6.3 排序 在进行表中数据浏览过程中，通常记录的显示顺序是记录输入的先后顺序，或者是按主键值升序排列的顺序。 1.排序规则 排序时根据当前表中一个或多个字段的值对整个表中所有记录进行重新排列。排序时可按升序，也可按降序。排序记录时，不同的字段类型

25、，排序规则有所不同，具体规则如下：3.6 操作表 英文按字母顺序排序（字典顺序），大、小写视为相同，升序时按AZ排序，降序时按ZA排序。 中文按拼音字母的顺序排序。 数字按数字的大小排序。 日期/时间字段按日期的先后顺序排序，升序按从前到后的顺序排序，降序按从后到前的顺序排序。3.6 操作表2.单字段排序3.多字段排序3.6 操作表3.6.4 筛选记录 筛选也是查找表中数据的一种操作，但它与一般的“查找”有所不同，它所查找到的信息是一个或一组满足规定条件的记录而不是具体的数据项。经过筛选后的表，只显示满足条件的记录，不满足条件的记录将被隐藏。 Access 2016 提供了3种方法：使用筛选器

26、筛选、按窗体筛选和高级筛选。 3.6 操作表 1使用筛选器筛选【例】 在“学生”表中，筛选出“性别”字段为“男”的同学信息。 3.6 操作表2按窗体筛选“按窗体筛选”是一种快速的筛选方法，可以同时对两个以上字段值进行筛选。【例】 在“学生”表中，筛选出少数民族中“男”同学的所有信息。 3.6 操作表3高级筛选 “高级筛选”可进行复杂的筛选，筛选出符合多重条件的记录。 高级筛选与排序可以应用于一个或多个字段的排序或筛选。高级筛选/排序窗口分为上下两部分，上面是含有表的字段列表，下面是设计网格。【例】 在“学生”表中，筛选出汉族的男同学以及回族的女同学的所有信息。 3.7 建立表间关系 从理论上讲

27、，在一个关系数据库中，若想将依赖于关系模式建立的多个表组织在一起，反映客观事物数据间的多种对应关系，通常将这些表存放入同一个数据库中，并通过建立表间关联关系，使之保持相关性。在这个意义上理解，数据库就是由多个表（关系）依赖关系模型建立关联关系的表的集合，它可以反映客观事物数据间的多种对应关系。 3.7.1 表间关系的分类 一般情况下，在Access数据库中，相关联的数据表之间的关系有一对一、一对多和多对多的关系。 1.一对一关系 2.一对多关系 3.多对多关系3.7.2 建立表间关系 1.创建表间关联前提 关系通过匹配键字段中的数据来建立，键字段通常是两个表中使用相同名称的字段。在大多数情况下

28、，两个匹配的字段中一个是所在表的主键，而另一个是所在表的外键。 创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型，除非主键字段是个“自动编号”字段。仅当“自动编号”字段与“数字”字段的“字段大小”属性相同时，才可以将“自动编号”字段与“数字”字段进行匹配。例如，如果一个“自动编号”字段和一个“数字”字段的“字段大小”属性均为“长整型”，则它们是可以匹配的。即便两个字段都是“数字”字段，必须具有相同的“字段大小”属性设置，才是可以匹配的。3.7.2 建立表间关系2.定义关系 Microsoft Access 中创建关系的种类取决于相关字段是如何定义的：u如果仅有一个相

29、关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。 u如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。 u多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。3.7.2 建立表间关系3.创建表间关联 参照完整性:添加、更新或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 级联更新相关字段:对于在表之间实施参照完整性的关系，当更改主表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之更新。 级联删除相关记录:对于在表之间实施参照完整性的关系，当删除主表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之删除。 3.7.2 建立表间关系【例】定义“教学管理”数据库中“学生”表、“课程”表和“成绩”表之间的关系，效果如下图所示。3.7.2 建立表间关系【例】 定义“教学管理”数据库中已存在表之间的关系，如图所示。3.7.3 表间关系的修改 在“关系”窗口中，右击关系连接线，在弹出的快捷菜单中选择相应选项。习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3习题3