全国档案事业统计年报 制度及配套软件培训.ppt

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1、全国档案事业统计年报信息管理系统软件培训2014年2月28日,一、全国档案事业统计年报信息管理系统介绍,（一）运行环境 （二）使用须知 （三）安装步骤 （四）系统菜单,1、建议硬件环境：IBM/PC兼容机，586以上CPU，16M以上内存（建议32M以上），500M硬盘空间，VGA彩色显示器，鼠标。 2、软件环境：支持中文Window 98、Windows 2000、Windows NT、Windows XP、Vista、Windows 7操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。 建议使用Windows 2000、 Windows XP操作系统。,（一）运行环境,1、按照统计工作的要求，软

2、件需要填报单位的“组织机构代码”（可到全国组织机构代码管理中心网站 http:/ 查询）。 2、系统需要正确填报“单位类别代码”。 3、数据填写结束后，需要执行“全运算”操作，计算机才会将基层表数据填入综合表。 4、在数据“汇总” 后，须执行“审核”功能，“传出”数据时才不会出错。,（二）使用须知,1、系统、参数安装 2、任务选择,（三）安装步骤,当安装盘放入光驱后，系统将自动运行安装程序（如果不能运行，双击安装盘内“setup.exe”文件直接进入安装界面），出现安装对话框后，点击“系统安装”。,1、系统、参数安装,安装界面出现后（双击安装盘内的“setup.exe”文件可直接到这个界面），

3、点击“下一步”。,在“选择目标文件夹”对话框中，建议按照系统默认的路径安装。如果需要改变路径，请点击“浏览”修改路径，否则点击“下一步”。,在“选择开始菜单文件夹”对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。,在“选择附加任务” 对话框中，建议按照系统的默认安装。点击“下一步”。,在“准备安装” 对话框中，点击“安装”。,系统正在安装。安装结束后，系统会自动进入参数安装界面。,系统安装完毕后会自动进入参数安装界面。此时需要更改参数的安装路径。点击“浏览”，选择其它盘符，文件夹名可不变。然后点击“安装”。（注：参数安装也可单独进行。）,需改盘符，如D:,正在安装参数。,参数安装完成，点击“

4、确定”。,点击“关闭窗口”，关闭安装对话框。,双击桌面上的系统图标进入系统，出现“任务选择”对话框。选择当年工作任务，点击“作为当前任务”。当需要做下一年度工作时，点击菜单栏上的“任务”按钮，然后选择。,2、任务选择,菜单分为两层，上层（小字）是系统菜单，下层（图标）是快捷菜单。 系统菜单包括：任务、录入、审核、汇总、打印、传送、高级和帮助（具体内容看软件讲解）。,（四）系统菜单,二、全国档案事业统计年报信息管理系统的使用,（一）基层单位操作流程 （二）主管单位操作流程 （三）高级功能简介 （四）数据上报及系统软件下载,（一）基层单位操作流程,新 增,报表打印,单位盖章,数据传出,档基表录入,

5、全 运 算,审 核,修改错误,修改错误,上报上级主管单位,保 存（修改错误）,编 辑,全 审,1、填写封面代码 2、基层表录入 3、全运算 4、报表全审 5、单位审核 6、数据传出 7、报表打印,基层单位操作步骤,在快捷菜单中点击“编辑”按钮，出现“封面代码”对话框，在第二排菜单栏上点击“新增”按钮，就可以开始填写“封面代码”了。,1、填写封面代码,封面代码的作用： 一是确定统计数据的来源； 二是确定填报单位的唯一性； 三是数据查询分析的依据。,特别注意：各单位的“组织机构代码”是10位，而系统只有9位，在录入时不录入“组织机构代码”中的 “”。 点击菜单栏上的“保存”，相应基层表解锁，可以进

6、入基层表录入了。,保存前,保存后,点击“基层表”，选择相应的基层表，便可以开始录入了。,2、基层表录入,基层表录入完毕后，点击“保存” 。 此时系统将对录入数据进行校验。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”，如果没有问题，将进入“全运算”环节。,点击“全运算”，此时系统将把数据填入档综表（非常重要的步骤）。 点击“确定”完成“全运算”操作。,3、全运算,点击“全审”，此时系统将对所填报表进行逻辑审核。如果存在问题，系统将会突出显示问题所在行。修改后再点击“保存”、 “全运算” ，再点击“全审”，如果没有问题，点击“确定”进入下一环节。,4、报表全审,点击菜单栏上的“关

7、闭”或屏幕右上角的“”，退出编辑状态，进入主界面。,5、单位审核,点击菜单栏上的“审核”，出现审核对话框，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始审核。,如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“”，退出审核状态，回到主界面。,数据传出是指系统生成一个加密的数据包，而不是系统将数据传出到上级汇总单位。 点击快捷菜单栏上的“传出”按钮，打开“数据传出向导”对话框。,6、数据传出,系统默认“传出全部报表数据”（不需要更改）。点击 “下一步” 。,出现对话框时，请注意系统默认数据包传出的位置。也可以在这里改变数据包传出的位置，然后点击“完成”，再点击“确

8、定”，完成数据包的生成。,当打开“资源管理器”，在指定的路径下，就可以看到一个后缀名是“*.jio” 的数据包文件。这个文件名的结构是“年度+单位名称+传出日期”。,基层单位打印报表，只需打印“封面代码”和相应的“档基表”。 （1）多表打印（推荐使用，可选择打印多张报表） （2）当前报表打印（可直接打出当前表） （3）选定区域打印（自定义数据打印）,7、报表打印,在编辑状态下，点击 “打印”下拉菜单，选择“多表打印”，即可出现“多表打印”对话框。,（1）多表打印,首先点击“全清”按钮，将“”全部去掉。 一般的基层单位只要选择“封面代码”和相应的“档基表” ，然后点击“确定”，即可将所需报表打印

9、出来。,在编辑状态下，使当前界面显示需要打印的档基表，点击 “打印”下拉菜单，选择“打印”，即可将当前档基表打印出来。,（2）当前表打印,在编辑状态下，当前界面显示需要打印的报表时，用鼠标选定需要打印的区域（点蓝），然后点击 “打印” 菜单，选择“打印选定区域” 。,（3）选定区域打印,出现“打印预览”对话框后，查看、确认所需要打印的报表数据，然后点击 “打印” ，即可将所需数据按照规范的报表格式打印出来。,（二）主管单位操作流程,接 收,综合报表打印,单位盖章,上报上级主管单位,数据传出,审 核,汇 总,审 核,保 存（修改错误）,修改错误,新 增,档基表录入,1、接收上报数据 2、单位接收

10、审核 3、节点汇总 4、完全汇总 5、单位审核（略） 6、数据传出（略） 7、汇总表打印,主管单位操作步骤,点击快捷菜单栏上的“装入”按钮，打开“数据装入向导”对话框。,1、接收上报数据,点击 “路径”按钮，在对话框中，按上报数据包的存放路径，找到后缀名为“*.jio”的数据包文件。然后点击“打开”。,这时“数据装入向导”对话框中出现了数据包信息，点击“下一步”。,点击“下一步”。,点击“开始”。,这时，如果有重复的“组织机构代码”，会出现“重码单位数据列表”对话框，打开“是否覆盖”下拉菜单，可选择“不装入、装入和改用临时代码”。注意：当选择“装入”时，该单位原数据将被覆盖。,如果点击“否”，

11、返回“重码单位数据列表”对话框。如果点击“是”，数据开始装入，点击“确定”，数据装入完成，系统返回到主界面。,点击快捷菜单栏上的“审核”，出现“公式审核”对话框，点击“选择单位”，选定单位，点击对话框上的“审核”按钮，系统开始对选定单位进行审核。,2、单位接收审核,如果有问题，按提示修改，审核通过，点击 “确定”，然后点击菜单栏上的“关闭”或屏幕右上角的“”，退出审核界面。,当接收的单位是一个汇总单位，且数据有错，并对其档基表进行了更改，执行了“全运算”后，就必须对这个单位节点进行“节点汇总”，以更正综合表数据。 点击主菜单栏上的“汇总”。,3、节点汇总,在下拉菜单栏上选择“节点汇总”。,选定

12、要汇总的节点（点蓝） ，“汇总范围”选择“所有下级节点”，然后点击 “汇总”，系统开始节点汇总。要退出节点汇总状态，点击“关闭”或屏幕右上角的“”，返回主界面。,“节点汇总”完成，点击“确定”。这时可以继续“节点汇总”，也可退出。要退出节点汇总状态，点击“关闭”或屏幕右上角的“”，返回主界面。,当汇总单位完成所有本级、下级单位报表录入、接收后，就需要执行“完全汇总”形成上报数据。 点击快捷菜单栏上的“汇总”按钮，选择“新建汇总封面” 。,4、完全汇总,在对话框中，可直接录入封面代码。也可退出“汇总”状态，到“编辑”界面里复制一个已有单位的“封面代码”，再进入“汇总”界面用“粘贴代码”，将信息录

13、入。点击“确定”按钮，系统开始汇总。,系统汇总完成，点击“确定”，返回主界面。,可参见基层单位操作步骤 5,5、单位审核（略）,可参见基层单位操作步骤 6,6、数据传出（略）,主管单位在上报数据时，必须打印“汇总表”，这样才能反映所辖区内的统计数据。 点击快捷菜单上的“打印”按钮，在本单位汇总数据上打“”，再点击“确定”。,7、汇总表打印,默认选择所有表，点击“确定” 。,系统开始执行打印作业，完成打印后，系统会退回到主界面。,1、显示所有扩展功能 2、“批量运算” 功能 3、 “批量删除”功能 4、“数据库维护”功能 5、 “查询”功能,（三）高级功能简介,通过“全国档案事业统计年报信息管理系统”“传出”“数据包”和“报表打印”后，请各单位将纸质报表送本单位分管领导审定。审定通过，在“单位名称”上加盖单位印章，并连同“数据包”一起寄送给上一级主管单位。 “全国档案事业统计年报信息管理系统”可免费到“国家档案局网站 下载专区 软件下载”中下载，网址： http:/ 谢 ！,