文件系统与质量管理系统的自检.ppt
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1、文件系统、质量管理系统的自检,,2,主要内容,第一单元:文件系统的自检规范对文件的要求如何实施文件管理如何文件系统的进行自检案例分析第二单元:质量管理系统的自检规范对质量管理的要求如何实施质量管理如何进行自检案例分析,第一单元:文件系统的自检,规范对文件的要求为什么要建立文件系统文件的作用,第一部分 规范对文件的要求,EUGMP关于文件的条款FDAGMP关于文件的条款WHOGMP关于文件的条款SFDAGMP关于文件的条款,,5,EU GMP关于文件-Chapter 4,4.1. 确定产品、物料标准,这是对质量的基本评价。 制备处方、工艺过程及包装规程-描述所有起始物料及工艺及包装操作。 程序-
2、指导进行某个操作,如 清洁,更衣,环境控制,取样,检验,设备操作 记录-提供每批产品的历史记录,包括发放,最终产品质量相关信息。4.2. 文件应精心设计,准备,评价和发放,并符合生产和市场相关规定。4.3. 文件应得到授权人的批准,并签名和日期。,,6,EU GMP关于文件-Chapter 4,4.4. 文件内容明确:题目、种类及目的描述清楚,按顺序排列,检查起来容易,复制的文件应清晰、易读。4.5. 文件应定期复审,保持最新版本。文件一旦修改,系统应能防止新版文件未被使用的情况。4.6. 文件不能是手写的。填写数据或记录信息应清晰,易读,不易除掉。应有足够的空间。,,7,EU GMP关于文件
3、-Chapter 4,4.7填写内容的任何更改都应签名和日期,并可以读出原来的信息,如空间允许,可以注明更改原因。4.8.每次操作时,及时记录,便于对生产相关的重要操作追踪,至少在有效期后一年。4.9. 数据可以用电子记录系统,照相或其他可靠的方法,但应有与系统相关的详细程序,应检查记录的准确性。用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或更改,计算机应能记录这些操作都应,应严格使用 passwords 或其他方法登录,重要数据的输入应能被独立的检查。 批记录的电子储存应备份。,,8,EU GMP关于文件-Chapter 4,质量标准4.10 原料、包材、成品的质量标准应予批准并有日期; 若可能
4、,应制定中间体或半成品的质量标准。原辅料,包装材料的质量标准4.11. 原辅料、内包材、印字包材的质量标准应包括: a) 材料描述,包括: 指定的名称、内部编码;依据, 药典专论;批准的供应商, 若有可能, 材料原厂家;印字包材的样张;b) 取样及检验描述,或参考的程序;c) 按可接受限度要求定性定量;d) 贮存条件与注意事项;e) 最大贮存期限,复检,,9,FDA关于文件,每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序。这些程序应提供以下内容: (a) 文件批准、发放 (b) 文件变更,,10,cGMP 211100成文的规程 偏差,(a) 编写为保证药品的均一性、含量或效价、质
5、量及纯度而设计的生产和加工控制程序,这些程序包括本部内全部要求。这些成文程序(包括任何变化)须经有关部门起草、复查和批准,然后再经质量控制部门复查与批准。 (b) 在实施各种生产和加工控制功能中,遵循已制定的生产和加工控制程序。并在执行时以文件加以证明。程序中出现的任何偏差,应作记录,并提出证据。,,11,WHO GMP关于文件,良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分,应涉及GMP的各个方面,其目的是确定所有物料的规格标准、生产及检验方法;保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做,确保具备药品释放所必须的全部材料;提供审查线索,以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。,,12,SFD
6、A GMP关于文件,药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤消、印制及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤消和过时的文件除留档备查外,不得在工作现场出现。制定生产管理文件和质量管理文件的要求:文件的标题应能清楚地说明文件的性质各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期文件使用的语言应确切、易动懂填写数据时应有足够的空格文件制定、审查和批准的责任应明确,并有责任人签名,,13,GMP(98)对“文件”的检查条款要求,,14,文件管理的基本要求:,实施GMP必须有良好的文件系统。文件系统能够避免信息由口头交流所可能引起的差错,并保证批生产和质量控制全过程的记录具
7、有可追溯性。企业必须有质量标准、生产方法、指令、标准操作规程以及各种记录。,,15,为什么要进行“文件管理”?,良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分。GMP的基本要求:生产活动中涉及产品质量的每一行为都应有文件加以规定;每一行为的结果都应有文件加以记录。质量保证体系的有效与否,是通过指令和记录来反映的。若没有良好的文件管理系统对指令和记录进行规范,是很难进行质量保证的。批的历史应具有可追溯性,,16,GMP的基本精神,一切行为有标准一切行为以书面作业为准则有防范未来任何可能造成污染或失误的措施证明如此做法是有效与正确的定时检讨或有任何异常现象时会有追踪原因行为,,17,GMP的中心任
8、务是: 建立并实施文件化的生产质量保证体系,GMP的实施的基础:,,18,文件管理的目的,GMP,照章办事,有据可查,有章可循,,19,文件的作用,规定、指导生产活动的依据;记录、证实生产活动的依据;评价管理效能的依据;保证质量改进的依据;员工工作培训的依据。,,20,文件是.,文件是一个产品每天工作的一部分“If it is not documented, it is not done!”是法规的要求,是安全措施,,21,文件是质量保证活动的基石,质量保证活动,文件,执行,计划,检查,培训,改进,第二部分:如何实施文件管理,文件与生产质量管理活动的关系文件管理系统的重点工作GMP文件部分检查
9、中发现的问题,,23,GMP各要素关系,GMP,软件,人员,硬件,人,机,料,环,法,厂房与设施,设备,物料,卫生,验证,文件,生产管理,质量管理,产品销售与收回,投诉与不良反应报告,自检,机构与人员,,24,文件与生产质量管理活动的关系,文件是整个生产质量管理活动的准绳,,25,文件,GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。,,26,如何实施文件管理,按满足文件编制要求的原则,建立良好的文件系统,并以此作为生产质量活动的准绳,实施生产质量管理活动。,,27,文件管理系统的重点工作(1),建立完善文件管理系统,保证文件的权威性、系统性有一
10、套完善的文件体系,规范、指导、证实生产、质量管理活动;文件目录是否完整、文件分类便于识别;所制定的文件种类、文件名称、文件内容应覆盖、符合GMP条款要求,包括:厂房设施、设备管理制度物料管理制度卫生管理制度验证管理制度文件管理制度生产管理制度(生产工艺规程、SOP、批生产记录)质量管理制度(产品审核、质量标准、检验操作规程、产品稳定性考察、批检验记录等)其他管理制度(职责、培训等),,28,文件管理系统的重点工作(2),建立有效文件的管理流程,维护文件的有效性制定相应的文件管理程序;文件实施前由授权人审批适用性;防止使用失效或作废的文件,防止误用;工作需要的场所应能得到相应文件的有效版本;保留
11、已作废、过时的文件,应进行适当的标识;文件的更改要对更改的内容的审批、更改方法、更改的标识要进行控制。,,29,文件控制流程,文件和资料分类,编制文件,会签文件,审批文件,文件更改,更改会签,是否原部门审批,获得必须的背景资料,更改申请,编制更改清单,发布文件,发放到使用岗位,使用有效版本,收回失效、作废文件,有无必要保留,有无更改,销毁,标识防误用,存挡,有,无,无,有,是,不是,,30,文件管理系统的重点工作(3),文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性文件的制定要结合实际的需要,文件中的标题、类型、目的、职责、适用范围、原则应有清楚的陈述;文件内容准确,不得模棱两可,可操作性强;文件编写
12、要求条理清楚,容易理解,使用者能够及时、准确地执行书面文件;文件审核要注重文件的法规的符合性、实际的适宜性、文件间的一致性。,,31,文件管理系统的重点工作(4),设计相关配套的记录文件,保证文件的执行“有据可查”指导生产管理、质量管理活动的有效执行;证实生产管理、质量管理活动过程和结果;便于追溯和总结分析,制定预防和纠正措施。记录文件的内容要与相对应的文件保持一致性记录文件的内容对关键的活动控制要求、活动过程以及控制结果要有记载,能够进行证实和追溯。,,32,GMP现场检查文件部分缺陷,,33,缺陷分析,6501 文件的制订是否符合规定(缺陷出现79.4%)文件可操作性较差铇m裪k鋷 流程描
13、述与实际不符缺乏异常情况下处理流程文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见文件发放控制体系不严密,随意变更。未定期进行文件的复审,文件的质量反映一个企业的管理水平,目前国内企业的GMP水平尚在一个初级阶段,因此文件方面的缺陷较多。从检查员的缺陷项目记录表所反映的事例分析,目前企业存在的主要问题如下:,,34,案例1不合格品管理程序,链接不合格品处理管理规程1不合格品处理程序2,,35,案例分析不合格品管理程序,第四十二条 待验、合格、不合格物料要严格管理。不合格的物料要专区存放,有易于识别的明显标志,并按有关规定及时处理。第七十五条 质量管理部门的主要职责:审核不合格品处理程序;,法规要
14、求,,36,案例分析不合格品管理及处理,法规要求,案例1,案例2,定义不明确,未定义,引用实施指南进行定义,责任:质量管理部门审核不合格品处理程序,有,有,规定储存区域明确,色标和状态标识清楚,无色标和状态标识描述,有色标和状态标识描述,有管理和处理要求,描述不全,程序不够详细,管理和处理要求表述明确,符合,符合,及时处理,何谓及时?有时间限制吗?,无,有,不明确:处理过程的相关要求,处理方式?财务入帐?,描述不全,程序不够详细,有相关描述,评价:符合性?适宜性?,,37,案例分析不合格品管理及处理,自查:不合格品处理程序评审意见?,,38,案例分析不合格品管理及处理,某产品为非无菌制剂的液体
15、制剂,其批号为20060605的中间产品(液体制剂),现场QA人员发现其中一件内包装破损,请依据不合格品处理规程要求进行处理。,,39,思考,假设法列举1、2、,文件制定的符合性程度不同,对质量管理带来的可能后果。,,40,缺陷分析,对记录及时性和保留时间的规定不全面(1)WHO15.8条款和欧盟4.8条款都规定“做的每一件事都应在执行时完成记录,通过这种方式所有与药品生产相关的有意义的活动都是可以追踪的。这些记录应当至少保留到药品有效期后一年”(2)我国没有对记录的及时性作出规定,在记录的保留时间上仅对批生产记录和销售记录提出类似的规定,实际上还应当包含物料采购和储存记录、检验记录、环境监测
16、记录等,这些资料都应当保留以便在出现问题时可以追溯原因。,,41,缺陷分析,对记录及时性和保留时间的规定不全面(3)我国药品生产企业可能存在伪造记录的情况,从验证记录、批生产记录、检验报告到销售记录,甚至伪造全部的操作记录;更有一些原料药生产企业在编制原料药出口的技术资料时,也有伪造数据和资料的情况。 为了杜绝以上行为,应强调记录的及时性,同时加大对造假的惩治力度,并制订一些标准管理程序,例如受权人制度和诚信制度等,以改变这种局面。,,42,缺陷分析,检验的原始记录问题缺仪器名称和编号、仪器的主要参数对照品的批号、含量和来源|滴定液的名称和浓度及校正值实验时间、温湿度等缺重要的原始图谱和仪器打
17、印的原始数据缺应有的恒重数据、空白数据关键数据的涂改未盖校正章记录照抄标准实验操作和实验的现象未进行记录描述等&2?76?枃冥z?驉,检验记录中缺重要的实验仪器、环境、相关试剂等条件。,记录不规范,数据不原始,,43,缺陷分析,6801是否建立批记录。批记录是否及时填写、字迹清晰、内容真实、数据完整,并由操作人及复核人签名(缺陷 出现41.7%。)记录的设计不够合理(无物料净重、毛重、去向)记录人员的培训不到位记录不完整、不具有及时性、原始性有效数据与计量衡器精度不符合修改不符合规定缺乏可追溯性关键过程无物料平衡计算,批生产记录是最重要的记录文件。好的批生产记录意味着好的生产管理水平和良好的可
18、追溯性。,第三部分:如何进行文件管理系统的自检?,,45,文件管理自检,确定检查系统或项目按照GMP相关规定,企业是否制订有相关程序文件(Y/N)制订的文件是否符合要求(Y/N)是否进行了培训(Y/N)是否有效执行(Y/N)是否有执行结果的记录(Y/N)存在的差异是否有相关处理记录(Y/N),,46,文件管理自检的步骤,第一步:查文件系统的系统性和符合性第二步:查文件控制管理第三步:查文件的适宜性、有效性和追溯性,,47,第一步:查文件系统的系统性和符合性,目的:查文件系统的文件种类和内容是否符合GMP条款要求检查信息来源:文件目录、现行的文件、组织机构图、产品清单方法:总目录法要素法职能法点
19、线法,,48,文件系统自查的方法,总目录扫描法:从文件目录看文件分类系统和初步的文件覆盖程度。要素法:以GMP各要素分类,以检查条款为线索分别检查各要素文件的符合性,最后将相关联文件对照,核实其系统性。职能法:以职能部门确定的职责为线索,追溯该部门与GMP相关的管理要求是否都建立了相关的符合性文件。点线法:以某一关注点为切入口,进行顺推和逆推,将该点涉及的相关联文件进行检查,最后对文件制定的整个层面进行判断。,,49,文件系统自查的方法(1),总目录扫描法优点快速有效缺点粗放:只能观察出整个文件设计构架,不能对个体文件的符合性情况进行判断。,,50,案例1,通过快速扫描文件总目录发现企业存在受
20、托加工生产的情况,但文件目录中未发现其有关的管理规程。生产现场事实生产现场发现接受委托生产的物料,其物料管理混乱。询问相关操作人员只知道本公司产品生产用物料的规定,对接受委托生产的物料和生产过程有关管理情况,不知该谁负责;也未看见或接受过相关培训。判断:对受托加工生产的管理未建立相关管理程序。文件制定有漏项。,,51,文件系统自查的方法(2),要素法优点系统性较强,不容易发生检查的漏项情况。文件检查既有广度,也有个体文件的深度。缺点工作量较大存在对同一职能部门重复检查的情况,GMP检查员惯用法,,52,文件系统自查的方法(3),点线法优点对检查文件的系统性、可追溯性效果特别好。缺点容易发生检查
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