档案工作规范化管理培训.ppt

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1、档案规范化管理评审要点,遂宁市档案局谢宗锡2014年2月28日,档案规范化管理评审要点,机关经科单位档案规范化创建一、创建材料1.申请材料 。内容包括本单位档案工作基本情况，准备过程中所做的工作，对照标准自查评分情况，存在的问题与改进措施。2.申请表 。见“遂宁档案资源网” “下载专区”下载。,档案规范化管理评审要点,3.自查评分表。 (70分至79分为省三级;80分至94分为省二级;95分及以上为省一级)。四川省机关档案工作规范化管理标准、四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准 （见“遂宁档案资源网” “下载专区”下载。4.本单位档案管理领导小组文件。,档案规范化管理评审要点,达到省

2、一、二、三级标准的基本要求：省三级：测评标准63个小项的内容基本达到，配备电子文档管理软件,档案进行规范化整理,建立规范的全宗卷,得分在7079分；省二级：测评标准63个小项的内容全面达到，在省三级达到的基础上,信息化工作已经起步(有案卷级、文件级目录数据)，得分在8094分；省一级：测评标准63个小项的内容全面达到的基础上，还要做得更好（所有应归档的档案全部进行规范化整理,在档案管理软件系统中建立各种门类档案的数据库，并对应进馆的全部档案进行数字化处理并挂接,同时进行了“双移交”），得分在95分及以上。,档案规范化管理评审要点,凡申请单位近3年内发生档案工作人员违法乱纪、失泄密和档案遭受火灾

3、、失窃、水毁的；凡申请单位档案未进行规范化整理的；凡申请单位未应用电子文档管理系统软件管理档案的; 有以上任何一种情况的单位，一律不与评审;严禁没有达到测评等级标准要求的,放宽验收,特别是省一级,要严格把关。,档案规范化管理评审要点,二、创建要求1.评审验收前，将本单位形成的各种门类和载体的档案进行规范化整理完毕。（主要包括文书、科技、会计、声像、重大活动等档案）2.准备评审验收时应提供书面依据材料。,档案规范化管理评审要点,3.创建单位通过自查，认为可以进行验收，提出评审申请，将申请验收报告、申报表、自查评分表、领导小组文件（一式三份）报档案局业务科股室，经预评通过后，再约定时间接受正式评审

4、验收。,档案规范化管理评审要点,三、评审时应掌握要点（一）组织管理 1.有人员：即有分管领导，有专兼职档案人员。 2.有制度：即有收集归档制度，有审查划控制度，有档案安全责任制度。 3.有表有方案：即有各种门类和载体文件材料的归档范围和档案保管期限表、有分类方案（国家档案局令8号和10号）。,档案规范化管理评审要点,一是机关单位： 要参照国家档案局8号令编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。,档案规范化管理评审要点,二是企业单位： 各企业要按照遂宁市国资委关于做好国有企业档案工作的通知（遂市国资2013108号）要求，参照10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定，结合本企业的

5、工作实际制定企业的档案规定或管理办法，在规定或管理办法文件后附企业文件材料归档范围和保管期限表。,档案规范化管理评审要点,各企业编制企业文件材料归档范围和档案保管期限规定可以参照范例进行。范例在遂宁档案资源网 “下载专区”里下载。 具体参照四川沱牌舍得集团有限公司文件材料归档范围及保管期限表（在“遂宁档案资源网” “下载专区”里进行下载）。,档案规范化管理评审要点,企业编制结束后，以公司正式文件上报档案局审核，同时填报企业文件材料归档范围和档案保管期限表审核申报表（正式文件和审核申报表一式两份）。（表样见遂市国资 2013108号文件）,档案规范化管理评审要点,4.档案集中统一管理 档案集中统

6、一管理的形式（二）基础设施 1.有档案专门库房及档案柜 2.有档案管理的专用计算机 2.有符合要求的档案装具,档案规范化管理评审要点,（三）业务建设 1.文书档案的要求：一是书写材料适宜档案的长期保存；二是存档印件的底稿应加盖印章；三是收集应齐全完整。 2.会计档案的要求：一是大部分单位未系统整理；二是编号不规范（案卷号、目录号）。,档案规范化管理评审要点,3.声像档案的要求：一是录音录像带的整理（内容说明）；二是照片档案的整理（应刻盘、背景信息）；三是光盘、磁盘的整理（编号、背景信息）。4.各种专门档案的管理：一是国家出台了专门档案管理办法的管理（按相关要求进行整理）；二是未出台相关管理办法

7、的专门档案管理（要收齐、以方便管理和利用为目的进行管理）；,档案规范化管理评审要点,5.档案保管期限的划分和档号的编制要求：一是保管期限的划分准确；二是档号的编制科学（档号包括：全宗号、目录号、案卷号、件号、类别号、页号等，一个全宗内目录号不能重复，一个目录内案卷号不能重复，一个案卷内的页数不能重复）；,档案规范化管理评审要点,6.全宗卷符合(全宗卷规范DA/T12-2012 )要求： 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷的主要内容 1全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2档

8、案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。,档案规范化管理评审要点,3档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。4档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。,档案规范化管理评审要点,5档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状

9、况分析和工作总结、报告等。6档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。,档案规范化管理评审要点,7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。,档案规范化管理评审要点,全宗卷的整理：1文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。2文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料。 3文件材料排序。文件材料分入不同类目

10、后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。,档案规范化管理评审要点,4文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号类号件号三部分组成。具体编制全宗卷范例见:“遂宁档案资源网” “网上服务” “业务指导服务” “遂宁市档案工作指导手册”。7.档案实施了数字化管理,档案规范化管理评审要点,（四）开发利用一是看是否有档案相关的编研材料；二是看开发利用时，是否坚持保密管理相关原则，是否履行利用审批手续程序。,档案规范化管理评审要点,新农村建设档案示范乡镇创建一、创建要求1.准备评审验收时应提供书面材料。（提供示范乡镇申报表、自查评分表、申请报告等材料一式三套）2.乡镇通过自查，认为可以进行验收，提出评审申请，将申请验收报告、申报表、自查评分表报区县档案局业务科室，预评通过后，由县档案局将材料转报市档案局，再约定时间接受正式评审验收。,档案规范化管理评审要点,二、工作流程乡镇提出创建计划自查合格后，提交申请报告、自查评分表、申报表一式三份至县档案局县档案局转报市档案局市档案局组织验收测评验收合格后颁发牌匾。,档案规范化管理评审要点,三、验收要达到的最基本要求1.创建乡镇的各种门类的档案规范整理，安全保管；2.创建乡镇至少要有1至2个村的档案进行基本的规范整理、编目并安全保管。,谢谢大家！,